Fédération des Astronomes Amateurs du Québec. Abonnement en ligne. [Guide du responsable de club]

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1 Fédération des Astronomes Amateurs du Québec Abonnement en ligne [Guide du responsable de club] Mise à jour 15 décembre 2014 Créé par : Alain Vezina

2 Abonnement en ligne Fédération des Astronomes Amateurs du Québec Table des matières 1. DESCRIPTION DE L APPLICATION DIFFÉRENCE ENTRE LES TERMES MEMBRES ET ABONNEMENTS MENU DU RESPONSABLE D UN CLUB CLUB MEMBRES GESTION DES MEMBRES FAIRE UNE RECHERCHE SUR LE NOM ET/OU PRÉNOM D UN MEMBRE AJOUTER UN ABONNEMENT À UN MEMBRE (INSCRIRE) MODIFIER LES COORDONNÉES D UN MEMBRE SUPPRIMER UN MEMBRE GESTION DES ABONNEMENTS RAPPORT LISTE DES MEMBRES LISTE DES ABONNEMENTS DES MEMBRES GESTION DES EXPIRATIONS DES ABONNEMENTS REÇU DE TRANSACTION REÇU POUR PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT REÇU POUR PAIEMENT PAR CHÈQUE CONTACT QUESTIONS ET RÉPONSES

3 1. Description de l application L application en ligne pour l abonnement à un club d astronomie affilié à la Fédération des Astronomes Amateurs du Québec (FAAQ) est accessible au moyen du lien suivant : L application permet aux membres ou aux futurs membres : L abonnement ou le réabonnement à un club en ligne. D effectuer le paiement en ligne ou par chèque. La mise à jour des coordonnées personnelles (adresse, courriel, etc.). L application permet au club: D avoir les informations à jour en tout temps. De percevoir électroniquement les frais d adhésion ; De réduire les délais pour l obtention des cartes de membre (s il y a lieu). D avoir une liste des abonnements et des membres du club à jour en tout temps. L application permet à la Fédération : D avoir les informations des membres de la Fédération à jour en tout temps. De produire les adresses pour le postage de l AstroInfo. De produire la liste des adresses courriel de tous les membres. 2

4 2. Différence entre les termes Membres et Abonnements Dans le cadre de l application, il y a une notion très importante à comprendre entre membres et abonnements. En effet, pour des raisons de conception de l application lors de la création d un profil membre, celui-ci est associé au premier club pour lequel il a créé un abonnement. Gestion des membres : Liste des membres qui sont associés seulement à votre club ou membre de plusieurs clubs, mais dont celui-ci s est inscrit en premier à votre club. Gestion des abonnements : Liste des abonnements actifs et inactifs qui sont associés à votre club seulement. Exemple 1 : Liste des membres du club Mauna Kea : Le rapport indique qu il y a 2 membres qui sont inscrits uniquement au club d astronomie Mauna Kea. 3

5 Exemple 2 : Liste des abonnements du club Mauna Kea : Le rapport indique qu il y a 3 abonnements pour le club Mauna Kea. L abonnement Vézina Alain apparaît dans le rapport des abonnements, mais pas dans le rapport des membres parce que celui-ci est inscrit à un autre club d astronomie. Pour voir les autres abonnements du membre en question, cliquez sur «Modifier» : 4

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7 3. Menu du responsable d un club Un responsable de club accède aux informations de son club au moyen de l écran suivant : 3.1 Club Cet écran contient les informations du club ainsi que du responsable des abonnements. Voici le détail de l écran Club 1) Informations de base du club 2) Information sur le responsable des abonnements 3) Adresse courriel à laquelle une copie des reçus des abonnements sera envoyée 6

8 4) Coordonnées postales du club. (Cliquer sur l onglet pour y accéder). 3.2 Membres Le menu «Membres» se découpe en 2 sous-menus «Gestion des membres» et «Gestion des abonnements». Le menu «Gestion des membres» comme son nom l indique fait la gestion des informations sur les membres et le menu «Gestion des abonnements» sur les informations des abonnements. 7

9 3.2.1 Gestion des membres Le menu «Gestion des membres» permet au responsable du club de : Faire une recherche sur le nom et/ou prénom d un membre Ajouter un abonnement à un membre (inscrire) Modifier les coordonnées d un membre Supprimer un membre Faire une recherche sur le nom et/ ou prénom d un membre 1) Faire une recherche sur le nom et/ou prénom d un membre. Pour plus de précisions dans la recherche, il est important de mettre plusieurs caractères Ajouter un abonnement à un membre (inscrire) 2) Ajouter un abonnement (inscrire) La fonction «ajouter un abonnement» à un membre existant est fonctionnelle selon les conditions suivantes : 8

