Adempiere Solution ERP Open source De référence

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1 Adempiere Solution ERP Open source De référence Introduction La mise en place d'un ERP c'est d'abord le besoin d'améliorer la productivité et l'efficience d'une entreprise. Dans une entreprise on va trouver principalement deux processus et un certain nombre de domaines transverses. Les achats d'une part et les ventes d'autre part que l'on peut assimiler aux entrées et sorties. Les domaines transverse sont les traitements que l'on va devoir effectuer entre ces deux processus. J'entends par "traitements" des actions du monde réel tel que : - Gestion des stocks - Gestion de la production - Gestion de la relation client (CRM) - Gestion de la chaine logistique (supply chain) - La comptabilité - Génération des indicateurs décisionnels (Business Intelligence BI) - EDI C'est entre les deux processus principaux que ces traitements vont avoir lieu. Tous l'enjeux de la mise en place d'un ERP et de son paramétrage, c'est déclencher ces traitements au bon moment et de bien maitriser les impacts entre les domaines au point de vue fonctionnel et temporel. Pour cela on procède aux "analyses fonctionnelles", mais c'est un autre sujet, alimenté par une litterature importante. S'il est facile de créer un modèle théorique parfait, l'exploitation réelle de ce modèle peut réserver des surprises. Exemple : Théorie : Achat => stockage => production => vente Réalité : Achat (livraison dans 10 jours) => stockage (entrepôt de l'usine trop petit) => production (le chef d'atelier ne sait se servir d'un ordinateur) => vente (le client exige une livraison en 48 heures). Si vous avez mis en place un paramétrage théorique parfait mais que vous n'avez pas tenu compte des contraintes du monde réel, je pense que votre client ou votre PDG aura de très bonnes raison d'être mécontent et de vous virer! ;-) C'est pour cela qu'il faut dans tous les cas faire une RECETTE en fin de projet, faite dans des conditions réelles, par des utilisateurs réels (les USERS KEY)et validée par le client.

2 Il existe trois types de données nécessaire au fonctionnement d'un ERP, deux processus principaux (Achat- Entrée/Vente-sortie) et un certains nombre de sous processus (domaines). Je ne parlerai que des données pour l'instant en esperant revenir sur le sujet plus tard. Adempiere : Quelques références

3 Intégration de l ERP et du CRM Plateformes cibles

4 Technologies Java Architecture MVC Save Fail Persistence Management Application Server : J2EE Middleware (JBoss) Comptabilité, Workflows, Alertes, Cron Interface Web WebStore Oracle ou EDB Oracle Editions R10.2+ Entreprise DB

5 Une plateforme «Model Driven Application» - La logique métier est stocké dans le dictionnaire applicatif - Les modifications des processus métiers peuvent se faire par - Les paramétrages persistent après les mises à jour

6 Multiples niveaux de personnalisation Modèle de données 1-Ajout / modification / suppression / contrôle d accès des champs, colonnes, tables et fenêtres Langues 1- Internationalisation complète 2- Localisation par des packs de langue Sécurité 1-Contrôle d accès par utilisateur et rôle 2-Granularité jusqu au champs Validation 1-Contrôle sur les fenêtres ou sur les champs Workflows 2-Définition de processus personnalisés et de règles métier particulières Reporting

7 Le dictionnaire applicatif MVC Modèle Tables, colonnes, contraintes, vues, indexes Contraintes métier Objets personnalisés Vue Structure des fenêtres Structure des rapports Structure avancée de l interface utilisateur Controlleur Callouts Workflow Processus personnalisés Paramétrage fonctionnel d'un ERP

8 Les données Les données de base : Ce sont les données nécessaire aux processus et aux traitements, elles sont fixes et ne sont changées que manuellement par un opérateur (Nom du client, son adresse, code produit etc., les comptes comptables, les taux de TVA, les taxes). Les données dynamiques: Au même titre que les données de base, auxquelles elles sont souvent liées (pas toujours, la date de "livraison prévue" est souvent mise sur la commande de vente grâce a un calcul automatique a partir du "délai théorique" mis sur la fiche article), elles sont nécessaire aux processus et aux traitements mais sont modifiées dynamiquement (quantité disponible en stock, encours de facturation clients). Ce sont des données sur lesquelles il faut porter toute son attention parce qu'elles sont souvent la source de problèmes importants en exploitation réelle. Les données de paramétrage : Elles configurent fonctionnellement l'application et sont souvent difficiles à trouver, à comprendre et à mettre en place. Elles peuvent se présenter sous forme de case à cocher, d'un indicateur (true/false) dans un fichier de configuration de l'application et même parfois dans le code. Les améliorations de l'application (nouvelles version) en ajoutent souvent sans que pour cela les développeurs aient pu tester tous leurs effets et interactions avec celles qui existent déjà. Ont y touche rarement après démarrage et quand c'est les cas on RECETTE la modification à fonds dans un environnement de test avant de la reporter dans l'environnement de production.

