RAPPORT D'ANALYSE. Analyse des progiciels compatibles GBCP. Mars Etude réalisée par les experts du CXP. Date doc

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1 RAPPORT D'ANALYSE Analyse des progiciels compatibles GBCP Mars 2015 Etude réalisée par les experts du CXP Le CXP remercie Philippe BARON, expert comptable, spécialiste des systèmes d'information finances et contrôle de gestion, pour sa précieuse contribution à cette étude et sa compétence sur les règles comptables du GBCP CXP Page 1/131 Livre Blanc Mars 2015

2 SOMMAIRE I. INTRODUCTION Objectifs de l étude Mode d utilisation de ces conclusions Typologie du marché... 4 II. SYNTHÈSE : CE QUE L ENSEMBLE DES SOLUTIONS SAIT FAIRE Gestion des référentiels par enveloppes, destinations, comptabilité générale, comptabilité analytique Budget et contrôle budgétaire en AE et CP Traitement du service fait et de la chaîne de la dépense Restitutions réglementaires Cohérence comptabilité budgétaire/comptabilité générale... 6 III. POINTS DE VIGILANCE Programmation budgétaire Gestion des interventions Rapprochement CP/Trésorerie Dans le domaine des outils de Business Intelligence Travaux de fin d exercice, dépréciation et provisions Contrôle interne comptable et budgétaire Migration GBCP Workflow Dématérialisation... 8 IV. ANALYSE DÉTAILLÉE CEGID Y GFI - SSP GFI - SIREPA GFI - WIN M MICROSOFT BULL CORIOLIS AX ORACLE E-Business Suite QUALIAC STERIA FIP/SAP SAP - ACA AGE - SNEG ABW (Agresso Public) UNIT CXP Page 2/131 Livre Blanc Mars 2015

3 I. INTRODUCTION 1. OBJECTIFS DE L ETUDE Depuis plusieurs années le CXP s'intéresse au secteur public, en proposant des forums, des événements, des études adaptées aux différentes mutations auxquelles font face les organisations publiques. Les sujets traités ont comme dénominateur commun les systèmes d'information et les nouvelles technologies tant est la vocation du CXP d'être positionnée sur ce domaine. Le décret GBCP ne pouvait laisser le CXP sans réaction par rapport à cette nouvelle avancée de la modernisation du secteur public. Si les évolutions des cadres budgétaires et comptables portées par le décret ont des impacts structurants sur les organisations des organismes publics, elles sont aussi à l origine de modifications importantes des systèmes d information financiers. Dans le but d'apporter une aide aux organismes dans la connaissance des capacités fonctionnelles des outils, le CXP a entrepris un certain nombre de démarches ciblées GBCP. Dans un premier temps, le CXP a rédigé au cours du premier trimestre 2014 un Dossier de Recherche 1 ayant pour objet de relever les points saillants fonctionnels auxquels devront répondre les différents systèmes d information du marché pour répondre aux exigences du décret GBCP. A sa suite, le CXP propose une analyse sur la maturité des principales solutions logicielles proposées par les éditeurs. Cette démarche, présentée aujourd'hui dans ce rapport, n'a pas pour vocation de produire un benchmarking développé, mais de relever l'état du marché à ce jour. En effet, l échéance de la mise en place de la totalité des dispositions du décret GBCP approche (1 er janvier 2016). Les logiciels compatibles devront être opérationnels au plus tard à la fin du 1 er semestre 2015 pour l élaboration du budget initial Les fonctionnalités relatives à l'exécution de la dépense devront également être en place à une date compatible de l ouverture de l exercice Dès lors, une première cartographie des solutions éligibles au décret GBCP constituera une information essentielle pour apprécier la capacité des organismes publics concernés à disposer de solutions compatibles GBCP pour respecter l échéance du 1 er janvier Elle permet notamment de : mesurer l état de préparation de l offre logicielle compatible GBCP, indiquer ce qui est déjà en place, présenter les trajectoires prévues par les éditeurs. Cette étude a été menée auprès d un «Top 10» d éditeurs significatifs et éligibles à produire de manière crédible une offre compatible du décret GBCP. Tous les éditeurs n'ont pu être consultés dans cette étude et nous nous en excusons auprès d'eux. Différentes raisons peuvent expliquer cette absence : l'éditeur n'a pu ou n'a pas souhaité répondre à cette démarche, nous avons estimé que la solution ne disposait pas de critères suffisamment probants pour justifier cette démarche. Toutefois, bien naturellement, il sera toujours possible d'intégrer d'autres analyses, si certains éditeurs en manifestent le souhait. 1 Dossier de recherche : SECTEUR PUBLIC - Impacts du décret GBCP sur le système d'information : les clés pour bien se préparer à la réforme 2015 CXP Page 3/131 Livre Blanc Mars 2015

4 En tout état de cause les informations publiées dans ce rapport ont fait l'objet d'une validation par chacun des éditeurs concernés. 2. MODE D UTILISATION DE CES CONCLUSIONS Le contenu de cette étude s'adresse à tous les organismes du secteur public concernés par les dispositions du décret GBCP. La quasi-totalité de ces derniers disposent d'outils pour élaborer un budget, en suivre l'exécution et produire une comptabilité générale. Ainsi la mise en œuvre des dispositions du décret GBCP constituent une opportunité de faire évoluer les dispositifs en place dans les domaines budgétaire, comptable et de revisiter les modalités du pilotage économique de l organisme A cet effet, l'étude permet de situer par solution logicielle les fonctionnalités proposées et d'évaluer la capacité de chaque offre à répondre au mieux aux exigences du décret GBCP. 3. TYPOLOGIE DU MARCHE Dix solutions logicielles (avec SAP avec une double configuration) ont été analysées (par ordre alphabétique du nom de l'éditeur) : CEGID Y2 (CEGID) SSP (GFI), SIREPA (GFI), WIN M 9 (GFI), MICROSOFT BULL CORIOLIS AX ORACLE E-Business Suite QUALIAC (Qualiac) SAP FIP (préconfiguré STERIA) SAP (préconfiguré par ACA) AGE (SNEG) AGRESSO PUBLIC (UNIT4) Ces solutions se présentent en 3 groupes : les solutions logicielles «non ERP» déjà existants et aménagés en conséquence pour respecter les dispositions du décret GBCP, les nouvelles offres d'erp secteur public contenant une offre large de fonctionnalités intégrées, les offres SAP, construites chacune d'entre elles à partir d'un socle pré configuré par un intégrateur. Nous en avons analysées deux d'entre elles. Le détail des informations fournies par chacun des éditeurs analysés et le commentaire qu'elles nous inspirent figurent figure dans la dernière partie de ce document. Nous proposons d'abord une première synthèse CXP Page 4/131 Livre Blanc Mars 2015

5 II. SYNTHÈSE : CE QUE L ENSEMBLE DES SOLUTIONS SAIT FAIRE 1. GESTION DES REFERENTIELS PAR ENVELOPPES, DESTINATIONS, COMPTABILITE GENERALE, COMPTABILITE ANALYTIQUE Dans le domaine budgétaire, toutes les solutions analysées répondent parfaitement au besoin de suivi budgétaire par enveloppe et destination. Dans le domaine comptable, toutes intègrent un suivi selon le plan comptable général. Dans la plupart des cas, il est possible de combiner ces différentes formes d'analyse, ce qui permet de restituer d une part des suivis budgétaires indépendants du suivi comptable tout en gardant la cohérence entre les deux formes de suivi. De même, la plupart des produits offrent la possibilité d'utiliser d'autres axes d'analyse : projet, opérations, comptabilité analytique. Les différences vont alors se situer dans la manière dont ces vues supplémentaires sont gérées : soit en mode matriciel, permettant de combiner entre eux chacun de ces axes, soit par restitutions pré définies et gérées individuellement. Enfin, en matière de comptabilité analytique, certains ne sont pas dotés de toutes les fonctions requises standards d une comptabilité analytique, notamment en termes de calcul de coûts et de répartitions automatiques de charges. 2. BUDGET ET CONTROLE BUDGETAIRE EN AE ET CP L'ensemble des produits analysés seront en mesure de produire des budgets en AE et en CP, annuels et disposant d une vision budgétaire pluriannuelle. L'enregistrement intégré des flux comptables permet d'assurer le suivi budgétaire en cohérence avec la comptabilité générale. La consommation des AE par les EJ et la consommation des CP par les demandes de paiement sont assurées par toutes les solutions. Des différences peuvent exister entre les différentes offres sur les aspects suivants : possibilité de relier automatiquement AE et CP, si l on souhaite faire de la programmation pluri annuelle, capacité à présenter des programmations infra-annuelles, établissement d'échéanciers de CP, suivi de la trésorerie. 3. TRAITEMENT DU SERVICE FAIT ET DE LA CHAINE DE LA DEPENSE La plupart des solutions abordent le traitement de cette fonction dans le respect des normes comptables tant dans les enchaînements que dans les impacts comptables qui en découlent. Tous les produits ont également prévu les cas particuliers de dépenses. Des différences vont apparaître dans les modalités détaillées de ces traitements : validation quantitative et qualitative du service fait, chaîne amont de l'achat, suivi des marchés, correction d'imputation comptable et de gestion. Egalement, des différences peuvent apparaître dans le déroulement de la chaîne de validation de la dépense CXP Page 5/131 Livre Blanc Mars 2015

