Kofax Livre blanc. Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs. Résumé

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1 Kofax Livre blanc Livre blanc Kofax Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Résumé De nos jours, l interaction en entreprise avec les applications métier disponibles sur les terminaux mobiles (iphone, ipad, Android, etc.) est des plus attrayantes et prend très rapidement de l ampleur. Ce livre blanc aborde les problématiques, les approches et les atouts de l intégration des terminaux mobiles dans les applications d automatisation de la Comptabilité Fournisseurs et de la facturation. Découvrez comment utiliser les terminaux mobiles pour la capture des factures et l extraction des données, les notes de frais, les pièces justificatives, la résolution des écarts, les workflows d approbation et bien d autres processus. Nous évoquerons également l intégration ERP, la sécurité et le respect de la conformité. Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Les smartphones et les tablettes sont aujourd hui des outils précieux pour tout employé. La moitié des adultes possèdent d ailleurs un smartphone. Les smartphones et tablettes Android et ios sont les périphériques informatiques ayant enregistré la plus forte croissance en 2012, et leurs applications sont en plein essor. Il s agit souvent d applications de divertissement destinées au grand public, mais des applications métier font également leur apparition. Leur utilisation pose toutefois un certain nombre de difficultés, concernant notamment la sécurité, le respect des politiques internes, l intégration dans les systèmes d enregistrement, ou la synchronisation avec les applications logicielles de l entreprise. Les cadres financiers, les responsables et les propriétaires de processus doivent donc assurer l interopérabilité de ces terminaux avec les solutions d automatisation des processus. Dans le cas de la Comptabilité Fournisseurs, les terminaux mobiles peuvent servir à la numérisation, à la vérification et à l approbation des factures, à l envoi de reçus pour le décompte des frais, ainsi qu à la capture de divers documents, comme les rapports 1099 ou encore les demandes de crédit et de facturation. Si des applications spécifiques peuvent réduire les coûts et accroître la réactivité des processus, une attention particulière doit néanmoins être portée aux répercussions affectant les processus de base. Ces applications renforcent-elles ou affaiblissent-elles les contrôles internes? Sont-elles sécurisées? Améliorent-elles la qualité des informations ou représentent-elles de nouvelles sources potentielles d erreurs? Leurs informations sont-elles visibles en permanence? Les fonctions qu elles offrent aux utilisateurs sont-elles identiques aux fonctions accessibles

2 Livre blanc Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Page 2 sur leurs postes de travail? Des applications natives, Web et hybrides sont proposées : leur mise en œuvre a un impact matériel sur l interface utilisateur et, selon l option choisie, leur développement et leur mise à niveau demandent du temps et de l argent. Les applications natives mobiles sont créées dans un but spécifique (jeu, calendrier, lecteur de musique, etc.). Elles s exécutent sur le système d exploitation et le micrologiciel mobiles et doivent généralement être adaptées en fonction du terminal. Les applications natives de l iphone s exécutent sur la plateforme ios, les applications Android sur la plateforme Android, etc. Les applications natives sont très appréciées des consommateurs, car elles fonctionnent dans le même environnement et la même interface utilisateur que les applications grand public. Les applications Web fonctionnent sur navigateur. Dès qu une application est activée, un logiciel est téléchargé en partie ou en totalité à partir du Web ; il est généralement compatible avec tous les terminaux mobiles offrant un accès au Web. Il exploite les navigateurs fournis avec les terminaux mobiles, s exécute sur des plateformes intégrant HTML et JavaScript, et constitue un conteneur tout prêt pour les applications qui s exécutent dans un environnement basé sur navigateur. Les avancées apportées par le langage HTML5 permettent désormais de créer de solides applications Web mobiles et d offrir ainsi une plateforme de développement standard qui incite les utilisateurs à se servir de leurs terminaux mobiles en plus du portail ou des clients Web standard. Les applications hybrides utilisent un wrapper natif autour d un navigateur. Elles combinent des composants natifs développés spécifiquement pour la plateforme mobile souhaitée (ios ou Android, par exemple) et sont soumises aux processus standard de certification/approbation correspondants. Elles sont proposées dans la boutique d applications de la plateforme ou de l entreprise. Les applications Web mobiles pourront ensuite appeler et utiliser les fonctionnalités activées sur le terminal par le biais de l application native. Kofax MarkView for AP Automation est une solution d automatisation de la Comptabilité Fournisseurs respectant les meilleures pratiques et qui intègre une application d automatisation du processus de bout en bout. Elle s adresse à des utilisateurs très différents : travailleurs du savoir, utilisateurs occasionnels ou Développement d applications mobiles natives, Web ou hybrides? Accès du terminal Rapidité Coût du développement Boutique d applications Processus d approbation Native Complet Très rapide Onéreux Disponible Obligatoire Hybride Complet Rapidité native le cas échéant Raisonnable Disponible Faibles frais généraux Web Partiel Rapide Raisonnable Indisponible Aucun Solutions mobiles d automatisation pour la Comptabilité Fournisseurs Source: Worklight

