CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES DE L APPEL D OFFRES N 02/13 RELATIF A LA COUVERTURE DE L EACCE EN MATIERE D ASSURANCES

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1 - CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES DE L APPEL D OFFRES N 02/13 RELATIF A LA COUVERTURE DE L EACCE EN MATIERE D ASSURANCES ARTICLE 1 : OBJET Le présent appel d offres a pour objet la couverture de l EACCE en matière d assurances conformément aux dispositions générales régissant le domaine et aux conditions particulières du présent cahier des charges. ARTICLE 2 :- MAITRE D OUVRAGE -MODE D EXECUTION - Le maître d ouvrage est l Etablissement Autonome de Contrôle et de Coordination des Exportations "E.A.C.C.E " - Le présent appel d offres donnera lieu à la conclusion de contrats de droit commun entre l EACCE et le soumissionnaire adjudicataire ARTICLE 3 : NATURE DES COUVERTURES Les couvertures en matière d assurances, objet du présent appel d offres, consistent en : 3-1 Assurance Multirisques comprenant : Tous Risques Informatiques Multirisque Bureau Responsabilité Civile " Exploitation" Les données et spécifications des couvertures précitées sont détaillées dans les détails estimatifs 1,2 et Assurance automobile: Les données et spécifications de cette assurance sont détaillées dans le détail estimatif Assurance de Groupe : Maladie, maternité Assurance Incapacité - longue maladie Invalidité Les données et spécifications de cette assurance sont détaillées dans les détails estimatifs 5 et 6. CPS / Appel d offres n 02/13

2 3-4 Assurance complémentaire de maladie Cette couverture intervient en guise de relais dès que le plafond de remboursement relatif à l assurance maladie-maternité est atteint. Les données et spécifications de cette assurance sont détaillées dans le détail estimatif Assurance Décès toutes causes 3-6 Assurance Accidents de Travail et Maladies Professionnelles Les données et spécifications de ces trois dernières couvertures sont détaillées respectivement dans les détails estimatifs 8 et 9. ARTICLE 4 : EXTENSION DES GARANTIES Les garanties relatives à l assurance «maladie-maternité» et à l assurance «complémentaire de maladie» s étendent, sans limite d âge, aux agents retraités, aux agents admis au départ volontaire, aux veuves non remariées, aux agents actifs dont les conjoints ont atteint l âge de retraite, aux enfants à charge âgés de 21 ans au plus, les enfants à charge âgés jusqu à l âge de 26 ans non mariés et poursuivant des études supérieures dans un établissement public ou privé et aux enfants au delà de leur 26 ème anniversaire qui sont atteints d un handicap Physique ou Mental et qui sont à la charge de l assuré. ARTICLE 5: CONSISTANCE DE L OFFRE L offre présentée par le soumissionnaire doit, obligatoirement, porter sur l ensemble des couvertures en matière d assurances, citées à l article 3, et par conséquent toute offre ne répondant pas à cette disposition ne sera pas considérée. ARTICLE 6 : DUREE ET VALIDITE DES CONTRATS Le présent appel d offres donnera lieu à la conclusion de contrats d une durée d une année entre l EACCE et la Compagnie d assurance adjudicataire, qui prendront effet à compter du 1er Janvier 2013 renouvelables par tacite reconduction sans toutefois excéder une durée de cinq ans. La reconduction prendra effet à compter du 1er Janvier de chaque année, sauf dénonciation préalable de l une des deux parties par lettre recommandée ou déposée contre accusé de réception, six mois au moins avant la date prévue pour le renouvellement ; le cachet de la poste en faisant foi. En revanche, l assurance automobile ne prendra effet qu à l expiration de la couverture de chaque véhicule (Voir l état détaillé du parc automobile faisant ressortir les dates d échéance des polices d assurances). Les contrats issus de présent appel d offres ne seront valables, définitifs et exécutoires qu après visa du Contrôleur d Etat et notification de leurs approbations par le Directeur Général de l Etablissement. 2