6 4. RESTITUTIONS REGLEMENTAIRES Les dispositions du décret et le Dossier de Prescriptions Générales établis par le Ministère des Finances précisent bien les états budgétaires et de contrôle que les organisations publiques auront en charge de produire. La réponse à ces besoins suppose que les systèmes d'information : disposent des données et des informations requises pour réaliser les restitutions souhaitées, soient dotées des fonctionnalités d'exploration, de tri et de formatage des états budgétaires et réglementaires demandées. Ces conditions, si elles seront remplies par chacune des solutions examinées, peuvent l'être selon des modalités très différentes : soit à partir de développements spécifiques, réalisés par l'éditeur, soit à l'aide d'outils de type BI, connecté à une fonction de présentation intégrée (de type add-in Excel), paramétrable. Dans le premier cas, la solution est figée et surtout plus difficilement adaptable en cas d'évolution du besoin, mais permet, en s inscrivant dans le standard de l outil, de bénéficier de l ensemble des évolutions de la solution. Dans le deuxième cas, il sera plus facile d'intégrer des évolutions et la solution reste plus flexible et normalement à la main des utilisateurs avertis. 5. COHERENCE COMPTABILITE BUDGETAIRE/COMPTABILITE GENERALE La cohérence entre le solde budgétaire et le résultat comptable est un moyen de contrôle à privilégier afin d'assurer une lecture fiable des résultats budgétaire et comptable des organismes publics. Des différences existent dans la constitution de ces résultats qui rendent nécessaire de mettre en évidence les écarts au sein d'un tableau de passage partant du solde budgétaire pour retrouver le résultat comptable. Toutes les solutions analysées seront en capacité de répondre à ce besoin, selon des modalités qui pourront varier autour de développements spécifiques ou de paramétrage CXP Page 6/131 Livre Blanc Mars 2015

7 III. POINTS DE VIGILANCE Dans tous les autres domaines ou fonctions, l'offre est beaucoup plus limitée voire inexistante. Si ces autres volets du contenu des offres sont moins fondamentaux pour ce qui est du strict respect du cadre réglementaire obligatoire, il n'en demeure pas moins qu'ils restent essentiels pour assurer un pilotage budgétaire efficace et optimiser l'ensemble des processus budgétaires et comptables. 1. PROGRAMMATION BUDGETAIRE Dans ce domaine très peu de solutions sont dotées d'une véritable programmation budgétaire intégrant des hypothèses d'activités d'une entité, selon un référentiel d organisation à partir desquelles pourraient se déduire les moyens budgétaires à mettre en place. Cela supposerait de savoir identifier les principales activités d'un organisme public, ce que très peu de produits savent faire. De même, disposer d une capacité de reprogrammation en cours d exécution n est pas disponible sur l ensemble des offres. 2. GESTION DES INTERVENTIONS Pratiquement aucun des produits n'est doté d'une fonction directement dédiée à la gestion des interventions. Si tous les produits permettent toutefois de gérer les subventions versées et les recettes qui leur sont attachées à l'aide des fonctions achats et ventes, aucun n'apporte une aide particulière dans ce domaine. Il est vrai toutefois que dans beaucoup de cas ces spécificités sont prises en compte au sein d'un développement client «amont» spécifique. Néanmoins l'intégration de ces fonctionnalités au sein d'un progiciel intégré aurait été un «plus» significatif. 3. RAPPROCHEMENT CP/TRESORERIE Dans ce domaine, on constate que peu de produits proposent une véritable gestion de trésorerie. Peu d'entre eux permettent de construire de véritables échéanciers de CP et de les suivre au fil de l'eau à partir des flux de trésorerie réels. Si la plupart toutefois offre des possibilités de rapprochements bancaires automatiques, une gestion plus avancée de ces flux de trésorerie n'est pas généralement proposée. 4. DANS LE DOMAINE DES OUTILS DE BUSINESS INTELLIGENCE En ce qui concerne la production de tableaux de bord de pilotage tous ne peuvent proposer de véritables outils de recherche et de restitutions. 5. TRAVAUX DE FIN D EXERCICE, DEPRECIATION ET PROVISIONS Des différences importantes existent également entre les produits analysés dans la mise à disposition d'outils facilitant les travaux de fin d'exercice. Ces différences portent notamment sur les points suivants : calcul des charges à payer ou produits à recevoir, établissement de provisions portant sur certains éléments d'actifs : stocks, créances, CXP Page 7/131 Livre Blanc Mars 2015

8 6. CONTROLE INTERNE COMPTABLE ET BUDGETAIRE La qualité du contrôle interne comptable et budgétaire va essentiellement dépendre dans le domaine de l'apport du système d'information des fonctionnalités offertes dans les domaines suivants : l efficacité des contrôles, automatisation des enchaînements de tâches,...dans la chaîne de traitement des achats et de la dépense, capacité du workflow à assurer la séparation des tâches entre les acteurs et les fonctions, et à gérer avec sécurité les habilitations. Si dans le domaine de la traçabilité des flux, de l'archivage des données et de la sécurisation des transactions, l'ensemble des solutions répondent de manière satisfaisante, en revanche, dans le domaine du contrôle interne budgétaire, aucune des solutions étudiées n'a véritablement prévu des dispositions particulières qui permettraient notamment d'étayer la soutenabilité budgétaire. Mais si les apports du système d'information restent limités, l'efficacité des dispositifs de contrôle interne réside pour beaucoup dans les modes d'organisation interne et de gouvernance qu'adopteront les opérateurs. 7. MIGRATION GBCP Les solutions analysées sont évidemment très différentes selon les situations suivantes : en cas de changement de version de progiciel, l'éditeur saura garantir une transition plus facile par récupération des fichiers de données de l'exercice précédent, en cas de changement de progiciels les offres peuvent varier selon que l'éditeur prévoit ou non des outils de récupération et de transformation des données de l'ancien système vers la nouvelle solution. 8. WORKFLOW Le workflow et la gestion dématérialisée des flux budgétaires et comptables ne sont pas les points forts de la plupart des produits. Par exemple, la programmation budgétaire et la construction budgétaire sont rarement intégrées à un workflow qui permettrait de faciliter le dialogue de gestion entre les acteurs, les validations et les notifications automatiques. Ces dispositions seraient de nature à fiabiliser et optimiser l élaboration budgétaire. De même dans les autres domaines fonctionnels, tels que les achats ou la chaîne de la dépense, l'utilisation d'un processus de validation des différents événements de gestion (demande d achat, commande fournisseur, services faits, factures,...), l'utilisation d'un processus automatisé de traitement, d'échange et de validation entre les acteurs seraient une source d'optimisation et de sécurisation des transactions non négligeable. Certaines solutions ne présentent pas un véritable moteur de workflow avec toutes les fonctions intégrées de gestion des habilitations, organigramme de tâches, push de mails DEMATERIALISATION Sur ce point, les offres sont également très inégales, aucune des solutions n'ayant intégré des fonctions natives de dématérialisation. Les solutions les plus avancées savent recevoir facilement des flux EDI ou émanant d'applications externes OCR CXP Page 8/131 Livre Blanc Mars 2015

9 IV. ANALYSE DÉTAILLÉE 1. CEGID Y2 Rubriques d'ananlyse Domaines fonctionnels Disponibilité de la solution globale en mai mai-juillet 2015: ensemble des fonctionnalités GBCP, sauf certains tableaux de bord, GED et procédures de fin d'exercice Fondamen tal Nécessaire Complémentaire A Couverture fonctionnelle et réponse aux critères du décret GBCP octobre 2015: périmètre complémentaire Courant 2016: préparation budgétaire en mode déconcentré, procédures de fin d'exercice en mode GBCP, refacturations internes. A1 Référentiels et architecture de la solution A11 Référentiels budgétaires et comptables A12 Architecture et structuration de l'outil A2 Gestion budgétaire A21 Programmation budgétaire A22 Elaboration budgétaire Partiellement A23 Allocation et mise à disposition des moyens A3 Exécution des dépenses A31 Achats et chaine de la dépense A32 Personnel Partiellement A33 Cycle immobilisation et stocks A34 Subventions versées A4 Exécution des recettes A41 Recettes commerciales (cycle client) A42 Subventions reçues A5 Gestion de la trésorerie Partiellement A6 Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice A7 Divers Opérations pour comptes de tiers Gestion des cas exceptionnels A8 Autres modules Gestion des frais de mission B Dématérialisation des flux B1 B2 B3 B4 Fonctionnalités génériques Chaîne budgétaire Chaîne de la dépense Cycle ventes Partiellement C C1 C2 Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Contrôle interne comptable D Opérations de bascule 2016 et de migration Partiellement E Restitutions et tableaux de bord 2015 CXP Page 9/131 Livre Blanc Mars 2015

10 Référentiels et architecture de la solution Référentiels budgétaires et comptables La solution répond pleinement aux besoins de référentiels permettant de tenir la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité analytique. 1. La solution permet-elle d'intégrer différents référentiels, et notamment : - le référentiel budgétaire, par enveloppes budgétaires et destinations? - le plan de comptes comptable général classant les dépenses et les recettes par nature? - les critères de comptabilité analytique, permettant notamment de calculer les coûts complets des prestations et produits de l'organisme? - les centres de responsabilités budgétaires? 2. Est-il possible de tenir une comptabilité générale et une comptabilité budgétaire distinctes? 3. Est-il possible de distinguer plusieurs axes d'analyse pour un même référentiel? 4. Est-il possible de gérer des comptabilités auxiliaires? 5. Est-il possible de gérer l'ensemble des restitutions comptables réglementaires? 6. La solution permet-elle de gérer dans un même environnement plusieurs entités juridiques distinctes? 7. La solution permet-elle de tenir des comptes distincts : - par services d'une même entité? - en cas de budgets annexes? Architecture et structuration de l'outil Les principaux objets de gestion utilisés sont : la demande d'achat, la commande ou EJ, les marchés publics, la réception et la certification du service fait, la facture, les budgets règlementaires et plusieurs versions de programmation. Pour chacun d entre eux, il est possible de : associer un workflow, tracer les événements s y rapportant, créer une écriture comptable ou budgétaire CXP Page 10/131 Livre Blanc Mars 2015

