Consultation passée sous forme de procédure adaptée en application 27, 28, 29, 40, 58 et 77 du CMP DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES :

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1 Page 1 sur 25 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES Fourniture, Mise en service & Maintenance d un logiciel pour le service de Médecine Nucléaire du Centre Hospitalier de Mont de Marsan Consultation passée sous forme de procédure adaptée en application 27, 28, 29, 40, 58 et 77 du CMP DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : Vendredi 31 mai 2013 à 14H Le présent dossier de consultation comporte 25 pages. Le dossier est enregistré sous le numéro 2013/042

2 Page 2 sur 25 SOMMAIRE 1. OBJET DE LA CONSULTATION PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT ET DE SON SYSTEME D INFORMATION Présentation de l établissement Présentation du Système d Information de l établissement DÉFINITION DU BESOIN Fonctionnalités internes attendues de l application Intégration au Système d Information Maintenance OBJECTIFS ET PÉRIMÈTRE DE LA CONSULTATION CALENDRIER DU PROJET ORGANISATION DU CENTRE HOSPITALIER VARIANTES FOURNITURES SUPPLÉMENTAIRES OU ALTERNATIVES MODALITÉS D EXÉCUTION DES FOURNITURES DU MARCHÉ INTERVENANT PRÉSENTATION DES OFFRES JUGEMENT DES OFFRES PRESENTATION DE L OFFRE DOCUMENTS REGLEMENTAIRES ET PIÈCES CONTRACTUELLES Présentation des offres Période de validité des offres Contenu des offres : les documents réglementaires Contenu des offres : les pièces contractuelle CONDITION D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES DURÉE DU MARCHÉ CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL OBLIGATION DE RÉSULTAT MODALITES D'ETABLISSEMENT DES PRIX Conditions générales Régime des prix (art 18 du CMP) Clause de sauvegarde MODALITÉ DE FACTURATION ET DE PAIEMENT NOTIFICATION RÉSILIATION ET EXCLUSION RÈGLEMENT DES LITIGES COMPTABLE PUBLIC ASSIGNATAIRE RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES DÉROGATIONS AU C.C.A.G TIC... 25

3 Page 3 sur OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation est lancée dans le contexte de l ouverture en janvier 2014 d un service de Médecine Nucléaire au CH de Mont de Marsan. Elle vise à permettre au service de disposer, dès son ouverture et de manière pérenne, d un logiciel spécialisé, adapté à l activité, pleinement opérationnel y compris en termes d intégration au système d information. Les caractéristiques des fournitures et prestations attendues sont précisées dans le présent document. En parallèle de la présente consultation, un appel d offres ouvert est en cours pour les équipements biomédicaux du service. Il comprend 4 lots : o Gamma caméra avec tomodensitomètre embarqué, et potentiellement une seconde gamma caméra simple. o Serveur de post-traitement. Ce serveur de post-traitement sera potentiellement multi-modalité pour traiter aussi bien les images de médecine nucléaire que celles du scanner ou des IRMs du service d imagerie. o Enceinte blindé o Système d aspiration de gaz radioactif Une procédure adaptée est également prévue pour la mise en place de : o Petits équipements spécifiques de la médecine nucléaire o Contaminamètres o Radiochromatographe o Générateur de gaz radioactifs o Portique de détection extérieur La procédure utilisée pour la présente consultation est celle de la procédure adaptée en application des articles 27, 28, 29, 40 et 58 du code des marchés publics. Elle sera menée sur le modèle de la procédure de dialogue compétitif avec : - Publication d une consultation sur la base du présent CCP (dit «CCP initial») - Sélection des candidats admis à présenter leur offre et audition de ceux-ci. - Rédaction du CCP Définitif et envoi de celui-ci aux candidats restant en lice. - Sélection du titulaire du marché. Cette démarche permettra d apporter dans le CCP Définitif des précisions qui ne peuvent être fournies à ce jour, notamment les choix réalisés dans le cadre des autres consultations sus-citées. CPV Logiciels médicaux.

4 Page 4 sur PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT ET DE SON SYSTEME D INFORMATION 2.1 Présentation de l établissement Le centre hospitalier de Mont-de-Marsan est un établissement public de santé issu de la fusion au 1 er janvier 2000 du centre hospitalier général et de l établissement public spécialisé de psychiatrie. Son activité s exerce sur quatre sites principaux : Site de LAYNÉ Activités de court séjour et le plateau technique Site de SAINTE ANNE Activités de psychiatrie Site de NOUVIELLE Activités de soins de suite et de réadaptation et de gériatrie Site de LESBAZEILLES Activité de gériatrie L établissement dispose également de sites annexes liés à l activité ambulatoire du pôle de psychiatrie. Le centre hospitalier dispose d une capacité de lits et places. Il est constitué de 7 pôles d activité clinique et d un pôle administratif : Pôle des hospitalisations médico-chirurgicales Pôles des prestations médicales Pôles des activités d urgence et médico-techniques Pôle de psychiatrie Pôle pour la prise en charge de la mère et de l enfant Pôle de gériatrie Pôle des activités administratives, sociales, logistiques et techniques Pôle des spécialités médicales Conformément à son statut d établissement de recours, le Centre Hospitalier de MONT-DE- MARSAN propose une offre de soins spécialisée dans les grandes disciplines médicales et chirurgicales : Médecine interne, cardiologie, gastroentérologie, pneumologie, neurologie, pédiatrie, néphrologie, oncologie Chirurgie vasculaire artérielle, urologique, O.R.L, orthopédie et traumatologie, gynécologie. L établissement dispose d une maternité de niveau 2 et d un service de néonatalogie, doté de lits de soins intensifs. Un service d accueil des urgences est implanté sur l établissement, lequel est par ailleurs siège du SAMU des LANDES. Ce SAMU régule 3 SMUR : 1 positionné au Centre Hospitalier de DAX 3 rattachés au CH de MONT DE MARSAN et positionnés à Mt Marsan, Aire/Adour & Labouheyre Au titre des prises en charge spécialisées, le Centre Hospitalier met en œuvre les activités suivantes : Le centre de coordination en cancérologie, Une équipe mobile de soins palliatifs Une consultation de prise en charge de la douleur chronique rebelle Dans le domaine de la santé mentale :

