PROGRAMME GÉNÉRAL DE SUBVENTIONS. Soutien au fonctionnement pluriannuel. Présentation du programme

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1 PROGRAMME GÉNÉRAL DE SUBVENTIONS Soutien au fonctionnement pluriannuel Présentation du programme

2 OBJECTIFS GÉNÉRAUX Le Programme général de subventions du Conseil des arts de Montréal vise à soutenir la création, la production, la diffusion de l art et la mise en œuvre d activités artistiques sur le territoire de l'île de Montréal. En permettant à différentes organisations artistiques du milieu des arts de bénéficier d appuis financiers, ce programme contribue à l accomplissement de leur mandat. Il soutient l excellence 1 artistique et encourage le rayonnement de l art, sous toutes ses formes, auprès du public montréalais. 1. ADMISSIBILITÉ 1.1. Les organismes Ce programme s adresse aux organismes professionnels œuvrant dans les disciplines des arts du cirque, des arts visuels, des arts numériques, du cinéma et de la vidéo, de la danse, de la littérature (incluant les périodiques culturels), des nouvelles pratiques artistiques, de la musique et du théâtre. Il peut s agir, entre autres, des centres d artistes en arts visuels, des compagnies de création et de production des arts de la scène, des diffuseurs spécialisés ou pluridisciplinaires, des organismes responsables de festivals ou d événements disciplinaires ou pluridisciplinaires, des centres d accès à la création et à la production en cinéma ou vidéo d'auteur, des galeries d art, des musées, des organismes de services, des éditeurs de périodiques culturels, des regroupements d artistes, des associations professionnelles, etc Conditions générales d admissibilité Statut et conditions être une corporation à but non lucratif ou une coopérative d artistes à but non lucratif qui ne ristourne pas ; avoir son siège social sur le territoire de l île de Montréal depuis au moins une année complète ; avoir un conseil d administration majoritairement formé de citoyens canadiens ou de résidents permanents au Canada ; s être donné essentiellement comme mission la réalisation d activités de création, de production, de diffusion dans le domaine des arts ou s être donné essentiellement comme mandat de regrouper et de représenter les artistes et/ou les travailleurs culturels d une discipline ou du secteur pluridisciplinaire. Professionnalisme avoir un niveau de compétence reconnu et être en mesure de le démontrer ; être dirigé par des personnes qualifiées ; avoir une direction artistique stable ; présenter des activités dont la qualité artistique est reconnue ; regrouper, représenter ou employer des artistes et des travailleurs culturels professionnels. 1 Les items en bleu sont définis dans le glossaire disponible sur le site du Conseil. Page 2 sur 12

3 2. INADMISSIBILITÉ AU FONCTIONNEMENT 2.1. Des organismes et des individus les organismes qui ne répondent pas aux conditions générales d admissibilité ; les artistes à titre individuel ; les collectifs d artistes ; les organismes qui n ont pas déjà reçu deux subventions à projet du Programme général sur une période d au plus cinq ans ; les périodiques culturels qui réalisent moins de trois numéros par année ou distribués gratuitement ou disponibles exclusivement sur support électronique ; les organismes publics, parapublics mandataires des gouvernements et des corporations municipales ; les organismes voués à l enseignement, à l éducation et à la formation professionnelle Des secteurs d activités les organismes œuvrant exclusivement en variété, en chanson et en humour Des demandes les demandes incomplètes ; les demandes reçues après la date limite de dépôt. 3. SPÉCIFICATIONS DU SOUTIEN AU FONCTIONNEMENT Le Conseil veut par cette mesure assurer aux organismes une stabilité financière, leur permettre de mieux planifier leurs activités, faciliter leur gestion et alléger les modalités d évaluation Description La subvention est accordée pour la réalisation de l ensemble des activités reliées au mandat de l organisme. L aide au fonctionnement bisannuel est allouée pour une période de deux (2) ans coïncidant avec l exercice financier de l organisme. L aide au fonctionnement quadriennal est allouée pour une période de quatre (4) ans coïncidant avec l exercice financier de l organisme. Les organismes ne peuvent déposer qu une seule demande par ouverture de cycle Conditions spécifiques d admissibilité au fonctionnement bisannuel avoir reçu à deux reprises une aide ponctuelle au projet sur une période d au plus cinq ans ou être soutenu au fonctionnement bisannuel ; générer un volume d activités significatif pour la discipline ou le secteur ; avoir obtenu de très bonnes évaluations Conditions spécifiques d admissibilité au fonctionnement quadriennal être soutenu au fonctionnement bisannuel ou au fonctionnement quadriennal ; démontrer une stabilité artistique et administrative apte à assurer une présence artistique forte et un développement continu ; cumuler de très bonnes évaluations depuis plusieurs années Refus d accueil au fonctionnement Aucun accueil au fonctionnement ne se fait en cours de cycle de deux (2) ans ou quatre (4) ans. L organisme admissible au fonctionnement bisannuel dont la demande n a pas été retenue verra celle-ci évaluée avec les demandes à projet. L organisme admissible au fonctionnement quadriennal dont la demande n a pas été retenue verra celle-ci évaluée avec les demandes au fonctionnement bisannuel. Page 3 sur 12