11 La solution permet notamment de gérer les concepts suivants : - Budget d'ae - Budget de CP Dépenses - Consommation d'ae (Autorisations d'engagement) lors de l'engagement juridique - Consommation d'ae sans engagement juridique - Ecritures de comptabilité générale lors de la certification des services faits, de la prise en charge des factures - Décaissements de trésorerie - Budget de recettes - Titres de recettes Recettes - Ecritures de comptabilité générale lors de l'émission des titres de recettes et de leur encaissement. - Encaissements de trésorerie La solution permet de gérer des changements de référentiels en cours d'année. Deux choix pour les changements de référentiel sont possibles : chaque composant de la structure budgétaire est comptable et daté (il est conseillé d'effectuer le changement en fin d'exercice, mais il est possible de le faire en cours d'exercice), en utilisant une gestion de versions des plans de comptes du référentiel : o o Il est possible de mettre en ligne les données de plusieurs exercices que ce soit du réel ou du budget. Les changements de référentiels ne sont pas millésimés. Gestion budgétaire Programmation budgétaire La solution est dotée d'une fonction de programmation budgétaire : à partir des activités prévisionnelles, mais en n utilisant uniquement des données financières, sur la base des consommations de l'année N-1, sur la base des budgets N-1. Il est possible de programmer des CP en déduction automatique des AE CXP Page 11/131 Livre Blanc Mars 2015

12 La programmation budgétaire peut être : pluriannuelle pour les AE et CP, mensuelle ou trimestrielle, actualisée au fil de l'eau et proposer des actualisations du budget, historisée, réalisée pour des recettes. Elaboration budgétaire La construction du budget : permet de gérer plusieurs statuts : soumis au vote, voté, notifié, alloué, permet de gérer plusieurs cycles : primitif, initial, rectificatif, peut s effectuer de façon ascendante à partir de n importe quel niveau de la hiérarchie et du référentiel, ne peut pas s effectuer de manière descendante. Le budget des recettes peut se construire par origine de recettes. La solution peut être directement connectée à CIVI outil de gestion de personnel (toutefois CIVI n est pas un outil intégré à la gamme CEGID Y2). Allocation et mise à disposition des moyens Il existe une fonction spécifique d'allocation budgétaire et de répartition des crédits : par centre de responsabilité budgétaire (CRB), cohérente avec le budget voté, avec des possibilités de procéder à des blocages ou réserves de crédits. Elle est dotée de deux fonctionnalités différentes : validation des dotations budgétaires, délégation de crédits budgétaires. Il est possible de gérer la limitivité des crédits (contrôle bloquant ou non bloquant au choix) : par enveloppes, à l'intérieur d'une même enveloppe, par CRB. Il est possible de réaliser des transferts et des redéploiements de crédits. Exécution des dépenses La solution permet de traiter tous les cas de processus de dépenses et leurs impacts en comptabilités budgétaire et générale: engagement/service fait/demande de paiement, engagement/demande de paiement, 2015 CXP Page 12/131 Livre Blanc Mars 2015

13 demande de paiement sans engagement préalable, prélèvement. Achats et chaine de la dépense (cycle fournisseur) Gestion des référentiels fournisseurs La solution permet de gérer un référentiel fournisseur unique achats - comptabilité. Les comptes individuels fournisseurs peuvent faire jouer plusieurs comptes comptables centralisateurs. Exemple : , , Traitement des commandes d'achats 1. Le produit est-il doté d'un module achats permettant notamment de gérer : - l'exécution des marchés publics? Avec une fiche marché - des catalogues d'achats? - des cartes d'achats? - des achats récurrents? L'exécution des marchés publics fait partie du cœur de l'application (ce n'est pas un module optionnel). Il existe deux fiches : marché et contrat. On peut suivre des marchés, des avenants, des révisions de prix On peut suivre des contrats de dépenses ou des contrats de recettes. En revanche la solution ne gère pas le processus amont, avant que le marché soit contracté, ni le volet suivi technique des travaux. 2. Ce module achats permet-il à chaque ordonnateur de passer ses demandes d'achat? Lui permet-il de gérer ces demandes : - selon la disponibilité budgétaire? - par imputation budgétaire? - par CRB? 3. Ce module permet il au service achats de regrouper les demandes d'achat par commande fournisseur (engagement juridique)? 4. Est-il possible, au niveau de la commande, de renseigner les imputations comptable, budgétaire et de gestion? 5. La commande fournisseur (engagement juridique) mentionne-t-elle les délais, conditions de livraison modalités de validation et échéancier de paiement nécessaires? 6. La validation de l'engagement juridique permet-elle de décrémenter automatiquement le budget d'ae correspondant? 2015 CXP Page 13/131 Livre Blanc Mars 2015

14 Traitement du service fait 1. La solution permet-elle de gérer des réceptions de biens et de prestations : - réaliser des validations quantitatives? - réaliser des réceptions qualitatives? NON - constater des entrées en stock? NON 2. La solution permet-elle de distinguer : - la constatation du service fait? - la certification du service fait? 3. Est-il de possible de rapprocher les réceptions de biens et de prestations des lignes de la commande juridique? 4. Le traitement du service fait se réalise-t-il : - par ligne commande? - pour la totalité d'une commande? 5. Le service fait peut-il être valorisé : - à partir du montant de la commande d'origine? - à partir des quantités et des prix unitaires de la commande? 6. Les écritures comptables sont elles générées directement à partir de la certification du service fait et selon les imputations comptables de la commande? 7. Est-il possible de contrôler que le montant du service fait est bien inférieur ou égal à celui de la commande? 8. Est-il possible d'empêcher la modification de l'imputation au moment de l'enregistrement du montant du service fait? Traitement des factures et des demandes de paiement La saisie des factures fournisseurs, avoirs et acomptes se réalise par rapprochement avec la commande fournisseur (engagement juridique) et le service fait. Commentaire de l éditeur : Dans les cas où il y a seulement la facture fournisseurs (pas d'ej ni de SF), on peut générer directement le SF à partir de cette facture. On génère un EJ d'origine initialement égal à zéro, et on crée un complément du montant de la facture ; il est possible de tracer les EJ créés de cette façon, ce qui donne plus de souplesse de gestion pour les faibles écarts (on définit un seuil au-delà duquel il faut faire manuellement). Pour les petites dépenses, on n'est donc pas obligé d'avoir un EJ préalable. S'il n'y a pas d'ej, on va flécher les AE avec la facture CXP Page 14/131 Livre Blanc Mars 2015

15 L'intégration de la facture dans la base de données de la solution peut s effectuer de manière dématérialisée : par flux EDI, par scan et reconnaissance de données, par pièce jointe en.pdf. Il est possible d'archiver les factures en mode dématérialisé. Les inscriptions comptables se rapportant à la facture et la demande de paiement se réalisent selon le mécanisme suivant : la facture et la demande de paiement ne génèrent pas d'écritures comptables, la mise en paiement génère une écriture comptable, qui solde le compte, o o selon des schémas comptables pré-paramétrés au sein d'un journal de saisie spécifique la mise en paiement décrémente le budget de CP. La solution permet le calcul automatique de la TVA à récupérer. Personnel Il n est pas possible de suivre un budget des emplois en ETP et en ETPT. La solution peut intégrer les écritures de paie en provenance d'un système externe. Cycle immobilisation et stocks La solution dispose d une comptabilité auxiliaire des immobilisations. Il est possible de faire le lien entre l'inscription d'une immobilisation physique et son enregistrement comptable. La solution est dotée d'une fonction de calcul d'amortissements avec génération automatique des écritures comptables correspondantes. La solution n est pas dotée d'un module de gestion des stocks. La solution de gestion de stocks n'est pas intégrée. On utilise soit une solution dédiée du groupe CEGID, soit une solution partenaire pour des besoins métier précis. Subventions versées Il existe une application spécifique pour le traitement des subventions, qui permet de cadencer le rythme des dépenses, avec un échéancier et de tracer l'origine des subventions versées, par fonds. Il s'agit d'une fonctionnalité dédiée, déjà disponible. Traite aussi bien des subventions reçues que des subventions versées).cette fonctionnalité est intégrée à la solution, il ne s'agit pas d'un module optionnel. Exécution des recettes Recettes commerciales (cycle client) Le produit dispose d'une fonction de traitement des titres de recettes. Les recettes peuvent être imputées aux opérations ou activités auxquelles elles se rapportent et ainsi répondre aux besoins de recettes fléchées. La solution ne permet pas de gérer des commandes clients électroniques CXP Page 15/131 Livre Blanc Mars 2015

16 La comptabilisation de la recette en comptabilité budgétaire s effectue lors du rapprochement entre le titre émis et l'encaissement correspondant. Il existe un module annexe de gestion commerciale, appartenant à la gamme des solutions CEGID, mais non intégré à CEGID Y2 : 1. La solution dispose-t-elle d'un module de gestion commerciale comprenant les fonctionnalités suivantes : - Gérer les comptes clients au sein d'une comptabilité auxiliaire spécifique articulée à un compte centralisateur de comptabilité générale? - Gérer le catalogue produits? - Traiter les commandes clients? - Gérer les expéditions et les sorties de stocks? - Emettre les titres de recettes et facturer? - Encaisser et lettrer des comptes clients? - Editer des balances âgées? - Gérer les relances clients? - Gérer les réclamations? - Calculer les créances douteuses? - Calculer les produits livrés non facturés? 2. La solution calcule-t-elle automatiquement la TVA à collecter? Subventions reçues La solution permet de gérer les subventions reçues selon les mêmes principes que ceux définis pour les subventions versées. Gestion de la trésorerie Il est possible d'établir des plans et prévisions de trésorerie en encaissements et décaissements réels. Ces fonctionnalités existent au sein de la solution GBCP, ou en utilisant un module dédié de type «privé». Il n est pas prévu de faire des échéanciers de CP. Il est possible de suivre les flux de trésorerie en encaissements et décaissements réels et de les rapprocher des prévisions CXP Page 16/131 Livre Blanc Mars 2015

17 Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice Pour le contrôle comptable et les opérations de fins d'exercice, la solution est dotée des fonctionnalités suivantes : Divers aide à la clôture budgétaire (engagements en cours à solder), aide aux pointages des comptes tiers et de banque grâce aux lettrages des comptes et aux rapprochements bancaires automatiques, centralisation de manière automatique les comptes auxiliaires dans des comptes centralisateurs de la comptabilité générale, calcul automatique des charges à payer et des produits à facturer, calcul automatique des restes à payer, simulation de différentes clôtures, génération des écritures de clôture dans un journal dédié, rapprochement des inventaires d immobilisations et de stocks entre valeurs comptables et valeurs physiques. La solution permet de traiter les opérations pour compte de tiers. La solution est dotée d une fonction qui permet de gérer des cas exceptionnels tels que : annulations, réductions, indus, autres cas d'od. Autres modules La solution dispose d'un module de gestion des notes de frais : avec valorisation automatique selon les barèmes relatifs aux différents types de frais, avec comptabilisation automatique des notes de frais, intégrant un workflow dédié à la validation des notes de frais. Dématérialisation des flux Fonctionnalités génériques La solution dispose d'un moteur de workflow. L outil de workflow permet de : de décrire des processus et leur avancement en plusieurs étapes, d'associer à chaque étape des acteurs et des rôles (validation ), de tracer les actions et les valideurs, de façon générale, de favoriser l'auditabilité des processus CXP Page 17/131 Livre Blanc Mars 2015