3 Livre blanc Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Page 3 utilisateurs extérieurs à l entreprise (fournisseurs). L extension de la solution aux terminaux mobiles permet aux utilisateurs en entreprise d accéder à des fonctions et à une interface cohérentes, tout en tirant le meilleur parti des ressources informatiques, des options de sécurité et des normes de réglementation. Toutes les modifications apportées à cette application s appliquent immédiatement aux utilisateurs mobiles. Intégration de l utilisateur en entreprise Kofax MarkView for AP Automation offre une solution basée sur navigateur qui étend ses meilleures pratiques aux smartphones et tablettes Android et ios. Les utilisateurs en entreprise peuvent ainsi participer pleinement au processus de Comptabilité Fournisseurs. Ses fonctions incluent la navigation, le zoom, le défilement, l approbation, le rejet, le retour à la Comptabilité Fournisseurs, l affichage des documents connexes, les annotations, l historique des documents, l historique des actions, etc. MarkView garantit le respect des normes de conformité et de sécurité de l entreprise même pour les terminaux mobiles, et gère l extension transparente des correctifs, mises à niveau et améliorations. Approbation des factures en attente Les utilisateurs sectoriels ont accès à une liste d éléments en attente. L utilisateur clique sur la flèche droite de l élément sélectionné pour agir. Image de la facture d origine L utilisateur peut consulter la facture d origine ainsi que toutes les annotations afférentes. Dans cet exemple, le processus de capture a déterminé que l adresse du fournisseur était différente, et il demande à l approbateur de vérifier cette information. Zoom sur l image de la facture d origine La visionneuse fournie par MarkView dispose de nombreuses fonctions pour les terminaux mobiles. Il est ainsi possible de zoomer, de faire défiler les documents, de surligner du texte, d ajouter des annotations, etc. Historique des factures L historique complet des actions associées à cette facture est disponible. Il suffit de cliquer sur les flèches pour accéder à toutes les informations relatives à l action sélectionnée. Kofax Mobile Capture Kofax Mobile Capture est une puissante solution de mobilité fournie en tant qu application native et permettant aux smartphones et aux tablettes de capturer des documents, des photographies et des données sous forme d image, puis de transmettre ce contenu aux workflows Kofax qui le gèrent dans les applications et les référentiels de l entreprise. La capture de ces informations au Point of Origination, où qu elles se trouvent, minimise la latence et accélère les transactions.

4 Livre blanc Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Page 4 Exemple de capture de facture Lors de la numérisation d une facture ou d un autre document avec Kofax Mobile Capture, l utilisateur tient le terminal au-dessus du document papier et se sert du guide à l écran pour cadrer l image. Une fois la photo prise, l application évalue la qualité du cliché et vérifie qu elle peut clairement détecter les contours de la page et compenser les éventuels floutages. Technologie de perfectionnement de l image leader du marché L utilisation d un terminal mobile pour capturer des documents et des données (factures, reçus, etc.) est d autant plus importante qu elle permet d envoyer les informations nécessaires à la fluidité du processus métier de Comptabilité Fournisseurs. Si la qualité de l image est compromise, la qualité des données l est aussi, ce qui entraîne une augmentation des coûts, des retards et des erreurs. Kofax Mobile Capture applique la technologie de perfectionnement de l image brevetée et leader du marché VirtualReScan (VRS) de Kofax afin de garantir que les images prises avec un smartphone ou une tablette sont de la meilleure qualité possible et directement exploitables. VRS peut résoudre efficacement les problèmes d angle de vue, d éclairage, de déformation et de floutage. Cette technologie communique avec l utilisateur en l informant sur la qualité de l image avant l envoi du document à la Comptabilité Fournisseurs. VRS et Kofax Mobile Capture permettent d amorcer le processus de Comptabilité Fournisseurs au Point of Origination, et garantissent que les factures capturées avec le terminal mobile suivent le même parcours que si elles étaient envoyées par , scanner de documents, fax ou service Web. Lorsque l image est correcte, l application transfère cette dernière à Kofax Mobile Services : un moteur de reconnaissance optique des caractères traduit alors le texte et indexe les données. Les informations de facturation sont ensuite intégrées dans les workflows respectant les meilleures pratiques de Kofax MarkView, comme pour tout autre type de facture, par exemple une facture numérisée à l aide d un scanner de bureau ou capturée à partir d un ou d un PDF. Les solutions ne faisant pas appel aux capacités avancées de traitement de l image de VRS doivent recourir à des processus manuels coûteux pour corriger les erreurs de reconnaissance et de classification. Avec Kofax Mobile Capture, le smartphone ou la tablette devient un moyen supplémentaire d accéder au processus de Comptabilité Fournisseurs. Si les entreprises prévoient de déployer cette solution pour la gestion des factures, les utilisateurs peuvent également l utiliser pour numériser des documents de Comptabilité Fournisseurs supplémentaires, comme les rapports 1099, les récépissés de chargement, les inspections qualité et les décomptes de frais de déplacement et de représentation.