9 Plan de paramétrage Je vous propose un plan de paramétrage trés simplifié destiné à faire rapidement vos premier pas sur Adempière. Les étapes sont à suivre dans cette chronologie pour optimiser le temps de mise en oeuvre et minimiser les risques d'erreurs. Sur un projet client cela fait l'objet d'un travail long et minutieux qui conditionne le montant du projet, autant vous dire que la moindre erreur à ce niveau a des répercutions importantes sur votre carrière. ;-) [[Données de base]] La comptabilité : La première étape consiste à paramétrer la comptabilité pour pouvoir affecter certains éléments de ce paramétrage aux tiers et aux données de bases que vous allez intégrer dans le progiciel. Lorsque vous créerez un client il vous faudra indiquer certaines données liées aux traitements comptables qui lui seront appliqués ou lorsque vous créerez une fiche produit il vous faudra indiquer à quel taux de TVA est soumis le produit. - Création des comptes comptables - Création du plan comptable ( si vous n'y connaissez rien, telecharger un template ou utilisez le plan par défaut) - Création des groupes comptable Tiers(ex: France,Corse,CEE, Hors CEE) et TVA (0,5.5,19.6 etc.) Les Tiers (Acteur ou Business Partner 'BP') : Vous devez notez que les Acteurs peuvent avoir des rôles multiple. Un Employé peut être un utilisateur ou pas, mais aussi une donnée nécessaire à un processus. Exemple: Pierre M est representant commercial de l'entreprise mais n'utilise jamais le progiciel. Il doit quand meme exister comme Acteur parce que les commandes de vente doivent être attibuées à un commercial pour calculer sa commission. - Clients - Fournisseurs

10 - Employés Il y a un paragraphe dédié au paramétrage des 'Tiers' plus loin dans ce guide. Les produits : - Famille et sous familles - Unités et conversion - Prix et coût Il y a un paragraphe dédié au paramétrage des produits plus loin dans ce guide. Les utilisateurs (Users) : Qui a le droit de faire quoi sur le progiciel. Il y a un paragraphe dédié au paramétrage des acteurs plus loin dans ce guide. [[Processus]] Les domaines et les processus : Les domaines et les processus n'ont pas forcément de priorité les uns vis à vis des autres dans les phases de paramétrage, si vous n'avez pas toutes les infos sur la gestion des stocks cela ne vous empêchera de commencer à paramétrer le processus de vente que vous modifierez ultérieurement. L'idéal est quand même de paramétrer les domaines en premier lieu ce qui permet de tester plus efficacement ces dernier lors des tests des processus d'achat/vente. La connexion Dans l'installation de base, vous avez un utilisateur par défaut avec les pouvoir Administrateur, c'est le plus simple pour l'instant, par la suite nous verrons la possibilité de créer des utilisateurs avec des droits particuliers. Il existe deux façon de se connecter techniquement, avec un client "lourd" en Java ou un client léger qui utilise votre navigateur web. Les écrans de ce manuel font référence au client "lourd" Java. Merci de vous référer au guide d'installation pour cette partie

11 Menu principal Une fois connecté vous voyez l'ecran principal, les fonctions sont rangées dans des dossiers, par domaines, elles apparaissent selon le paramétrage voulu pour un type d'utilisateur. Vous pouvez mettre une des fonctions qui apparaîent à droite, dans le menu des raccourci à gauche en cliquant du bouton droit de la souris sur la fonction et en choisissant "add to menu". En tant qu'admistrateur, vous voyez cet écran:

12 Modifier la langue Vous avez la possibilité de changer la langue utilisée dans les écrans en téléchargeant un fichier de traduction au format xml (Sur le forum ADdempiere de langue française du site SourceForge.net vous trouverez comment vous en procurer un exmplaire). Vous avez aussi la possibilité de changer manuellement les noms des champs directement dans le Progiciel via les fonctions de traduction(c'est long, fastidieux et il faut avoir de bonne connaissance du language fonctionnel en anglais). Gestion des Tiers Les Tiers,acteurs ou "Business Partner" (BP) sont les tiers physiques (personnes),virtuels (entrepôt) ou morale (sociétés) qui interviennent dans l'activité de l'entreprise. 1. Vue d ensemble 1.1 Un Business Partner est simplement un tiers avec lequel vous avez une relation d entreprise. Il y a trois types Business Partners : Employés, Clients et Fournisseurs. La flexibilité du système permet à chaque tiers d appartenir à toutes les catégories, si nécessaire. 1.2 Les tiers ont des adresses et des comptes bancaires. Les tiers peuvent avoir des liens avec d autres tiers, ce qui permet de livrer un tiers et de facturer un tiers associé. 1.3 Un tiers peut être aussi défini en tant qu organisation (société). Ceci vous permet d avoir des entrepôts, des inventaires et une comptabilité séparée. 2. Page principale de la fonction Business Partner 2.1 L écran principal du tiers contient un certain nombre d information sur lequel vous devez agir:

13 2.2 Notez que les quelques lignes supérieures indique les informations d appellation et d appartenance. La Search Key value est une abréviation interne que vous pouvez utiliser pour rechercher votre tiers. Le champ «Name» est le nom long du tiers qui apparaît sur les documents (commandes, factures etc.) 2.3 La partie médiane de l écran contient des informations financière telles que le statut de crédit, les taxes, etc. Vous pouvez aussi grouper le BP (Business Partner) avec des BP similaires. 2.4 Le fond de l'écran inclut des informations sur la quantité d'affaires que vous traitez avec l'associé. Cette partie de l'écran sera cachée si la personne est un employé.

