FASCICULE Comprendre les fondements de la comptabilité Initiation SÉQUENCE L entreprise, caractéristiques et rôle économique...

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1 Unité 1 Thème 1 FASCICULE Comprendre les fondements de la comptabilité Initiation... 2 SÉQUENCE L entreprise, caractéristiques et rôle économique... 3 Thème 1 > Séquence 1 > Étape Thème 1 > Séquence 1 > Étape 1 > Consigne Les critères d identification d une entreprise ) L activité économique principale de l entreprise ) La dénomination de l entreprise ) Les formalités de création et l immatriculation au Registre du commerce et des sociétés ) La forme juridique de l entreprise... 4 Thème 1 > Séquence 1 > Étape 1 > Consigne Éléments principaux d identification d une entreprise... 5 Thème 1 > Séquence 1 > Étape Les partenaires de l entreprise... 6 Thème 1 > Séquence 1 > Étape Les échanges entre l entreprise et ses partenaires... 6 SÉQUENCE Les bases du fonctionnement de la comptabilité... 7 Thème 1 > Séquence 2 > Étape De l échange à sa traduction comptable... 7 Thème 1 > Séquence 2 > Étape Préparation de la comptabilisation des flux... 7 Thème 1 > Séquence 2 > Étape Résumé de flux dans un «compte»... 7 Thème 1 > Séquence 2 > Étape La synthèse des comptes : la balance... 9 Thème 1 > Séquence 2 > Étape État de synthèse de l entreprise : le patrimoine de l entreprise SÉQUENCE Le traitement comptable de l activité de l entreprise Thème 1 > Séquence 3 > Étape Les opérations liées à l exploitation de l entreprise : les produits et leur encaissement Les produits : ce sont les ventes. Et encore? Thème 1 > Séquence 3 > Étape Les opérations liées à l exploitation de l entreprise : les charges et les décaissements Les charges : ce sont les achats. Lesquels? Thème 1 > Séquence 3 > Étape Le résultat : que reste-t-il à l entreprise après ses encaissements et ses décaissements?. 14 Cned Site de Lyon Page 1 / 14

2 FASCICULE 1 Comprendre les fondements de la comptabilité Initiation Cned Site de Lyon Page 2 / 14

3 SÉQUENCE 1 L entreprise, caractéristiques et rôle économique Thème 1 > Séquence 1 > Étape 1 Thème 1 > Séquence 1 > Étape 1 > Consigne 1 Les critères d identification d une entreprise 1) L activité économique principale de l entreprise Selon l activité principale de l entreprise, les termes utilisés pour décrire les opérations économiques qu elle effectue sont différents. On distingue trois types d activités économiques : L activité commerciale : elle consiste pour l entreprise à acheter des biens, qualifiés de marchandises, et à les mettre à disposition de la clientèle (exemples : vente de vêtements en magasin, vente de carburants par les stations-service, grande distribution ). M. Primeur et la SARL «Fruits et légumes» ont une activité commerciale. L activité de prestation de services : elle ne se concrétise pas par un bien matériel. L entreprise met à disposition d une clientèle d autres entreprises ou de particuliers un savoir-faire ou une compétence (exemples : comptabilité traitée par un cabinet d expertscomptables, services d entretien des locaux professionnels, services d assistance à domicile pour des particuliers ). L activité industrielle : elle implique une transformation. L entreprise achète des matières premières et des matières consommables, et les transforme pour fabriquer et vendre des produits finis (exemples : boulangerie, industrie automobile, fabrication de composants électroniques ). 2) La dénomination de l entreprise La SARL porte un nom : «Fruits et légumes», qui permet de l identifier sur un plan juridique : on l appelle «raison sociale». Mais une entreprise peut se faire connaître par d autres éléments auprès de la clientèle : son enseigne (ex. : «Les Vergers Primeur»), son logo (ex. : le lion Peugeot), une marque (ex. : Danone) Ces éléments sont déposés à l INPI (Institut national de la propriété industrielle) afin qu ils ne puissent être utilisés par d autres entreprises. Ils font partie des éléments indispensables à l activité économique de l entreprise. 3) Les formalités de création et l immatriculation au Registre du commerce et des sociétés Tout commerçant, personne physique ou société, doit effectuer certaines formalités pour pouvoir exercer son activité. Afin de se faire connaître et identifier, un numéro d immatriculation lui est attribué. Cned Site de Lyon Page 3 / 14

