Foire aux questions. à propos de l entretien professionnel. Août 2014

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1 Foire aux questions à propos de l entretien professionnel Août

2 Questions relatives au SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE DIRECT (N+1) Qui est le supérieur hiérarchique direct? Le supérieur hiérarchique direct est celui qui organise et suit le travail au quotidien. Il a été désigné par le Conseil régional pour occuper un poste d encadrement. Dans les lycées, en l absence de poste d encadrement, le supérieur hiérarchique direct est le proviseur ou le gestionnaire. Comment les agents sont-ils informés sur la procédure de l entretien professionnel? Les agents des lycées ont reçu à leur domicile un «Guide d aide à la préparation de l entretien professionnel» qui explique précisément les changements imposés par la réforme et notamment sur le supérieur hiérarchique direct. Des réunions d informations ont également eu lieu les 4, 5 et 6 juin. Les agents des services peuvent consulter sur Picarnet (Mon espace RH) le «Guide d aide à la préparation de l entretien professionnel» qui explique précisément les changements imposés par la réforme. Des réunions d informations ont été programmées les 18 juillet, 10 et 12 septembre. Est-ce le supérieur hiérarchique direct qui rédige les fiches de poste et réalise l entretien? Oui. Comment cela se passe lorsqu'un agent est rattaché à deux supérieurs hiérarchiques directs? Un et un seul évaluateur peut réaliser l entretien. L entretien sera réalisé par le supérieur hiérarchique direct sur le poste sur lequel l agent occupe la plus grande partie de son temps. Par exemple : l agent est à 40 % agent d entretien et 60 % agent polyvalent de restauration : l entretien est réalisé par le chef de restauration. Ce dernier doit se rapprocher de l agent d encadrement ou du gestionnaire selon la taille de l établissement pour faire le point sur les activités de la fiche de poste se rapportant au métier d agent d entretien. Dans le cas ou l agent exerce ses deux postes à 50 % (par exemple comme assistant de mission dans deux directions différentes) : c est le N+2 (hiérarchie fonctionnelle, DGA ou directeur) qui désigne l évaluateur. Que se passe-t-il si le N+2 veut s imposer dans l entretien? Un et un seul évaluateur doit être présent lors de l entretien. Toute autre situation sans l accord de l agent et validation préalable de la Direction des relations humaines peut conduire à une procédure de recours qui peut aboutir, après avis de la CAP, à l annulation ou à la révision du compterendu d évaluation. 2

3 Si le supérieur hiérarchique direct est malade, qui va mener l entretien à sa place? La situation sera étudiée au cas par cas par la Direction des relations humaines qui informera les agents, l évaluateur désigné et le N+2. Questions relatives aux RELATIONS ENTRE LE SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE DIRECT ET LE N+2 (HIÉRARCHIE FONCTIONNELLE, DGA OU DIRECTEUR) Quel est le rôle du N+2? Le N+2 doit : Faire le point avec ses équipes encadrantes sur ce qu il attend d eux du point de vue de l évaluation, de la fixation des objectifs au regard de l activité de l établissement / de la direction ou à titre individuel. Assurer l entretien professionnel de ses N-1 (encadrants et collaborateurs directs). Gérer l ensemble des effectifs avec l appui des encadrants pour assurer le meilleur service au sein de l établissement / de la direction. Que se passe-t-il si le N+2 n'est pas d'accord avec l'évaluation faite? Plusieurs situations peuvent se présenter : 1/ Il n est pas d accord avec une évaluation individuelle : Il peut transmettre un rapport à la Direction des relations humaines. 2/ Il n est pas d accord sur la manière dont l ensemble des entretiens se sont déroulés : Il prend acte de la situation lors de l évaluation des activités de management de l évaluateur concerné. Ainsi, il estime qu il n a pas rempli comme il le devait son rôle managérial concernant la manière dont se sont déroulés les entretiens ou du niveau attribué à l ensemble de son équipe. Il peut également transmettre l information par écrit à la Direction des relations humaines. Est-ce que le N+2 a accès à la fiche d'évaluation? Le N+2 a accès en modification aux fiches pour lesquelles il aura été identifié comme évaluateur. Pour toutes les autres fiches des agents, il n a qu un accès en consultation. Il ne peut à aucun moment apporter une modification au contenu des fiches saisies par un autre évaluateur. Le N+2 signe pour visa l état récapitulatif des évaluations proposées par chaque supérieur hiérarchique direct. Il ne signe pas les fiches d entretien. 3