18 Chaîne budgétaire La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation budgétaire incluant l'ensemble des acteurs concernés. Ce workflow permet notamment la mise à jour dématérialisée de l'avancement du statut budgétaire. Chaîne de la dépense La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation des différentes étapes de la chaîne de dépense, et notamment : les demandes d'achat, les commandes fournisseurs, le service fait, les demandes de paiement. Cette chaîne de validation permet de gérer les habilitations réglementaires fonction du montant de la facture et du niveau de responsabilité. Ce processus permet d'effectuer des contrôles entre création et validation de dépenses. Ce processus est compatible avec la présence d'un service facturier. Il peut s adapter à toute évolution de l organisation. Cycle ventes La solution ne dispose pas de workflow dédié à la validation des factures de vente. La solution dispose d'un workflow dédié à la validation des titres de recette. Contrôle interne Contrôle interne budgétaire La solution est dotée de fonctionnalités permettant d assurer : la cohérence des prévisions budgétaires, le respect des règles d'allocation budgétaire. Contrôle interne comptable La solution permet de faciliter les contrôles suivants : - séparation des tâches (ex. : ordonnateur/comptable)? - blocage des transactions non validées? - validation des données comptables? - suivi budgétaire? - traçabilité des opérations comptables? - auditabilité des transactions comptables? 2015 CXP Page 18/131 Livre Blanc Mars 2015

19 - possibilités de faire-t-elle ou telle action? Opérations de bascule 2016 et de migration La solution dispose de fonctionnalités et d'outils permettant de faciliter la migration des données vers le nouveau cadre budgétaire GBCP. Restitutions et tableaux de bord L outil prévoit la production des états réglementaires présentés dans le décret et le DPG. L état permettant la comparaison entre le solde budgétaire et résultat prévisionnel patrimonial est en-cours de réalisation. Il est possible de produire un état budgétaire trié selon n'importe quel axe d'analyse ou plan de comptes. Il est possible de comparer à date différentes versions d'une programmation. Les tableaux de bord de pilotage peuvent s'appuyer sur l'organisation opérationnelle définissant les responsables aux différents niveaux. Il possible de produire tout état de pilotage et tableau de bord en fonction des besoins des utilisateurs. Les tableaux de bord peuvent contenir des données non financières dès lors qu elles existent dans la base de données. Commentaire de l éditeur : Trois fonctionnalités de restitution sont disponibles : des outils prêts à l'emploi, intégrés, mais ne permettant pas de jouer sur le formatage de la restitution, un cube décisionnel intégré dans la solution, permettant des tableaux de bord sur un thème précis, un catalogue de tableaux de bord adaptables, à base d'univers Business Objects CXP Page 19/131 Livre Blanc Mars 2015

20 2. GFI - SSP Rubriques d'ananlyse Domaines fonctionnels Disponibilité de la solution globale en mai 2015, puis en juillet 2016 Fondamen tal Nécessaire Complémentaire A A1 Couverture fonctionnelle et réponse aux critères du décret GBCP Référentiels et architecture de la solution A11 Référentiels budgétaires et comptables A12 Architecture et structuration de l'outil A2 Gestion budgétaire A21 Programmation budgétaire A22 Elaboration budgétaire A23 Allocation et mise à disposition des moyens Partiellement Partiellement A3 Exécution des dépenses A31 Achats et chaine de la dépense A32 Personnel A33 Cycle immobilisation et stocks A34 Subventions versées Partiellement Partiellement A4 Exécution des recettes A41 Recettes commerciales (cycle client) A42 Subventions reçues Partiellement A5 Gestion de la trésorerie A6 Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice A7 Divers Opérations pour comptes de tiers Gestion des cas exceptionnels A8 Autres modules Gestion des frais de mission B Dématérialisation des flux B1 B2 B3 B4 Fonctionnalités génériques Chaîne budgétaire Chaîne de la dépense Cycle ventes C C1 C2 Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Contrôle interne comptable Partiellement D Opérations de bascule 2016 et de migration E Restitutions et tableaux de bord 2015 CXP Page 20/131 Livre Blanc Mars 2015

21 Référentiels et architecture de la solution Référentiels budgétaires et comptables La solution répond pleinement aux besoins de référentiels permettant de tenir la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité analytique. 1. La solution permet-elle d'intégrer différents référentiels, et notamment : - le référentiel budgétaire, par enveloppes budgétaires et destinations? - le plan de comptes comptable général classant les dépenses et les recettes par nature? - les critères de comptabilité analytique, permettant notamment de calculer les coûts complets des prestations et produits de l'organisme? - les centres de responsabilités budgétaires? 2. Est-il possible de tenir une comptabilité générale et une comptabilité budgétaire distinctes? 3. Est-il possible de distinguer plusieurs axes d'analyse pour un même référentiel? 4. Est-il possible de gérer des comptabilités auxiliaires? 5. Est-il possible de gérer l'ensemble des restitutions comptables réglementaires? 6. La solution permet-elle de gérer dans un même environnement plusieurs entités juridiques distinctes? 7. La solution permet-elle de tenir des comptes distincts : - par services d'une même entité?. A partir de mai en cas de budgets annexes?. A partir de mai 2016 Architecture et structuration de l'outil Les principaux objets de gestion utilisés sont : les engagements juridiques spécialisés et les commandes, les réservations d'ae, les factures, les services faits, les demandes de paiement, les titres de recettes, les marchés, les opérations, les conventions ainsi que l'ensemble des éléments de correction : Les EJ peuvent être suivis de manière +/- détaillés. On peut définir des marchés, des commandes, des contrats, qui impliquent évidemment bien d'autres fonctionnalités que la simple consommation d'ae. En ce qui concerne les AE non reliés à ce type d'objets, il n'y aura pas pour eux de fiche détaillée, mais seulement les références permettant de consommer. Pour chacun d entre eux, il est possible d y associer un workflow CXP Page 21/131 Livre Blanc Mars 2015

22 La solution permet notamment de gérer les concepts suivants : - Budget d'ae - Budget de CP Dépenses - Consommation d'ae (Autorisations d'engagement) lors de l'engagement juridique - Consommation d'ae sans engagement juridique, par le biais des réservations d AE - Ecritures de comptabilité générale lors de la certification des services faits, de la prise en charge des factures - Décaissements de trésorerie - Budget de recettes - Titres de recettes Recettes - Ecritures de comptabilité générale lors de l'émission des titres de recettes et de leur encaissement - Encaissements de trésorerie La structure budgétaire ne peut être remise en cause en cours d'exercice. Les valeurs des référentiels peuvent évoluer en cours d'exercice (ajout de valeurs, désactivation de valeurs existantes). Des tables de correspondance sont établies pour permettre les traitements inter-exercices en cas de modification du cadre. Par exemple on ne peut pas ajouter d'axe en cours d'année; en revanche on peut ajouter de nouvelles natures, de nouvelles destinations, de nouveaux CRB. Il est possible de mettre en ligne les données de plusieurs exercices que ce soit du réel ou du budget. Les changements de référentiels sont datés et millésimés. Gestion budgétaire Programmation budgétaire La solution sera dotée d'une fonction de programmation budgétaire : sur la base des consommations de l'année N-1, sur la base des budgets N-1. Il n est pas possible de programmer des CP en déduction automatique des AE CXP Page 22/131 Livre Blanc Mars 2015

23 La programmation budgétaire peut être : pluri-annuelle pour les AE et CP, mensuelle ou trimestrielle, actualisée au fil de l'eau et proposer des actualisations du budget (BR), historisée, réalisée pour des recettes. Elaboration budgétaire La construction du budget : permet de gérer plusieurs statuts : soumis au vote, voté, notifié, alloué permet de gérer plusieurs cycles : primitif, initial, rectificatif peut s effectuer : o o de façon ascendante ou descendante ou les deux, à partir de n importe quel niveau de la hiérarchie et du référentiel intègre la possibilité de mettre en place un dialogue budgétaire. Le budget des recettes peut se construire par origine de recettes. La solution dispose d'outils dans le domaine personnel permettant : d'élaborer le budget d'emplois, de réaliser des simulations de salaires, en prenant en compte le turn over prévisionnel de l'organisme (entrées/sorties de personnel). Allocation et mise à disposition des moyens Il possible de réaliser des allocations budgétaires et des répartitions des crédits par le biais de mouvements budgétaires de répartition entre un compartiment de type réserve et les lignes de crédits des services opérationnels : par centre de responsabilité budgétaire (CRB), (intégré à la fonction de virements de crédits par le biais des virements inter-structures), cohérente avec le budget voté. Il est possible de gérer la limitivité des crédits (contrôle bloquant ou non bloquant au choix) : par enveloppes, à l'intérieur d'une même enveloppe, par CRB. Il est possible de réaliser des transferts et des redéploiements de crédits CXP Page 23/131 Livre Blanc Mars 2015

