Mode d emploi : Importer l emploi du temps à partir d UDT version 17 ou 18

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1 Mode d emploi : Importer l emploi du temps à partir d UDT version 17 ou 18 Septembre 2012 A partir de cette rentrée 2012, les établissements bénéficiant du logiciel Un Deux Temps version 17 ou 18 peuvent importer leur emploi du temps dans le Cybercollèges42 grâce à une fonctionnalité simplifiée. Les années précédentes, certains établissements ont rencontré des difficultés dans la liaison logiciel emploi du temps / Sconet STSWeb / Cybercollèges42, en particulier au niveau des groupes d option (intitulés, peuplement des élèves). Pour une utilisation optimale du cahier de textes Cybercollèges42, nous vous conseillons d utiliser cette nouvelle fonctionnalité. 1- Comment faire? Exporter un fichier.zip depuis le logiciel UDT Cliquer sur «Fichier Liaison avec l ENT Publier les données». 1

2 La publication des données se déroule en 3 étapes. Vous pouvez laisser les dates définies par défaut, cela n a pas d incidence sur le fichier généré. Cliquer sur «Démarrer». NCliquer sur Valider (en bas à droite de cette page) La première étape consiste en un contrôle de cohérence interne afin de vérifier que votre emploi du temps est fini et cohérent. Si des erreurs apparaissent, cliquer sur «Accès Anomalies bloquantes». Vous devez impérativement corriger les points mentionnés pour continuer la publication des données. Remarque : il est conseillé de travailler sur une copie de votre emploi du temps officiel. Cliquer sur «Fichier Enregistrer sous» et nommer par exemple votre fichier «cybercolleges42.udw». Cette saisie d adresse mail vous permettra également, si vous perdez votre mot de passe Cybercollèges42, d en recevoir automatiquement un nouveau par mail (en cliquant sur «Mot de passe oublié» lors de l identification) 2

3 La deuxième étape permet de créer les fichiers d emplois du temps. Cliquer sur «Générer les fichiers». Vous pouvez enregistrer le fichier «UDT-Filesdateheure_INIT.zip» sur votre ordinateur. 3

4 1.2 - Importer le fichier.zip dans le Cybercollèges42. Avec le code administrateur, cliquer sur l icône Gestion Vie Scolaire. A la première connexion, vous devez compléter un questionnaire. Vous devez renseigner les informations ci-dessous : o Souhaitez-vous directement passer en saisie manuelle des données de vie scolaire? Répondre NON. o Les données d'emploi du temps sont gérées par : Répondre UnDeuxTemps o Version : Répondre UnDeuxTemps v18 ou v17 o L'établissement est-il un établissement agricole? Répondre NON o Les groupes (sous-groupes de classe, groupes d'option) utilisés dans le logiciel d'emploi du temps sont créés dans : Répondre UnDeuxTemps o Ces groupes sont peuplés dans : Répondre UnDeuxTemps Remarque : si vous répondez «Ces groupes sont peuplés dans UnDeuxTemps», vérifier au préalable que vous avez, dans UDT, réparti vos élèves dans les différents groupes d option. Si vous ne les avez pas réparti dans UDT mais uniquement dans Siècle (ex-sconet), se reporter au paragraphe 2. Cliquer sur «Parcourir» pour sélectionner le fichier.zip généré par UDT. Cliquer ensuite sur «Valider» pour débuter l import. 4

5 Différentes étapes de vérification des données importées se succèdent sur le Cybercollèges42. La première permet de vérifier que chaque enseignant et élève existe au niveau de l annuaire. Si une personne n est pas reconnue, vous pouvez la rechercher dans l annuaire global du Cybercollèges42. Il peut s agir de nouveaux enseignants qui sont encore rattachés à leur ancien établissement. Cliquer sur les «3 petits points» pour rechercher un utilisateur. Si vous souhaitez ignorer cette étape, vous pouvez directement cliquer sur «Continuer», les séances de l emploi du temps seront alors importées, mais sans enseignant. L étape suivante consiste à créer les groupes d option à partir des données importées. Pour tous les groupes non reconnus, choisir «Créer un groupe d option». La dernière étape récapitule les données qui seront importées. Cliquer sur «Valider cet import» 5

6 Un tableau de synthèse apparait : toutes les cellules contiennent des informations (aucune mention «0 définie(s)») Vous pouvez générer les séances qui seront alors ajoutées dans les cahiers de textes classes et cahiers de textes enseignants Mettre à jour l emploi du temps en cours d année Si l emploi du temps est modifié durant le mois de septembre, ou en cours d année, vous pouvez effectuer de nouveau l opération d export-import du fichier.zip Comment gérer l arrivée de nouveaux élèves en cours d année? L import d emploi du temps sur le Cybercollèges42 est opérationnel à condition que les groupes soient peuplés dans UnDeuxTemps (cf paragraphe 1.2) Si un nouvel élève arrive en cours d année, vous devez : - soit dans l annuaire ENT : rattacher cet élève à ses groupes d option - soit dans UDT : répartir cet élève dans ses groupes et effectuer de nouveau l opération d export-import du fichier zip Le paramétrage d import d emploi du temps est terminé. Les enseignants peuvent utiliser dès à présent le cahier de textes. Vous pouvez toutefois personnaliser certains paramètres en cliquant sur «Gestion Vie Scolaire» puis sur les menus de gauche. 6

7 2- Comment gérer si les élèves ne sont pas répartis dans UDT mais uniquement dans Siècle (ex-sconet)? Exporter un fichier.zip depuis le logiciel UDT (cf paragraphe 1.1) Importer le fichier.zip dans le Cybercollèges42 : Avec le code administrateur, cliquer sur l icône Gestion Vie Scolaire. A la première connexion, vous devez compléter un questionnaire. Vous devez renseigner les informations ci-dessous : o Souhaitez-vous directement passer en saisie manuelle des données de vie scolaire? Répondre NON. o Les données d'emploi du temps sont gérées par : Répondre UnDeuxTemps o Version : Répondre UnDeuxTemps v18 ou v17 o L'établissement est-il un établissement agricole? Répondre NON o Les groupes (sous-groupes de classe, groupes d'option) utilisés dans le logiciel d'emploi du temps sont créés dans : Répondre STS o Ces groupes sont peuplés dans : Répondre SCONET Continuer la procédure d import (cf paragraphe 1.2), en étant attentif à l étape des «groupes non reconnus». En effet, cette étape permet de vérifier les informations du fichier.zip (provenant du logiciel d emploi du temps) avec les informations de l annuaire ENT (provenant de STSWeb et de Siècle). Si plusieurs groupes ne sont pas reconnus, il est conseillé d arrêter la procédure d import et de vérifier que les intitulés des groupes d option sont identiques entre UDT et STSWeb. Remarque : Si de nouveaux élèves arrivent en cours d année dans l établissement, vous devez renseigner directement dans Siècle leurs groupes. Cette information sera transmise automatiquement au Cybercollèges42, l élève pourra ainsi accéder à son cahier de textes. 7