14 3. Vue d ensemble des onglets 3.1 La plupart des BP (BUSINESS PARTNER) ont des détails qui ne peuvent pas être visualisé en page principale. Voici un récapitulatif des onglets de la fonction : 3.2 Si votre rôle tient compte de l'accès aux informations comptables, vous pouvez voir les onglets subsidiaires telles que la comptabilité de client ou la comptabilité de fournisseur. Ceux-ci vous permettent de choisir des centres de coût pour leurs transactions. D'une manière générale, la plupart des entreprises ne trouveront pas nécessaire de changer les valeurs par défaut ici. 3.3 Noter que l'accès de BP et l' onglet des zones d'intérêt sont subordonnés sous le contact (utilisateur). Toutes les fois que vous voyez des onglets dentelées comme ceci, vous devez choisir l'onglet parent d'abord (dans ce cas-ci l'onglet de contact) avant que vous puissiez regarder les enregistrements sur les onglets enfants.

15 4. Détails des onglets Client 4.1 Sur l'onglet client, vous pouvez choisir ce qui devrait apparaître sur l'ordre de ventes ou la facture client. Celui-ci indique ce que sont les conditions et les règles de paiement, les règles de facture, et la méthode standard de la livraison. assurez-vous que vous avez coché la case «Customer» si l'associé est un client afin de voir le reste des options. 4.2 Le schéma, l'escompte et % d'escompte sont employés pour décrire tous les escomptes additionnels qui peuvent être donnés à ce client particulier. 4.3 Le représentant de ventes va se transférer sur celui qui utilise l'associé. Il peut être laissé blanc si désiré. 4.4 La référence et la description d'ordre s imprimeront par défaut sur toutes les commandes pour le client. Le texte peut être modifié si nécessaire sur un ordre spécifique. 4.5 Le format d'impression de facture vous permet de choisir un format différent d'impression si le client le nécessite. 4.6 Vous pouvez choisir une autorisation de découvert pour un client si désiré. Ceci indiquera combien de crédit est donné avant que des ordres cessent d'être traités. Une valeur de 0 indique qu'il n'y a aucune autorisation de découvert. S'ils ont n'importe quelles factures en dépassement, les messages qui indiquent le crédit ont employés le champ

16 Fournisseur 4.7 Le check box de fournisseur doit être cochée. Cet écran vous permet de choisir des règles et des conditions de paiement pour les associés auxquels vous achetez Employé

17 4.8 L'écran des employés vous permet d indiquer si l'associé est un employé et/ou un représentant de ventes en vérifiant la boîte appropriée. Compte bancaire 4.9 L'écran de compte bancaire vous permet d écrire les informations de carte de crédit ou de compte bancaire. L'écran ci-dessus montre les champs que vous verriez en entrant dans la partie «carte de crédit». vous pouvez compléter avec le permis de conducteur, le No. de sécurité sociale, l' de compte, l'adresse, et le code postal. Les champs sont facultatifs L'écran ci-dessous montre une disposition différente quand vous cochez ACH directement au débit/au crédit d un compte bancaire. ACH représente le centre de vérification automatique pour le traitement en ligne de paiement. Tous les champs visible ci-dessus demeurent les mêmes, Dans ce cas-ci vous deviez ajouter un No. de vérification et mettre compte à non.

18 Adresse 4.11 L'écran d'adresse vous laisse saisir toutes les adresses que votre associé peut avoir. Le clic sur l icône à la droite de l'adresse ouvre un petit écran (comme vu ci-dessous) que vous permet d'écrire ou mettre à jour l'adresse telle que vous voudriez qu'elle apparaisse :

19 4.12 Compléter la zone adresse est obligatoire. Cependant, le nom, le téléphone, le 2eme téléphone, le fax, le RNIS, et les champs de région de ventes sont facultatifs. Les check boxes pour l'adresse de livraison, l'adresse de facture, etc. peuvent être employés aussi souvent que nécessaires. Ceci indique si vous pouvez choisir cette adresse au moment de l'expédition, facture, et ainsi de suite. Si vous avez des adresses multiples pour une organisation, notez qu'elle donnera à chaque adresse un nom (juste au-dessus du check box actif). Vous pouvez vouloir faire en sorte qu'il soit plus facile de choisir l'adresse appropriée à partir des écrans de facture et d'expédition.