24 Exécution des dépenses La solution permet de traiter tous les cas de processus de dépenses et leurs impacts en comptabilités budgétaire et générale : engagement/service fait/demande de paiement, engagement/demande de paiement, demande de paiement sans engagement préalable, prélèvement. Achats et chaine de la dépense (cycle fournisseur) Traitement des commandes d'achats 1. Le produit est-il doté d'un module achats permettant notamment de gérer : - l'exécution des marchés publics? Avec une fiche marché - des catalogues d'achats? - des cartes d'achats? - des achats récurrents? 2. Ce module achats permet-il à chaque ordonnateur de passer ses demandes d'achat? Lui permet-il de gérer ces demandes : - selon la disponibilité budgétaire? - par imputation budgétaire? - par CRB? 3. Ce module permet il au service achats de regrouper les demandes d'achat par commande fournisseur (engagement juridique)? 4. Est-il possible, au niveau de la commande, de renseigner les imputations comptable, budgétaire et de gestion? 5. La commande fournisseur (engagement juridique) mentionne-t-elle les délais, conditions de livraison modalités de validation et échéancier de paiement nécessaires? 6. La validation de l'engagement juridique permet-elle de décrémenter automatiquement le budget d'ae correspondant? 7. Ce module achats intègre-t-il la dématérialisation des achats? NON 2015 CXP Page 24/131 Livre Blanc Mars 2015

25 Traitement du service fait 1. La solution permet-elle de gérer des réceptions de biens et de prestations : - réaliser des validations quantitatives? - réaliser des réceptions qualitatives? - constater des entrées en stock? 2. La solution permet-elle de distinguer : - la constatation du service fait? - la certification du service fait? 3. Est-il de possible de rapprocher les réceptions de biens et de prestations des lignes de la commande juridique? 4. Le traitement du service fait se réalise-t-il : - par ligne commande? - pour la totalité d'une commande? 5. Le service fait peut-il être valorisé : - à partir du montant de la commande d'origine? - à partir des quantités et des prix unitaires de la commande? 6. Les écritures comptables sont elles générées directement à partir de la certification du service fait et selon les imputations comptables de la commande? 7. Est-il possible de contrôler que le montant du service fait est bien inférieur ou égal à celui de la commande? 8. Est-il possible d'empêcher la modification de l'imputation au moment de l'enregistrement du montant du service fait? Traitement des factures et des demandes de paiement La saisie des factures fournisseurs, avoirs et acomptes se réalise par rapprochement avec la commande fournisseur (engagement juridique) et le service fait. L'intégration de la facture dans la base de données de la solution peut s effectuer de manière dématérialisée : par flux EDI : disponible en septembre 2015, par intégration des factures électroniques avec des produits tiers de scan/ocr, par pièce jointe en.pdf CXP Page 25/131 Livre Blanc Mars 2015

26 Il est possible d'archiver les factures en mode dématérialisé. Les inscriptions comptables se rapportant à la facture et la demande de paiement se réalisent selon le mécanisme suivant : la facture et la demande de paiement ne génèrent pas d'écritures comptables, la mise en paiement génère une écriture comptable, qui solde le compte : o o selon des schémas comptables pré-paramétrés, au sein d'un journal de saisie spécifique la mise en paiement décrémente le budget de CP. La solution permet le calcul automatique de la TVA à récupérer. Personnel Il n est pas possible de suivre un budget des emplois en ETP et en ETPT. La solution peut intégrer les écritures de paie en provenance d'un système externe. Cycle immobilisation et stocks GFI -SSP dispose d une comptabilité auxiliaire des immobilisations et d un module de gestion des immobilisations, appelé.net. La solution est dotée d'une fonction de calcul d'amortissements avec génération automatique des écritures comptables correspondantes. GFI -SSP ne comporte pas de module de gestion des stocks. Subventions versées Pour gérer les interventions, les clients ont en général des applications métier. GFI aura un module dédié en Exécution des recettes Recettes commerciales (cycle client) Le produit dispose d'une fonction de traitement des titres de recettes. Les recettes peuvent être imputées aux opérations ou activités auxquelles elles se rapportent et ainsi répondre aux besoins de recettes fléchées. La solution ne permet pas de gérer des commandes clients électroniques. La comptabilisation de la recette en comptabilité budgétaire s effectue lors du rapprochement entre le titre émis et l'encaissement correspondant CXP Page 26/131 Livre Blanc Mars 2015

27 Il existe un module standard (Dynamics AX) de gestion commerciale pour gérer ces aspects : 1. La solution dispose-t-elle d'un module de gestion commerciale comprenant les fonctionnalités suivantes : - Gérer les comptes clients au sein d'une comptabilité auxiliaire spécifique articulée à un compte centralisateur de comptabilité générale? - Gérer le catalogue produits? - Traiter les commandes clients? - Gérer les expéditions et les sorties de stocks? - Emettre les titres de recettes et facturer? - Encaisser et lettrer des comptes clients? - Editer des balances âgées? - Gérer les relances clients? - Gérer les réclamations? - Calculer les créances douteuses? - Calculer les produits livrés non facturés? 2. La solution calcule-t-elle automatiquement la TVA à collecter? Subventions reçues La solution ne dispose pas de fonctions spécifiques à ce jour pour gérer les subventions. Prévu en Gestion de la trésorerie Il est possible d'établir des plans et prévisions de trésorerie en encaissements et décaissements réels. Il est possible de faire des échéanciers de plan de paiement. Il est possible de suivre les flux de trésorerie en encaissements et décaissements réels et de les rapprocher des prévisions. On peut affiner les positions de trésorerie en fonction des flux opérationnels (AE, SF, facture, DP). Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice Prévu en septembre 2015, pour le contrôle comptable et les opérations de fins d'exercice, la solution sera dotée des fonctionnalités suivantes : aide à la clôture budgétaire, aide aux pointages des comptes tiers et de banque grâce aux lettrages des comptes et aux rapprochements bancaires automatiques, centralisation de manière automatique les comptes auxiliaires dans des comptes centralisateurs de la comptabilité générale, 2015 CXP Page 27/131 Livre Blanc Mars 2015

28 calcul automatique des charges à payer et des produits à facturer, calcul automatique des restes à payer, génération des écritures de clôture dans un journal dédié, rapprochement des inventaires d immobilisations et de stocks entre valeurs comptables et valeurs physiques selon les composantes : o o valeur comptable, valeur informatique des immobilisations et des stocks. Divers La solution dispose d une fonction de traitement des opérations pour comptes de tiers. Elle est également dotée d une fonction qui permet de gérer des cas exceptionnels tels que : annulations, réductions, indus, (adaptation en cours), autres cas d'od. Autres modules La solution dispose d'un module de gestion des notes de frais : avec valorisation automatique selon les barèmes relatifs aux différents types de frais, avec comptabilisation automatique des notes de frais, intégrant un workflow dédié à la validation des notes de frais. Dématérialisation des flux Fonctionnalités génériques La solution dispose d un moteur de workflow, fonctionnant selon les principes suivants : Modélisation graphique des phases de visa/contrôle, Définition des critères d'application, Gestion de l'affectation des tâches aux acteurs du système (par groupe, rôle applicatif, hiérarchie organisationnelle), Gestion des alertes/notifications internes ou externes ( ), Gestion des délais/escalades/délégations sur absence, Sous-Workflow : déclenchement d'actions automatiques CXP Page 28/131 Livre Blanc Mars 2015

29 Chaîne budgétaire Le processus de construction budgétaire s'appuie sur un ensemble de workflows correspondant aux différentes étapes du processus. Chaîne de la dépense La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation des différentes étapes de la chaîne de dépense, et notamment : les demandes d'achat, les commandes fournisseurs, le service fait, les demandes de paiement. Cette chaîne de validation permet de gérer les habilitations réglementaires fonction du montant de la facture et du niveau de responsabilité. Ce processus permet d'effectuer des contrôles entre création et validation de dépenses. Ce processus est compatible avec la présence d'un service facturier. Il peut s adapter à toute évolution de l organisation. Cycle ventes La solution dispose d'un workflow dédié à la validation : des factures de vente, des titres de recette. Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Il n existe pas de paramètres et modalités de contrôle spécifiques permettant d'évaluer la soutenabilité budgétaire. Il n'y a pas d'outils particuliers à cet effet, en dehors d'états comparatifs sur les maquettes budgétaires. En revanche il est possible d'utiliser pour cela les outils BI intégrés à Dynamics AX (notamment cube décisionnel). Contrôle interne comptable La solution permet de faciliter les contrôles suivants : - séparation des tâches (ex. : ordonnateur/comptable)? - blocage des transactions non validées? - validation des données comptables? - suivi budgétaire? - traçabilité des opérations comptables? 2015 CXP Page 29/131 Livre Blanc Mars 2015

30 - auditabilité des transactions comptables? - possibilités de faire-t-elle ou telle action? Opérations de bascule 2016 et de migration La solution dispose de fonctionnalités et d'outils permettant de faciliter la migration des données vers le nouveau cadre budgétaire GBCP. Elle intègre des outils de reprise des EJ et services faits antérieurs à Restitutions et tableaux de bord L outil prévoit la production des états réglementaires présentés dans le décret et le DPG. L état permettant la comparaison entre le solde budgétaire et résultat prévisionnel patrimonial est en-cours de réalisation. Il est possible de produire un état budgétaire trié selon n'importe quel axe d'analyse ou plan de comptes. Il est possible de comparer à date différentes versions d'une programmation. Les tableaux de bord de pilotage peuvent s'appuyer sur l'organisation opérationnelle définissant les responsables aux différents niveaux. Il possible de produire tout état de pilotage et tableau de bord en fonction des besoins des utilisateurs. Les tableaux de bord peuvent contenir des données non financières dès lors qu elles existent dans la base de données. Commentaire de l éditeur : La solution embarque des cubes d'analyse multidimensionnelle et un générateur d'états financiers qui permettent de produire des tableaux de bord adaptés aux besoins des utilisateurs CXP Page 30/131 Livre Blanc Mars 2015

