Principes généraux. Principe et règles de remboursement de la CNHS (V2011)

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1 Principe et règles de remboursement de la CNHS (V2011) Notre efficacité commune nécessite la connaissance et la compréhension des règles et principes comptables qui régissent le fonctionnement de la CNHS, en totale conformité avec les exigences de la FFESSM. Chaque année, la FFESSM attribue un budget pour le fonctionnement de la CNHS. En 2011, ce budget est de EUR Ce budget doit donc couvrir l'ensemble des charges qui correspondent aux missions de la commission nationale (avec à titre indicatif le % du budget affecté à chaque objet) : - organisation des championnats de France (30 % du Budget) - stages et compétitions internationales des équipes de France (60 % du Budget) - formation des cadres et arbitres (3 % du Budget) - promotion et développement du hockey subaquatique (2 % du Budget) - fonctionnement administratif de la CNHS et des différents collèges ( 7 % du Budget) Il n'a pas vocation à prendre en charge les frais qui relèvent des commissions régionales ou des clubs. Le budget étant limité, il convient à tout moment de s'interroger sur les affectations financières attribuées à tel ou tel objectif. C'est pour cette raison, en particulier, que les règles de remboursement individuel sont différentes en fonction des causes qui les ont générées. Principes généraux Comme toute organisation importante, la FFESSM est soumise à des obligations de rigueur comptable qui pour être respectées, nécessite une rigueur équivalente au niveau de chaque commission nationale. C'est pour cette raison qu'il existe des délais pour justifier le remboursement de frais, des obligations de fourniture de documents originaux,. un minimum d'effort de chacun pour que les demandes de remboursement soient correctement et proprement établies.

2 Le circuit de validation des demandes de remboursement est le suivant : Émetteur des frais (stagiaires, arbitres, clubs,...) dans les jours qui suivent d'événements Concentrateur des demandes de remboursement (entraîneurs, commissaire des compétitions, chargé des finances, ) qui vérifie principalement la cohérence des demandes, la présence des justificatifs et relance les retardataires Chargé des finances CNHS qui concentre toutes les demandes, les vérifie à nouveau, les affecte à la bonne ligne analytique, les adresse sous sa responsabilité à la comptabilité de la FFESSM à réception de ces documents le comptable de la FFESSM les vérifie à nouveau, établit le bordereau des paiements et les adresse pour validation ultime aux trésorier fédéral. Après validation par le trésorier fédéral (un bénévole qui réalise cette mission le week-end.), la comptabilité émet les chèques de remboursement qui sont adressés directement aux bénéficiaires. Après cette présentation, je pense que chacun pourra comprendre le délai difficilement compressible de cinq à six semaines pour un remboursement dans l'hypothèse où chacun respecte les règles du jeu ( des envois de frais dans les quinze jours qui suivent l'événement, des justificatifs éligibles, des formulaires correctement remplis,. Ce qui n'est pas toujours le cas) Les formulaires à utiliser et les justificatifs à remettre Ce formulaire de remboursement des frais est disponible sur le site de la commission pour pouvoir être mis régulièrement à jour. Donc merci de ne pas utiliser des modèles inadaptés (en particulier au niveau de l'adresse du destinataire, concentrateur des notes de frais). Il y a maintenant un seul modèle utilisé qui intègre l attestation kilomètrique À propos du remplissage des formulaires, quelques conseils : - écrire de façon lisible, en particulier pour l'adresse si vous souhaitez que votre remboursement vous parvienne - pour la fonction, merci de ne pas inscrire votre métier mais la raison pour laquelle vous demandez un remboursement (arbitre, stagiaire, entraîneur, ) - Il est important de préciser la date et le lieu du déplacement ainsi que son motif ; - si pour une nature de remboursement, vous avez plusieurs justificatifs, il est important de noter le montant de chacun d'entre eux et de faire la somme (ex train : ,4 RER = 109,4 ), cette disposition permettra un contrôle plus rapide des justificatifs.

3 - Vous ne devez remplir que la première ligne, les 2 autres lignes sont réservées au chargé de finance et à la responsable comptable de la FFESSM; - dans l'espace réservé aux remarques vous devez préciser tout ce qui peut permettre de mieux comprendre votre note de frais (chambre ou voiture partagée avec qui?, justification de frais exceptionnels, frais économisés...) - dans l espace réservé à justifier l utilisation de votre véhicule personnel, merci de donner toutes les informations demandées (immatriculation, détails des KMS parcourus Aller Retour, ) Les justificatifs à joindre Ces formulaires doivent être accompagnés des justificatifs originaux, propres et lisibles. Les erreurs les plus couramment rencontrées sont celles du justificatif de carte bancaire en lieu et place de la facture, viennent ensuite les justificatifs de transport qui ne sont pas des reçus mais de simples écrans Internet, de simple photocopie de facture, des libellés de factures incorrectes L'absence de justificatifs originaux entraîne l absence de remboursement. Remarque 1: certains clubs ou comités interrégionaux prennent en charge l'avance de frais de leurs adhérents. Dans ce type de situation, le formulaire de remboursement est rempli avec le nom et l'adresse du club ou du comité interrégional, une facture originale regroupant tous les frais engagés est établie à l'ordre de la FFESSM-CNHS, 24 quai de rive Neuve Marseille cedex 07. Cette facture mentionne l'événement pour lequel le remboursement est demandé, la liste des personnes qui ont participé à l événement. Des photocopies des justificatifs sont jointes à cette facture. Remarque 2 : il arrive parfois pour des sommes importantes (> 1000 ) que le club ou la structure organisatrice veuille accélérer le remboursement. Dans cette hypothèse, le chargé des finances de la CNHS doit être prévenu. Avec son accord, la facture peut être directement adressée à la fédération. Attention cette facture doit impérativement être libellée à l'ordre de : FFESSM-CNHS 24 quai de rive Neuve Marseille cedex 07 avec mention de l'événement pour lequel cette facture est émise. Dans ce type de circonstances, il est prévu que la comptabilité fédérale adresse au chargé de finances par voie électronique une copie de la facture. Le chargé de finances CNHS adressera alors son bon à payer par voie électronique. Remarque 3 : Une avance de fonds peut également être envisagée. Dans ce cas, il faut établir une demande en justifiant auprès du chargé des finances, le montant de l'avance demandée. Il faut compter environ 15 jours pour obtenir cette avance.