20 Contact (Utilisateur) 4.13 L'écran de contact vous permet d identifier des personnes de votre BP avec lequel vous êtes en relation. Vous pouvez ajouter leur nom et des données ici. La zone d'identification est obligatoire. Cependant, la description, les commentaires, l' , le mot de passe, la salutation, le téléphone, le 2eme téléphone, le fax, le type d'avis, et la position sont les champs facultatifs 4.14 La check box «Full Access BP» de indique si vous permettez à ce contact de voir tous les documents (factures, ordres, etc.), les demandes et les sommes qui les impliquent via votre magasin Web. Si la check box est laissée vide, vous devez faire une entrée sur l'onglet suivant pour autoriser l accès et déterminer quel accès aura le BP via le magasin Web. Pour la première phase, nous ne mettons en application aucun Accès de BP via le magasin Web Le champ de vérification de l émail, information de vérification, contact, et le dernier résultat sont tout géré par le système. Ces champs sont mis à jour lors des accès utilisateur au magasin Web.

21 Accès BP 4.16 L'onglet «BP d'access» est une Table avancée. Elle sera seulement montrée si votre rôle permet l'accès et si la boîte «onglet avancé» à été cochez vos préférences Quand La check box «Full Access BP est vide sur l onglet de contact (utilisateur), vous devrez faire une entrée ici pour indiquer quel accès il doit avoir. Vous noterez dans l'exemple au-dessus que l on accorde l'accès aux documents d'affaires, qui sont des factures, des ordres, et des ordres d'achat

22 Centre d Intérêt 4.18 L onglet centre d'intérêt est un outil de vente qui vous permet de grouper des clients pour envoyer des s ou des bulletins. À condition que vous ayez défini des régions d'intérêt a dans le paramétrage du système, cet onglet est visible quand une personne inscrite à ce centre d'intérêt et la date pour en sortir. Gestion des produits 1. Vue d ensemble 1.1 La fonction Product est la base centrale des informations produit que achetez ou vendez. Les Produits peuvent contenir des articles que vous achetez à des fournisseurs ou que vous vendez à des clients. Vous pouvez aussi définir des services que vous vendez ou que vous achetez. 1.2 Une fois dans la fiche produit, Notez une icone bleu dans la barre de titre en haut à gauche. Cette icone est présente dans beaucoup d écran à la droite de la barre d outils. Cette icone ouvre la fonction de recherche des produits, cela présente une extraction des produits et des quantités en mouvement sur les différentes commandes. 2. Page principale de la fonction produit 2.1 La forme de votre écran principal de la fiche produit dépend essentiellement de votre type d entreprise. L écran standard est le suivant :

23 2.2 Notes que le quelques lignes du haut définissent le nom produits et d autres informations. The Search Key est une abréviation interne a partir de laquelle vous pouvez faire des recherches du produit. Cela pourrait être le numéro produit. Le nom du produit est plus long, Le nom descriptif est celui qui apparaît dans les documents, le magasin en ligne, etc. 2.3 La section médiane de l écran contient des informations qui indiquent comment est configuré votre article dans votre société. Vous pouvez indiquer s il est soumis a des taxes de vente, Si c est un service ou une ressource plutôt qu un article, ou si il y a un acheteur particulier chargé d acheter ce produit. 2.4 Le haut de l écran est habituellement adapté pour inclure tous les champs spécifiques utiles à votre société. 3. Onglets latéraux 3.1 Beaucoup de produits nécessitent plus d informations qu il ne peut en apparaître dans l écran principal. Voici les onglets disponible dans ADempiere sur la fiche produit (Ils ne sont pas tous nécessairement utilisé dans votre société):

24 3.2 Tous ces onglets peuvent contenir plusieurs enregistrements et contenir le nombre d informations nécessaire pour chaque article. Pour des informations spécifiques consultez votre consultant Adempiere pour savoir comment été paramétré votre progiciel. 4. Créer un nouveau produit 4.1 Nous verrons cet aspect en deux parties: Le produit de base et la nomenclature (composé / composants) Produit de base 4.2 Allez dans la fonction "Product" et faites une de ces deux choses: (a) Si le produit est très similaire a un produit existent dans votre system, vous voudrez chercher ce produit, sélectionnez «Edit > Copy Record» en haut du menu. D une manière générale, cela copiera toutes les informations de l écran principal mais pas celles des onglets secondaires. Dans cette nouvelle copie, modifies les informations différenciatrice entre les deux produits et sauvegardez. (b) Pour démarrer avec un enregistrement blanc, choisissez Edit > New Record from en haut du menu 4.3 Commencez a complétez les champs. Les champs en rose sont obligatoires. Soyez sûr d avoir été précis dans le champ search key et name field de façon a ce que le produit soit trouvé rapidement an cas de recherche.

