Guide de l adhérent. Des solutions pour mieux vendre, valoriser, qualifier, animer, votre offre touristique

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1 Guide de l adhérent 2016/2017 pour aller de l avant! Agence photo Urope - Le Beaufortain Des solutions pour mieux vendre, valoriser, qualifier, animer, votre offre touristique

2 ADHÉRER Rejoignez un réseau de 250 professionnels, mobilisés pour sublimer la destination Arêches-Beaufort et l expérience de séjour de vos clients. Une adhésion simplifiée, un accompagnement plus réactif adapté à vos attentes La Simplicité... L adhésion 2016 met l accent sur la relation que nous souhaitons développer entre les professionnels et leur Office de Tourisme. Une adhésion plus proche, plus simple, afin de vous offrir davantage de services, pour renforcer la promotion de vos établissements et de notre destination. 3 formules tout compris au choix, et des avantages qui vous profitent Trois formules ou «packs» incluant chacune l adhésion à l association de l Office de Tourisme, une présence sur l ensemble des outils de promotion et de communication. Et un espace extranet à votre disposition.

3 L Office de Tourisme Développer la notoriété de la destination ArêchesBeaufort et les retombées économiques sur le territoire : Fédérer et animer les acteurs du tourisme Faire connaître et animer la destination Observer et analyser la fréquentation et les comportements touristiques pour orienter la stratégie, accompagner les porteurs de projets Structurer et qualifier l offre touristique Collecter, gérer et diffuser l information touristique l ensemble de Promouvoir la destination en France et à l étranger : site internet, centrale de réservation, éditions, presse, salons, workshops, éductours, relations publiques... Vendre les produits des professionnels partenaires de l Office de Tourisme auprès du grand public et des prescripteur de la destination Accueillir, informer et conseiller les visiteurs Inciter au partage d expérience grâce aux réseaux sociaux En chiffres professionnels partenaires demandes traitées Près de 30 journalistes accueillis visiteurs / an aux accueils d Arêches et de Beaufort visiteurs / an sur le site internet de l office de tourisme et pages vues réservations faites sur la centrale de réservation en visites et animations organisées pour les individuels 9010 fans sur la page Facebook

4 ADHÉRER Pour gagner en visibilité Un référencement rapide sur notre site internet Le portail numérique de l Office de Tourisme d Arêches-Beaufort, des outils de communication essentiels, pour nos partenaires et adhérents. Une diffusion continue de votre documentation via l accueil-conseil de l Office de Tourisme Le site internet de l Office de Tourisme d ArêchesBeaufort est trilingue français/anglais/ néerlandais. Sa fréquentation est en progression constante : + 16% entre l année 2014 et Un signe plein de promesse pour l avenir numérique. Les accueils des Offices de Tourisme d Arêches et de Beaufort, sont un lieu de vie, une véritable vitrine d accueil de la destination animé par nos conseillers en séjours. Conseil, information, documentation, boutique..., notre objectif est d offrir un espace de rencontre et d échanges. Si vous avez une documentation, elle pourra être mise à disposition de nos visiteurs (sous réserve de respect des formats demandés et des stocks disponibles). Baptiste BERNAERT gestion-web@areches-beaufort.com Votre présence sur les éditions touristiques de la destination La Centrale de réservation L Office de Tourisme d Arêches-Beaufort publie une gamme de dépliants et brochures ; une documentation mise à la disposition des visiteurs gratuitement. Votre adhésion vous permet d être référencé sur certains supports. Les visiteurs peuvent réserver leur séjour depuis le site internet responsive design de l Office de Tourisme. Un atout supplémentaire! Fabienne BLANC-GONNET fabienne@areches-beaufort.com Edith BLANC-MAPPAZ info@areches-beaufort.com