4 Exemple : A : Vergers Primeur B : Fruits et légumes Lors de sa création, l entreprise doit se faire connaître auprès de différents organismes : le Registre du commerce et des sociétés (RCS) qui procédera à son immatriculation, les organismes sociaux : URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et Allocations Familiales), Pôle emploi et Inspection du travail, le centre des impôts, l INSEE (Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques). Le ou les fondateur(s) doivent s adresser au Centre de formalités des entreprises (CFE) qui constitue le dossier et informe les différents organismes. Un avis de constitution doit être publié dans un journal d annonces légales, à titre d information. L entreprise peut alors exercer son activité, en étant identifiée par un certain nombre d éléments qui figureront sur tous les documents commerciaux : son nom ou sa «raison sociale» (ex. : «Fruits et légumes»), son adresse, ou celle de son établissement principal appelé «siège social», sa forme juridique et le montant de son capital social pour les sociétés (ex. : SARL au capital de ), son code APE : Activité Principale Exercée, son numéro d immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. On note des différences entre le commerce de M. Primeur et la SARL «Fruits et légumes» dans les domaines suivants : 4) La forme juridique de l entreprise Une entreprise peut exercer son activité sous différentes formes juridiques. On distingue les entreprises individuelles et les sociétés commerciales. Sur le plan juridique, l entreprise individuelle ne se distingue pas de la personne physique de l entrepreneur à qui elle appartient : celui-ci a la qualité de commerçant, il est seul responsable de ses actes de commerce. La somme qu il met à disposition de son entreprise figure dans le «compte de l exploitant». Cette somme, totalement libre, varie constamment puisque s y ajoutent les bénéfices réalisés, s en soustraient les pertes ainsi que les prélèvements que peut décider l entrepreneur pour son usage personnel. Le montant initialement apporté à l entreprise peut être qualifié de capital individuel. Depuis le 1 er janvier 2011, il est possible de créer une EIRC (entreprise individuelle à responsabilité limitée) qui permet de séparer le patrimoine professionnel du patrimoine personnel. Les sociétés réunissent deux ou plusieurs associés, elles ont une personnalité juridique propre, que l on qualifie de personnalité morale. C est elle qui possède la qualité de commerçant. Cette union d associés implique notamment, lors de la constitution de la société, la mise en commun de moyens, sous la forme d un capital social. Les associés Cned Site de Lyon Page 4 / 14

5 prennent les décisions ensemble, lors d assemblées générales (AG). Ils partagent les bénéfices mais aussi les pertes. Il existe plusieurs types de sociétés commerciales, dont le choix appartient aux associés. Les plus courantes sont : la société en nom collectif (SNC), la société à responsabilité limitée (SARL), la société anonyme (SA). Leurs caractéristiques sont les suivantes : Nombre d associés SNC Minimum 2 Capital minimum Aucun montant minimum SARL De 2 à 50 1 SA Minimum Le second seuil a été supprimé le 22/01/2009 Qualité des associés Commerçants, responsables sur leurs biens propres Non commerçants, responsables dans la limite de leurs apports Non commerçants, responsables dans la limite de leurs apports Direction Gérant, associé ou non Gérant, associé ou non PDG et conseil d administration ou directoire et conseil de surveillance (1) Un seul associé est possible : la société devient une EURL : entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée. Remarque : D autres formes juridiques de sociétés existent. Elles peuvent se classer comme suit : les sociétés de personnes : SNC ; les sociétés de capitaux : SA et société européenne (SE) ; sociétés les sociétés mixtes : SARL et société anonyme simplifiée (SAS) ; pluripersonnelles les sociétés unipersonnelles : entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), société par action simplifiée unipersonnelle (SASU), société européenne unipersonnelle (SEU). Pour approfondir : voir un cours de droit commercial. Thème 1 > Séquence 1 > Étape 1 > Consigne 2 Éléments principaux d identification d une entreprise Elles exercent la même activité : elles achètent des fruits et légumes pour les revendre à des clients particuliers. Elles ont une dénomination distincte de leurs propriétaires : M. Primeur se fait connaître à ses clients sous l enseigne «Vergers Primeur» ; «Fruits et légumes» est la dénomination de la SARL. Elles sont immatriculées au Registre du commerce et des sociétés : RCS. Pour «Vergers Primeur» : A Pour «Fruits et légumes» : B Cned Site de Lyon Page 5 / 14

