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Albert Cartier
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1 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 1 de 7 RM FONDEMENT La présente règle de régie découle de la Loi sur l instruction publique, du Règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs de la commission scolaire (DG-01) et de la politique d achat de biens et services (RM-01). 2.0 PRINCIPE La commission scolaire n ayant aucun intérêt à accumuler un inventaire de biens identifiés comme rebuts, désuets, périmés ou inutilisés, vise dans la mesure du possible, à disposer périodiquement de tous les biens considérés comme surplus d actifs. 3.0 OBJECTIF GÉNÉRAL La présente règle fixe les modalités permettant de disposer des biens et de s assurer que toute aliénation sera faite de façon transparente, dans l intérêt de la commission et dans l obligation d une saine gestion des fonds publics. Les procédures prévues visent également à protéger l intégrité de tout son personnel. 4.0 DÉFINITIONS Aliénation Vendre, céder ou mettre au rebut tout bien désuet ou considéré comme en surplus selon les critères établis. Bien désuet Bien qui, dans son état actuel ou sa fonction, n est plus utilisable à des fins pédagogiques ou administratives. Bien meuble Bien autre qu immeuble tels le mobilier, l outillage, l appareillage, le matériel roulant, les appareils, le matériel spécialisé le matériel audiovisuel et informatique ainsi que leurs périphériques ou tout autre article ayant le même objectif. Surplus d actifs Un bien peut être considéré comme un surplus d actifs s il répond à l un des critères suivants : Le bien est en bon état, mais ne sera plus utilisé dans un avenir prévisible; Le bien est en bon état, mais non requis dans les unités administratives à cause de la quantité déjà disponible;

2 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 2 de 7 RM-04 Le bien n est plus en bon état, cependant il conserve une certaine valeur marchande, mais ne sera plus utilisé dans un avenir prévisible; Le bien est désuet. Rebut Un rebut peut être considéré comme un bien désuet, périmé, détérioré ou irréparable. Un bien meuble peut être mis au rebut s il est considéré ne plus être en bon état, dangereux pour les utilisateurs, et n avoir aucune valeur marchande significative. La condition de rebut est établie par un gestionnaire du Service des ressources matérielles. Unité administrative Un établissement ou un service de la commission scolaire. Valeur marchande Le prix le plus probable en tenant compte des conditions du marché. La valeur marchande est établie, par le responsable des approvisionnements avec le concours, si nécessaire, d une expertise spécialisée. 5.0 PROCÉDURES 5.1 L unité administrative concernée identifie le matériel excédentaire ou désuet dont elle désire se départir en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Elle estime la valeur marchande de ce matériel avec le support du Service des ressources matérielles. (Voir Annexe I) 5.2 En premier lieu, le matériel excédentaire utilisable doit être offert, sans frais, aux autres unités administratives. Lors d un transfert à une autre unité administrative, les frais inhérents sont assumés par l unité administrative qui reçoit le matériel. Le formulaire présenté en Annexe II doit être rempli et signé par les deux directions concernées par la transaction. 5.3 Par la suite, le matériel excédentaire ou désuet restant qui n a pas trouvé preneur auprès d une autre unité administrative de la commission scolaire peut être entreposé par le Service des ressources matérielles, pour un usage ultérieur. C est la direction du Service des ressources matérielles qui a la responsabilité de déterminer si le matériel peut être utilisé dans un avenir rapproché. 5.4 Enfin, la direction du Service des ressources matérielles peut autoriser l unité administrative à procéder à la vente ou à la donation du matériel excédentaire ou désuet non entreposé par le service. Le matériel peut être offert dans l ordre suivant :