5 Page 5 sur 25 o o o Un hébergement en hospitalisation complète adulte et adolescents Un hébergement en hospitalisation partielle de jour et de nuit Des structures de prises en charge alternatives à l hospitalisation dans le domaine Le plateau technique de l établissement est composé : D un laboratoire effectuant les actes de biochimie, hématologie, bactériologie, virologie, immunologie et parasitologie, D un laboratoire d anatomopathologie, D un service d imagerie médicale doté d équipements de radiologie conventionnelle, d échographie et de doppler, d un scanner, de deux appareils d I.R.M et prochainement d un service de médecine nucléaire. 2.2 Présentation du Système d Information de l établissement Ne sont présentées ici que les applications majeures en lien direct avec la cible de la présente consultation. Le Système d Information Hospitalier de l établissement s articule notamment autour des solutions : PASTEL du GIP MIPIH (Toulouse) pour la Gestion Administrative des Malades et la Facturation. PASTEL est le logiciel maître des identités et mouvements, toutes les créations d identités et les admissions sont faites dans celui-ci. Chaque patient est identifié par un IPP généré par PASTEL. Chaque venue dans l établissement est identifiée par un numéro de venue dénommé IEP (chaque IEP étant rattaché à un IPP). PASTEL est également le centralisateur de tous les actes : - Un acté saisi dans Crossway est transmis à PASTEL - Un acte saisi dans une application tierce et transmis à PASTEL est automatiquement retransmis à CROSSWAY par PASTEL. CROSSWAY de McKesson pour le Dossier Patient Informatisé. Les fonctions de production de soins sont d ores et déjà déployées sur l ensemble des services d hospitalisation complète de Médecine (hors Réanimation), de Chirurgie, de SSR, de SMTI, d EHPAD (hors Maison de Retraite). Elles sont en cours de déploiement dans les services de Gynéco-Obstétrique (pour une opérationnalité au 1 ier juin 2013) et de Psychiatrie (2 unités d ores et déjà en production, achèvement prévu avant la fin 2013). Ces fonctions de production de soins couvrent notamment le dossier patient commun, la saisie des actes et diagnostiques, la visualisation des comptes rendus, résultats et images issus d applications tierces, la prescription multimodale, la validation pharmaceutique, la plan de soins, le traçage des administrations de médicaments et réalisations d actes, le dossier infirmier et les transmissions ) CROSSWAY est le fédérateur des données patient et tout passage dans l établissement se traduit à minima par un compte-rendu dans Crossway. Les données d activité (T2A) sont intégralement extraites de Crossway. XPLORE d EDL pour le service d imagerie. RIS gérant le workflow (prise de Rdv, planification admission au service d imagerie ou sur la modalité déportée, interprétation, cotation). Il est interfacé : Avec Pastel pour ce qui concerne la réception des identités et mouvements et le retour d actes, Avec Crossway pour ce qui concerne la réception des prescriptions d imagerie, le retour de la planification, et du compte-rendu.

6 Page 6 sur 25 Avec le PACS Télémis pour la génération des worklists vers les modalités et l accès aux images. Il intègre également les fonctions de dictée & reconnaissance vocale. Le PACS Telemis. Le PACS Telemis est le PACS de l établissement. Il est le producteur des worklists vers les modalités d après les informations saisies dans Xplore (pour les modalités dépendant du service d imagerie), les «Rendez-vous» saisis dans Crossway pour les modalités hors imagerie (endoscopes par exemple). Il reçoit également les images des activités de coronarographie et d angioplastie gérées par le logiciel CardioReport de CVX. Il est intégré au RIS XPLORE et à Crossway (accès aux images depuis la synthèse patient) L accès aux divers serveurs de post-traitement (scanner, IRM, ) est également intégré dans le PACS. l EAI Cloverleaf L EAI Cloverleaf est l outil par lequel transitent toutes les interfaces entrantes et sortantes de Pastel de Crossway. Deux instances Cloverleaf sont actives : L une pour les interfaces de Pastel Cette instance est paramétrée par le GIP MIPIH L autre pour les interfaces de Crossway Cette instance est paramétrée par Mc Kesson MAGH2 du GIP MIPIH (Toulouse) pour la Gestion Economique et Financières. MAGH2 est l application maitresse pour le suivi budgétaire de l établissement. En particulier tous les mandatements sont issus de MAGH2 et toutes les données nécessaires à la tenue de la comptabilité de l établissement doivent y être présentes (commandes, entrées, sorties et état des stocks en quantité et valeur par exemple). MAGH2 est interfacé avec la plateforme HOSPITALIS pour les commandes de la pharmacie. 3. DÉFINITION DU BESOIN 3.1 Fonctionnalités internes attendues de l application Généralités : Il est attendu du logiciel des fonctions et un niveau d intégration au Système d Information et aux équipements biomédicaux équivalents à celui offert par le RIS Xplore (Prise de Rdv et accueil, gestion du workflow, création des comptes rendus avec accès aux images et au post-traitement, dictée numérique et transcription intégrées, Saisie des cotations etc.). Ces fonctions devront être adaptées au fonctionnement d un service de médecine nucléaire et complétées de spécificités liées à cette activité notamment en ce qui concerne la gestion des produits, de leurs prescriptions et des doses, de la traçabilité de leur utilisation, gestion des déchets et de leur traçabilité, des générateurs, De manière plus détaillée : L application devra offrir des fonctions pour la prise de Rendez-vous et la planification.