25 4.4 La plupart des champs seront complétés par défaut, mais vérifiez les champs suivants pour être sûr qu ils sont correctement renseignés : (a) Product category catégorie produit, si utilisé dans votre société (b) tax category catégorie de taxe (c) UOM (unit of measure) unite de mesure (d)cochez Stocked -> Stocké, pour suivre les niveaux de stock (e)cochez Purchased -> Acheté, si ce sont des produits que vous achetez (f)cochez «Sold -> vendue si vous revendez ces articles tels quels (g) Locator -> Emplacement devrait être renseigné, a moins que paramétriez votre entrepôt plus tard 4.5 Une grande partie des champs sont explicite. Si vous n êtes pas sur de la signification, Passez dessus avec la souris ou cliquez sur le bouton aide pour avoir une explication. 4.6 Si vous disposez des informations nécessaires, continuez en renseignant les objets secondaires. Ces onglets ne sont pas nécessaire pour l utilisation du produit.voici une vue d ensemble de quelques onglets générique: (a) Bill of Materials Voir la section suivante. (b) Replenish Définissez le niveau minimum de stock que vous voulez en stock et le règles de réapprovisionnement. Si vous désirez un stock bas, il faudra indiquer la valeur minimum de fonctionnement de l entreprise et implémenté la règle de réapprovisionnement minimum. (c) Purchasing Indiquez votre fournisseur et le prix habituel de ce dernier. (d) Price Indiquez un prix manuellement et ajoutez l article a une «Price Liste» (tarif) de vente ou d achat. Normalement, ce champs est mis a jour automatiquement grâce au traitement par lot lancé a partir de la fonction «Price List». (e) Transactions Montre les mouvements de réceptions ou de ventes Renseigner la nomenclature 4.7 La nomenclature (BOM) permet de créer un produit constitué d autres produits. Votre société achète des tables et des chaises mais vent des produits de type salle à manger. Ainsi le produit sera vendu comme un ensemble a un prix unique.

26 4.8 La méthode pour créer un article est très proche de la procédure pour un article standard. Il faut cocher la case a cocher Bill of Materials dans l écran principale du produit (ex : la salle a manger), pour activer les autres choix. Pour l instant ne sélectionnez pas Verify BOM or either dans le choix Print Detail Records Allez dans l onglet Bill of pour entrer les composants de votre article. Cliquez sur l icone new record 4.10 Dans cet écran renseignez le champ BOM Product et la quantité nécessaire a votre produit. Pour l exemple le produit est chaise et la quantité est Enregistrez et faites autant de fiche que vous avez de composants dans votre produit principal (le composé) Une fois tous vos composants renseignés, retourné a l écran principal et sélectionnez le bouton Verify BOM pour assembler les produits composants au produit composé. Une fois ceci fait vous devriez voir apparaitre une cache à cocher Verified grisée. A ce stade votre produit a été créé correctement et est prêt a intégrer une «Price Liste» (un tarif). 5.Onglet Achat Purchasing 5.1 Cet onglet est un onglet clé de la fiche article. Vous y indiquez les différents fournisseurs du produit. L écran suivant apparait :

27 5.2 Notez que le produit est renseigné, ainsi que le fournisseur Vous pouvez, optionnellement indiquer une estimation de son niveau de qualité «Quality rating» (Scoring fournisseur) cela dépend de votre propre historique. Cochez la case Current Vendor Si vous voulez qu il apparaisse dans la «Price Liste» (tarif) d achat 5.3 AU milieu de l écran les informations de prix apparaissent. Vous pouvez voir le prix de vente conseillé (list price) aussi bien que le prix d achat fournisseur (PO price). 5.4 Le reste de l écran contient des informations optionnelles pour l article. Vous pouvez indiquer le montant minimum de commande pour ce fournisseur, le délai de livraison, et toutes autres charges fixes liées à la commande du produit. 6. Onglet Prix Price 6.1 L onglet prix vous mont les différents tarifs ( price list ) dans lequel le produit apparaît. Regardez l écran suivant:

28 6.2 En créant un nouvel enregistrement le produit est place en haut d écran. Choisissez le tarif («Price List») dans lequel vous voulez faire apparaître le produit (ex : Standard 2001). Notez qu il existe une fonction automatique pour créer un tarif dans Adempière et que nous venons de vous montrer la manière de le faire manuellement. 6.3 Le champ «List Price» indique le prix le plus élevé pour le produit. 6.4 Le champ «standard Price» est le prix habituellement utilisé pour la plupart des clients. 6.5 Le champ «Limit Price» est le prix le plus bas du tarif auquel vous voulez vendre l article. Cette limite sera impose sur les commandes de vent en deçà de ce prix, même si le client a une remise. Ceci pour vous aider à garder une marge même en cas de forte remise. Bien sûr les responsables ou les utilisateurs ayant des droits appropriés pourront s affranchir de cette limite si vous paramétrez Adempiere pour ce faire.

