Une démarche originale entre Bibliothèques et Archives dans le canton de Vaud

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1 Une démarche originale entre Bibliothèques et Archives dans le canton de Vaud Gilbert COUTAZ 30 mai

2 COSADOCA, un acronyme pour COnsortium de SAuvetage du patriminoine DOcumentaire en cas de CAtastrophe En bref : Idée lancée en mars 2004 Un premier exercice pratique mis sur pied, le 29 novembre 2005 Acte de fondation officialisé, le 19 juin 2006 Un site de référence 30 mai

3 En principe, une politique sécuritaire, c est Un objet, le plus souvent, réduit à l institution Un plan catastrophe Des locaux entretenus, plus ou moins soigneusement, au bénéfice d équipements de prévention et d intervention Du personnel inégalement sensibilisé et formé Dans la majorité des cas, un dossier sur papier, sans validation pratique et régulière 30 mai

4 Les Archives cantonales vaudoises, le plus petit partenaire du COSADOCA, 14 personnes pour 12,35 ETP, à l origine de la démarche 30 mai

5 Un événement : le G 8, à Evian-les-Bains, en mars 2004 La démarche du COSADOCA a voulu dépasser la pratique habituelle 1. Saisir les opportunités 2. Répondre aux mêmes besoins 3. Se positionner politiquement, plus que techniquement 4. Se rendre visibles par les exercices et la réflexion théorique et pratique 30 mai

6 1.- Opportunités 30 mai

7 Aire géographique : plus de 100 hectares Aire démographique : étudiants, chaque jour, sur deux sites contigus. Bibliothèque de l EPFL Bibliothèque BCU Bibliothèque EPFL 30 mai

8 Trois institutions au service du public et de la conservation (un effectif total de 150 personnes). Autres institutions : Archives de la construction moderne; Institut suisse de droit comparé; Musée de géologie; Fondation Jean Monnet pour l Europe Partenaires : services de sécurité de l UNIL et de l EPFL EPFL, ORganisation de la Protection Civile Région de l Ouest lausannois (ORPC- ROL); Services Défense Incendie et Secours (SDIS) Chavannes- près-renens Renens-Ecublens- Saint-Sulpice Sulpice; ; Services du feu EPFL et Lausanne; Cellule Premiers-secours secours; Institut de police scientifique. 30 mai

9 2.Répondre aux mêmes besoins 30 mai

10 Chaque partenaire disposait avant la création du COSADOCA d un plan catastrophe (plan de prévention, d intervention et de réhabilitation) A ce plan, des ressources humaines et du matériel de chaque institution étaient subordonnés. 30 mai

11 Des points de convergence Des bâtiments construits à la fin des années 1970 et au début des années 1980, répondant aux normes de sécurité : feu, eau, lumière, vol, conditions climatiques, sécurité des lignes électriques et des canaux techniques Des services de sécurité (EPFL et UNIL), un concierge dont le bâtiment est accolé à celui des Archives cantonales vaudoises Des missions indispensables au fonctionnement des études sur les sites de l Université et de l Ecole fédérale polytechnique. Des prestations à garantir sur toute l année, en particulier durant les sessions d examens. 30 mai

12 3.- Positionnement plus politique que technique (1) Accord cadre signé par les représentants de l EPFL EPFL,, de l UNIL et de l Etat de Vaud et par les trois institutions fondatrices Séance publique à l occasion de l ouverture du site du Cosadoca, 19 mai mai

13 3.- Positionnement plus politique que technique (2) La dimension prestations plus importante que la dimension patrimoniale 30 mai

14 4. Réflexions théoriques et pratiques : de quelques convictions Tous les savoirs en matière de catastrophes ne peuvent pas être maîtrisés par une seule institution. Dans toute politique conservatoire, il faut Partager, sensibiliser Ne pas sous-estimer les mesures préventives Réduire les risques objectifs 30 mai

15 1)Penser globalement, agir localement 2) Susciter les échanges professionnels, des stratégies communes, des solidarités collectives pour la défense de mêmes prestations (conservation, diffusion) 30 mai

16 COSADOCA poursuit les buts suivants : Mutualisation des ressources humaines et matérielles Unités de doctrine dans les plans catastrophe, ce qui ne veut pas dire uniformisation des pratiques Apprentissage de la convergence des méthodes 30 mai

17 5. Se rendre visibles par des exercices 30 mai

18 Mise en place depuis novembre 2005 de quatre exercices communs qui engagent tous les partenaires (jusqu à cent personnes mobilisées), dont un exercice (2007) sur le site d une institution. Création en 2008 d une structure transversale «Cellule de restauration», formée de personnes tirées des trois institutions, 30 mai

19 Du personnel interinstitutionnel mobilisable, polyvalent, itinérant et s inscrivant dans des fonctions types Un site bilingue Réalisation de films et de reportages photographiques Participation à différentes conférences nationales et internationales Présentation du concept à la section PAC de l Ifla Ifla,, Lausanne, mars 2008 Bilan ( ) 30 mai

20 Prochaines étapes (1) Prochain exercice : Archives cantonales vaudoises, septembre 2008 Exercice, sur site, continu sur 30 heures, avec triple composante : feu, inondation, boue Engagement de tous les cadres des trois institutions, utilisation des terrains extérieurs, des personnes sur plusieurs sites, simultanément, et avec relève des équipes Test de la nouvelle fiche d évaluation des dommages dans le domaine des archives (approche très différente des bibliothèques) Engagement de moyens de transport, de téléphonie et de logistique (nourriture, hébergement) Thème nouveau : communication à la presse 30 mai

21 Prochaines étapes (2) Agrégation de nouveaux membres des sites de l Ecole polytechnique et de l Université de Lausanne 30 mai

22 Cosadoca, un modèle exportable? C est un exemple de collaboration entre les institutions qui exige des préalables : - la proximité géographique - la proximité des missions - un engagement déterminé et tenace des responsables et du personnel des institutions - une culture d entreprise et la solidarité des enjeux Il faut du temps, de l humilité, mais aussi des résultats rapides et convaincants 30 mai

23 Qui sommes-nous? Plan d'urgence Fiches pratiques Annuaire des spécialistes Pour en savoir plus Plan du site Intranet 30 mai

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