Délégation Régionale Rhône-Alpes Auvergne Formation Continue

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1 Modalités de recueils des besoins en formation à l attention des correspondants formation et des agents des laboratoires Inserm de la région Rhône Alpes Auvergne

2 POURQUOI UN RECUEIL DES BESOINS? - Les recueils des besoins en formation servent à élaborer le plan de formation «sur mesure» de l année suivante c est-à-dire de proposer et budgétiser des actions de formation correspondant spécifiquement aux besoins exprimés par les agents et les directeurs des structures Rhône Alpes Auvergne. RECUEIL DES BESOINS DANS EVA pour 2013 RECUEIL DES BESOINS HORS GAIA pour 2013 RECUEIL DES BESOINS DANS GAIAI pour Connaitre les besoins des agents pendant l année permet au service de solliciter individuellement les agents (au cas par cas) au moment de la mise en place et/ou de la diffusion des formations. - Vous faire connaitre en tant qu expert auprès du service notamment si vous souhaitez proposer en tant que formateur interne une nouvelle formation ouverte au personnel de la région Rhône-Alpes Auvergne. PLAN DE FORMATION

3 COMMENT SE DÉROULE LE RECUEIL DES BESOINS À ITA INSERM GAIA À rendre avant le : 16 avril 2012 L INSERM? (1/2) Légende : COF= COrrespondant Chercheurs INSERM Souhaits de formations par agent via Centralisation des souhaits par le RF ou par le BFSSR/Paris Rendu prévu début juillet 2012 Transmission au service FC EVA À rendre avant le : 25 juin 2012 Autre personnel dans les structures INSERM HORS GAIA Tableau Excel à compléter avant le 04 juillet 2012 Centralisations et compilations des recueils «agent» par les COF À rendre avant le : 20 juillet 2012 Transmission par le correspondant formation au service FC (un seul fichier par structure) Formation RF = Responsable Formation FC = service Formation Continue Inserm ITA = Ingénieur, Technicien & Administratif DRH = Direction des Ressources Humaines BFSSR = Bureau des Formations Scientifiques et de Soutien à la Recherche AGENT & COF 3

4 COMMENT SE DÉROULE LE RECUEIL DES BESOINS À L'INSERM? (2/2) Réception et Traitement par le RF de tous les recueils (GAIA, EVA et HORS GAIA de tous les unités Inserm Rhône-Alpes Auvergne) compilation des 3 recueils harmonisation des demandes Juillet-Aout 2012 Elaboration du plan de formation prévisionnel Analyse et choix des formations à mettre dans le plan de formation 2013 selon les orientations politiques et stratégiques régionale et nationale - Budgétisation des formations 2013 Septembre Octobre 2012 Envoi du plan de formation prévisionnel à la DRH/Paris Présentation et défense du plan de formation prévisionnel 2013 par le RF au niveau national - octobre 2012 Novembre - Décembre 2012 Objectif : construire plan adapté aux structures (Pas un «catalogue» de formation ) Service FC & RF Plan de formation Réponse nationale suite à l arbitrage du plan de formation prévisionnel par la DRH/BFSSR - Attribution budgétaire au service LYON - Ajustement du plan de formation en fonction du budget attribué Janvier 2013 Mise en place des formations Diffusion du plan de formations 2013 définitif - Conception puis diffusion des formations par le service FC - Demande de formation et inscription réelle des agents aux formations à l affichage Janvier Décembre

5 QUELS TYPES DE DEMANDE PEUT-ON ÉMETTRE DANS LES RECUEILS? Le recueil des besoins permet aux agents (ITA, chercheurs statutaires et contractuels ou agents non inserm présents dans les structures INSERM) d émettre leur(s) souhait(s) de formation pour l année suivante. Ces souhaits peuvent être soit : - De type individuels : ils concernent les besoins de formation propres à un agent en lien avec son activité professionnelle et son développement de compétences souhaitées. Ils doivent être validés par le responsable hiérarchique de l agent. [voir annexe 01 pour aider les agents à repérer ses besoins] - De type collectifs : ils concernent au minimum 7 agents d une équipe ou d un unité. Il s agit ici de souhaits de formation spécifiques c est-àdire sur mesure pour un laboratoire ou une équipe, à la demande du directeur d unité ou du chef d équipe. Il est nécessaire que 50% au moins des stagiaires soient rémunérés par l Inserm. Les domaines de formation sur-mesure pour un laboratoire sont multiples : techniques scientifiques, administratifs, organisationnels. [voir annexe 02 pour aider le commanditaire à préciser ses attentes] 5

