Présentation du logiciel de gestion administratif des agences de voyage et d'évènementiels

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1 Présentation du logiciel de gestion administratif des agences de voyage et d'évènementiels Le logiciel de "GAVEEN -STUDIO" est un outil intégré de gestion administrative et commerciale intégral des agences de voyage et d'évènementiel. Ce logiciel intègre en son sein la gestion de : - Des clients - Des fournisseurs - Des parcours - Des passagers - Des affaires - Des classes de voyage - De la facturation des billets (factures doit, avoir et pénalité) - De la facturation des autres services (location de voiture, évènements ) - Des encaissements clients - Des payement fournisseurs - Les employés - Les utilisateur (en réseaux) - Etc "GAVEEN - STUDIO" est un outil convivial qui travail en réseau d'utilisateur. Libérer vous dès à présent des taches fastidieuses de gestion de fichiers Excel avec ses risques de perte de données et d'erreurs de gestion. Optez désormais pour "GAVEEN -STUDIO" v4.0.1 Présentatio n du logici... Avec une manette de pilotage moderne et une ergonomie très raffinée. Il suffit de cliquer sur les divers boutons pour réaliser les activités souhaitées. Afin de vous faciliter la tache et d'éviter les risques d'erreur, les boutons d'action sont regroupé en diverses rubriques (GESTION DES VENTES DE BILLETS, GESTION DES ACHATS DE BILLETS, LA CAISSE MENUES DEPENSES, GESTION DES FOURNISSEURS? GESTION DES CLIENTS, GESTION DES UTILISATEURS.) Prenons par exemple la GESTION DES VENTES DE BILLETS: i) GESTION DES VENTES DE BILLETS: Cliquer sur le bouton "vendre des billets". Immédiatement le système vous affiche le formulaire "vente de billet" qui se présente comme suit: Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 1

2 Les N de facture sont gérer automatiquement. Ce qui annule les risques d'erreur; En cliquant sur la date, un calendrier apparait automatiquement et vous propose de choisir la date; Vous n'avez alors qu'a sélectionner le client-payeur; une fois qu'il avait été renseigner initialement dans la base Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 2

3 Vous n'avez alors qu'a sélectionner le client-payeur; une fois qu'il avait été renseigner initialement dans la base. Il en est de même des passagers (voici le formulaire de gestion des passagers, des parcours, des classes de voyage, et des compagnies d'aviation) Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 3

4 Le formulaire de vente de billet vous calcul automatiquement le TOTAL HT et le TOTAL TTC de la facture adressé au client; En plus de cela le système vous permet de renseigner les frais de service facturé (sans que le client-payeur n'en puisse voir le détail), les commisions et les ristournes éventuels. Une fois le formulaire bien rempli voila ce que ca donne: Une fois terminé, vous pouvez automatiquement : Encaisser la facture, Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 4

5 Encaisser la facture, Imprimer le reçu de payement pour le client, Imprimer la facture, Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 5

6 Valider la facture et revenir au menu principal (MANETTE DE PILOTAGE). ii) GESTION DES ACHATS DE BILLETS: La gestion des achats suit la même procédure que la gestion des ventes de billets. Toutes les opérations que vous pouvez faire en gestion des ventes de billets, vous pouvez aussi le faire en gestion des achats de billets. NB: il faut noter que comme nous sommes en billetterie, les opérateurs doivent faire préalablement les "réservations", les achats préalables de billets dans le système de billetterie de votre choix (Galileo ou Amadeus, ) c'est dire donc que l'acquisition de "GAVEEN STUDIO" ne dispense pas les agence de voyage de l'utilisation de logiciel comme "Galileo", "Amadeus", Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 6

7 GAVEEN STUDIO est un complément de gestion et d'administration des agences de voyage et d'évènementiels. iii) Le bouton "ECHANGE DE DONNEES AVEC EDEM PARTNER": Comme le Cabinet EDEM PARTNERintervient dans le secteur de la comptabilité, fiscalité et gestion des RH pour les entreprises de diverses horizons, le Cabinet EDEM PARTNERet ses partenaires ayant contribué à la mise en œuvrede GAVEEN STUDIO, nous avons décider de mettre en place ce lien qui permettrait aux utilisateur de GAVEEN STUDIO de: 1. Choisir le Cabinet EDEM PARTNER comme comptable externe; 2. Transférer par conséquent automatiquement les données vers le Cabinet EDEM PARTNERpour une tenue efficace de la comptabilité, et ceci sans que le client soit obligé de mobiliser de grande paperasserie. Ceci se fait par simple "clic" et via internet. Pour se faire en cliquant sur le bouton "ECHANGE DE DONNEES AVEC EDEM PARTNER" les données sont exportées en format "Excel" et transféré par pièce jointe vers l'adresse mail du Cabinet EDEM PARTNERqui est: iv) LA CAISSE MENUES DEPENSES": Cette rubrique permet de tenir la caisse des menues dépenses de l'entreprise sans passer par une autre application ou logiciel. 1- La tenue de caisse: En cliquant sur ce bouton, un formulaire de tenue de caisse est activé. Ce formulaire permet à l'utilisateur "caissier" de d'enregistrer les opérations de tenue de caisse dans le système. NB: ce formulaire ne peut être fermé qu'a la fermeture du système GAVEEN STUDIO. Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 7

8 Voici un modèle de saisi: Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 8

9 NB: les totaux sont générés automatiquement. Ce qui permet au caissier de vérifier en temps réel la caisse réel et la caisse théorique. 1- Le Rapport de caisse: C'est ce rapport que recevra le chef d'entreprise lors du transfert de données 1- Correction de la caisse: Le chef d'entreprise peut également faire des correction de ce modèle Excel v) "LES UTILISATEURS": Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 9

10 Par cette rubrique l'administrateur du système peut gérer les utilisateur en: 1- Modifiant les informations sur les utilisateurs; 2- En ajoutant un ou plusieurs utilisateur 3- En supprimant un ou plusieurs utilisateur vi) "LES EMPLOYES": Permet la gestion des fiches des employés Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 10

11 Présentatio n du logici... Présentation de GAVEEN STUDIO v4.0.1 Page 11