7 Page 7 sur 25 Pour la prise de Rendez-vous, elle permettra la saisie d informations relatives à l identification du patient et à l examen à réaliser (type d examen mais aussi autres informations sur le patient utiles à la planification et la réalisation de l examen : âge, poids,.). Pour un patient hospitalisé : la prise de rendez-vous peut être issue d une prescription de Crossway (cf. chapitre intégration au SI). Pour un patient externe, deux situations peuvent se présenter : Soit le patient est déjà connu du système. Dans ce cas, son identité et son historique n ont pas à être ressaisis (et l historique devra être accessible depuis le nouvel examen) Soit le patient n est pas encore connu du système. Dans ce cas, une identité «minimale et provisoire» pourra être créée pour permettre la planification du rendez-vous. Cette identité «minimale et provisoire» sera rattachée à une identité issue de PASTEL au plus tard lors de l accueil du patient dans le service. L application devra générer des propositions de date et heure à l utilisateur tenant compte de la nature de l examen, des ressources humaines et matérielles nécessaires à celui-ci et de leurs disponibilités. Il devra donc être possible de gérer les plannings des personnels et des ressources (par exemple prise en compte des absences et indisponibilités). A partir des prises de rendez-vous, l application devra pouvoir générer : Des listes de patients attendus Des convocations / prescriptions / fiches de liaison et de suivi (informations sur l examen, la radioprotection en regard, ) à l attention des patients concernés Des listes (voire des commandes / demandes d approvisionnement) des produits nécessaires aux examens planifiés. L application devra permettre de gérer des rendez-vous planifiés «sous-réserve» (par exemple «sous-réserve» de la disponibilité des produits nécessaires à la date prévue). L application devra assurer l accueil du patient dans le service. Elle permettra de confirmer l arrivée dans le service des patients ayant des examens planifiés. Les informations recueillies lors de la prise de rendez-vous pourront être complétées / corrigées. Le dossier du patient devra pouvoir être complété de documents externes par scanning (exemple : courrier du médecin adressant). Les informations d identité du patient devront pouvoir être confirmées. Notamment les identités «provisoires et temporaires» utilisées lors d une prise de rendez-vous devront impérativement être rapprochées d un IEP (et par là même d un IPP) issu de PASTEL. Des mécanismes de fonctionnement en mode dégradé (en cas d indisponibilité de l application PASTEL) sont toutefois à prévoir. L application devra également permettre de gérer les accueils de patients «en urgences» (hors planning). L accueil du patient dans le service est le point d entrée de la gestion du workflow «patient» L application devra donc également gérer le workflow «patient».

8 Page 8 sur 25 Elle présentera des écrans permettant de vérifier les paramètres devant être contrôlés (check-list) et d enregistrer ceux liés au déroulement de l examen soit manuellement, soit par couplage aux instruments (activimètre voire chromatographe - notamment : les équipements concernés et les informations à échanger seront précisés dans le CCP définitif en fonction des choix faits par l établissement). En ce qui concerne l envoi de worklist aux modalités, deux solutions peuvent être envisagées : - Soit l application envoie directement la worklist aux modalités. - Soit l application envoi une worklist «globale» au PACS qui joue le rôle de broker. Cette seconde solution est celle adoptée pour l ensemble des modalités du CH hors angioplastie. Les images produites par les modalités devront être stockées sur le PACS Télemis. L application devra également permettre la saisie de la cotation. Elle permettra ensuite la réalisation du compte-rendu et de la fiche de liaison du patient en offrant : - Des modèles de documents intégrant des signets pour l intégration automatique des différentes données saisies ou récupérées lors de l examen (dose du scanner par exemple). - Des fonctions de dictée et de reconnaissance vocales. Il est à noter que le compte-rendu pourra soit être intégralement réalisé par le médecin (cas d un compte-rendu simple avec utilisation de la reconnaissance vocale), soit être retranscrit par une secrétaire. Le médecin devra lors de la rédaction ou de la dictée du compte-rendu, pouvoir accéder de manière simple et directe au dossier du patient, aux données enregistrées lors de l examen, aux images (de l examen ou d un examen antérieur en médecine nucléaire ou au service d imagerie) et aux outils de post-traitement de celle-ci L application devra donc gérer le cycle de production du document (états «à faire», «à retranscrire», «à valider», etc.). Elle devra intégrer une étape de validation du document par son rédacteur, figeant définitivement celui-ci (une fois validé, un document ne peut plus être modifié, il est toutefois souhaitable que le «verrouillage» - et l envoi à Crossway - du document soit temporisé après la validation pour permettre de «rattraper» pendant ce délai une erreur constatée dans la foulée de la validation). Il est souhaitable qu une mention «document validé électroniquement par XXX, le NN/NN/NNNN» soit ajoutée au document lors de sa validation. L application devra offrir des fonctions de gestion des produits radiopharmaceutiques. Elle devra permettre : - La préparation des demandes d approvisionnement en intégrant les divers modes de gestion (en fonction du stock, en fonction de l activité programmée, etc.) - La saisie des réceptions - La consultation du stock - Les utilisations de produit (consommation de stock, gestion de la préparation avec contrôle qualité, traçabilité de l utilisation). - La gestion des déchets solides (décroissance, élimination, ) - La gestion des retours générateurs - L enregistrement des contrôles qualité (courbes du radiochromatographe) - La gestion de tous les registres règlementaires

