Flanders Investment & Trade mise sur le travail mobile pour gagner en productivité

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1 Flanders Investment & Trade mise sur le travail mobile pour gagner en productivité pays : Belgique secteur : secteur public profil L entrepreneuriat international joue un rôle majeur dans le développement socio-économique de la Flandre. Les pouvoirs publics flamands le soutiennent dès lors financièrement via Flanders Investment & Trade. Cet organisme fait la promotion du développement à l international des sociétés flamandes, en particulier celui des PME, et attire les investissements étrangers en Flandre. Les pouvoirs publics flamands ont un leitmotiv: permettre à chacun de travailler de tout endroit, à tout moment. Le lieu de travail - que ce soit au bureau, à domicile, dans une salle de réunion, dans le bureau d un collègue, un train ou un hôtel - ne peut avoir d influence sur l accès à des dossiers, projets ou collègues ou sur l aptitude à participer à une réunion. C est particulièrement vrai à l agence Flanders Investment & Trade qui emploie 350 personnes dans plus de 50 pays. Une agence qui, par définition, opère toujours loin de son port d attache. défi Depuis un an, le travail mobile occupe une place centrale dans la façon de voir des pouvoirs publics flamands, en ce compris donc chez Flanders Investment & Trade. L agence était en quête d une façon sécurisée, conviviale et financièrement abordable de le concrétiser. Réduction des coûts et simplicité de gestion étaient deux autres critères majeurs. Depuis un an, le travail mobile est devenu la clé de notre fonctionnement. Tous nos systèmes IT supportent cet objectif, déclare Kurt Spitaels, directeur IT. Nous avons choisi Microsoft parce qu il favorise notre mode de travail, à faible coût et sans gros efforts. Un autre atout majeur fut l intégration complète entre les différentes applications. Microsoft Office 365

2 solution Avec l aide d Infront, Ordina, Proximus et Uniway, Flanders Investment & Trade a installé et configuré toute une série de logiciels Microsoft. Les logiciels cloud Azure, DirSync et Office 365 Pro Plus associé à SharePoint permettent de rendre les connaissances de l organisme disponibles partout dans le monde, de donner des formations et de rendre les informations en permanence accessibles aux collaborateurs via Active Directory Federation Services. Un serveur Lync fait office de central téléphonique et de système de vidéoconférence. Tous les ordinateurs portables disposent d un écran tactile et tournent sous Windows 8.1 avec Direct Access. Microsoft Dynamics CRM est intégré à l environnement Office 365 et gère toutes les informations de contact à l étranger. Skype a été connecté à Lync afin de procurer un système de communications unique pour tout le monde. L équipe IT gère l ensemble des équipements, en ce compris les smartphones Windows Phone 8.1 de chaque collaborateur, à l aide de Systems Center. avantages Û Liberté de temps et de lieu Û Gains en temps et efficacité Û Elimination des pertes de données, version toujours à jour Û Productivité renforcée, à moindre coût Û Accès mobile aux principales informations Û Diminution des coûts de téléphonie Û Vidéoconférence sans surcoût Û Gestion centralisée de tous les appareils Û Possibilité de formation en ligne partout dans le monde Û Amélioration de la collaboration, en ce compris avec des externes Û Meilleure protection des données, même privées Û Satisfaction des utilisateurs software&services Office 365 Pouvoir travailler de n importe où et à tout moment est devenu la norme au sein de l Administration flamande. Le fait de travailler au bureau, de chez soi, dans une salle de réunion, dans le bureau d un collègue, dans le train ou à l hôtel ne peut avoir d influence sur l accès aux dossiers et projets, ou sur la possibilité de contacter des collègues ou d assister à des réunions. C est en particulier le cas auprès de l agence publique Flanders Investment & Trade qui emploie 350 personnes dans plus de 50 pays. Elle est en effet, par définition, un organisme en perpétuel mouvement. «Ces dernières années, nous avons mis l accent sur le travail mobile. L ensemble de nos systèmes informatiques supportent cette démarche», déclare Kurt Spitaels, directeur informatique. Accès mobile à tout via smartphone Pour faciliter encore davantage l exploitation mobile des ressources informatiques, tous les collaborateurs se sont récemment vu attribuer un smartphone Windows Phone 8.1. C est là la preuve la plus visible de la manière dont Flanders Investment & Trade envisage un mode de travail mobile et moderne. Sur son smartphone, chaque collaborateur a accès à toutes ses informations - gestion, projets, contacts et voit quels collègues sont joignables grâce à l application Lync. Cela lui permet par exemple d organiser un appel téléphonique ou une vidéoconférence en gommant les distances et sans frais supplémentaires. «Nous avons choisi Microsoft car la plateforme Office365 rend nos méthodes de travail possibles à un prix modéré, en nous demandant la moindre d efforts. L intégration complète entre les différentes applications a également été un atout majeur. Nombre d autres projets IT ont été déployés en amont notre investissement dans 300 smartphones», déclare Kurt Spitaels. «Certaines données de gestion étaient par exemple déjà disponibles dans le cloud via Microsoft Office 365. Qu importe désormais que vous soyez chez vous, au bureau à Bruxelles ou en mission au Nigéria. A l avenir, nous mettrons encore davantage l accent, au sein de nos applications, sur l utilisation mobile et sur le confort des écrans tactiles.» Plus de central téléphonique Le déménagement de l agence vers de nouveaux bureaux à Bruxelles était le moment parfait de concrétiser une autre avancée: Microsoft Lync a été activé sur tous les PC à des fins de vidéoconférence, de téléphonie et de partage rapide de documents. Il est ainsi devenu le mode de