6 Elles ont une forme juridique : M. Primeur exerce son activité à titre individuel, l entreprise «Fruits et légumes» est une société, c est-à-dire qu elle compte plusieurs associés, dont l un seulement s occupe de la gestion quotidienne : le gérant. Thème 1 > Séquence 1 > Étape 2 Les partenaires de l entreprise Les fournisseurs : l entreprise leur achète les biens, marchandises ou matières, et services dont elle a besoin pour exercer son activité. Par exemple, un fabricant de vêtements de prêt-à-porter s approvisionne en tissus, fils et accessoires divers auprès de ses fournisseurs. Les clients : l entreprise leur vend ses biens ou services. Par exemple, une parfumerie vend des produits cosmétiques à ses clients. Les salariés : sont liés à l entreprise par un contrat de travail et touchent une rémunération sous la forme d un salaire. Les banques et établissements financiers : gèrent les comptes bancaires des entreprises, et leur proposent des crédits, ou des placements financiers. L État et les organismes sociaux : aident les entreprises (sous la forme de subventions, par exemple), mettent à leur disposition des services collectifs (routes, formations ) et collectent les impôts et cotisations sociales. Par exemple, l URSSAF collecte auprès des entreprises les cotisations de Sécurité sociale et d assurance chômage dues par l entreprise et par ses salariés. Ces relations se matérialisent par des échanges entre acteurs de la vie économique, qui prennent la forme soit de biens ou services, soit de valeurs monétaires. Thème 1 > Séquence 1 > Étape 3 Les échanges entre l entreprise et ses partenaires D une façon générale, les échanges réalisés par l entreprise avec ses différents partenaires peuvent être représentés ainsi : Cned Site de Lyon Page 6 / 14

7 SÉQUENCE 2 Les bases du fonctionnement de la comptabilité Thème 1 > Séquence 2 > Étape 1 De l échange à sa traduction comptable Une opération commerciale, d échange, se caractérise par deux flux de sens inverses et de même valeur (dans l exemple de M. Durand, les matériels contre leur règlement). On constate que cette opération a pour conséquences de : faire apparaître un nouvel élément : des matériels ; diminuer l avoir en banque. Thème 1 > Séquence 2 > Étape 2 Préparation de la comptabilisation des flux On peut relever différentes informations dans ce document : la date de l opération d échange : les opérations sont enregistrées au fur et à mesure de leur réalisation, chronologiquement. Lors de la saisie informatique, on nommera donc ce type de document le journal ; des numéros de comptes (ex. : 607, 512) ; des intitulés de comptes : «fournisseurs» et «banques», rappelant l origine et la destination de chacun des flux de l échange ; des références (ex. : facture, chèque) à la pièce comptable retraçant le flux ; la valeur des éléments de l échange. Ces écritures comptables retracent donc l opération d échange entre M. Durand et la société ABC, du point de vue de M. Durand. La ressource correspond à l origine du flux, l emploi correspond à la destination du flux. Mais ces écritures au journal, si elles sont indispensables, ne renseignent pas M. Durand sur l état des éléments de son entreprise, et notamment de son avoir en banque après l opération. D où la nécessité d établir un autre type de document, appelé compte. Le compte «banques» en est un exemple. Thème 1 > Séquence 2 > Étape 3 Résumé de flux dans un «compte» La dernière ligne du compte «banques» de M. Durand ressemble à celle du document papier : le journal. La ligne au journal concernant la «sortie» du compte «banques» est reportée dans celuici. Mais d autres éléments apparaissent, en premier le mouvement correspondant au dépôt initial d argent par M. Durand pour démarrer son activité. Le compte retrace donc les mouvements affectant le compte bancaire, en utilisant deux colonnes différentes selon le sens du mouvement. Cned Site de Lyon Page 7 / 14