9 Page 9 sur 25 L application devra enfin offrir des fonctions intégrées de statistiques et de d activité notamment pour toutes les productions de tableaux et documents règlementaires. 3.2 Intégration au Système d Information Interfaces avec PASTEL L application devra recevoir de PASTEL les informations d identité et de mouvement. Elle devra notamment gérer les rattachements d une identité «provisoire temporaire» avec une identité issue de PASTEL lors d un accueil dans le service. Elle devra également gérer les messages de fusions d identité En retour l application devra retourner à PASTEL les actes réalisés. Toutes les demi-interfaces correspondantes côté PASTEL sont déjà en place au sein du SI (notamment pour Xplore). Interfaces avec CROSSWAY L application devra impérativement retourner à Crossway les comptes rendus validés. Rappel : les actes reçus d une application tierce par PASTEL sont automatiquement retransmis à CROSSWAY. Les interfaces «demande de Rendez-vous» de Crossway vers l application et «Planification de Rendez-vous» de l application vers Crossway sont également à prévoir dans les propositions des candidats. Elles ne seront définitivement spécifiées et commandées que dans un second temps. Toutes les demi-interfaces correspondantes côté CROSSWAY sont déjà en place au sein du SI. Interfaces avec le PACS TELEMIS Toutes les interfaces avec le PACS devront être réalisées dans le respect des normes IHE. Accès au dossier patient, au PACS et aux serveurs de Post-Traitement L application devra intégrer un accès simple et direct aux images du PACS (et par là-même aux serveurs de post-traitement) pour offrir un niveau d intégration équivalent à celui existant entre Xplore et ces applications. Interfaces avec MAGH2 Les candidats indiqueront en réponse au CCP initial les modes de fonctionnement et interfaces qu ils ont déjà mis en place avec MAGH2 (ils préciseront quelle application envoie les commandes, comment sont synchronisés les fichiers produits, où sont saisies les entrées de stock, etc.) La nature des interfaces à prévoir avec MAGH2 sera précisée dans le CCP définitif en fonction du mode de fonctionnement qui sera retenu entre le service de médecine nucléaire et la Direction des Achats ou la pharmacie. Interfaces / Intégration avec XPLORE Les candidats sont invités à présenter en variante, un scénario où leur application est intégrée / interfacée avec XPLORE.

10 Page 10 sur 25 L objectif étant de permettre la mutualisation de temps de secrétariat en permettant par exemple à une secrétaire d imagerie de prendre des rendez-vous et de retranscrire des comptes rendus pour la médecine nucléaire et vice-versa. Installation et Intégration à l infrastructure Informatique La partie serveur devra être hébergée au sein du cluster VMWare de l établissement. Elle devra s appuyer sur un moteur de base de données relationnel reconnu (exemples : ORACLE, SQL Server, ). Les postes clients devront être de type PC. L application devra être utilisable sur les postes suivants : 1 PC «standard» au labo chaud Notamment pour préparation des doses 1 PC «standard» en salle d injection 1 PC «standard» au poste de commande Un poste unique (commun aux deux salles lorsque la 2 ième sera mise en service) 3 PC «standard» dans la zone «secrétariat» 1 poste «prise de Rdv», 1 poste «accueil», 1 poste «frappe» 1 PC «standard» au contrôle qualité Notamment pour le radiopharmacien 1 PC «standard» en salle d effort NB : Le service de cardiologie gérera les épreuves d efforts selon les mêmes modalités que dans ses propres locaux (utilisation de Crossway + scan des documents produits par les équipements d effort : vélo et ECG) 1 PC «standard» dans le bureau du cadre 1 à 2 PC «standard» dans le bureau «Radiophysicien et Radiopharmacien» Bureau partagé dans le service de médecine nucléaire. Les deux utilisateurs pourraient se partager le même PC. 1 PC «standard» à la pharmacie Afin de permettre au radiopharmacien d accéder aussi à l application depuis la pharmacie 1 PC «standard» dans le premier bureau «Médecin» 1 PC «standard» dans le second bureau «Médecin» 2 consoles PACS TELEMIS à l interprétation. Ou dans le pire des cas, sur 2 PC standard installés à côté des consoles PACS (au cas un niveau d intégration au PACS ne puisse être atteint sur ces consoles) 1 PC «standard» au sous-sol Pour la gestion des déchets. 1 au moins PC «standard» au service informatique Pour les tests. Il est également prévu un PC «standard» dans un bureau «information patient» avec à priori un simple accès au PACS afin de pouvoir lui montrer les images en lui remettant le compterendu. 3.6 Dispositions générales L application devra permettre une authentification personnelle de chaque utilisateur. Elle devra permettre de définir des profils utilisateurs avec des droits adaptés par catégorie. Elle devra intégrer une traçabilité des actions réalisées par chaque utilisateur.

11 Page 11 sur 25 De manière générale elle devra se conformer aux règles de bonne pratique, être conforme aux normes en vigueur, respecter la règlementation (CNIL, ANSN, etc ), ainsi que les prérequis du programme Hôpital Numérique et exigences de la HAS. 3.3 Maintenance Une maintenance à l issue de la période de garantie est demandée. Celle-ci devra comprendre : La maintenance corrective et règlementaire (suivi des évolutions de la règlementation applicable à l activité de médecine nucléaire) Les prestations d assistance (sur site ou en télémaintenance) liées à la maintenance corrective (exemple : installation de patch, assistance fonctionnelle à la mise en œuvre, ) sont incluses sans surcoût dans le contrat. La maintenance évolutive (fourniture des nouvelles versions de l application et mise à jour des interfaces en fonction des évolutions des normes ou des matériels/applications tierces). Les prestations liées à la maintenance évolutive (installation d une nouvelle version, formation afférente à celle-ci, ) pourront être exclues du contrat de maintenance. Toutefois dans ce cas, le titulaire se sera engagé dans sa réponse à la consultation sur un nombre maximal de jours de prestation par an nécessaires. L assistance aux référents fonctionnels de l application L assistance technique au service informatique Le recours à ces deux assistances se fera par le biais d une hotline aux jours et heures ouvrés. 4. OBJECTIFS ET PÉRIMÈTRE DE LA CONSULTATION L objectif consiste à donner au service un outil performant, ergonomique, adapté à son activité et répondant aux besoins suscités. Il devra être en parfaite intégration avec le système d information du CH, évitant les ressaisies et permettant de maintenir Crossway comme fédérateur du dossier patient (notamment pour toutes les données dont le partage entre spécialités est nécessaire). Il est demandé : En Offre de base : - La fourniture de l application - L installation de la partie serveur sur un serveur (VM) fourni par le CH. - Le transfert de compétence vers le service informatique pour l installation de postes clients. - La formation des référents fonctionnels. - L assistance au paramétrage. - La formation des utilisateurs finaux en collaboration avec les référents fonctionnels. - L assistance au démarrage. - Le transfert de compétence vers le service informatique pour l exploitation de l application (définition et validation de procédures de sauvegarde, de mise à jour, etc.) - La définition du plan de continuité associé à l application et de celui de reprise d activité.