5 Des actions performantes pour vendre la destination en France et à l étranger L Office de Tourisme d Arêches-Beaufort assure la promotion de la destination tout au long de l année auprès du grand public mais également auprès des prescripteurs que sont les tour-opérateurs, agents de voyages, autocaristes, agences réceptives... Salons, workshops, éductours sont autant d occasion de vendre la destination et la diversité de l offre touristique d Arêches-Beaufort et l ensemble de nos partenaires. Des actions menées en France comme à l étranger. Adhérer à l Office de Tourisme, c est adhérer à ce projet, c est le moyen de vous faire connaître. Plusieurs actions commerciales ont été réalisées en 2015 : démarchages, roadshows, salons, worshops, éductours, campagne e-marketing. De nombreux professionnels rencontrés ou contactés. Pierre-Albert MOREL commercial@areches-beaufort.com Régie publicitaire : un tarif préférentiel pour promouvoir vos offres sur certaines brochures L Office de Tourisme d Arêches-Beaufort met à votre disposition des espaces publicitaires sur certaines brochures pour vous offrir encore plus de visibilité. Vous bénéficiez de réduction de 20 à 30 %. Réseaux sociaux, un leitmotiv : Vivez, partagez Arêches-Beaufort Facebook, Twitter, Youtube Instagram... autant de réseaux désormais incontournables pour la promotion et l e-réputation de la destination sur internet. L Office de Tourisme d Arêches-Beaufort est aujourd hui présent sur Facebook avec 9000 fans. Plus de 700 abonnés nous suivent sur Instagram et 1200 sur twitter. Et si la presse parlait de nous, de vous... encore plus! L Office de Tourisme d Arêches-Beaufort organise plusieurs accueils presse par an. Un accueil presse? C est la venue d un ou de plusieurs journalistes français ou étrangers à d Arêches-Beaufort pour découvrir la ville et sa région, dans le but de produire un ou une série d articles sur la destination. L Office de Tourisme leur apporte conseils et informations pratiques pour optimiser leur séjour, découvrir des lieux et des établissements en fonction de leur projet et centres d intérêts. Le service presse de l Office de Tourisme peut être amené à vous contacter pour vous demander d ouvrir les portes de votre établissement ou d apporter votre soutien dans l organisation d un accueil. C est un partenariat gagnant-gagnant. Frédéric BLANC-MAPPAZ directeur@areches-beaufort.com Marie-Noëlle MARTIN otbeaufort@areches-beaufort.com

6 ADHÉRER Pour mieux vendre votre offre L appui constant de notre service commercial pour l accueil de groupes L accès direct et exclusif à notre centrale de réservation L Office de Tourisme est un interlocuteur privilégié pour l accueil de groupes. Internet est devenu en quelques années un acteur commercial incontournable. L Office de Tourisme dispose d une centrale de réservation dédiée aux adhérents de l Office de Tourisme d ArêchesBeaufort. Offrant une gamme de produits clés en main, il travaille également «sur mesure» concevant à la demande des ½ journées, des journées, des séjours pour découvrir Arêches-Beaufort et sa région. Agences de voyages, comités d entreprise, autocaristes, associations, écoles... nos interlocuteurs sont multiples et les demandes variées. Cela nécessite une parfaite connaissance du territoire, de l offre et des acteurs. En adhérant à l Office de Tourisme, vous intégrez notre offre de services pour les groupes, si votre capacité d accueil le permet. Pierre-Albert MOREL commercial@areches-beaufort.com Plus d une centaine de partenaires nous ont fait confiance pour la commercialisation de leurs produits : hébergement, restauration, activités de loisirs et de détente, excursions ainsi que les produits «Made in Office de Tourisme» comme les packages ou bons plans Si votre produit est compatible avec la centrale de réservation, après signature du contrat et validation des engagements mutuels, vous recevez une formation à l outil pour assurer la mise en ligne de vos offres et c est parti! Votre produit est disponible à la vente sur notre site internet ainsi qu à l accueil ou par téléphone, auprès de nos conseillers en séjour.

7 Vous gérez les disponibilités, les tarifs et les conditions de vente de votre produit (en accord avec nos conditions générales de vente), le tout grâce à votre accès à l extranet. Vous pouvez de la même manière intégrer la centrale de réservation de l Office de Tourisme sur votre site internet Ouverture, fermeture des plannings, un bon plan de dernière minute? Nous vous aidons à mieux vendre vos produits. 10 bonnes raisons d adopter la centrale de réservation Une écoute active de la part de notre animatrice commerciale qui vous accompagne dans la mise en marché de vos produits. Une commission de 10% (12% pour les établissements hors agglomération), bien moins élevée que celles proposées par d autres OTA (Online Travel Agencies) telle que booking, expedia... Un paramétrage personnalisé : test de réservation, paramétrage selon les critères que vous proposez (restrictions de réservation, 2 nuits minimum, ouverture du planning uniquement le week-end...), le tout dans votre établissement. Le système est souple pour que vous l utilisiez comme un canal de vente supplémentaire, apporteur d affaires. Une visibilité accrue. Votre offre est réservable depuis nos sites internet et mobile, au comptoir, par téléphone et sur de multiples sites partenaires et évènementiels. Des conseillers en séjour dynamiques joignables 7j/7. Ils assurent chaque jour la promotion et la vente de vos produits. Une équipe marketing et commerciale à votre service pour mettre en avant vos offres sur tous les supports de communication déployés par l OT : site internet, newsletters, réseaux sociaux, La possibilité d être intégré dans des formules packagées. Votre produit est associé à une visite des villages, une activité... pour un séjour clés en main. Un suivi client. Un système sécurisé. Nous enregistrons le paiement et assurons le règlement des no-shows et la gestion de ces réservations. Une comptabilité simplifiée. Chaque saison vous recevez : le récapitulatif des réservations et la facture de commission acquittée. Clément Buttin