10 L abonnement du membre est échu actuellement ou celui-ci sera échu d ici 90 jours. Si les conditions ne sont pas réunies,l écran suivant indiquant les données de l abonnement en cours va apparaitre : Description de l écran d un abonnement 9

11 a) Tarif de l abonnement b) Date de l abonnement et date de fin de l abonnement en format AAAA/MM/JJ c) Champ permettant d inscrire des commentaires si nécessaire. d) Champ indiquant si l abonnement a été payé. Note : Dans le cas d un paiement par carte de crédit, ce champ est renseigné automatiquement. Si le paiement est effectué par chèque en utilisant l application, à la réception du chèque la FAAQ va renseigné le champ et informer le responsable du club. Lors d un paiement par chèque ou argent comptant directement au club, celui-ci devra renseigné ce champ. e) Numéro du membre s il y a lieu f) Numéro de la carte de membre s il y a lieu Description du reçu d un abonnement manuel Lorsque le responsable d un club crée un abonnement manuel, l application envoie un reçu. Celui-ci à la particularité que le numéro de commande débutera par les lettres INT qui signifie interne. 10

12 Exemple : Modifier les coordonnées d un membre 3) Modifier les coordonnées d un membre 11

13 L écran suivant permet de modifier les coordonnées d un membre. a) Type d utilisateur : Membre : privilège normal d un membre du club Club : privilège Club, c est-à-dire les privilèges nécessaires dans l application pour la gestion du club. Note : On recommande de n avoir pas plus que 3 personnes par club. b) Modification du mot de passe de l utilisateur si nécessaire. Note : La longueur minimale est de 6 caractères. L'utilisation de minuscules et de majuscules, l'insertion de chiffres et de caractères spéciaux sont recommandées pour la création du mot de passe. 12

14 c) Permet d obtenir un écran de 3 champs complémentaires, qui peuvent être utilisés selon les besoins du club. Exemple : (numéro de carte citoyenne de la ville, résident, non-résident, etc.) d) Coordonnées de l utilisateur e) Possibilité d ajouter la photo de l utilisateur f) Détail des abonnements de l utilisateur 13

15 Supprimer un membre L icône apparaît seulement si : - l abonnement du membre est échu et que celui-ci n a pas d abonnement dans un autre club. 5) Ajouter un membre Pour ajouter un membre à partir du menu, il s agit de cliquer sur l icône suivant : l écran suivant sera affiché pour entrer les informations du membre. Note : À ce point, il n y aura pas d abonnement, il faudra aller dans le menu abonnement pour ajouter un abonnement au membre. Voir section

16 Note: Si un membre n a pas d adresse courriel, on vous recommande de créer une adresse non réelle sous le format suivant afin de faciliter l identification des membres qui n ont pas d adresse courriel. nom.prénom@pasinternet.ca Exemple: armstrong.neil@pasinternet.ca Gestion des abonnements L écran suivant permet d obtenir la liste des abonnements selon les critères de recherche (nom et prénom). À noter que si les champs «Nom» et «Prénom» sont vides, tous les abonnements seront affichés. a) Nom et prénom de l abonné b) Date de l abonnement et date d expiration de l abonnement c) Permets de modifier les informations sur l abonnement 15

17 Note : Seul l abonnement du club dont l usager est responsable peut être modifié. 16

18 3.3 Rapport L écran suivant permet de produire des rapports. Il y a trois (3) types de rapports : Liste des membres Liste des abonnements des membres Gestion des expirations des abonnements Liste des membres Ce rapport permet d obtenir la liste des membres du club c est-à-dire les personnes qui se sont inscrites en premier lieu à votre club d astronomie. Il n y a pas d informations sur l abonnement dans ce rapport. Pour obtenir les informations sur les abonnements il faut utiliser le rapport «Liste des abonnements» voir section Note : Il est possible qu une personne existe dans la liste des membres et n a pas d enregistrement (record) d abonnement. Parce que celui-ci a été inscrit dans la base de données lors de la mise en place de l application ou inscrit manuellement par le responsable du club. Il est aussi possible qu une personne existe dans votre liste des abonnements et n a pas d enregistrement (record) de membre. Parce que celui-ci est déjà inscrit dans un autre club et son record de membre appartient à ce club. a) Nom du club Sélection du nom du club b) Afficher Excel Afficher le rapport en format de fichier Excel. c) Afficher Web Afficher le rapport à l écran. 17

19 3.3.2 Liste des abonnements des membres Ce rapport permet d obtenir la liste des abonnements du club selon des critères de sélection. d) Nom du club Sélection du nom du club e) Date d abonnement Sélection de la date de l abonnement. f) Date d expiration de l abonnement Sélection de la date d expiration de l abonnement g) Produire un rapport en format Excel h) Affichage à l écran Gestion des expirations des abonnements Ce rapport permet d obtenir la liste des abonnements du club qui expirent aux dates sélectionnées. a) Nom du club Sélection du nom du club b) Date d expiration de l abonnement Sélection de la date d expiration de l abonnement. c) Produire un rapport en format Excel 18