4 Est-ce que le supérieur hiérarchique direct et le N+2 ont connaissance des observations apposées par l'agent? Oui. 1/ L agent, à réception de sa fiche transmise par la Direction des relations humaines, devra y apporter s il le souhaite, ses observations éventuelles et devra signer sa fiche. La signature atteste de la prise de connaissance de la fiche ; elle ne vaut pas acceptation. 2/ Ensuite, il la transmettra à son évaluateur pour qu il puisse en prendre connaissance et la signer à son tour. 3/ Enfin l évaluateur transmettra l ensemble de ces fiches au N+2 pour information. Ce dernier devra alors retourner l ensemble des fiches de l établissement / de la direction à la Direction des relations humaines. Comment le Rectorat et la DRAAF ont-ils été informés de la réforme? La Direction des relations humaines a rencontré le recteur* et le directeur régional de la Direction régionale de l alimentation, de l agriculture et de la forêt (DRAAF)** pour les informer de la mise en place de la réforme au sein de la collectivité et obtenu leur coopération dans la mise en œuvre de la réforme au sein des lycées. * pour les lycées du ministère de l Éducation nationale ** pour les lycées agricoles Questions relatives à L UTILISATION DE L OUTIL Comment accéder à l applicatif? Dans les lycées : L ensemble des supérieurs hiérarchiques directs identifiés ont un accès à «e-lycée». Leurs login (identifiant) et mot de passe leur ont été transmis par mail en 2013 lors de l ouverture de la campagne de saisie des fiches de notation. Ils ne doivent pas utiliser les codes d un autre encadrant. Le cas échéant, ils peuvent se rapprocher de la Direction des relations humaines* pour les demander. Un mail leur sera alors envoyé avec leurs identifiants. * Audrey Sanchez au asanchez@cr-picardie.fr Denis Vilcot au dvilcot@cr-picardie.fr Cécilia Coindeau au ccoindeau@cr-picardie.fr Dans les services : L ensemble des supérieurs hiérarchiques directs identifiés ont un accès aux applicatifs «Entretien professionnel» et «fiches de poste» sur Picarnet > Mon espace RH. Que faire en cas de difficultés? Dans les lycées : Un guide détaillé d aide à l utilisation de l outil est disponible dans «e-lycée» dans la rubrique «Entretien professionnel» 4

5 Dans les services : Un guide détaillé d aide à l utilisation de l outil est disponible sur Picarnet > Mon espace RH. La Direction des relations humaines est à votre disposition pour vous apporter toute l aide nécessaire pour vous faciliter l utilisation de l outil. Audrey Sanchez au asanchez@cr-picardie.fr Questions relatives à L ÉVALUATION La note va démarrer à quel niveau? Il n y a plus de note. Il s agit désormais d un compte-rendu de l année écoulée faisant le point sur : les réussites et les difficultés rencontrées, l évaluation de la valeur professionnelle, les moyens mis en œuvre pour permettre à l agent de progresser pour l année à venir. Il se traduit par une synthèse littérale. Il donne également lieu à la fixation d un niveau de prime annuelle (d insuffisant à excellent). Pouvez-vous estimer le temps moyen d un entretien professionnel? Il n'y a pas de durée à respecter. Le temps estimatif est compris entre 45mn et 1h30. Il faut pouvoir aborder tous les points présents dans la fiche d évaluation. Quels sont les documents à remettre à l agent avec la convocation? 1/ Une convocation écrite. Pour les lycées : Un modèle de convocation est disponible dans «e-lycée» rubrique «Entretien professionnel». Pour les services : Un modèle de convocation est disponible sur Picarnet > Mon espace RH. 2/ La fiche vierge de l entretien professionnel. Le supérieur hiérarchique direct la trouvera en accédant à la fiche d entretien professionnel (cf. Guide d aide à l utilisation de l outil) 3/ La fiche de poste. Pour les lycées : Le supérieur hiérarchique direct la trouvera dans le 1 er écran de la fiche d entretien professionnel ou à partir du module «GPEC» sur «e-lycée». (cf. Guide d aide à l utilisation de l outil) Pour les services : Le supérieur hiérarchique direct la trouvera dans le 1 er écran de la fiche d entretien professionnel ou à partir du module «Fiches de poste» sur Picarnet. (cf. Guide d aide à l utilisation de l outil) 5