6 COMMENT REMPLIR LES RECUEILS? Conseils généraux : Une fois les recueils transmis au service, l ensemble des demandes émises dans chacun des 3 recueils sont compilés puis analysés à l échelle de la délégation Rhône-Alpes Auvergne. Il est donc important : 1. D être clair et précis dans les intitulés de l action de formation demandée pour que le service FC puisse comprendre la demande puis la regrouper avec les demandes identiques, et in fine les budgétiser au plus juste. Ex : pour une demande en imagerie : spécifier le type d analyse d image ou de techniques (microscopie, umminofluorence, IRM ) si possible préciser le logiciel. Pour une demande en informatique/bureautique : préciser le type de logiciel (Word, Excel, Powerpoint ) 2. D être exhaustif et remplir l ensemble des champs des recueils (y compris le statut, l employeur de l agent ) Plus la demande est claire et précise, plus le besoin sera facilement identifié et plus la formation proposée dans le plan de formation 2013 correspondra aux attentes des agents. 6

7 Qui fait quoi? COMMENT REMPLIR LES RECUEILS? Recueil GAIA Recueil EVA AGENT - Réfléchit à ses demandes en formation - Définit son besoin en développement de compétences avec son hiérarchique - Complète le volet formation - Définit ses demandes en développement de compétences - Complète les demandes de formation - Se déclare Expert si souhaité COF - Aide les agents qui le demandent à réfléchir à leurs besoins et leurs propose une grille de questions [voir annexe 01] - Peut visualiser, sous GAIA, les demandes de tous les agents de la structure et corriger les demandes imprécises (un seul COF a accès à toutes les demandes GAIA de son laboratoire) - Aide les agents qui le demandent à réfléchir à leurs besoins et leur proposer une grille de questions [voir annexe 01] Recueil HORS GAIA - Complète l onglet «Recueil des besoins formations individuelles» - Pour les demandes collectives : les hiérarchiques peuvent émettre des demandes de formation collective spécifiques sur l onglet «Recueil des besoins formations collectives» pour leur structure. - Se déclare Expert si souhaité (onglet «Recueil EXPERTS+FORMATEURS») - Propose d animer une formation dans son domaine d expertise si souhaité (onglet «Recueil EXPERTS+FORMATEURS») - Vérifie que les demandes des agents soient précises et exhaustives (toutes les colonnes remplies) - Fait la synthèse de toutes les demandes des agents de la structure dans l onglet «formations individuelles» et dans l onglet «formations collectives». - Soumet cette synthèse au directeur pour priorisation des demandes - Aide les directeurs et/ou chef d équipe à préciser leur besoins en formation collectif spécifique [voir annexe 02] - Envoie le fichier de synthèse au service FC 7

8 CALENDRIER Recueil des besoins GAIA A compléter avant le 16 avril 2012 Synthèse de toutes les demandes GAIA directement récupérée par le RF sans intervention du COF Recueil des besoins EVA Recueils des besoins HORS GAIA par les agents Synthèse du recueils HORS GAIA par le Cof A compléter avant le 25 juin 2012 A rendre par les agents à leur COF avant le 04 juillet 2012 le COF retourne la synthèse du recueil HORS GAIA au service FC avant le 20 juillet 2012 Synthèse de toutes les demandes directement envoyée au RF par le BFSSR/Paris Recueil des besoins HORS GAIA de chaque agent de la structure centralisé par le COF Synthèse à rendre au RF par les COF 8

9 NOUS CONTACTER Délégation Rhône Alpes Auvergne Centre Hospitalier Le Vinatier Bât 452 B 95 Bd Pinel BRON Tél. : Fax : Mail : Formation.Lyon@inserm.fr - Bénédicte TERRIER, Responsable Formation benedicte.terrier@inserm.fr - Véronique CHAP, Assistante Administrative Formation veronique.chap@inserm.fr - Nadia KABIR, Assistante Administrative Formation nadia.kabir@inserm.fr - Géraldine RIVOIRE, Assistante Gestion Financière et Budgétaire Formation geraldine.rivoire@inserm.fr 9

10 LEXIQUE Nom Définition Formation d accompagnement de la recherche Formation scientifique DIF (Droit Individuel à la Formation) Formation type T1 Formation type T2 Formation type T3 Agent Expert / formateur interne Thématique Action Toutes formations portant sur des fonctions support à la recherche ( qui permettent une meilleure efficacité dans l utilisation des outils mis à sa disposition) Ex : Initiation Excel, formation Safir.. Toutes formations portant sur des techniques spécifique scientifique Ex : formation en IRM, en culture cellulaire. Représente un crédit-temps formation de 20h par an et par agent, cumulable sur 6 ans (maximum de 120h / agent, proratisé sur le temps de travail) Peut être mobilisé par l agent sur des formation de type T2 ou T3 Formation d adaptation au poste de travail actuel (cœur de métier de l agent) Formation permettant à l agent de s adapter à l évolution prévisible de sa fonction ou de son métier, ou nécessaire suite à un retour dans l emploi (congé parental) Formation permettant à l agent d acquérir de nouvelles qualifications ou de développer de nouvelles compétences au-delà du poste actuellement occupé Agent possédant un savoir dans un domaine spécifique, pouvant jouer le rôle de conseiller pour le responsable formation sur son domaine d expertise et/ou pouvant le transmettre à un ou plusieurs autres agents (via les dispositifs de tutorat ou via l animation de formation collective) Thème général dans lequel s inscrit le besoin de formation Description répondant à la question : quel est le but de la formation? Il s agit du nom précis de la formation dont l agent à besoin. 10