29 Ajout d utilisateurs 1 Vue d ensemble 1.1 Une fois que vous avez installé ADempiere, vous devez naturellement y ajouter des employés ou permettre à vos partenaires la possibilité de se connecter à votre site web. 1.2 Pour ce faire, les utilisateurs doivent être créés, des mots de passe assignés et des rôles ou des droits d accès attribués. 2 Ajouter des utilisateurs 2.1 Si l utilisateur est un employé, vérifiez qu il existe en tant que Business partner. Si ce n est pas le cas, ajoutez le d abord en tant que Business Partner (Voir le chapitre Business Partners). 2.2 Si l utilisateur est un contact de l un de vos fournisseurs ou clients, allez dans la fiche du partenaire (BP). Allez dans l onglet «contact» à gauche de l écran: 2.3 Recherchez le contact s il existe. Dans le cas contraire créez le en indiquant les informations suivantes : Name C est le nom d utilisateur pour se connecter à ADempiere Description Optionnel, courte description

30 Comments Optionnel, commentaires Address Adresse utilisée pour le workflow ou des documents à envoyer Password Le mot de passe. Le texte sera masqué, il est case-sensitive. L utilisateur pourra le changer plus en utilisant la fonction «Reset Password». 2.4 Les champs allant de "Greeting" jusqu a "Position" sont optionnels vous pouvez les utiliser pour mettre des informations sur les employés ou les contacts qui se connectent. Le système enregistrera les informations dans " Verify" et d autres champs dans le haut de l écran. Une fois le contact créé, sauvegardez et quittez cet écran. 3 Gestion des droits d accès employé 3.1 Les employés qui veulent se connecter directement à Adempiere doivent avoir une fiche utilisateur (voir chapitre 2) et au moins un rôle qui leur est affecté. Voir le chapitre sur les rôles pour comprendre le fonctionnement de ces derniers. 3.2 Allez dans la section Security et ouvrez la fonction «User»: 3.3 Chercher l utilisateur que vous venez de créer dans la fonction «Business Partner» :

31 3.4 Notez que vous pouvez ajouter un certain nombre d information interne ou externe a propos de l utilisateur que vous avez créé, mais elles sont optionnelles et non nécessaires pour la connexion à Adempiere. 3.5 Cliquez sur l onglet, User Roles, et créez un nouvel enregistrement: 3.6 Cliquez sur le champ «Role» pour rechercher un rôle approprié : 3.7 Dans cet exemple, deux rôles sont attribués. Vous pouvez voir que l «Admin role» a un niveau plus élevé d approbation«approval amount» et peut donc approuver (valider) ses propres documents. Les rôles contrôlent aussi les écrans auxquels l utilisateur aura accès et les droits qu il aura. Vous devez bien connaitre la gestion des rôles avant de les affecter aux utilisateurs. Choisissez en un et sauvegardez l enregistrement. 3.8 Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles. Peut être qu un directeur voudra avoir un rôle qui lui permet d accéder à la comptabilité, mais préférera un rôle différent pour une

32 utilisation quotidienne. Vous êtes libre d ajouter les rôles que vous voulez, Puisque les rôles ne son pas cumulatifs. En d autres termes, peu importe les droits d un utilisateur dans d autres rôles, il n aura accès qu aux droit liés au rôle avec lequel il a ouvert sa session. 3.9 L onglet User Substitute n est qu informatif a ce niveau. L onglet "Org Assignment tab" n est que très rarement renseigné. L onglet "Org Access" vous permet de choisir l organisation que l utilisateur pourra voir ou avec laquelle il pourra interagir, mais ce paramétrage ne sera actif que si vous sélectionnez le champ Use User Org Access dans la définition du rôle. Transmettez aux employés le login et le mot de passe que vous avez paramétré à l étape 2.3. Ils devraient pouvoir se connecter à ADempiere sans aucun problème. 4 Gestion de l accès des Business Partner 4.1 Vous pouvez donner accès à vos partenaires (Client ou fournisseur) à votre magasin en ligne pour qu ils puissent voir leurs commandes ou leurs factures.dans ce cas ils ne doivent pas pouvoir se connecter à ADempiere directement et vous devez leur affecter des droits d une manière différentes. 4.2 D abord allez dans la fonction Business Partner, allez dans la compagnie à la laquelle ils auront accès, et assurez vous qu il existe bien un contact (voir 2.1à 2.4 dans ce chapitre). 4.3 Tans que vous êtes dans la fonction the Business Partner, sélectionnez l onglet BP Access Notez que dans cet exemple nous avons donné «New Employee» comme Login. Vous