12 Page 12 sur 25 - Un contrat de maintenance (corrective et évolutive) du logiciel et d assistance technique (pour le service informatique) et fonctionnelle (pour les référents applicatifs). De plus, le titulaire sera également en charge de l intégration de son application au système d information et de son interfaçage avec les équipements de médecine nucléaire. À ce titre, il doit inclure dans sa proposition tous les logiciels, matériels et prestations nécessaires de la part de tiers (éditeurs logiciels et fournisseurs de matériels). La valorisation des fournitures et prestations tierces n est pas exigée dans la réponse au CCP provisoire. Les prestations supplémentaires éventuelles seront également chiffrées : - Toutes les fournitures matérielles et logicielles nécessaires au fonctionnement de son application tel que prévu. Ceci à l exception : Des machines virtuelles VMWare, Des postes de travail de type PC et imprimantes à usage «standard / bureautique» Les candidats sont invités à présenter en options libres ou en variantes, toutes les fournitures et prestations pertinentes (fonctions de post-traitement intégrées par exemple, notamment au cas où l appel d offre pour les équipements serait infructueux sur le lot serveur de posttraitement). 5. CALENDRIER DU PROJET ORGANISATION DU CENTRE HOSPITALIER Le calendrier ci-après, pour prévisionnel qu il soit n en décrit pas moins le rythme sur lequel le Centre Hospitalier souhaite conduire le projet en vue de l ouverture du service. 31 mai 2013 : Réception des réponses au présent CCP (dit «CCP Initial») Puis : Sélection des candidats admis à venir présenter leur offre (maximum 3) Mi-juin 2013 : Audition des candidats sur une journée organisée ainsi : 10 H : Présentation par le CH de Mont de Marsan à l attention de l ensemble des candidats en lice de ses attentes (notamment en ce qui concerne l intégration avec le PACS et les serveurs de posttraitement ou avec Xplore) et de l état d avancement des autres consultations liées à l ouverture du service. 13H30 : Audition du premier candidat 15H00 : Audition du second candidat 16H30 : Audition du troisième candidat Chaque candidat disposera donc d une heure pour présenter succinctement son offre suivie de 30 minutes de questions-réponses. Ce timing pourra être adapté selon le nombre de candidats retenus pour ces auditions. 26 juin 2013 : Validation en commission interne d appel d offres des choix sur les autres consultations citées en introduction du document. Puis : Rédaction du CCP définitif de la présente consultation. 12 juillet 2013 : Envoi du CCP Définitif de la présente consultation. 16 sept : Réception des réponses au CCP Définitif

13 Page 13 sur 25 Puis choix par le CH de Mont de Marsan du titulaire et mise au point du marché. La suite du calendrier sera élaborée en concertation avec le titulaire sous forme d un rétroplanning de la forme : Automne 2014 : Une journée d assistance sur site notamment pour l utilisation des fonctions d analyse de données. Fin fév. : Une journée d assistance sur site (consolidation des formations initiales, réponses aux questions issues de la période de début d utilisation en réel,..) 27 jan 2014 : Accueil du premier patient dans le service Assistance au démarrage sur les premiers jours (minimum 2 à 3 jours). 1 ier jan 2014 : Mise en service «à vide» du service Janvier 2014 : Formation à l application des utilisateurs finaux (parallèlement aux formations aux équipements) : Secrétaires : entre le 6 et le 9 janvier MER, AS, Radiopharmacien et Radiophysicien : entre le 9 et le 10 janvier Transfert de compétence vers le service informatique pour l exploitation de l application Définition du PCA et du PRA Automne 2013 : Installation de l application Formation des référents et paramétrage Installation et mise au point des interfaces et autres mécanismes d intégration. L objectif consiste à ce que l application soit déclarée «apte» avant le 20 décembre afin que les opérations suscitées puissent s enchainer selon le planning prévu Un ingénieur du service informatique sera le chef de projet puis référent technique de l application. Le Cadre du Service et le radiopharmacien seront les référents fonctionnels de l application, en charge notamment du paramétrage et de l assistance de premier niveau aux utilisateurs. Pour l organisation des formations des utilisateurs finaux, les effectifs pour l ouverture du service sont : 2 Médecins 4 Manipulateur 2 AS 1 Cadre de santé 1 Radiophysicien 1 Radiopharmacien N Secrétaires (le nombre sera précisé ultérieurement notamment en fonction de l intégration avec Xplore). 6. VARIANTES Le candidat doit obligatoirement répondre en offre de base à la présente consultation. Il est également invité à présenter la variante décrite au chapitre 3.3