6 Les agents stagiaires doivent-ils être évalués? Oui. Les agents nommés stagiaires doivent être évalués mais leur demande de révision éventuelle n entre pas dans le cadre des compétences de la CAP. Elles seront traitées par la Direction des relations humaines. Les agents temporaires doivent-ils être évalués? Les agents temporaires n entrent pas dans le cadre de l entretien professionnel et ne sont donc pas dans l applicatif. Ils peuvent bien évidemment être reçus dans le cadre d un entretien. Au cours de l entretien, est-ce que les activités mentionnées sur la fiche de poste peuvent faire l objet d une discussion? L entretien annuel représente un temps d échange au cours duquel un point peut être fait sur les activités de l agent. Des modifications peuvent être apportées à la fiche de poste. Celles-ci doivent être validées par la Direction des relations humaines. En cas de désaccord, l agent peut saisir la Direction des relations humaines concernant l objet du litige. Peut-on mettre «excellent» en synthèse alors qu on a mis «insuffisant» à toutes les rubriques? Non. Cela révèle un dysfonctionnement dans la réalisation de l entretien et de l appréciation apportée. Une procédure de recours aura toutes les chances d aboutir. Le compte-rendu de l entretien pourrait alors être annulé ou révisé. Le supérieur hiérarchique direct peut-il décider de passer d une évaluation d «excellent» à «très bon» d une année sur l autre. Doit-il se justifier? Dans la mesure où l entretien a été réalisé avec sincérité et s appuie sur des éléments factuels échangés avec l agent, l évaluation portée peut être différente d une année sur l autre, puisqu elle porte notamment sur les résultats professionnels - qui peuvent varier - et pas seulement sur les qualités personnelles. L'évaluation du comportement de l'agent est-elle toujours maintenue? Oui. La manière de servir est toujours abordée dans le cadre de l entretien. Elle se fait au travers des mêmes critères que ceux utilisés dans la précédente fiche de notation. Les objectifs peuvent-ils être définis ou complétés en cours d année? Oui, si des situations particulières font qu ils ne peuvent être fixés lors de la campagne d évaluation. Il faudra dans ce cas-là en informer précisément l agent, lui expliquer ce qui est attendu de lui. Après accord mutuel, il faudra, lors de la prochaine campagne d évaluation, saisir ces objectifs dans la partie «Bilan de l année écoulée». Bien entendu, les objectifs doivent dans ce cas être adaptés aux circonstances. 6

7 Quand le travail est bien fait, quel objectif peut-on donner? Par exemple : transmettre ses connaissances auprès des autres agents. Il est à noter que les objectifs ne sont pas forcément des objectifs d amélioration sur le plan individuel mais peuvent être rapportés à un projet collectif. Quand un agent part en retraite, quel objectif peut-on lui fixer? Par exemple : «Transmettre ses connaissances auprès de son remplaçant» ou «Travailler sur les procédures». Comment peut-on connaître les formations suivies par les agents? L applicatif ne permet pas de récupérer automatiquement les informations de Foederis. 1/ Si vous êtes gestionnaire : vous pouvez vous rapprocher du service formation de la Direction des relations humaines qui pourra vous transmettre un état des formations suivies par votre équipe. 2/ Si vous êtes supérieur hiérarchique direct : vous avez la possibilité de les obtenir via Foederis dans la rubrique «suivi de formation». En cas de difficulté, vous pouvez contacter le service formation de la Direction des relations humaines à l adresse suivante : serviceformationdrh@cr-picardie.fr. Est-ce que l agent s auto-évalue grâce au guide d aide à la préparation de l entretien professionnel? Le guide lui permet de se préparer au mieux à l entretien. L entretien est un moment d échanges et d explications ; ce n est pas une négociation du niveau d évaluation. Il permet à l agent de réfléchir sur des situations particulières qu il aura rencontrées au cours de l année afin de pouvoir échanger plus facilement avec son supérieur hiérarchique direct sur les différentes parties qui composent l entretien. Qui envoie les évaluations lorsqu elles sont complétées? Les évaluations seront transmises par la Direction des relations humaines au domicile - des agents des lycées au 1 er septembre. - des agents des services au 31 octobre. Le supérieur hiérarchique direct peut toutefois, pour information auprès des agents leur transmettre une copie de la fiche d évaluation complétée. Seul l original, signé par le directeur général des services, reçu de la Direction des relations humaines, constitue la version définitive de l évaluation. L évaluation détermine-t-elle le montant de la prime? Oui. Le montant de la prime est-il donc déterminé par le supérieur hiérarchique direct? Le montant de la prime est proposé par le supérieur hiérarchique direct et arrêté par le président qui délègue au directeur général des services. 7

8 Questions relatives aux FICHES DE POSTE Est-il obligatoire de fournir les fiches de poste tous les ans? Oui. Est-il possible de modifier le niveau de compétence dans la fiche de poste? La fiche de poste précise le niveau requis pour chaque compétence attendue sur le poste. C est au cours de l entretien professionnel que le supérieur hiérarchique direct pourra définir le niveau acquis par rapport à ce niveau requis et définir les actions à mener pour permettre à l agent d atteindre le niveau requis. Le niveau défini sur la fiche de poste est le niveau requis défini sur les fiches métiers. Le supérieur hiérarchique direct ne peut pas le modifier. Le supérieur hiérarchique direct aura, en revanche, chaque année la possibilité de modifier le niveau acquis de chaque compétence lors de l entretien professionnel puisque l évaluation des compétences est inscrite dans l entretien. Est-il possible d avoir deux fiches de poste? Non. En revanche, vous pouvez avoir deux rattachements métiers sur votre fiche de poste. Par exemple : agent d entretien des locaux et agent polyvalent de restauration ou chargé de mission et manager de proximité. 8