11 ANNEXE 01 : AGENTS QUELQUES QUESTIONS À SE POSER POUR DÉFINIR SES BESOINS EN FORMATION? Vous avez suivi récemment une formation : Avez-vous pu appliquer les connaissances acquises? En totalité? Partiellement? Quelles sont les connaissances qui font encore défaut dans le domaine? Souhaiteriez-vous suivre une formation complémentaire dans le domaine? Dans d autres domaines Si les formations dont vous aviez exprimé le besoin n ont pas été suivies : Pourquoi? Formation jugée non prioritaire par votre responsable lors de l expression des besoins? Formation non proposée par l Inserm? Formation proposée mais vous ne vous êtes pas inscrit? Dans ce cas, pourquoi? Dossier d inscription refusé? Par qui? Pourquoi? Pour une autre raison? Laquelle? Vous n avez pas suivi de formation depuis plusieurs années (ou jamais) : Pourquoi? Vous êtes prêt(e) à suivre des formations liées à vos fonctions, à vos aspirations professionnelles : Quelles seraient les formations qui pourraient aider à améliorer votre travail actuel? Quelle(s) nouvelle(s) compétence(s) serait-il utile et intéressant d acquérir? Quelles seraient les formations qui pourraient accompagner une éventuelle évolution de votre poste? De nouveaux projets vont-ils voir le jour? Quel(s) outil(s) serait-il nécessaire de savoir utiliser pour la réalisation de votre projet? Prévoyez-vous de vous présenter à un concours? A une sélection professionnelle? Envisagez-vous de valider votre expérience par un diplôme? Prévoyez-vous de demander une mobilité? Qui nécessiterait une formation? Prévoyez-vous une reconversion? N hésitez pas à poser toutes vos questions au Responsable Formation! 11

12 ANNEXE 02 : COMMANDITER UNE FORMATION COLLECTIVE SUR MESURE Fiche pratique : identifier les besoins spécifiques à une structure INSERM Quelles questions se poser lorsqu on envisage un projet de formation ou d accompagnement collectif sur mesure pour sa structure Thème du projet : Contexte & objectif opérationnel visé grâce à l action(s): Qu est-ce qu on souhaite voir changer? Est-ce en réponse à une Qu est-ce situation qu on nouvelle, souhaite voir une changer réorientation? thématique, scientifique? Est-ce en réponse à une Quelles situation difficultés nouvelle, une exprimées réorientation? thématique, scientifique? Quelles difficultés exprimées? Quel(s) public(s) concerné(s)? Quel type de collectif au sein de l unité? Besoin de sensibilisation? d initiation? de perfectionnement? Nombre (min agents dont 50% Inserm) : Nombre (min 7 agents dont 50% Inserm) : Description Description du du public public (noms, (noms, employeur, employeur, statut, statut, emploi emploi occupé ) occupé ) : : Niveau de départ de(s) de(s) agent(s) agent(s) & pré-requis & pré-requis à posséder à posséder : : Quelle(s) compétence(s) souhaite-t-on développer développer : Etre capable : Etre de capable? de? Quand et comment les les savoirs savoirs faire faire seront seront déployés déployés?? Qui le commandite? (Directeur d unité et/ou chef d équipe de plateforme) Dispositif pédagogique imaginé : Modalités pédagogiques (contenu de la formation à partir du vécu de l unité? quels besoins en théorie? Modalités pédagogiques : en pratique? matériel nécessaire?) : Contenu de la formation à partir du vécu de l unité? Rythme Quels besoins de réalisation en théorie? (durée? Coupures entre les jours En pratique de formation??): Matériel nécessaire? Type de formateur (Quelle personne ressource dans Rythme l unité de? Formateur réalisation interne :? Organisme externe Durée? pressenti Coupures?) entre : les jours de formation? Type de formateur : Quelle personne ressource dans l unité? Formateur interne? Organisme externe pressenti? Dates de réalisation possibles (contraintes?) prévisionnel (qui peut financer & combien?) Budget prévisionnel (qui peut financer & combien?) 12