14 Page 14 sur 25 Les offres variantes feront l'objet d'une valorisation distincte de l offre de base : par l établissement d un acte d engagement et d un bordereau de prix annexé, ainsi que d une description générale, fonctionnelle et technique analogues, le cas échéant, à celles opérées pour l offre de base. 7. FOURNITURES SUPPLÉMENTAIRES OU ALTERNATIVES Toutefois les candidats pourront présenter toute fourniture matérielle et logicielle non demandée et qu ils jugent pertinente pour le fonctionnement de leur application à l appui de leur offre. Sont exclues de ces fournitures et prestations supplémentaires : Les machines virtuelles VMWare, Les postes de travail de type PC et imprimantes à usage «standard / bureautique» Les candidats sont invités à présenter en options libres ou en variantes, toutes les fournitures et prestations pertinentes (fonctions de post-traitement intégrées par exemple, notamment au cas où l appel d offre pour les équipements serait infructueux sur le lot serveur de posttraitement). 8. MODALITÉS D EXÉCUTION DES FOURNITURES DU MARCHÉ Le marché est un marché à bons de commande d une durée de 5 ans. La commande initiale portera sur les fournitures qui devront être opérationnelles au 27 janvier 2014 et les prestations associées (y compris celles de tiers : éditeurs de logiciels et fournisseurs de matériels de médecine nucléaire). La formule à bons de commande, permettra de traiter dans le cadre du marché, l acquisition de compléments tels que : - Connexion d équipements supplémentaires au fur et à mesure de leur acquisition, elle-même fonction de la montée en charge de l activité. - Licences utilisateurs complémentaires si besoin - Mise en place d interfaces supplémentaires (interface «Rendez-vous» avec Crossway notamment). L exécution de chaque commande pourra être découpée en plusieurs tranches susceptibles de se chevaucher. Ainsi par exemple, pour la commande initiale, une première tranche pourrait correspondre à l installation de l application hors interfaces (afin de permettre la formation des référents applicatifs et le début du paramétrage), chaque interface pouvant faire l objet d une tranche spécifique sur laquelle le travail commencerait sans attendre la fin complète du paramétrage. La décomposition en tranches de la commande initiale, et le planning détaillé correspondant, seront fixés lors de la mise au point du marché. La fourniture, l'installation, la mise en ordre de marche, la vérification d'aptitude et la vérification de service régulier, obéissent aux règles établies au chapitre 5 «constatation de l exécution des prestations. - garantie» du CCAG/TIC. Amendées par les dispositions du présent document.

15 Page 15 sur 25 La Mise en Ordre de Marche (MOM) comprendra les prestations d installation de la solution proposée (progiciel et interfaces) et les formations des référents en vue du paramétrage et de réalisation des tests de vérification d aptitude. La notification de la MOM est du ressort du titulaire. La vérification d aptitude (VA) a pour but de permettre au CH de Mont de Marsan de s assurer que la solution installée est apte à être mise en production. La vérification du bon fonctionnement en réel des interfaces (i.e. en connexion avec les applications utilisées en production et non des messages de test) et les tests de connexion en réel aux équipements biomédicaux fait partie intégrante de la VA. La durée prévue de cette étape à l issue de la mise en ordre de marche sera précisée lors de la mise au point du marché en fonction notamment du temps estimé pour le paramétrage de l application. Durant cette phase, si l établissement détecte des dysfonctionnements, il les signalera au titulaire qui devra les corriger dans les meilleurs délais. Si le CH.de Mont de Marsan décide que le problème est suffisamment grave, il pourra demander une nouvelle mise en ordre de marche corrigeant les problèmes et disposera alors d un nouveau délai identique - après celle-ci - pour procéder de nouveau aux tests de vérification d aptitude. Il sera du ressort du titulaire d interroger par écrit le CH de Mont de Marsan pour s assurer que la VA est acquise. L établissement disposera d un délai de deux semaines à réception de ce courrier pour signifier un éventuel ajournement ou rejet En l absence de décision d ajournement ou de rejet par le CH de Mont de Marsan, la VA sera réputée acquise. Le CH de Mont de Marsan disposera d un délai de 3 mois après le passage en production pour procéder à la Vérification de Service Régulier (VSR). Durant cette phase, si l établissement détecte des dysfonctionnements, il les signalera au titulaire qui devra les corriger dans les meilleurs délais. Si le CH de Mont de Marsan décide que le problème est suffisamment grave, il pourra demander une nouvelle mise en ordre de marche corrigeant les problèmes et décider - après celle-ci - de reprendre la procédure à l étape de vérification d aptitude ou disposer d un nouveau délai de 3 mois pour procéder à la vérification de service régulier. Il sera du ressort du titulaire d interroger par écrit le CH de Mont de Marsan pour s assurer que la vérification de service régulier est acquise. L établissement disposera d un délai de deux semaines à réception de ce courrier pour signifier un éventuel ajournement ou rejet En l absence de décision d ajournement ou de rejet par l établissement la vérification de service régulier sera réputée acquise. La réception est constatée par les procès-verbaux de vérification conformément à l article 27 du CCAG TIC Si la réception ne peut être prononcée à l issue de la période de vérification de service régulier le CH Mont de Marsan résiliera le marché sans indemnité, moyennant un préavis de 60 jours notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. Garantie : Le délai de garantie des fournitures ne pourra en aucun cas être inférieur à 12 mois. Le point de départ de la période de garantie est la date du procès-verbal de la VSR positive.

16 Page 16 sur 25 Durant la période de garantie, le CH de Mont de Marsan devra disposer d un contact privilégié au sein de la société du titulaire en plus de l accès aux services d assistance ou de hotline du contrat de maintenance. Ce contact privilégié devra entre autre être le garant de la bonne prise en charge des problèmes et demandes du CH de Monde Marsan et s assurer de lui apporter les réponses à ceux-ci. Pendant la période de garantie, le titulaire s engage à assurer gracieusement la maintenance corrective des logiciels de base et les adaptations logicielles, permettant des améliorations réglementaires, fonctionnelles et/ou de performance, fournis dans le cadre du marché. La garantie de l application comprend donc, non seulement la maintenance «corrective», mais aussi la maintenance dite «évolutive» (fourniture et assistance à l installation des nouvelles versions). Pour le volet maintenance : la maintenance prend effet à l issue de la période de garantie. Sous réserve d une exclusivité du titulaire, un marché sans publicité ni mise en concurrence portant sur la maintenance de l équipement pourra être passé entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire du marché, à l expiration de la période de garantie (art. 35 II 8 du CMP). 9. INTERVENANT Le ou les intervenant(s) affecté(s) par le titulaire à la réalisation du présent marché sera celui qui aura été identifié et désigné par le titulaire dans sa proposition technique et financière. Il sera présenté par un curriculum vitae comportant les mentions suivantes : Prénom, nom, âge, diplômes, Fonction au sein de la société candidate et ancienneté dans l entreprise, Références des missions réalisées en lien avec la thématique de la présente consultation, en précisant : o Le périmètre et les objectifs de la mission o La date de la mission o Le nom du référent client et ses coordonnées téléphoniques Si au cours de la durée du marché, l intervenant n est plus en mesure d assurer la prestation, le titulaire est tenu d en avertir l établissement. Il devra proposer un remplaçant d une compétence et d une expérience similaires. Il transmet alors le curriculum vitae de ce remplaçant, par lettre recommandée avec accusé de réception postal. Le silence de l établissement dans un délai de sept jours francs après réception de la lettre vaut acceptation du remplaçant. Pendant toute la durée d exécution du marché, l établissement se réserve le droit de demander le remplacement de l intervenant. Le titulaire devra alors proposer un remplaçant d une compétence et d une expérience similaires. Il transmet alors le curriculum vitae de ce remplaçant, par lettre recommandée avec accusé de réception postal. Le silence de l établissement dans un délai de sept jours francs après réception de la lettre vaut acceptation du remplaçant. Toute infraction commise à l obligation de discrétion et de confidentialité au cours de l audit est passible de la mise en jeu de la responsabilité du titulaire et peut donner lieu à application des sanctions prévues au présent cahier des clauses particulières et dans des cas aggravés, à des poursuites judiciaires.