8 ADHÉRER Pour qualifier votre offre et développer votre réseau Des actions, les résultats L Office de Tourisme s engage à vous tenir informé régulièrement des actions menées, des résultats obtenus par le biais de newsletters de l Office de Tourisme. Un engagement réciproque en faveur de la qualité En adhérant, vous vous engagez à nos côtés dans la qualité d accueil et de service que vous réservez à vos clients. Répondre aux réclamations dans les 3 jours, accepter de diffuser les avis d internautes sur notre site internet en toute transparence, mettre en place des actions correctives ou d amélioration, contribuer à l amélioration des servicesproduits sur le territoire... L Office de Tourisme vous accompagne et vous conseille. Nous sommes à votre écoute. Fabienne BLANC-GONNET fabienne@areches-beaufort.com Un nouvel espace extranet à votre disposition Vous avez accès à un espace extranet dédié. Baptiste BERNAERT gestion-web@areches-beaufort.com Des temps d échanges et de rencontres dédiés En qualité d adhérent, vous êtes invités à l Assemblée Générale de l Office de Tourisme.

9 CHOISIR La formule qui vous correspond Pack Basique Parution sur le site web d Arêches-Beaufort : nom, prénom, adresse, téléphone, , géolocalisation et une description résumé*. Ajout d une photo de présentation. Parution sur le livret d accueil de la station : Activité, nom, prénom, adresse, téléphone et lien site web personnel. Pack Plus Parution sur le site web d Arêches-Beaufort : nom - prénom - adresse - téléphone - - géolocalisation - description résumé*- 6 photos - lien vers votre site web - une description détaillée de 130 mots - 2 PDF téléchargeables - Prix indicatifs Parution sur le livret d accueil de la station : Activité - nom - prénom - adresse - téléphone - - lien vers votre site web - descriptif résumé de 40 mots pour les activités, les commerces et les services. Pack Gold Parution sur le site web d Arêches-Beaufort : nom - prénom - adresse - téléphone - - géolocalisation - description résumé*- 6 photos - lien vers votre site web - une description détaillée de 130 mots - 2 PDF téléchargeables - Prix indicatifs NOUVEAU : Parution sur nos réseaux sociaux (2 annonces publicitaires par an), Pack VIP** pour les clients, distribution de votre brochure lors de nos salons, manifestations et pôt d accueil. Parution sur le livret d accueil de la station avec : Activité - nom - prénom - adresse - téléphone - - lien vers votre site web - descriptif résumé de 40 mots pour les activités, les commerces et les services. Parution sur la brochure d appel avec : (pour les hébergements uniquement) Type d hébergement - nom - prénom - adresse - téléphone - - lien vers votre site web - un descriptif résumé de 40 mots - 1 photo et icones des prestations - prix indicatifs. Options - Réalisation de 10 photos - Réalisation de bannière, flyer ou affiche publicitaire - Réalisation d un mini site (3 pages) - Visite classement de votre hébergement Tarifs selon le pack choisi Réductions Les adhérents offrant un séjour d une semaine en meublé pour les opérations commerciales de la station -80 Les adhérents offrant un séjour d un week end en hotel, chambres d hotes pour les opérations commerciales de la station -50 * (10 mots pour les commerces et services et 2 mots pour les hébergements) **2 places cinéma, 2 visites FACIM et 2 locations de tablettes offertes

10 Parution sur le site web d Arêches-Beaufort : Pack Basique Pack Plus Pack Gold Nom, prénom, adresse, téléphone Géolocalisation Descriptif résumé (10 mots pour un service/commerce - 2 mots pour meublé) Photo de présentation Lien vers le site web personnel Descriptif détaillé (130 mots) 5 photos supplémentaires 2 PDF téléchargeables Prix indicatif 2 parutions sur les réseaux sociaux (sur demande et plannification) Pack VIP pour vos clients (2 entrées cinéma, 2 visites FACIM, 2 location Ipad) Distribution de vos flyers lors des salons, manifestations et pot d accueil tous les packs permettent d accéder aux services de la centrale de réservation et de vente en ligne avec convention et commissionnement sur les ventes, se reporter à la grille correspondante ci-dessous Parution sur les dépliant publicitaires de l Office de Tourisme : Activité, nom, prénom, adresse, téléphone Lien vers le site web personnel SUR LE LIVRET D ACCUEIL Descriptif résumé (40 mots) (2) SUR LA BROCHURE D APPEL (3) Activité, nom, prénom, adresse, téléphone Lien vers le site web personnel Descriptif résumé (40 mots), 1 photo et icones des prestations Prix indicatif (2) : Uniquement pour les activiés et les commerces (3) : Uniquement pour les hébergements avec 1 emplacement par adhérent : emplacement supplémentaire : 100 HT Tarifs de l adhésion selon le pack choisit ACTIVITÉ, COMMERCES ET SERVICES Visite de ferme, scierie Activité individuelle Activité (de 2 à 5 salariés) Activité (plus de 5 salariés) Banque Société remontée mécanique, promoteur Artisan sans point de vente Entreprise de 5 à 10 personnes Entreprise plus de 10 personnes Commerce, garage auto, artisan avec point de vente : 1 point de vente points de vente et plus Magasin de sport, restaurant, commerce avec activités : 1 point de vente points de vente et plus Service, taxi et profession libérale : individuel de 2 à 5 salariés Les options Pack Basique Pack Plus Pack Gold Réalisation de 10 photos Réalisation d un visuel par le service PAO Réalisation d un mini-site statique 3 pages