31 3. GFI - SIREPA Rubriques d'ananlyse Domaines fonctionnels Disponibilité de la solution globale en juillet 2015, puis en juillet 2016 Fondamen tal Nécessaire Complémentaire A Couverture fonctionnelle et réponse aux critères du décret GBCP A1 Référentiels et architecture de la solution A11 Référentiels budgétaires et comptables A12 Architecture et structuration de l'outil A2 Gestion budgétaire A21 Programmation budgétaire A22 Elaboration budgétaire A23 Allocation et mise à disposition des moyens Partiellement Partiellement A3 Exécution des dépenses A31 Achats et chaine de la dépense Partiellement A32 Personnel A33 Cycle immobilisation et stocks A34 Subventions versées Partiellement Partiellement A4 Exécution des recettes A41 Recettes commerciales (cycle client) A42 Subventions reçues Partiellement A5 Gestion de la trésorerie Partiellement A6 Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice A7 Divers Opérations pour comptes de tiers Gestion des cas exceptionnels A8 Autres modules Gestion des frais de mission B Dématérialisation des flux B1 B2 B3 B4 Fonctionnalités génériques Chaîne budgétaire Chaîne de la dépense Cycle ventes Partiellement C C1 C2 Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Contrôle interne comptable Partiellement D Opérations de bascule 2016 et de migration E Restitutions et tableaux de bord 2015 CXP Page 31/131 Livre Blanc Mars 2015

32 Référentiels et architecture de la solution Référentiels budgétaires et comptables La solution répond pleinement aux besoins de référentiels permettant de tenir la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité analytique. 1. La solution permet-elle d'intégrer différents référentiels, et notamment : - le référentiel budgétaire, par enveloppes budgétaires et destinations? - le plan de comptes comptable général classant les dépenses et les recettes par nature? - les critères de comptabilité analytique, permettant notamment de calculer les coûts complets des prestations et produits de l'organisme? - les centres de responsabilités budgétaires? 2. Est-il possible de tenir une comptabilité générale et une comptabilité budgétaire distinctes? 3. Est-il possible de distinguer plusieurs axes d'analyse pour un même référentiel? 4. Est-il possible de gérer des comptabilités auxiliaires? 5. Est-il possible de gérer l'ensemble des restitutions comptables réglementaires? 6. La solution permet-elle de gérer dans un même environnement plusieurs entités juridiques distinctes? 7. La solution permet-elle de tenir des comptes distincts : - par services d'une même entité? - en cas de budgets annexes? Architecture et structuration de l'outil Les principaux objets de gestion utilisés sont : les engagements juridiques et les commandes, les réservations d'ae, les factures, les services faits, les demandes de paiement, les titres de recettes, les marchés, les opérations, les conventions ainsi que l'ensemble des éléments de correction. Pour chacun d entre eux, il est possible d y associer un workflow CXP Page 32/131 Livre Blanc Mars 2015

33 La solution permet notamment de gérer les concepts suivants : - Budget d'ae - Budget de CP Dépenses - Consommation d'ae (Autorisations d'engagement) lors de l'engagement juridique - Consommation d'ae sans engagement juridique, par le biais des réservations d AE - Ecritures de comptabilité générale lors de la certification des services faits, de la prise en charge des factures - Décaissements de trésorerie - Budget de recettes - Titres de recettes Recettes - Ecritures de comptabilité générale lors de l'émission des titres de recettes et de leur encaissement - Encaissements de trésorerie La solution permet de gérer les changements de référentiels en cours d'année, ou en fin d'exercice. Il est possible de mettre en ligne les données de plusieurs exercices que ce soit du réel ou du budget. Les changements de référentiels ne sont pas datés. Gestion budgétaire Programmation budgétaire La solution sera dotée d'une fonction de programmation budgétaire, à partir de juillet 2016 : à partir des activités prévisionnelles, sur la base des consommations de l'année N-1, sur la base des budgets N-1. Il est possible de programmer des CP en déduction automatique des AE, à travers le module existant de gestion des programmes/opérations CXP Page 33/131 Livre Blanc Mars 2015

34 La programmation budgétaire peut être : pluriannuelle pour les AE et CP, historisée, réalisée pour des recettes, à partir de Juillet Mais ne peut pas être : mensuelle ou trimestrielle, actualisée au fil de l'eau et proposer des actualisations du budget (BR). Elaboration budgétaire La construction du budget : permet de gérer plusieurs statuts : soumis au vote, voté, notifié, alloué, permet de gérer plusieurs cycles : primitif, initial, rectificatif, peut s effectuer : o o de façon ascendante ou descendante ou les deux, à partir de n importe quel niveau de la hiérarchie et du référentiel. Le budget des recettes peut se construire par origine de recettes. La solution ne dispose pas d'outils dans le domaine personnel permettant : d'élaborer le budget d'emplois, de réaliser des simulations de salaires, en prenant en compte le turn over prévisionnel de l'organisme (entrées/sorties de personnel). Allocation et mise à disposition des moyens Il existe une fonction spécifique d'allocation budgétaire et de répartition des crédits : par centre de responsabilité budgétaire (CRB), (intégré à la fonction de virements de crédits par le biais des virements inter-structures), cohérente avec le budget voté, avec des possibilités de procéder à des blocages ou réserves de crédits. Il est possible de gérer la limitivité des crédits (contrôle bloquant ou non bloquant au choix) : par enveloppes, à l'intérieur d'une même enveloppe, par CRB. Il est possible de réaliser des transferts et des redéploiements de crédits CXP Page 34/131 Livre Blanc Mars 2015

35 Exécution des dépenses La solution permet de traiter tous les cas de processus de dépenses et leurs impacts en comptabilités budgétaire et générale : engagement/service fait/demande de paiement, engagement/demande de paiement, demande de paiement sans engagement préalable, prélèvement. Achats et chaine de la dépense (cycle fournisseur) Gestion des référentiels fournisseurs La solution permet de gérer un référentiel fournisseur unique achats - comptabilité. Les comptes individuels fournisseurs peuvent ils faire jouer plusieurs comptes comptables centralisateurs. Exemple : , , , Traitement des commandes d'achats 1. Le produit est-il doté d'un module achats permettant notamment de gérer : - l'exécution des marchés publics? Avec une fiche marché - des catalogues d'achats? - des cartes d'achats? - des achats récurrents? 2. Ce module achats permet-il à chaque ordonnateur de passer ses demandes d'achat? Lui permet-il de gérer ces demandes : - selon la disponibilité budgétaire? NON - par imputation budgétaire? NON - par CRB? NON 3. Ce module permet il au service achats de regrouper les demandes d'achat par commande fournisseur (engagement juridique)? NON 4. Est-il possible, au niveau de la commande, de renseigner les imputations comptable, budgétaire et de gestion? 5. La commande fournisseur (engagement juridique) mentionne-t-elle les délais, conditions de livraison modalités de validation et échéancier de paiement nécessaires? 2015 CXP Page 35/131 Livre Blanc Mars 2015

36 6. La validation de l'engagement juridique permet-elle de décrémenter automatiquement le budget d'ae correspondant? Traitement du service fait 1. La solution permet-elle de gérer des réceptions de biens et de prestations : - réaliser des validations quantitatives? - réaliser des réceptions qualitatives? NON - constater des entrées en stock? NON 2. La solution permet-elle de distinguer : - la constatation du service fait? - la certification du service fait? 3. Est-il de possible de rapprocher les réceptions de biens et de prestations des lignes de la commande juridique? 4. Le traitement du service fait se réalise-t-il : - par ligne commande? - pour la totalité d'une commande? NON 5. Le service fait peut-il être valorisé : - à partir du montant de la commande d'origine? - à partir des quantités et des prix unitaires de la commande? 6. Les écritures comptables sont elles générées directement à partir de la certification du service fait et selon les imputations comptables de la commande? 7. Est-il possible de contrôler que le montant du service fait est bien inférieur ou égal à celui de la commande? 8. Est-il possible d'empêcher la modification de l'imputation au moment de l'enregistrement du montant du service fait? Non renseigné 2015 CXP Page 36/131 Livre Blanc Mars 2015

37 Traitement des factures et des demandes de paiement La saisie des factures fournisseurs, avoirs et acomptes se réalise par rapprochement avec la commande fournisseur (engagement juridique) et le service fait. L'intégration de la facture dans la base de données de la solution ne peut à ce jour s effectuer de manière dématérialisée : par flux EDI : en attente des spécifications suite à l'ordonnance du 26 juin 2014, par interface standard d'injection de facture mais pas de gestion de LAD/RAD intégrée à SIREPA, s accompagner d une pièce jointe en.pdf. Il est possible d'archiver les factures en mode dématérialisé. Les inscriptions comptables se rapportant à la facture et la demande de paiement se réalisent selon le mécanisme suivant : la facture et la demande de paiement ne génèrent pas d'écritures comptables, la mise en paiement génère une écriture comptable, qui solde le compte : o o selon des schémas comptables pré-paramétrés, au sein d'un journal de saisie spécifique, la mise en paiement décrémente le budget de CP. La solution permet le calcul automatique de la TVA à récupérer. Personnel Il n est pas possible de suivre un budget des emplois en ETP et en ETPT. La solution peut intégrer les écritures de paie en provenance d'un système externe. Cycle immobilisation et stocks La solution dispose d une comptabilité auxiliaire des immobilisations et d un module de gestion des immobilisations, appelé Immos.Net. La solution est dotée d'une fonction de calcul d'amortissements avec génération automatique des écritures comptables correspondantes. La solutionne comporte pas de module de gestion des stocks. Subventions versées Il existe un module spécifique de gestion des conventions. Ainsi, le traitement des subventions versées peut se faire : soit à travers le module convention, soit également en utilisant la notion d'ej qui permet le suivi des paiements sur plusieurs exercices, soit par des échanges avec des applications métiers qui gèrent ces subventions au travers des interfaces standards. Exécution des recettes Recettes commerciales (cycle client) Le produit dispose d'une fonction de traitement des titres de recettes CXP Page 37/131 Livre Blanc Mars 2015