8 la colonne de gauche, appelée débit, pour les entrées d argent à la banque ; la colonne de droite, appelée crédit, pour les sorties. Les termes d «emplois» et de «ressources» peuvent également être utilisés pour nommer ces deux colonnes : la colonne «emplois» est appelée débit ; la colonne «ressources» est appelée crédit. Pour des raisons de simplification de la présentation, les comptes peuvent être présentés schématiquement par des «T» : Le compte «banques» comporte une dernière colonne appelée solde qui permet de connaître la valeur de l avoir après les opérations. Le solde est : débiteur si le total au débit est supérieur (>) au total au crédit ; créditeur si le total au crédit est supérieur (>) au total au débit. Remarque 1 : En ce qui concerne le compte «banques», la signification des soldes débiteur et créditeur est différente de celle utilisée dans le langage employé par les banquiers. Exemple : un solde débiteur de 4 000,00 dans le compte 512 Banques signifie que l entreprise dispose de 4 000,00 sur son compte en banque : un solde créditeur de 500,00 dans le compte 512 Banques signifie que le compte est à découvert. Les opérations semblent inversées sur le relevé de compte fourni par les établissements bancaires, car il s agit de la comptabilité tenue par la banque, autrement dit, des mêmes opérations, mais enregistrées du point de vue inverse! Remarque 2 : La présentation du solde peut différer d un compte à l autre : dans cet exemple, le solde est calculé dans une dernière colonne après chaque opération ; lorsque cette colonne n est pas présentée, le solde est calculé à la fin d une période et inscrit dans la colonne «débit» s il est créditeur, dans la colonne «crédit» s il est débiteur (par souci d équilibre entre les montants des deux colonnes). Cned Site de Lyon Page 8 / 14

9 Un compte retrace les mouvements et indique la situation, à un moment donné, d un élément composant l entreprise. L ensemble des comptes est appelé le grand livre. Pour des raisons d organisation et d harmonisation de l information comptable, les comptes sont classés et codifiés de la même façon pour toutes les entreprises. Le plan de comptes Le plan comptable actuellement en vigueur a été établi en 1982 (arrêté du 27 avril 1982), la dernière modification datant d un arrêté du 24 décembre Il comprend une liste de comptes selon une classification précise. Les comptes sont identifiés par une codification. Dans un premier temps, le plan de comptes définit 7 classes de comptes : 5 classes qui décrivent le patrimoine de l entreprise : Classe 1 : comptes de capitaux Classe 2 : comptes d immobilisations Classe 3 : comptes de stocks Classe 4 : comptes de tiers Classe 5 : comptes financiers 2 classes qui décrivent l exploitation : Classe 6 : comptes de charges Classe 7 : comptes de produits Des subdivisions sont ensuite utilisées, au moyen d une codification chiffrée. Par exemple, dans la classe 5 : comptes financiers, on trouve ensuite la subdivision 51 Banques, établissements financiers et assimilés, puis le compte 512 Banques. Thème 1 > Séquence 2 > Étape 4 La synthèse des comptes : la balance La balance est un document qui regroupe, à une date donnée, tous les comptes utilisés par l entreprise, classés selon leur codification, et avec leur solde, soit la valeur des éléments à cette date. La balance regroupe tous les comptes de l entreprise, classés dans l ordre de leur numéro au plan comptable, avec leur solde à une date donnée. La balance permet de vérifier le respect du principe de la partie double : le montant des emplois doit toujours être égal à celui des ressources. Cet équilibre emplois-ressources doit être vérifié lors de chaque écriture comptable. Cned Site de Lyon Page 9 / 14