11 Les engagements de l adhérent En adhérant à l Office de Tourisme d Arêches-Beaufort vous vous engagez à : adhérer à notre politique qualité (traitement et suivi des avis / réclamations), accepter la publication d avis en ligne sur nos sites Internet et centrale de réservation, répondre de manière courtoise à toute réclamation qu elle soit justifi ée ou non et dans les meilleurs délais, mettre à jour vos informations sur votre extranet V.I.T, participer à nos enquêtes de satisfaction, accueillir tout personnel de l Offi ce de Tourisme souhaitant visiter l établissement / connaître l activité, respecter les contrats Centrale de réservation (si concerné), et appliquer les Conditions Générales de Vente, transmettre votre documentation aux formats imposés : 10x21, 15x21 ou 10x15 cm. Tout autre format sera refusé, vous informer de l état des stocks de votre documentation mise à disposition dans notre espace accueil : aucune relance ne sera eff ectuée. Informations auprès de notre responsable Documentation au ou par mail : otbeaufort@areches-beaufort.com. En tant qu Office de Tourisme d Arêches-Beaufort, nous nous engageons : à vous accompagner en mettant à votre disposition un extranet 100% à votre service, à vous aider à améliorer la qualité de votre accueil, à vous mettre en relation avec les instances en charge de l attribution de démarches qualité telles que Qualité Tourisme, Clévacances, Gîte de France, Tourisme et Handicaps... si vous souhaitez vous lancer! à demander des visites de contrôle auprès des instances habilitées en cas de manquements graves constatés par vous-même ou par nos visiteurs et pouvant entacher l image de notre destination ; Nous vous informons que toutes les données transmises sur ce dossier d adhésion (formulaire papier ou par Internet) sont partagées au niveau local, départemental et régional et diffusées dans les documentations et sites Internet des organismes tels que : Savoie Mont-Blanc Tourisme, Rhône-Alpes Tourisme... Votre signature est obligatoire car elle donne aux organismes cités un droit d usage des informations communiquées. L Offi ce de Tourisme d Arêches-Beaufort se réserve le droit de modifi er les descriptifs sur la base de donnée APIDAE afi n de respecter la ligne éditoriale du site Internet et des supports s y attachant. L Office de Tourisme d Arêches-Beaufort peut mettre un terme ou suspendre l adhésion : En cas de réclamations graves et remarques récurrentes (en termes d hygiène, sécurité, accueil, services annoncés défectueux, non conformes ou absents) et sans action d amélioration constatée ou effi cace de votre part. En cas de non-respect récurrent d une des clauses des contrats de la Centrale de Réservation. Piéces justificatives OBLIGATOIRES Restaurant : KBIS - Certifi cation HACCP (Obligatoire depuis le 01/10/2012) Hôtels et résidences de tourisme : Copie de classement Atout France (si votre établissement est classé) - KBIS - Attestation Sécurité Incendie Meublés et Chambres d hôtes : Déclaration en Mairie de moins de 5 ans - Copie de Label ou/et de Classement Atout France Transport de personnes (Taxi, VTC...) : Capacité de transport - Assurance professionnelle - Copie de la licence Atout France Agences réceptives et organisateurs d évenements, de séjours ou excursions : Copie de licence Atout France - KBIS Autres activités : KBIS ou justifi catif équivalent Tous les adhérents : Certifi cat de cession de droit d images - Charte de qualité datée et signée - Copie de vos labels et classements. Merci de nous transmettre votre bulletin d adhésion accompagné de votre réglement Tout dossier d adhésion incomplet ne sera pas traité par nos services. Passé le délai de retour de votre bulletin d adhésion fixé au 30/06/2016, votre présence dans les brochures de l Office de Tourisme d Arêches-Beaufort ne peut être garantie. Je déclare adhérer à l association Offi ce de Tourisme d Arêches-Beaufort pour l année 2016/2017 et respecter les engagements détaillés ci-dessus. Je règle la cotisation 2016/2017 d un montant de TTC Chèque Espèces Virement bancaire Carte Bleue (au comptoir) Date : Signature de l adhérent :

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