38 Les recettes peuvent être imputées aux opérations ou activités auxquelles elles se rapportent et ainsi répondre aux besoins de recettes fléchées. La solution ne permet pas de gérer des commandes clients électroniques. La comptabilisation de la recette en comptabilité budgétaire s effectue lors du rapprochement entre le titre émis et l'encaissement correspondant. 1. La solution dispose-t-elle d'un module de gestion commerciale comprenant les fonctionnalités suivantes : - Gérer les comptes clients au sein d'une comptabilité auxiliaire spécifique articulée à un compte centralisateur de comptabilité générale? - Gérer le catalogue produits? NON - Traiter les commandes clients? NON - Gérer les expéditions et les sorties de stocks? NON - Emettre les titres de recettes et facturer? - Encaisser et lettrer des comptes clients? - Editer des balances âgées? - Gérer les relances clients? - Gérer les réclamations? NON - Calculer les créances douteuses? NON - Calculer les produits livrés non facturés? NON 2. La solution calcule-t-elle automatiquement la TVA à collecter? Subventions reçues La solution permet de gérer les subventions reçues par biais du module conventions. Gestion de la trésorerie Il est possible d'établir des plans et prévisions de trésorerie en encaissements et décaissements réels. Il n est pas possible d établir des échéanciers de CP. Il est possible de suivre les flux de trésorerie en encaissements et décaissements réels et de les rapprocher des prévisions CXP Page 38/131 Livre Blanc Mars 2015

39 Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice Pour le contrôle comptable et les opérations de fins d'exercice, la solution est dotée des fonctionnalités suivantes : Divers aide à la clôture budgétaire, aide aux pointages des comptes tiers et de banque grâce aux lettrages des comptes et aux rapprochements bancaires automatiques, centralisation de manière automatique les comptes auxiliaires dans des comptes centralisateurs de la comptabilité générale, Calcul automatique des charges à payer et des produits à facturer, en juillet 2016, Calcul automatique des restes à payer, génération des écritures de clôture dans un journal dédié. La solution dispose d une fonction de traitement des opérations pour compte de tiers. La solution est dotée d une fonction qui permet de gérer des cas exceptionnels tels que : annulations, réductions, indus, autres cas d'od. Autres modules La solution dispose d'un module de gestion des notes de frais : avec valorisation automatique selon les barèmes relatifs aux différents types de frais, avec comptabilisation automatique des notes de frais, intégrant un workflow dédié à la validation des notes de frais. Dématérialisation des flux Fonctionnalités génériques La solution dispose d'une gestion dynamique des statuts disposant d un visa actif, obligatoire ou selon seuil paramétrable de manière différente selon objet à viser, niveau de saisie de l'objet, structure budgétaire de l'objet, enveloppe concernée. L outil de workflow ne permet pas : de décrire des processus et leur avancement en plusieurs étapes, d'associer à chaque étape des acteurs et des rôles (validation ). L outil de workflow permet de tracer les actions et les valideurs, et d une façon générale, de favoriser l'auditabilité des processus CXP Page 39/131 Livre Blanc Mars 2015

40 Chaîne budgétaire La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation budgétaire incluant l'ensemble des acteurs concernés. Ce workflow permet-notamment la mise à jour dématérialisée de l'avancement du statut budgétaire. Chaîne de la dépense La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation des différentes étapes de la chaîne de dépense, et notamment : les demandes d'achat, les commandes fournisseurs, le service fait, les demandes de paiement. Cette chaîne de validation permet de gérer les habilitations réglementaires fonction du montant de la facture et du niveau de responsabilité. Ce processus permet d'effectuer des contrôles entre création et validation de dépenses. Ce processus est compatible avec la présence d'un service facturier. Il peut s adapter à toute évolution de l organisation. Cycle ventes La solution dispose d'un workflow dédié à la validation : des factures de vente, des titres de recette. Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Il n existe pas de paramètres et modalités de contrôle spécifiques permettant d'évaluer la soutenabilité budgétaire. Contrôle interne comptable La solution permet de faciliter les contrôles suivants : - séparation des tâches (ex. : ordonnateur/comptable)? - blocage des transactions non validées? - validation des données comptables? - suivi budgétaire? - traçabilité des opérations comptables? - auditabilité des transactions comptables? - possibilités de faire-t-elle ou telle action? 2015 CXP Page 40/131 Livre Blanc Mars 2015

41 Opérations de bascule 2016 et de migration La solution dispose de fonctionnalités et d'outils permettant de faciliter la migration des données vers le nouveau cadre budgétaire GBCP. Restitutions et tableaux de bord L outil prévoit la production des états réglementaires présentés dans le décret et le DPG. L état permettant la comparaison entre le solde budgétaire et le résultat prévisionnel patrimonial est en-cours de réalisation. Il est possible de produire un état budgétaire trié selon n'importe quel axe d'analyse ou plan de comptes, en s'appuyant sur les univers BO mis à disposition avec la solution. Il est possible de comparer à date différentes versions d'une programmation. Les tableaux de bord de pilotage peuvent s'appuyer sur l'organisation opérationnelle définissant les responsables aux différents niveaux. Il possible de produire tout état de pilotage et tableau de bord en fonction des besoins des utilisateurs, en s'appuyant sur les univers BO mis à disposition avec la solution. Les tableaux de bord peuvent contenir des données non financières dès lors qu elles existent dans la base de données CXP Page 41/131 Livre Blanc Mars 2015

42 4. GFI - WIN M9 Rubriques d'ananlyse Domaines fonctionnels La pupart des fonctionalités seront disponibles en juillet 2015 Fondamen tal Nécessaire Complémentaire A A1 Couverture fonctionnelle et réponse aux critères du décret GBCP Référentiels et architecture de la solution A11 Référentiels budgétaires et comptables A12 Architecture et structuration de l'outil A2 Gestion budgétaire A21 Programmation budgétaire A22 Elaboration budgétaire A23 Allocation et mise à disposition des moyens Partiellement A3 Exécution des dépenses A31 Achats et chaine de la dépense A32 Personnel A33 Cycle immobilisation et stocks A34 Subventions versées Partiellement Partiellement A4 Exécution des recettes A41 Recettes commerciales (cycle client) A42 Subventions reçues Partiellement A5 Gestion de la trésorerie A6 Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice A7 Divers Opérations pour comptes de tiers Gestion des cas exceptionnels A8 Autres modules Gestion des frais de mission B Dématérialisation des flux B1 B2 B3 B4 Fonctionnalités génériques Chaîne budgétaire Chaîne de la dépense Cycle ventes C C1 C2 Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Contrôle interne comptable Partiellement D Opérations de bascule 2016 et de migration E Restitutions et tableaux de bord 2015 CXP Page 42/131 Livre Blanc Mars 2015

43 Référentiels et architecture de la solution Référentiels budgétaires et comptables La solution répond pleinement aux besoins de référentiels permettant de tenir la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité analytique. 1. La solution permet-elle d'intégrer différents référentiels, et notamment : - le référentiel budgétaire, par enveloppes budgétaires et destinations? - le plan de comptes comptable général classant les dépenses et les recettes par nature? - les critères de comptabilité analytique, permettant notamment de calculer les coûts complets des prestations et produits de l'organisme? - les centres de responsabilités budgétaires? 2. Est-il possible de tenir une comptabilité générale et une comptabilité budgétaire distinctes? 3. Est-il possible de distinguer plusieurs axes d'analyse pour un même référentiel? 4. Est-il possible de gérer des comptabilités auxiliaires? 5. Est-il possible de gérer l'ensemble des restitutions comptables réglementaires? 6. La solution permet-elle de gérer dans un même environnement plusieurs entités juridiques distinctes? 7. La solution permet-elle de tenir des comptes distincts : - par services d'une même entité? - en cas de budgets annexes? Architecture et structuration de l'outil Les principaux objets de gestion utilisés sont : commande (engagement juridique), facture ou document attestant une dette (porté par la demande de paiement), Réservation d'ae, Marché, Service Fait, DP, Facture vente, titre de recette, convention, programme. Pour chacun d entre eux, il est possible de : associer un workflow, tracer les événements s y rapportant, créer une écriture comptable ou budgétaire CXP Page 43/131 Livre Blanc Mars 2015

44 La solution permet notamment de gérer les concepts suivants : - Budget d'ae - Budget de CP Dépenses - Consommation d'ae (Autorisations d'engagement) lors de l'engagement juridique - Consommation d'ae sans engagement juridique, par le biais des réservations d AE - Ecritures de comptabilité générale lors de la certification des services faits, de la prise en charge des factures - Décaissements de trésorerie - Budget de recettes - Titres de recettes Recettes - Ecritures de comptabilité générale lors de l'émission des titres de recettes et de leur encaissement - Encaissements de trésorerie La solution permet de gérer facilement des changements de référentiels en cours d'année, ou en fin d'exercice, dès lors que la codification des entités concernées reste identique. Il est possible de mettre en ligne les données de plusieurs exercices que ce soit du réel ou du budget. Les changements de référentiels sont datés et millésimés. Gestion budgétaire Programmation budgétaire La solution sera dotée d'une fonction de programmation budgétaire en juillet 2016 : à partir des activités prévisionnelles, sur la base des consommations de l'année N-1, sur la base des budgets N-1. Par contre, il n est pas possible de programmer des CP en déduction automatique des AE CXP Page 44/131 Livre Blanc Mars 2015

45 La programmation budgétaire peut être : pluriannuelle pour les AE et CP, historisée, réalisée pour des recettes. La programmation budgétaire ne peut être mensuelle ou trimestrielle. Elle ne peut être actualisée au fil de l'eau et proposer des actualisations du budget. Elaboration budgétaire La construction du budget : permet de gérer plusieurs statuts : soumis au vote, voté, notifié, alloué, permet de gérer plusieurs cycles : primitif, initial, rectificatif, peut s effectuer : o o de façon ascendante ou descendante ou les deux, à partir de n importe quel niveau de la hiérarchie et du référentiel. Le budget des recettes peut se construire par origine de recettes. La solution ne dispose pas d'outils dans le domaine personnel permettant : d'élaborer le budget d'emplois, de réaliser des simulations de salaires, en prenant en compte le turn over prévisionnel de l'organisme (entrées/sorties de personnel). Commentaire de l éditeur : Toutefois, WIN M9 dispose d un module RH permettant de traiter ces besoins. Allocation et mise à disposition des moyens La fonction virement budgétaire permet de répartir les crédits : par centre de responsabilité budgétaire (CRB), cohérente avec le budget voté, avec des possibilités de procéder à des blocages ou réserves de crédits. Il est possible de gérer la limitivité des crédits (contrôle bloquant ou non bloquant au choix) : par enveloppes, à l'intérieur d'une même enveloppe, par CRB. Il est possible de réaliser des transferts et des redéploiements de crédits CXP Page 45/131 Livre Blanc Mars 2015