17 Page 17 sur PRÉSENTATION DES OFFRES Les candidats présenteront dans leur offre : - Une présentation de la société (nombre de salariés, références) - Un mémoire technique détaillant les fonctionnalités offertes par leur application, son intégration au système d information, la démarche de projet prévue et les prestations associées, un contrat de maintenance. - Une note mentionnant les délais de livraison à compter de la date de notification du marché - Une proposition financière détaillée Dans la réponse au CCP Initial, cette proposition pourra ne comprendre que les fournitures et prestations du candidat Dans la réponse au CCP définitif, elle devra comprendre également les fournitures et prestations des sociétés tierces (éditeurs des autres applications du SI, fournisseurs des équipements de médecine nucléaire retenus par le CH en juin 2013). 11. JUGEMENT DES OFFRES La date limite de réception des offres est fixée au 31 mai 2013 à 14H. Les offres ne respectant pas les caractéristiques minimales ou les délais maximaux de livraison énoncés au CCP pourront être éliminées. Étape 1 : La Commission Technique classera les offres conformément aux critères d'attribution pondérés suivants : Valeur technique de l offre 45% Prix 45% Qualité de la réponse 10% ANALYSE SELON LE CRITERE VALEUR TECHNIQUE DE L OFFRE La valeur technique sera notée sur 20 sur la base du mémoire fourni définissant les moyens mis en œuvre, la méthodologie, les orientations proposées. Lors de cette première étape, les références hospitalières présentées seront prises en compte pour l attribution de la note. L offre de base sera analysée indépendamment des variantes. ANALYSE SELON LE CRITERE PRIX Les propositions de rémunération seront notées sur 20. Le candidat qui remettra la meilleure offre au regard du prix se verra attribué 20 points. Un nombre de points inversement proportionnel à l écart constaté avec l offre du candidat le moins disant sera attribué selon la formule de calcul suivante : 20 x Exp. (1- offre / offre du moins disant)

18 Page 18 sur 25 ANALYSE SELON LE CRITERE QUALITE DE LA REPONSE La qualité de la réponse (lisibilité, précision et exhaustivité) sera appréciée en fonction de la lisibilité et de la réponse précise aux besoins exprimés pans le présent CCP. Les offres seront classées par ordre décroissant, en fonction des critères sus visés. L addition des notes pondérées donnera la note finale permettant de déterminer le classement des candidats. Étape 2 : Le CH de Mont de Marsan déterminera auditionnera les trois candidats les mieux classés à l issue de la première étape de sélection. Ceux-ci seront alors convoqués conformément au planning suscité. Les candidats seront audités dans l ordre inverse de réception des réponses au CCP Initial. A l issue de ces auditions et pour tenir comptes des choix effectués sur les consultations connexes, le CCP définitif sera élaboré et transmis aux candidats restant en lice. Tout candidat est susceptible d être éliminé à l issue des auditions (ou à fortiori en cas d absence à celles-ci). Les réponses au CCP définitif seront jugées selon les mêmes critères que précédemment. La Personne responsable des marchés pourra engager des négociations avec les candidats, y compris sur le prix de l offre. L offre la mieux placée sera retenue après production des justifications visées à l article cidessous. Dès qu'elle a fait son choix, la personne responsable du marché ou son représentant avise tous les autres soumissionnaires du rejet de leur offre. Aucun candidat ne peut prétendre à des indemnités dans le cas où sa proposition ne serait pas retenue. 12. PRESENTATION DE L OFFRE DOCUMENTS REGLEMENTAIRES ET PIÈCES CONTRACTUELLES 12.1 Présentation des offres Les offres doivent être rédigées en langue française Période de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date fixée pour la remise des offres.