5 Livre blanc Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Page 5 Exemple d utilisation pour l envoi de notes de frais Dans cet exemple, un employé souhaite utiliser l appareil photo de son smartphone pour capturer ses notes de frais et les envoyer vers l application ERP de gestion des dépenses. En règle générale, il crée un décompte de frais dans cette application, tandis que Kofax MarkView conserve automatiquement ce décompte dans l attente des notes de frais concernées et rappelle par à l utilisateur qu il doit envoyer ces pièces justificatives. L employé clique sur l URL fournie dans l , qui lance automatiquement Kofax Mobile Capture et invoque la fonction d appareil photo. VRS améliore l image.

6 Livre blanc Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Page 6 La note de frais suivante est traitée. Le système ERP est actualisé en temps réel et les utilisateurs ERP peuvent visualiser les notes de frais dans Kofax MarkView. Intégration des fournisseurs Il est toujours difficile d intégrer les fournisseurs à cause de leurs environnements informatiques, des problèmes de sécurité et des règles de conformité. De plus, le téléchargement, le déploiement et l utilisation de logiciels dédiés à l acheteur font souvent l objet de réticences. Le reçu du parking est traité. Une fois que toutes les notes de frais ont été capturées, l employé peut les vérifier sur son smartphone. Kofax Mobile Capture répond à tous ces enjeux en intégrant des applications natives. Disponibles sur l App Store et Google Play, elles sont faciles à télécharger, à déployer et à utiliser. Les questions de sécurité et de conformité sont prises en compte au moment de la conception et de l intégration du système. Les fournisseurs peuvent ainsi numériser les factures, capturer divers documents, comme les rapports 1099 et les demandes de crédit, envoyer des notes de frais et faire des demandes de facturation. Toutes ces opérations sont prises en charge par Kofax Mobile Capture. Conclusion Une excellente intégration de la technologie mobile délivre d importantes fonctionnalités d automatisation pour la Comptabilité Fournisseurs. Kofax MarkView passe par le navigateur pour mettre son application puissante à la disposition des utilisateurs de terminaux mobiles dans l entreprise. Kofax Mobile Capture est une application native simple qui exploite toutes les capacités des terminaux mobiles et des ressources de capture de l entreprise.

7 Livre blanc Technologie mobile d automatisation avancée pour la Comptabilité Fournisseurs Page 7 À propos de Kofax Kofax est l un des premiers éditeurs de solutions d automatisation des processus métier dès les premières phases essentielles d interaction avec le client, ou First Mile. Ces solutions interviennent d abord au niveau des systèmes d implication de l entreprise, lesquels génèrent d importants flux d informations en temps réel issus des communications clients, pour proposer ensuite une connexion vitale avec ses systèmes d enregistrement (généralement des référentiels et applications d entreprise rigides, à grande échelle, peu compatibles avec les technologies plus modernes). Kofax améliore l expérience des clients et réduit les coûts d exploitation, avec à la clé une hausse de la compétitivité, de la croissance et de la rentabilité. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site : kofax.com Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo, Kofax MarkView, Kofax Mobile Capture, Kofax VirtualReScan, VRS, Kofax Point of Origination and First Mile, are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. Other names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. ( )

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