10 Le fonctionnement du traitement comptable peut être résumé de la façon suivante : Cned Site de Lyon Page 10 / 14

11 Thème 1 > Séquence 2 > Étape 5 État de synthèse de l entreprise : le patrimoine de l entreprise Pour exercer son activité, une entreprise est amenée à acquérir des locaux, du matériel, du mobilier, des véhicules... Ces biens sont strictement nécessaires à l exercice de son activité. Mais ils ne sont pas consommés immédiatement. Ils sont destinés à rester durablement dans l entreprise. Ils représentent des investissements. Le plan comptable les qualifie d immobilisations. Ils font l objet d enregistrements comptables d une façon similaire aux charges au moment de leur acquisition, dans les comptes de la classe 2, selon les subdivisions suivantes : 20 Immobilisations incorporelles (ex. : 205 Concessions, brevets, licences...), 21 Immobilisations corporelles (ex. : 211 Terrains, 213 Constructions, 215 Installations techniques, matériel et outillage, 218 Autres immobilisations corporelles...). Les immobilisations constituent une grande partie du patrimoine de l entreprise. Périodiquement, l entreprise procède au recensement et à une évaluation de son patrimoine : c est l inventaire. Il doit être effectué au moins une fois par an. L inventaire permet d établir les documents comptables décrivant l activité de l entreprise au cours de la période (c est le compte de résultat qui sera étudié plus loin) et la situation de l entreprise au jour de l inventaire (c est le bilan). Le bilan est une sorte de photographie du patrimoine de l entreprise au moment de l inventaire. Il classe les emplois et les ressources de l entreprise. On observe l égalité entre les emplois et les ressources (principe de la partie double). La terminologie comptable utilise les termes d «actif» pour les emplois, et de «passif» pour les ressources. Immobilisations Stocks Créances Banque TOTAL Actif Passif Capitaux propres (capital, réserves, résultat ) Dettes TOTAL L actif peut être défini comme l ensemble des droits que l entreprise détient : droit de propriété sur les équipements et les stocks, droit de créance sur les clients, avoirs en banque ou en caisse. Il correspond aussi à la description des éléments immatériels et matériels durables que l entreprise a acquis avec les ressources. Le passif représente l ensemble des obligations, ou engagements, de l entreprise : vis-à-vis des propriétaires de l entreprise : ce sont les capitaux propres, principalement le capital apporté par le ou les propriétaire(s) de l entreprise, ainsi que les résultats réalisés par l activité de l entreprise et non redistribués aux associés (les réserves) ; vis-à-vis des partenaires extérieurs à l entreprise : ce sont les dettes envers les fournisseurs, les établissements financiers, le fisc Cned Site de Lyon Page 11 / 14

12 SÉQUENCE 3 Le traitement comptable de l activité de l entreprise Thème 1 > Séquence 3 > Étape 1 Les opérations liées à l exploitation de l entreprise : les produits et leur encaissement Les produits : ce sont les ventes. Et encore? Par son activité, l entreprise réalise auprès de ses clients des ventes : ventes de marchandises dans le cas d une activité commerciale telle que la société Livel, ventes de produits finis dans le cas d une activité industrielle, ventes de services dans le cas d une activité de prestation de services (ex. : taxi). Ces ventes sont des produits : les ressources engendrées par l activité de l entreprise. Ils correspondent à la création brute de richesse induite par l exploitation. En contrepartie des biens ou services livrés par l entreprise, le client effectue un règlement, qui correspond à une entrée d argent pour l entreprise, soit un encaissement. Cet argent pourra être employé à d autres opérations, pour permettre à l entreprise de poursuivre son activité. La précomptabilisation des opérations conduit à constater : dans un premier temps : le flux de marchandises vers le client ; l emploi (= destination), c est le client ; la ressource (= origine), c est le stock, la vente de marchandises. Le document support de l enregistrement est la facture ; dans un deuxième temps : le paiement effectué par le client ; l emploi, c est la banque ; la ressource, c est le client. Le document support de l enregistrement est le chèque. Le compte «clients» sert de compte «mémoire» à l entreprise afin de suivre les ventes et les règlements réalisés avec ceux-ci. Les ventes constituent les principaux produits d exploitation et sont enregistrées dans les comptes 70, ici 707 Ventes de marchandises. Les produits sont enregistrés au crédit (ressource) des comptes de la classe 7. Thème 1 > Séquence 3 > Étape 2 Les opérations liées à l exploitation de l entreprise : les charges et les décaissements Les charges : ce sont les achats. Lesquels? Rappel : pour exercer son activité, une entreprise est amenée à acquérir des locaux, du matériel, du mobilier, des véhicules Ils représentent des investissements classés par le plan comptable dans les immobilisations (classe 2). Par contre, d autres biens ne sont pas destinés à rester dans l entreprise : ils sont consommés dès leur premier usage (marchandises, électricité, travail des salariés, fournitures de bureau, etc.) pour l activité normale de l entreprise. Ces consommations sont qualifiées de charges : il s agit de consommations de richesses nécessaires à l activité de l entreprise, autrement dit, d emplois définitifs. Cned Site de Lyon Page 12 / 14