3 ARTICLE 7 : FORME DE L ACTE D ENGAGEMENT Conformément aux dispositions de l article 6 du règlement de consultation, l enveloppe financière doit comprendre un acte d engagement par lequel le soumissionnaire s engage à réaliser les prestations objet du présent appel d offres, moyennant le prix qu il propose. Cet acte d engagement doit être signé, cacheté et établi sur papier timbré conformément au modèle des administrations et organismes de l'etat. Le montant de l acte doit apparaître en chiffres et en lettres. ARTICLE 8 : ELECTION DE DOMICILE Toutes les notifications qui se rapportent au marché seront valablement faites au domicile du titulaire du marché figurant dans l acte d engagement. En cas de changement de domicile, le titulaire du marché est tenu d en aviser l EACCE par lettre recommandée avec accusé de réception dans les quinze (15) jours suivant la date d intervention de ce changement. ARICLE 9 : ETABLISSEMENT DES PRIX A l exception de l assurance Maladie Maternité pour laquelle une procédure de révision des prix est prévue à l article 10 du présent CPS, les prix proposés pour les autres couvertures seront fermes et non révisables pendant la première année. La révision des prix peut intervenir à compter de la 2 ème année en cas de changement de la consistance de ces couvertures pour lesquelles un forfait sera proposé par l assurance. Les propositions de prix doivent être exprimées en toutes taxes, frais et accessoires compris, selon le cas, soit sous forme de taux ou sous forme de forfait. 9-1 : Cas de l Assurance Groupe (Maladie Maternité Invalidité), Assurance Décès, Assurance Maladie complémentaire : - Concernant le personnel actif : Les prix seront établis sous forme de taux à appliquer sur l assiette servant de base de calcul de la prime d assurance. Cette prime sera supportée à raison de 50% par la part patronale et 50% par la part salariale. Il est à préciser, à cet effet, que seuls les éléments indiqués sur la fiche n 2 seront considérés pour la détermination de l assiette en question. -Concernant le personnel retraité ou ayant quitté l Etablissement dans le cadre d un départ volontaire et les veuves : Les prix seront établis sous forme de forfait annuel à payer par l assuré et les personnes à charge. 3

4 9-2 : Cas des autres couvertures En dehors de l assurance Accident de Travail et Maladies Professionnelles dont les prix seront exprimés sous forme de taux applicable sur la masse salariale (base 9421, indemnité de départ exclue), les prix des autres assurances seront établis en montant forfaitaire. ARTICLE 10 : REVISION DES PRIX DE L ASSURANCE MALADIE - MATERNITE Une révision des prix pourrait être opérée, à partir de la deuxième année, dans le cas où le coefficient dégagé par le rapport Sinistre / Prime (S/P) s avère supérieur à 145 %. Cette révision ne peut intervenir que sur demande écrite de la compagnie, notifiée à l EACCE au courant du premier trimestre qui suit l année de référence (N-1). Passé ce délai, aucune révision des prix ne sera opérée. On entend par Sinistres, tous les dossiers réglés ou en cours de règlement durant l année de référence. (Un état trimestriel détaillé des remboursements par dossier sera remis à l EACCE pour exploitation, validation et suivi). On entend par Prime, la somme des cotisations (hors taxes), relatives à l assurance Maladie-Maternité, versées à la Compagnie d Assurance par l Etablissement pour le compte de son personnel actif et directement par les agents en cessation d activités ainsi que par les veuves. Lorsque le rapport S/P est supérieur à 145 %, une majoration du prix pourrait être appliquée dans les cas suivants : - Si le rapport S/P est compris entre 146 % et 165 % - Si le rapport S/P est compris entre 166 % et 185 % - Si le rapport S/P est au delà de 185 % Les taux de majoration proposés à cet effet, feront partie des critères d évaluation de l offre prévus à l article 14 du règlement de consultation. ARTICLE 11 : DELAIS ET MODALITES DE REMBOURSEMENT DES DOSSIERS DE MALADIE : Le délai de remboursement ne doit en aucun cas dépasser 21 jours à compter de la date de dépôt du dossier auprès de l intermédiaire ou de la compagnie d assurance moyennant un Bordereau d envoi contre accusé de réception. Ces délais doivent être respectés sauf dans les cas suivants : - Dossiers nécessitant un complément d informations ; - Dossiers pour lesquels des contre-visites sont exigées ; Dans les deux cas, une demande écrite doit parvenir à l EACCE dans les délais de remboursement convenus. 4