33 pouvez l autorisez, au choix, à télécharger à partir du magasin en ligne, accéder aux documents de sa compagnie ou voir ses demandes. 4.4 Faites un choix et sauvegardez. Si vous désirez lui donner plus d un droit créez une nouvelle fiche «BP Acces» et sauvegardez la. 4.5 Informez l utilisateur de son Login et de son mot de passe (étape 4.2) et il sera en mesure de se connecter à votre magasin en ligne. Les processus principaux Les processus principaux d'entrée et sortie traite de la vente et des achats. Gestion des commandes de vente 1. Vue d ensemble 1.1 La commande de vente est le premier écran que vous utiliserai pour réaliser une transaction client. La commande de vente contient les informations essentielles du client, les règles de facturation et de livraison, les articles commandés, les frais et les taxes supplémentaires 1.2 Si vous avez défini une organisation multi-sites lors de votre configuration initiale, un type de document peut gérer automatiquement la numérotation de vos commandes, mais nous verrons cela un peu plus tard. Si une entité secondaire (ou entrepôt secondaire) fait une commande d achat à l entité principale (ou entrepôt principal), une commande vente est automatiquement générée a partir de l entité principale (ou entrepôt principal). 1.3 L écran principal de la commande récapitule les informations de la transaction et les lignes articles affichent les détails. 2. Ecran principal de la commande de vente 2.1 La page principale de la commande de vente récapitule les informations essentielles de la transaction (Client, conditions de règlement, etc.):

34 2.2 Notez que les quelques lignes supérieur définissent votre type de transaction et fournissent le numéro de document. Le numéro est encadré < > pour indiquer qu il s agit d un nouveau document et qu il n est pas enregistré dans la base de données. Le numéro généré dépend du type de document que vous avez choisi. Les types de documents 2.3 Le type de document est une liste déroulante, votre choix change le traitement de la commande et les informations de l écran principal. La commande la plus utilisée est la commande standard, nous traiterons des possibilités offertes plus tard dans la documentation. Quoiqu il en soit nous utiliserons les types de documents disponibles dans la configuration de base pour le moment : Binding Offer Parfois appelés Quotation, Ils réservent automatiquement les stocks et peuvent être convertis manuellement en tous autres type de documents. Credit Order Les marchandises sont prises avec une facture et les paiements sont saisis manuellement lorsqu ils sont effectués. Futures Order Spécifique à Aabalat, ce type de document est identique a la commande vente standard avec la particularité d enregistrer les paiements sur un compte débiteur particulier.

35 Non binding Offer Quelquefois appelé «Proposition» (Devis), Ils ne réservent pas les articles en stock et peuvent être convertis en n importe quels autres documents. POS Order Commande Point de vente, la transaction est effectuée en une seule fois en évitant le découpage du processus de vente standard. Ils génèrent automatiquement une facture, un bon de livraison et un paiement (écritures comptable) selon le mode de règlement choisit. Prepay Order Le paiement doit être effectué avant la livraison de la marchandise. Le paiement peut être fait directement dans la commande ou lui être lié (lettrage). Après la validation du paiement la facture et le bon de livraison sont automatiquement générés. Standard Order Ils donnent une grande flexibilité dans la gestion des livraisons et des factures en respectant les conditions de paiement et de livraisons que vous avez paramétré sur votre tiers (Business Partner -client, fournisseur, etc.). C est ce type de document qui va être expliqué par la suite. Warehouse Order Ce type de document génère automatiquement un bon de transport ou de livraison, les factures doivent être crées manuellement. 2.4 La date de commande est indiquée automatiquement et peut être modifiée si nécessaire. Les tiers (Business Partner) 2.5 Le choix du tiers(bp) alimente automatiquement la plupart des données de l entête de commande. Tapez directement le nom du tiers ou cliquez sur l icone (BP) à la fin du champ pour ouvrir un écran de recherche. Une fois le tiers sélectionné vous constatez le rapatriement des valeurs par défaut que vous lui aviez attribuées. Si elles ne correspondent pas a votre besoin vous pouvez les changer manuellement uniquement pour la commande en cours. Pour changer les valeurs par défaut du tiers, faites un clique droit sur le champ du tiers (BP) et choisissez Update (modifier) pour changer le non et les informations d adresse, mais vous pouvez choisir Zoom pour modifier n importe quelles autres valeurs du tiers comme les règles de facturation ou de livraison. 2.6 Notice how many of the fields on the screen are now populated once you select the Business Partner. These can be changed depending on the circumstances of the order:

36 2.7 Notez que les informations comme l adresse, le contact, l adresse de facturation du tiers sont récupérées de la fiche tiers(bp) par défaut. En cas d enregistrements multiples, ADempiere récupère le premier enregistrement de la liste. Vous pouvez modifier la sélection par défaut en cliquant sur la flèche en bout de champs. Les conditions de livraison 2.8 Lorsque le tiers (BP) a des conditions de livraisons par défaut qui lui sont associées, celles-ci seront transférées sur le bon de livraison lorsque ce dernier sera généré. Notez l explication des champs liés à la livraison : Delivery Rule habituellement positionné à Availability, ce qui veut dire que le bon de préparation (ou livraisons) n est généré que si la disponibilité est vérifiée en stock pour l entrepôt choisi. Les produits non disponibles sont automatiquement mis en attente sur la commande. Ce qui permet la livraison multiple (partielle) si certains produits sont disponibles.