46 Exécution des dépenses La solution permet de traiter tous les cas de processus de dépenses et leurs impacts en comptabilités budgétaire et générale : engagement/service fait/demande de paiement, engagement/demande de paiement, demande de paiement sans engagement préalable, prélèvement. Achats et chaine de la dépense (cycle fournisseur) Gestion des référentiels fournisseurs La solution permet de gérer un référentiel fournisseur unique achats comptabilité. Les comptes individuels fournisseurs peuvent ils faire jouer plusieurs comptes comptables centralisateurs. Exemple : , , , Traitement des commandes d'achats 1. Le produit est-il doté d'un module achats permettant notamment de gérer : - l'exécution des marchés publics? Avec une fiche marché - des catalogues d'achats? - des cartes d'achats? - des achats récurrents? NON 2. Ce module achats permet-il à chaque ordonnateur de passer ses demandes d'achat? Lui permet-il de gérer ces demandes : - selon la disponibilité budgétaire? - par imputation budgétaire? - par CRB? 3. Ce module permet il au service achats de regrouper les demandes d'achat par commande fournisseur (engagement juridique)? NON 4. Est-il possible, au niveau de la commande, de renseigner les imputations comptable, budgétaire et de gestion? 5. La commande fournisseur (engagement juridique) mentionne-t-elle les délais, conditions de livraison modalités de validation et échéancier de paiement nécessaires? 2015 CXP Page 46/131 Livre Blanc Mars 2015

47 6. La validation de l'engagement juridique permet-elle de décrémenter automatiquement le budget d'ae correspondant? Traitement du service fait 1. La solution permet-elle de gérer des réceptions de biens et de prestations : - réaliser des validations quantitatives? - réaliser des réceptions qualitatives? NON - constater des entrées en stock? NON 2. La solution permet-elle de distinguer : - la constatation du service fait? - la certification du service fait? 3. Est-il de possible de rapprocher les réceptions de biens et de prestations des lignes de la commande juridique? 4. Le traitement du service fait se réalise-t-il : - par ligne commande? - pour la totalité d'une commande? 5. Le service fait peut-il être valorisé : - à partir du montant de la commande d'origine? - à partir des quantités et des prix unitaires de la commande? 6. Les écritures comptables sont elles générées directement à partir de la certification du service fait et selon les imputations comptables de la commande? 7. Est-il possible de contrôler que le montant du service fait est bien inférieur ou égal à celui de la commande? 8. Est-il possible d'empêcher la modification de l'imputation au moment de l'enregistrement du montant du service fait? Traitement des factures et des demandes de paiement La saisie des factures fournisseurs, avoirs et acomptes se réalise par rapprochement avec la commande fournisseur (engagement juridique) et le service fait CXP Page 47/131 Livre Blanc Mars 2015

48 L'intégration de la facture dans la base de données de la solution peut s effectuer de manière dématérialisée : par flux EDI, par pièce jointe en.pdf, impossible par scan et reconnaissance de données. Il est possible d'archiver les factures en mode dématérialisé. Les inscriptions comptables se rapportant à la facture et la demande de paiement se réalisent selon le mécanisme suivant : la facture et la demande de paiement ne génèrent pas d'écritures comptables, la mise en paiement génère une écriture comptable, qui solde le compte : o o selon des schémas comptables pré-paramétrés, au sein d'un journal de saisie spécifique, la mise en paiement décrémente le budget de CP. La solution permet le calcul automatique de la TVA à récupérer. Personnel Il n est pas possible de suivre un budget des emplois en ETP et en ETPT. La solution peut intégrer les écritures de paie en provenance d'un système externe. Cycle immobilisation et stocks La solution dispose d une comptabilité auxiliaire des immobilisations. Il est possible de faire le lien entre l'inscription d'une immobilisation physique et son enregistrement comptable. La solution est dotée d'une fonction de calcul d'amortissements avec génération automatique des écritures comptables correspondantes. La solution est dotée d'un module de gestion des stocks : avec valorisation automatique des entrées, incluant un calcul de Coût Moyen Pondéré (CMP), avec suivi des inventaires physiques. Subventions versées Il n existe pas de module spécifique de gestion des interventions. La gestion des subventions versées se réalise en utilisant le module convention ou par l intermédiaire d un EJ. Exécution des recettes Recettes commerciales (cycle client) Le produit dispose d un module de gestion des factures de ventes qui permet de : modéliser le contrat client, émettre automatiquement des titres de recettes CXP Page 48/131 Livre Blanc Mars 2015

49 Les recettes peuvent être imputées aux opérations ou activités auxquelles elles se rapportent et ainsi répondre aux besoins de recettes fléchées. La solution ne permet pas de gérer des commandes clients électroniques. La comptabilisation de la recette en comptabilité budgétaire s effectue lors du rapprochement entre le titre émis et l'encaissement correspondant. Il existe un module de type CRM, «light»: 1. La solution dispose-t-elle d'un module de gestion commerciale comprenant les fonctionnalités suivantes : - Gérer les comptes clients au sein d'une comptabilité auxiliaire spécifique articulée à un compte centralisateur de comptabilité générale? - Gérer le catalogue produits? - Traiter les commandes clients? NON - Gérer les expéditions et les sorties de stocks? - Emettre les titres de recettes et facturer? - Encaisser et lettrer des comptes clients? - Editer des balances âgées? - Gérer les relances clients? - Gérer les réclamations? NON - Calculer les créances douteuses? NON - Calculer les produits livrés non facturés? NON 2. La solution calcule-t-elle automatiquement la TVA à collecter? Subventions reçues La solution permet de gérer les subventions reçues en utilisant le module convention. Gestion de la trésorerie Il est possible d'établir des plans et prévisions de trésorerie en encaissements et décaissements réels et de faire des échéanciers de CP. Il est également possible de suivre les flux de trésorerie en encaissements et décaissements réels et de les rapprocher des prévisions. Traitements de fin d'année et opérations de fin d'exercice Pour le contrôle comptable et les opérations de fins d'exercice, la solution est dotée des fonctionnalités suivantes : aide à la clôture budgétaire (engagements en cours à solder), 2015 CXP Page 49/131 Livre Blanc Mars 2015

50 aide aux pointages des comptes tiers et de banque grâce aux lettrages des comptes et aux rapprochements bancaires automatiques, centralisation de manière automatique les comptes auxiliaires dans des comptes centralisateurs de la comptabilité générale, calcul automatique des charges à payer et des produits à facturer, calcul automatique des restes à payer, génération des écritures de clôture dans un journal dédié, rapprochement des inventaires d immobilisations et de stocks entre valeurs comptables et valeurs physiques. Divers La solution dispose d une fonction de traitement des opérations pour compte de tiers. Elle est dotée d une fonction qui permet de gérer des cas exceptionnels tels que : annulations, réductions, indus, autres cas d'od. Autres modules La solution dispose d'un module de gestion des notes de frais : avec valorisation automatique selon les barèmes relatifs aux différents types de frais, avec comptabilisation automatique des notes de frais, intégrant un workflow dédié à la validation des notes de frais. Dématérialisation des flux Fonctionnalités génériques La solution dispose d'un moteur de workflow qui consiste à : définir des processus de validation faisant intervenir une hiérarchie de visas. Le processus est défini suivant un montant, un service et un utilisateur. L outil de workflow permet de : de décrire des processus et leur avancement en plusieurs étapes, d'associer à chaque étape des acteurs et des rôles (validation ), de tracer les actions et les valideurs, de façon générale, de favoriser l'auditabilité des processus CXP Page 50/131 Livre Blanc Mars 2015

51 Chaîne budgétaire La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation budgétaire incluant l'ensemble des acteurs concernés. Ce workflow permet-notamment la mise à jour dématérialisée de l'avancement du statut budgétaire. Chaîne de la dépense La solution dispose d'un workflow dédié au processus de validation des différentes étapes de la chaîne de dépense, et notamment : les demandes d'achat, les commandes fournisseurs, le service fait, les demandes de paiement (un seul visa). Cette chaîne de validation permet de gérer les habilitations réglementaires fonction du montant de la facture et du niveau de responsabilité. Ce processus permet d'effectuer des contrôles entre création et validation de dépenses. Il est compatible avec la présence d'un service facturier. Il peut s adapter à toute évolution de l organisation. Cycle ventes La solution dispose d'un workflow dédié à la validation : des factures de vente, des titres de recette. Contrôle interne Contrôle interne budgétaire Il n existe pas de paramètres et modalités de contrôle spécifiques permettant d'évaluer la soutenabilité budgétaire. Contrôle interne comptable La solution permet de faciliter les contrôles suivants : - séparation des tâches (ex. : ordonnateur/comptable)? - blocage des transactions non validées? - validation des données comptables? - suivi budgétaire? - traçabilité des opérations comptables? - auditabilité des transactions comptables? - possibilités de faire-t-elle ou telle action? 2015 CXP Page 51/131 Livre Blanc Mars 2015

52 Opérations de bascule 2016 et de migration La solution dispose de fonctionnalités et d'outils permettant de faciliter la migration des données vers le nouveau cadre budgétaire GBCP. Restitutions et tableaux de bord L outil prévoit la production des états réglementaires présentés dans le décret et le DPG. L état permettant la comparaison entre le solde budgétaire et le résultat prévisionnel patrimonial et est en cours de réalisation. Il est possible de produire un état budgétaire trié selon n'importe quel axe d'analyse ou plan de comptes. Il est possible de comparer à date différentes versions d'une programmation. Les tableaux de bord de pilotage peuvent s'appuyer sur l'organisation opérationnelle définissant les responsables aux différents niveaux. Il possible de produire tout état de pilotage et tableau de bord en fonction des besoins des utilisateurs, à l aide d un BI intégré à la solution. Les tableaux de bord peuvent contenir des données non financières dès lors qu elles existent dans la base de données 2015 CXP Page 52/131 Livre Blanc Mars 2015

53 5. MICROSOFT BULL CORIOLIS AX 2015 CXP Page 53/131 Livre Blanc Mars 2015