5 Les remboursements doivent être effectués par virement au compte bancaire de l agent assuré. ARTICLE 12 : - DELAIS ET MODALITES DES PRISES EN CHARGE Les délais de prise en charge en cas d hospitalisation au Maroc ou à l Etranger, ne doivent pas dépasser les délais retenus. Toutefois, dans les cas de forces majeures susceptibles de retarder la délivrance des prises en charge, le concurrent doit assurer l hospitalisation des agents concernés en attendant la régularisation de cette situation. Au cas où la prise en charge serait conditionnée par une contre-visite ou/et par un complément d informations demandées par la compagnie, ces conditions doivent être effectuées dans les 48 heures qui suivent la présentation du devis estimatif de l hospitalisation. Dans tous les cas, le délai de remise de la prise en charge ne peut en aucun cas dépasser la période d hospitalisation du malade. A défaut, la compagnie prendra en charge d office, les frais générés par l hospitalisation en question. ARTICLE 13 : - CAUTIONNEMENT - RETENUE DE GARANTIE Le cautionnement provisoire reste acquis à l Etablissement notamment dans les cas suivants : Si le soumissionnaire retire son offre pendant le délai de validité des offres ; Si le soumissionnaire n accepte pas la correction de l acte d engagement Si l attributaire retenu refuse de signer les contrats issus du présent appel d offres La caution provisoire sera restituée un mois après signature des contrats. Vu la nature des prestations, Il ne sera pas opéré de cautionnement définitif ni de retenue de garantie ARTICLE 14 : MODE DE REGLEMENT ET CONDITIONS DE PAIEMENT Le paiement des prestations, objet du présent appel d offres, sera effectué conformément aux dispositions prévues par les contrats. ARTICLE 15: TERMES DE REFERENCE Les termes de références valables pour le présent cahier des charges sont prévus par l article 2 du règlement du 8 juillet 2008 fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l EACCE ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle. Les soumissionnaires seront également soumis à tous les textes, lois et règlements en vigueur au Maroc et qui sont en rapport avec l objet du présent appel d offres. 5

6 ARTICLE 16 : RESILIATION Les contrats conclus en vertu du présent appel d offres pourraient être résiliés de plein droit par l EACCE en cas de : - Incapacité civile de l entreprise - Liquidation ou redressement judiciaire - Faillite - et d une manière générale pour tout manquement grave ou non respect des termes du présent cahier des charges et des clauses des contrats qui en découlent, après mise en demeure écrite sans effet positif dans un délai de 15 jours. Par ailleurs, et sauf cas de force majeur dûment justifié et accepté par l EACCE, ce dernier pourrait procéder unilatéralement à l éviction de l intermédiaire retenu qui ne se conformerait pas strictement aux clauses prévues par le CPS, ou qui userait de manœuvres dilatoires de nature à porter préjudice à l EACCE lors de l exécution des contrats découlant du présent appel d offres. Cette disposition interviendrait après mise en demeure de l intermédiaire par lettre recommandée avec accusé de réception, et ce, pour pallier aux défaillances relevées dans un délai maximum de huit jours. En cas de récidive, l éviction de l intermédiaire serait prononcée sans délais et sans avis préalable. La décision d éviction de l intermédiaire sera portée à la connaissance de la compagnie d assurance en même temps que la raison sociale de celui qui a été choisi par l EACCE pour son remplacement. L intermédiaire évincé ne peut exercer aucun recours contre l EACCE, ni réclamer aucune indemnité à quelque titre que se soit. La compagnie d assurance est tenue informée dés la première défaillance relevée. ARTICLE 17 : LITIGES Tout litige né entre l EACCE et le titulaire du marché, à l occasion de l exécution ou de l interprétation des clauses du cahier des charges sera préalablement traité à l amiable. Si le désaccord persiste, les litiges seront tranchés par les tribunaux administratifs du Royaume du Maroc statuant en la matière. ARTICLE 18 : FRAIS DE TIMBRE ET D ENREGISTREMENT Les droits de timbre et les frais d enregistrement seront à la charge du titulaire. L ETABLISSEMENT AUTONOME DE CONTROLE ET DE COORDINATION DES EXPORTATIONS LE SOUMISSIONNAIRE CACHET ET SIGNATURE SUIVIS DE LA MENTION MANUSCRITE LU & APPROUVE 6

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