3 Kurt Spitaels, directeur informatique : «Nous voulons bénéficier d une totale flexibilité afin de pouvoir travailler de partout et de pouvoir contacter des collègues et accéder à toutes les informations de gestion importantes.» collaboration standard, tant en Belgique qu à l étranger. «Nous avons pris un risque calculé en utilisant également Lync en guise de système pour la téléphonie et les vidéoconférences», déclare Peter Bulckart, chef de département. «Nous avons été parmi les premiers en Belgique à tout confier à Lync, sans connexion à un central téléphonique classique. Lync a parfaitement rempli son rôle. Nous avons ainsi pu éviter de devoir investir dans un nouveau central téléphonique et dans un système distinct pour les vidéoconférences. Tout le monde était depuis longtemps demandeur d un potentiel vidéo mais de la vidéoconférence traditionnelle était quasiment impayable compte tenu du fait que nous comptons 70 petits bureaux disséminés dans le monde entier. Même si nous avions disposé d un gros budget, nous n aurions sans doute pas choisi cette voie. Nous voulions en effet pouvoir également travailler sans contrainte de lieu ou de type de matériel, côté utilisateur final. Lync nous le permet puisqu il fonctionne aussi à partir de nos smartphones ou à domicile.» Des formations par visioconférence «Par le passé, nos formations étaient une dépense importante», déclare Peter Bulckaert. «Il était particulièrement difficile de les organiser pour les 220 collaborateurs disséminés dans 70 sites à l étranger. Nous avions certes essayé d organiser, une fois par an, une semaine de formations à Bruxelles mais les gens profitaient de l occasion - chose parfaitement compréhensible - pour organiser de temps en temps des rencontres entre eux, en chair et en os. Une bonne dose de formation des utilisateurs est nécessaire pour amener tout le monde à adopter un mode de travail mobile et pour expliquer les avantages de tous ces ordinateurs portables, smartphones et applications cloud. Ici encore, Lync nous a procuré une solution abordable, très facile à mettre en œuvre. Désormais, nous organisons au moins une formation deux fois par semaine. Notre département RH a pris en charge l ensemble du cycle et applique pleinement le concept de formation des formateurs.» Meilleure collaboration interne Grace à Lync, la collaboration interne s'est beaucoup améliorée. Ici encore, l endroit où se trouve un collaborateur ne peut avoir d influence sur la possibilité qu il a d entrer en contact avec des collègues. «Lync permet de voir immédiatement si quelqu un est disponible», souligne Kurt Spitaels. «Au début, cette possibilité ne concernait que la disponibilité des collègues. Désormais, elle concerne aussi de

4 ils travaillent en ligne sur la dernière version en date, ce qui élimine quasiment tout risque d erreur ou de perte. Par le passé, trop de documents, que nos collaborateurs conservaient dans des logiciels tels que Dropbox, étaient perdus de vue...» Peter Bulckaert, chef de département finances et informatiques: «Nous récoltons de nombreuses réactions positives qui sont émises spontanément par des personnes qui se disent satisfaites de la facilité des accès, de la convivialité de la solution et du potentiel d utilisation mobile.» plus en plus de personnes travaillant pour des organismes avec lesquels nous collaborons fréquemment. Cela nous fait gagner énormément de temps. Désormais, on n appelle plus des personnes dont on voit qu elles sont en réunion.» SharePoint a également fait l objet d une attention toute spéciale. Tous les documents y sont stockés, essentiellement dans des sites de projets. «Nous constatons que nos collaborateurs collaborent de plus en plus en ligne, et organisent de plus en plus de réunions virtuelles, y compris avec des personnes extérieures, témoigne Kurt Spitaels. «Le taux de travail conjoint sur documents est également en progression et ils commencent à ne plus les distribuer via mail en pièces jointes. Désormais, OneDrive et la protection des données privées Le fait d adopter un mode de travail mobile et flexible et, surtout, de travailler à domicile a pour effet de faire s estomper la frontière entre travail et vie privée. La chose est vraie également pour l utilisation du PC. Certains collaborateurs utilisent sporadiquement leur ordinateur portable et leur smartphone à des fins privées, par exemple pour envoyer du courriel personnel ou pour prendre et stocker des photos. La confidentialité de telles données doit pouvoir être garantie. Là encore, Microsoft procure une solution. «Chaque utilisateur peut stocker sur son OneDrive personnel, quasiment sans limite de volume, des données privées qui ne peuvent pas être consultées par d autres personnes. Lorsque quelqu un prend une photo avec son smartphone, elle est par exemple automatiquement stockée sur ce OneDrive personnel. Chaque utilisateur peut évidemment décider de partager ou non certains fichiers OneDrive», explique Kurt Spitaels. Le duo Outlook-Office 365 offre également une solution pour le courriel et l agenda personnels. «Nos collaborateurs peuvent paramétrer Outlook en conséquence s ils le désirent», précise Kurt Spitaels. «Cela leur permet de disposer, sur leur smartphone, de leurs courriels et de leurs agendas privés et professionnels, organisés côte à côte au sein de la même application.» SI quelqu un vient à quitter l organisation, les deux espaces sont à nouveau dissociés et la vie privée de chacun demeure ainsi préservée. Tout cela s inscrit parfaitement dans l optique adoptée par l Administration flamande qui s est totalement investie dans un mode de travail affranchi de toute contrainte de temps ou de lieu. Une approche qui impose, dans certains cas, de