4 Les améliorations à prévoir, les règles à respecter Les délais d'envoi des demandes de remboursement : à ce jour, si une majorité de hockeyeurs respecte la règle des quinze jours, certains s'accordent parfois jusqu'à deux à six mois.! Les demandes de remboursement s'apparentent parfois à des torchons, mal écrits, froissés, d'un modèle dépassé,... Les demandes de remboursement ne sont pas mises à jour : utilisation d'un modèle d'un événement précédent sans mise à jour ni de la date, ni de l'événement, ni des montants remboursables,. Les justificatifs sont des copies de facture en lieu et place d originaux Les demandes de remboursements sont d un montant très largement supérieur aux forfaits de remboursement, sans explications. Le circuit de contrôle CNHS n est pas respecté, les demandes de remboursements ne sont pas adressées à la bonne personne. Aucun engagement de dépenses exceptionnelles sans autorisation Rationalisation des remboursements de frais généraux en fonction du travail effectué. CONCLUSION Un effort de chacun pour connaître ces règles, respecter les délais, utiliser les bons documents, fournir les justificatifs attendus..et tout ira mieux. La formation d un trésorier adjoint devient impérieuse.

5 Les modalités de remboursement à ce jour Evènements Votre statut Conditions d accès Concentration des Frais Montant 2011 Observations Par : Championnat de France Clubs d'accueil Être inscrit au calendrier national Dominique Ruaux Tous les frais d'organisation Un budget prévisionnel vous est adressé. Validation des dépenses Championnat de France Arbitres ou commissaires de compétition Être convoqué et présent tout au long de la compétition Personne désignée par CNA Hôtel : 31, Pdj : 9 Équipe de France Entraîneurs 3 entraîneurs maxi par groupe Personne désigné par l entraîneur de l équipe Hôtel : 31, Pdj : 9 Équipe de France Arbitres Sur convocation du CNA Hôtel : 31, Pdj : 9 Équipe de France Joueurs ou joueuses Être convoqué et présent tout au long du stage Entraîneur de l équipe Hôtel : 20, Transport:cf ** Équipe de France Compétitions internationales Faire partie de la délégation Entraineurs ou Resp logistique Transport jusque Paris ou lieu de compétition Formation Formateurs EF1 et EF2 Session de formation nationale Hôtel : 31, Pdj : 9 hors budget par Dominique Ruaux Le commissaire de compétition remplit et fait signer une feuille de présence et l adresse au Chargé de F Un état des missions de formateur est établi par le gestionnaire des formations Formation Examen Collèges CNHS CNHS Frais de fonctionnement Stagiaires Arbitres et Cadres techniques Arbitres AN2 et cadres techniques EF1 et EF2 CNA, CNI, CNC,CNM CRHS, Experts, Bureau Chargé d une mission par CNHS Etre inscrit à l examen (dossier complet et frais d inscriptions réglées) Être convoqué et présent tout au long du Collège Être convoqué et présent Sans objet Prise en charge par Club WE de Formation, Participation aux stages à la charge des clubs ( sur base Hôtel : 31, Pdj : 9 examen pris en charge par CNHS information du collège) pour les candidats reçus Hôtel : 31, Pdj : 9 Hôtel : 31, Pdj : 9 tout au long de la CNHS Décision du bureau Autorisation délivrée par le chargé de finances où le président de la CNHS

6 *remboursement du transport : la règle fondamentale de la FFESSM est le plafonnement sur la base du voyage en seconde classe SNCF. Cette référence a perdu beaucoup de sa valeur car la SNCF ne pratique plus un tarif unique mais des tarifs variables en fonction de l'offre et de la demande. L'avion est parfois plus compétitif.. Les piscines n étant situées ni à côté des gares ni à côté des aéroports, il apparaît parfois plus confortable de voyager en voiture individuelle. Pour toutes ces raisons je vous propose les règles suivantes : Train : remboursement intégral si voyage en seconde classe et justificatifs originaux Avion : remboursement si tarif égal ou inférieur au train en incluant éventuellement dans le bilan l'économie d'une nuit d'hôtel et d'un repas, attention aux coûts de parking qui doivent être intégrés dans ce bilan Véhicule personnel : a priori le véhicule personnel ne se justifie qu'à partir de deux personnes occupant le véhicule (sauf démonstration en comparaison avec la SNCF ou impossibilité de faire autrement). Pour éviter toute dérive (véhicules systématiquement individuels, non regroupement pour optimiser le transport), la règle suivante sera appliquée: - 2 personnes ou plus dans le véhicule : 0,25 du Km et remboursement des péages - 1 personne par véhicule : tarif SNCF 2 Classe Taxi : pas de prise en charge, utiliser les transports en commun ou se faire convoyer par les structures locales véhicules de location : autorisation préalable du chargé de finances, sur la base d'une justification économique par rapport aux transports en commun, fournir une facture de location et les justificatifs de dépenses (carburant et péage) Dans tous les cas, dès que la règle SNCF n est pas respectée, un document écrit par le bénéficiaire et justifiant le choix alternatif est nécessaire.

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