20 4. Reçu de transaction Lorsqu une personne réalise une transaction pour s abonner à un club avec l application, celle-ci envoie un reçu de transaction. Un reçu est envoyé pour une transaction par carte de crédit, par chèque ou pour un abonnement réalisé manuellement par un responsable de club. Une copie du reçu est envoyée à l abonnée et au responsable des abonnements du club. 4.1 Reçu pour paiement par carte de crédit Description du reçu a) Objet du message L objet du message contient le nom de l abonné. b) Statut de la transaction, Client, Adresse Statut de la transaction : Indique si la transaction a été effectuée et qu il n y a pas eu d erreur lors du traitement. Client : Nom de la personne qui a effectué le paiement. C est le nom qui est inscrit lors de la transaction du paiement par carte de crédit. À noter que celui-ci peut différer du nom du l abonné. (Voir les items surlignés en jaune). Adresse : Adresse de l abonné. 19

21 c) Détail de la transaction Cette partie contient 4 informations importantes soit : le montant, la date, le type de transaction ainsi que le numéro de référence. Le type de transaction et le numéro de référence sont utilisés par le responsable de la FAAQ et ne sont pas utiles pour le responsable d un club. d) Informations sur le paiement Les informations suivantes No de commande, type de carte et No d autorisation sont les informations reliées au paiement. No de commande : Numéro de transaction séquentielle attribué à la transaction. Type de carte : Indique le type de carte de crédit qui a été utilisée M = Mastercard et V = Visa No d autorisation : Indique le numéro d autorisation attribué à la transaction pour la carte de crédit. e) Détail de la commande Tarif : Description du tarif utilisé pour la transaction Club : Nom du club Total : Montant de la transaction 20

22 4.2 Reçu pour paiement par chèque Les informations du reçu pour le paiement par chèque sont sensiblement les mêmes que le paiement par carte de crédit sauf pour 2 points : a) Objet du message Dans l objet du message, il n y a pas de nom de l abonnée. b) Information sur le paiement Les informations sur le type de carte et le numéro d autorisation ne sont pas présentes puisque c est un paiement par chèque. Description du reçu 5. Contact Pour toutes questions concernant l application «abonnement en ligne», le responsable d un club doit utiliser l adresse courriel suivante : adhesion@faaq.org 21

23 6. Questions et réponses Vous trouverez ci-joint une liste des principales situations que les responsables du club pourraient rencontrer. Situation #1 : Un membre est présentement attaché à un club qui n est pas le vôtre, mais désire changer son appartenance pour votre club. Réponse : La seule façon d effectuer ce changement est que la personne membre en fasse la demande ellemême par courriel à adhesion@faaq.org. Situation #2 : Une personne membre d un autre club se présente pour adhérer ou renouveler son abonnement à votre club en voulant vous payer directement par chèque ou en argent et vous réalisez que vous ne pouvez pas l inscrire, car elle n est pas dans votre liste de membres. Réponse : Le premier choix et celui qui est le plus facile pour tous est de lui demander de s inscrire en ligne à votre club. Deuxièmement, demandez-lui si elle désire toujours demeurer membre de l autre club. Si la personne désire changer son appartenance, voir situation #1. En dernier recours et ce n est pas optimal, vous pourrez créer un nouveau membre en utilisant une adresse fictive nom.prenom@pasinternet.ca Exemple : armstrong.neil@pasinternet.ca ATTENTION, après avoir créé le nouveau membre, vous devrez retourner à votre liste de membres et cliquer sur inscrire pour créer l abonnement à votre club. De cette façon, vous recevrez in reçu de transaction confirmant l abonnement. Situation #3 : Je suis responsable du système d adhésion pour mon club et j aimerais additionner un autre membre comme responsable également. Réponse : Étant responsable pour votre club, lorsque vous vous connectez au système, vous avec immédiatement accès à l écran qui vous permet de modifier les informations des membres de votre club. Sous l onglet gestion des membres, choisissez la personne et cliquez sur modifier pour ouvrir sa page. En haut à gauche, cliquez sur la flèche à droite de «Type d utilisateur». Ici vous pourrez changer le type de Membre à Club, puis Enregistrer. Lorsque cette personne se connectera à l avenir, elle aura automatiquement accès à l écran des membres de votre club. ATTENTION, afin d éviter les erreurs ou malentendus, nous recommandons de vous en tenir à deux ou trois personnes au maximum par club qui ont cet accès. 22