5 combiner agenda professionnel et vie privée. Des collaborateurs satisfaits Tout cela contribue également à rendre la plupart des collaborateurs de Flanders Investment & Trade pleinement satisfaits de la manière dont ils travaillent en mode mobile et collaborent en-ligne. «Auparavant, les seuls échos que nous avions devaient être sollicités», se rappelle Peter Bulckaert. «Désormais, nous récoltons de nombreuses réactions positives qui sont émises spontanément par des personnes qui se disent satisfaites de la facilité des accès, de la convivialité de la solution et du potentiel d utilisation mobile. Ce sont souvent de petits détails qui font toute la différence pour les utilisateurs finaux. L appli CamCard permet par exemple de scanner des cartes de visite avec le smartphone et d envoyer automatiquement les données vers le système de CRM. Il est également possible de rechercher une adresse dans le CRM au départ de son smartphone. Une autre appli indique alors automatiquement la route à suivre. Nous sommes convaincus que nous continuerons de découvrir au jour le jour d autres possibilités du même genre qui rendront le travail plus confortable pour chacun.» Une seule plate-forme pour gérer tous les appareils «Pour nous, que ce soit le jour ou la nuit, un jour de semaine ou le week-end ne fait aucune différence», souligne Kurt Spitaels. «Chaque jour, à toute heure, des collègues, quelque part dans le monde, sont au travail et nous devons pouvoir les aider à chaque instant en cas de problèmes et cela, avec une équipe IT relativement modeste. Voilà pourquoi, chacun dispose non seulement du même ordinateur portable mais aussi du même type de smartphone. Nous gérons et sécurisons tous ces appareils à l aide du même logiciel.» Flanders Investment & Trade utilise une large palette de produits Microsoft. Les logiciels cloud Azure, ADFS/DirSync et Office 365 Pro Plus, doté de SharePoint, permettent de mettre les connaissances de l organisation à disposition de tous, partout dans le monde, de fournir des formations en-ligne et, aux collaborateurs, d accéder à tout moment à leurs informations par le biais des Active Directory Federation Services. Au siège de Bruxelles, Lync Server fait office de central téléphonique et de système de vidéoconférence. Tous les ordinateurs portables sont dotés d un écran tactile et opèrent sous Windows 8.1, en liaison avec Direct Access de telle sorte que les utilisateurs ne doivent pas activer de logiciel VPN supplémentaire pour s identifier et pour accéder à l information à distance. Le protocole standard Miracast a par ailleurs été activé sur les PC afin que chacun puisse se connecter immédiatement à un projecteur en mode sans-fil. Dynamics CRM est inclus dans l environnement Office 365 et gère toutes les informations de contact à l étranger. Skype a été intégré à Lync afin que chacun communique via un et un seul système. L équipe informatique gère l ensemble des équipements à l aide de Systems Center. Fournisseurs de ces solutions? Notamment Proximus pour le projet Lync, Infront pour le CRM, Ordina pour Azure et Lync Online, et Uniway pour SharePoint et Office 365. Minimiser les coûts et améliorer la productivité Les investissements IT au sein de Flanders Investment & Trade sont fort stratégiques. «Notre volonté de moderniser nos modes de travail s explique par deux raisons», souligne Kurt Spitaels. Tout d abord, nous représentons la Flandre à l étranger et nous voulons faire bonne impression sur des investisseurs potentiels. Le fait pour eux de voir combien nous opérons avec efficacité peut influencer leur choix. Ensuite, tous les investissements consentis sont rapidement - et largement - récupérés. Tout cela peut donner l impression de n être qu une question de prestige et de confort mais il s agit avant tout de minimiser les coûts et d améliorer la productivité. Par exemple, l investissement réalisé sur Lync a été rentabilisé dans sa totalité en moins d un an, entre autres grâce à une sérieuse diminution de nos coûts de communication. Chose plus importante encore: toute l organisation y gagne en temps et en efficacité. Sans oublier le confort que nous offrons à nos collaborateurs.»

6 Peter Bulckaert «De plus en plus de collaborateurs recherchent de nouvelles possibilités d utiliser leur appareil de manière plus productive.» pour plus d informations Pour toute information complémentaire concernant les produits et services Microsoft, veuillez contacter le +32 (0) ou visiter le site Vous y trouverez d autres sociétés qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complémentaire concernant l AZ Sint-Lucas, visitez le site

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