37 Complete Line ou Complete Order signifie que le bon de livraison n est généré qu à la condition que la ligne ou la commande soit complètement disponible en stock. (pas de livraison partielle de produit). After Receipt signifie que la livraison ne peut être générée que si le règlement (paiement) a été reçu. Force signifie que le bon de livraison sera généré meme si votre quantité en stock est insuffisante (Cela implique que vous aurez des quantités négatives dans votre balance des stocks). Manual Signifie que vous allez créer le bon de livraison manuellement (vous ne pourrez pas utiliser les automatismes de gestion des livraisons avec ce mode). Les conditions de facturation 2.9 Le tiers (BP) a aussi des conditions de règlement par défaut qui sont récupérées dans l entête de commande, vous pouvez les changer si nécessaire Les conditions de facturation peuvent être immédiate, après livraison ou basées sur un accord client (Peut être ne faite vous qu une seule facture par mois pour toutes les commandes) Si vous avez différent tarifs pour un client vous pouvez en sélectionner un dans le champ «Pricelist» Le champ Sales Representative est alimenté par défaut avec le nom de la personne qui a saisie la commande Le bouton directement après le champ «Sales Representative» indique le mode de paiement par default. Vous pouvez modifier cette information en cliquant dans le champ. La gestion du statut (Status Area) 2.14 L espace réservé à la gestion du statut(en bas d écran) contient les champs gérés par le système, ce qui vous permet d en savoir d avantage sur la progression de votre commande. On y voit le total des lignes de la commande, le grand total de commande si la commande a été enregistrée (grand total=total ligne + frais, taxes etc.), si la commande est en cours de traitement ou terminée et quels types de documents vont être imprimés pour cette commande. La case a cocher Self-service indique si cette commande a été passée par le WEB Une fois vos lignes saisies, cliquez sur le bouton «Complète» dans le coin inferieur droit de l écran pour lancer la commande de vente. Après avoir cliqué, vous serez invité à choisir une des options suivantes :

38 Prepare :Contrôle la conformité de la commande vente et réserve en stock les quantités indiquées sur les lignes. Complete : Fait plusieurs choses : pour les commandes standard, il réserve en stock les quantités indiquées sur les lignes (si la commande n a pas été en état PREPARE précédemment, auquel cas les quantités seraient déjà réservé) et lancera les bons de livraison et les factures selon les conditions que vous aviez indiquées. Close : Termine la transaction, cette dernière ne pourra être ré ouverte. Void : Met toutes les quantités à zéro pour finir la transaction (gestion des reliquats). 3. Lignes articles des commandes de vente 3.1 La ligne d article est la ligne ou vous saisissez les articles qui ont été achetés, ou d autres charges (Ex : frais de transport). Si vous le souhaitez vous pouvez copiez les lignes a partir d une commande de vente existante en sélectionnant le bouton de copie des lignes en haut de l écran principal de la commande. Vous serez invité a sélectionner une commande de vente et vous rapatriera toutes les lignes de cette commande de vente. 3.2 Si vous avez fait une commande de vente, cliquez sur l onglet «Order Line». l écran devrait être le suivant:

39 3.3 Le numéro de ligne s incrémente par dizaine (10,20 etc.) mais vous pouvez le changer si vous voulez faire apparaitre vos produits dans un certain ordre. 3.4 Après le numéro de ligne les champs vous permettent de saisir un article ou des frais quelconques. Dans la plupart des cas vous saisirez des articles mais vous pouvez ajoutez des lignes pour des frais de transports ou d autres choses spécifique a votre entreprise. 3.5 Choisir le produit en utilisant l écran de recherche des produits. Cela dépend de vos critères, vous pouvez désirer un instance particulière de votre produit (le numéro de lot ou le numéro de série indique un produit unique physiquement). Les quantités 3.6 Entrez la quantité commandée. L unité de mesure est celle indiquée par défaut sur la fiche produit. Les quantités réservées, livrées ou facturées pourront être changées si nécessaire.

40 Les montants et les statuts 3.7 C est ici qu est calculé le prix la ligne d article. L unité et le tarif, comme les taxes et les réductions, sont récupérés sur la fiche article. Vous pouvez modifier ces champs comme vous le souhaitez. 3.8 Notez que si vous changez le prix ou accordez un rabais, le total est modifié pour refléter le changement dans l espace Satus pour le montant de la ligne (Line Amounts). Ceci est aussi vrai lorsque vous choisissez un pourcentage de taxe pour une ligne d article. Le total de la commande est aussi visible en haut de l écran. 4. Taxes 4.1 Le champ «Order taxe» indique simplement la somme de taxe pour la ligne de commande. Ce montant est à titre indicatif et ne peut être modifié. 4.2 Si vous modifiez la commande ou les taxes vous pouvez allez a l écran principale de commande et choisir un processus tel que décrit au chapitre 2.15.