19 Page 19 sur Contenu des offres : les documents réglementaires L ensemble des documents mentionnés aux articles 45 et 46 du Code des Marchés Publics sont à joindre à l offre : DC1, DC2, DC3 ou équivalents. Les formulaires pré-renseignés figurent dans le dossier de consultation téléchargeable sur le site Leur usage est préférable à celui d imprimés vierges. Le cas échéant, les formulaires DC1 et DC2 sont disponibles sur Internet à l adresse suivante : En cas de difficulté pour obtenir ces documents, le candidat pourra contacter le Secrétariat de la cellule des marchés de la Direction des services Achats, Logistique et Hôtellerie (tél. : ). Il est souhaitable de communiquer les certificats réglementaires de déclaration sociale et fiscale lors de la remise des offres (en lieu et place des certificats sur l honneur). Ceci permettrait de réduire les délais de mise en œuvre du marché et d éviter l application des dispositions prévues ci-après. Selon les modalités précisées dans l article 46 du CMP et dans le cas où le titulaire provisoire n aurait pas présenté les certificats réglementaires lors de la remise des offres, le Représentant Légal du Centre Hospitalier demande la production de ces certificats, dans un délai de cinq jours ouvrés (du lundi au vendredi) à dater du jour de la demande effectuée par le Centre Hospitalier, sous la forme suivante : Demande par télécopie comportant un récépissé à retourner dûment complétée dès réception au numéro Transmission des certificats NOTI2 (ancien DC7) (délivrés par les administrations et organismes compétents) à l adresse suivante : Centre Hospitalier DIRECTION des services ACHATS, LOGISTIQUE et HOTELLERIE Service des Marchés Certificats «Logiciel Médecine Nucléaire» Mont de Marsan cedex Dans l hypothèse où la société ne pourrait fournir ces documents dans le délai fixé, l offre serait exclue sans possibilité de régularisation et le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de s adresser au fournisseur classé second de la liste, pour l attribution du marché et ainsi de suite Contenu des offres : les pièces contractuelle Un acte d engagement (DC3 ou équivalent) daté et signé par le représentant qualifié de l entreprise et/ou son annexe, soit l offre de prix, datée et signée. Le(s) Bordereau(x) de réponse fourni(s) à l appui du présent dossier de consultation datés et signés : ces tableaux annexés à l'acte d'engagement seront dûment complétés, datés et signés par le représentant qualifié de l entreprise habilité pour signer les marchés. Ils complètent et précisent les réponses techniques et financières fournies dans le cadre de cette procédure. Ces bordereaux seront impérativement remis en deux exemplaires par le candidat selon les modalités suivantes :

20 Page 20 sur Une version informatique de ce bordereau établie sur le fichier Excel fourni par le Centre Hospitalier. Cette version informatique sera jointe à l offre sur un support informatique au choix du candidat (disquette, CD ou clé USB). Les candidats sont priés de fournir ce bordereau sous un format exploitable, type Excel, mais en aucun cas sous un format verrouillé type PDF. 2. Une version papier de ce bordereau, dûment datée et signée, sera d autre part annexée par les candidats à leur(s) acte(s) d engagement. Elle sera strictement identique à la version informatique fournie. N.B : En cas de divergences constatées à la lecture des deux versions, la version papier fera seule foi (et la version informatique corrigée en conséquence par le Pouvoir adjudicateur). La signature de l acte d engagement entraîne l acceptation de toutes les clauses du présent CCP dont l exemplaire original conservé au sein de l administration fait seul foi en cas de contestation. 13. CONDITION D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES Les offres pourront être : Soit, remises par voie électronique dans le cadre de la dématérialisation des marchés, sur notre site à la condition de posséder une clef électronique et un certificat, Soit, Soit, Envoyées par la poste en Recommandé avec Avis de Réception à l adresse ci-dessous : Centre Hospitalier DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE ET DE L HÔTELLERIE Service Marchés Publics Avenue Pierre de Coubertin MONT DE MARSAN CEDEX Déposées contre récépissé à l adresse ci-dessous : Centre Hospitalier Site de Sainte-Anne DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE ET DE L HÔTELLERIE Service Marchés Bâtiment Administratif RDC Avenue de Nonères MONT DE MARSAN CEDEX Le candidat s assurera que le prestataire qui acheminera son pli garantisse les délais de livraison avant la date et l heure limites de remise des offres, indiquées sur la page de garde du présent règlement. Identification du pli Sur ce pli, seront inscrits, le nom du candidat (cachet de l entreprise), l'adresse du Centre Hospitalier, ainsi que la mention : Marché : «Logiciel Médecine Nucléaire» Procédure Adaptée : NE PAS OUVRIR

21 Page 21 sur 25 En application du décret n du 17 décembre 2008, modifiant le code des marchés publics, une seule enveloppe contient les justifications réglementaires et l offre soit : l ensemble des pièces énumérées au chapitre 12 du présent document, le cas échéant, le nom et les coordonnées de la personne à contacter pour l obtention des certificats réglementaires, l acte d engagement et/ou son annexe, soit l offre de prix, l ensemble des renseignements et pièces mentionnés dans le C.C.P. Le pli qui serait remis sous enveloppe non cachetée ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées, ne sera pas retenu. 14. DURÉE DU MARCHÉ Ce marché prend effet de sa date de notification pour une durée de cinq (5) années. L exécution des prestations débutera après la notification du marché au titulaire. 15. CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL L'ensemble des informations nominatives auquel le titulaire a accès est strictement couvert par le secret professionnel (article du code pénal) et soumis à l'article 29 de la loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Les disques, bandes magnétiques et tous les documents, quelle que soit la nature de leur support, comportant des données nominatives sur lesquelles doivent porter les opérations d'installation à la charge des agents du titulaire, restent la propriété de l acheteur public. Il en va de même pour toutes les données dont les agents du titulaire pourraient prendre connaissance à l'occasion de l'exécution du présent marché. En conséquence, le titulaire du présent contrat s'engage à respecter, de façon absolue, ces obligations et à les faire respecter par son personnel, c'est-à-dire notamment à : ne pas avoir accès aux locaux de l établissement pour d autres fins que celles prévues au présent marché, ne pas utiliser les documents et informations traités à d'autres fins que celles spécifiées au présent marché. ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations confiés par le CH de Mont de Marsan pour les besoins de l'exécution de sa prestation, sans accord préalable. ne pas communiquer les documents et informations divulgués à l'occasion de l'exécution du présent contrat à d'autres personnes, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales. prendre toutes mesures pour éviter les utilisations détournées ou frauduleuses des fichiers informatiques en cours d'exécution du contrat. prendre toutes dispositions pour préserver l'intégrité des documents et informations enregistrées dans les fichiers concernés. La personne publique pourra prononcer la résiliation immédiate du marché, sans indemnité en faveur du titulaire, en cas de violation du secret professionnel ou de non-respect des prescriptions du présent article.