3 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 3 de 7 RM-04 Sans frais : 1. À des organismes communautaires sans but lucratif; 2. À des centres de récupération communautaires. Avec frais : 1. Aux autres commissions scolaires; 2. À des centres de récupération lucratifs; 3. Au public. Il est à noter que tous les frais inhérents à la vente ou à un don sont assumés par l acquéreur. Le matériel désuet qui ne trouve pas preneur peut être mis au rebut après autorisation du gestionnaire du Service des ressources matérielles. 5.5 L unité administrative doit conserver une liste du matériel excédentaire ou désuet qui a été vendu ou donné, son prix de vente, s il y a lieu, ainsi que le nom de son acquéreur. Cette liste doit être transmise à la direction du Service des ressources matérielles en utilisant le formulaire prévu à cet effet. (Voir Annexe III) 5.6 La méthode de disposition des rebuts relève de la direction du Service des ressources matérielles. Cette dernière s assurera d en disposer soit par l intermédiaire d une entreprise de liquidation ou encore à un spécialiste en récupération ou ils seront détruits. 5.7 L aliénation de tout matériel informatique (ordinateurs, tablettes électroniques, projecteurs, périphériques et autres matériels devant utiliser le réseau) doit être exécutée par la direction du Service des ressources informationnelles et organisationnelles (SRIO) qui a la responsabilité du respect de la présente règle de régie. Une fois par année, le SRIO transmettra à la direction du Service des ressources matérielles la liste des équipements qui ont été retirés du parc informatique.

4 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 4 de 7 RM DISPOSITIONS APPLICABLES DANS TOUS LES CAS DE VENTE 6.1 Les revenus de la vente sont perçus des tiers par l unité administrative et remis au Service des ressources matérielles. Après réception et approbation des documents, le Service des ressources matérielles envoie le tout au Service des finances. 6.2 Le Service des finances voit à la redistribution du revenu de la vente. 6.3 Aucune garantie n est fournie avec les articles vendus. 6.4 Les articles sont vendus tels que vus. 6.5 Un reçu doit être remis avec chaque transaction en espèce de 20 $ et plus. Celui-ci n est toutefois pas obligatoire dans le cas de paiement par chèque libellé au nom de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin. 6.6 Les coûts de transport et de manutention sont à la charge de l acquéreur. 6.7 Toute vente de 500 $ et plus devra être acquittée par un chèque certifié ou un mandat-poste. 6.8 Les prix demandés doivent tenir compte de la valeur marchande. 6.9 Toute vente de matériel excédentaire effectuée et conclue est, de façon générale, non taxable. 7.0 RESPONSABILITÉS 7.1 La direction du Service des ressources matérielles est responsable de l application de la présente règle de régie et de la coordination de ce qui en découle. 7.2 La direction de chaque unité administrative doit faire connaître à son personnel la présente règle et est responsable du respect de son application dans son unité administrative.

5 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 5 de 7 RM-04 LISTE DU MATÉRIEL EXCÉDENTAIRE OU DÉSUET DONT L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉSIRE SE DÉPARTIR ANNEXE I Nom de l unité administrative : Quantité Description de l article Marque Modèle Numéro de série État des biens (excédentaire ou désuet) Valeur marchande estimée unitaire Retourner au Service des ressources matérielles École Aubert-Gallion 2505, 10 e Avenue Saint-Georges (Québec) G5Y 5E7 Signature de la direction de l unité administrative Date

6 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 6 de 7 RM-04 ANNEXE II LIEU D ORIGINE TRANSFERT DE MATÉRIEL Interécoles/centre de services ENDROIT DE LIVRAISON De : Unité administrative No : Responsable : Quantité Vers : Unité administrative No : Responsable : Description de l article Gestion doc. : N.B. Les frais de transport sont à la charge de la DUA qui reçoit le matériel. Signature Direction de l unité administrative Endroit d origine Signature Direction de l unité administrative Endroit de livraison

7 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 7 de 7 RM-04 SURPLUS DE MATÉRIEL AVEC AUTORISATION D ALIÉNER À L EXTÉRIEUR DE LA COMMISSION SCOLAIRE Offre à compléter ANNEXE III Nom de l unité administrative : Autorisation d aliénation selon la politique : Signature de la direction Date Signature de la personne responsable Date Quantité Description du matériel Marque Modèle # Série Prix unitaire Total Nom du soumissionnaire : Sous-total : Adresse : T.P.S. Téléphone : Télécopieur : T.V.Q. TOTAL :. Frais de transport à la charge de l acquéreur. Mode de paiement : argent comptant ou chèque certifié. La marchandise est vendue sans aucune garantie et sans droit de retour Signature du soumissionnaire : Date :

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