13 Le plan de comptes classe les différentes charges liées à l exploitation courante de l entreprise selon une codification précise : 60 - Achats (ex. : 607 achats de marchandises), 61 - Services extérieurs (ex. : 613 locations), 62 - Autres services extérieurs (ex. : 623 publicité), 63 - Impôts et taxes (ex. : 6312 taxe d apprentissage), 64 - Charges de personnel (ex. : 641 rémunérations du personnel), Dans l exemple de la société Livel, la livraison et le règlement des marchandises n ont pas lieu à la même date. À la date du 10 novembre, il y a un flux physique qui va du fournisseur à l entreprise Livel pour l achat de marchandises (entrée en stock) : le fournisseur est à l origine du flux (la ressource), le montant s enregistre à son crédit ; l achat est la destination du flux (l emploi), le montant s enregistre à son débit. À la date du 15 décembre, il y a un flux financier de la banque vers le fournisseur : la banque est à l origine du flux (ou la ressource), le montant s enregistre à son crédit ; le fournisseur est le destinataire du flux (ou l emploi), le montant s enregistre à son débit. Le débit du compte «Fournisseur Petit» permet de solder son compte et de signifier ainsi que la société Livel ne doit plus d argent au fournisseur Petit. Compte du fournisseur Petit : 401 Fournisseur Petit Solde 0.00 Remarque : Pour une opération donnée, l enregistrement fait par le fournisseur est «réciproque» de l enregistrement fait par le client : le fournisseur enregistre la vente de marchandises faite à son client alors que le client enregistre l achat de marchandises fait auprès de son fournisseur. La créance de l un correspond à la dette de l autre. L enregistrement de la vente (ou de l achat) et de son règlement est fait en deux temps : d abord, l enregistrement de la facture (en faisant intervenir le compte de tiers correspondant), puis l enregistrement du règlement (qui solde le compte de tiers correspondant). Ces deux écritures se passent : à la même date, si le paiement est comptant, à des dates différentes, si le paiement est décalé (à crédit). Cned Site de Lyon Page 13 / 14

14 Thème 1 > Séquence 3 > Étape 3 Le résultat : que reste-t-il à l entreprise après ses encaissements et ses décaissements? Le gain est calculé par différence entre le prix de vente et les frais nécessaires à la réalisation de cette vente. D une façon générale, la différence entre les produits et les charges sur une période donnée constitue le résultat de l entreprise. Il peut être défini comme la «richesse» apportée par l activité de l entreprise. Résultat = produits (comptes 7...) charges (comptes 6...) Si les produits sont supérieurs aux charges, le résultat est positif, c est un bénéfice : Produits > charges bénéfice Si les produits sont inférieurs aux charges, le résultat est négatif, c est une perte : Produits < charges perte Cned Site de Lyon Page 14 / 14