4 3.5. Modification de l engagement financier au fonctionnement Le financement pourrait fluctuer en cours de cycle : o à la baisse, dans l éventualité d une réduction du budget du Conseil ou de l enveloppe dédiée à un secteur ; o à la hausse, dans l éventualité de sommes additionnelles disponibles au budget du Conseil ou d un besoin de mise à niveau ; o en accord avec la mise en œuvre de la Politique de retrait (voir point 9) Accès à du financement ponctuel Les organismes soutenus au fonctionnement bisannuel ou quadriennal ont la possibilité de soumettre annuellement une demande additionnelle de subvention non récurrente : Projet spécial o le projet se situe hors mandat et s inscrit en dehors des activités régulières ; o le projet est non récurrent Échanges culturels o le projet d échanges culturels est non récurrent ; o le projet s inscrit principalement à l international ; o le projet a un effet structurant sur le développement des activités d un organisme, voire d un secteur. 4. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE DOCUMENTS À JOINDRE 4.1. Demande au fonctionnement bisannuel ou au quadriennal Veuillez vous rendre sur le site et suivre les directives pour compléter une demande d aide financière sur le portail ORORA. Vous serez appelé à compléter votre profil et à le mettre à jour et aurez éventuellement accès à votre historique de demandes et à votre correspondance avec le Conseil. Si vous éprouvez des difficultés, veuillez communiquer avec le Conseil : (514) artsmontreal@ville.montreal.qc.ca 4.2. Documents accompagnant la demande : les états financiers du dernier exercice, si non déjà fournis ; les lettres patentes de l organisme, s il y a eu modification ; les statuts et règlements de la corporation, s il y a eu modification ; un dossier de presse (format succinct) ; une liste de liens Internet qui présentent des extraits ou des intégrales des œuvres ou des activités en lien avec la demande Demande Projet spécial et Échanges culturels Une seule demande peut être déposée annuellement à l une ou l autre des dates limite de dépôt : 13 janvier, 15 février et 15 septembre (excepté musique et danse). Les organismes doivent remplir les formulaires correspondants Présentation des demandes Veuillez limiter les textes au nombre de mots demandés. 5. AXES DE L ÉVALUATION AU FONCTIONNEMENT Le Conseil des arts de Montréal évalue toutes les demandes au mérite et accorde des subventions dans les limites des fonds mis à sa disposition. Page 4 sur 12

5 5.1. Axe transversal L axe transversal inclut des priorités stratégiques identifiées par le Conseil de même que des facteurs clés contribuant à la vitalité du milieu des arts. Il recoupe chacun des axes d évaluation propres aux différents mandats (5.2). - la représentativité des artistes et travailleurs culturels issus de la diversité culturelle et des communautés autochtones, ainsi que des pratiques artistiques minoritaires, non occidentales, métissées ou autochtones. - la représentativité des artistes, des collectifs et des organismes de la relève ; - le caractère innovant : o des projets artistiques ; o de leur mise en relation avec les publics ; o des modèles de production et de gestion ; - la contribution originale au développement et au renouvellement artistiques ; - les efforts consacrés à la rémunération des artistes, des artisans et des travailleurs culturels et le respect des ententes collectives en vigueur ; - la capacité à collaborer avec différents partenaires, à établir des partenariats structurants et l ancrage dans la communauté civique Axes selon les mandats Organismes de création/production Qualité artistique 60 % présence d'une direction artistique forte et originale ; clarté des orientations artistiques de l organisme en regard de l écologie du milieu artistique ; qualité artistique et originalité des réalisations antérieures de l organisme et des projets planifiés ; cohérence des activités avec le mandat et les orientations artistiques ; cohérence entre les choix de programmation et les ressources dont dispose l organisme. Rayonnement de l organisme et contribution au développement des publics 20 % efficacité des stratégies de développement du rayonnement de l organisme auprès des différents publics du territoire de l île de Montréal, et, selon la mission de l organisme, le rayonnement national et international (activités de médiation, tournées, etc.) ; reconnaissance du public. Gestion et administration 20 % capacité de l organisme de bien gérer ses activités et de mener à terme ses projets ; démonstration d une situation financière stable et équilibrée ; santé organisationnelle et saine gouvernance ; diversification des sources de financement. Pour les organismes au fonctionnement quadriennal, les éléments suivants s ajoutent : Qualité artistique importance accordée à la prise de risques. leadership exercé par l organisme au sein de son milieu. Gestion et administration diversification des profils et des expertises dans la composition du conseil d administration ; importance accordée à la planification stratégique ainsi qu à la gestion des changements et des différents stades de développement (ex. renouvellement de personnel, succession, crise de croissance, etc.). Page 5 sur 12

6 Associations professionnelles, regroupements et organismes de services Mission et acquittement du mandat 40 % qualité et cohérence des activités ou des services avec la mission et les orientations de l organisme ; importance du membership ou de la clientèle desservie. Contribution au développement disciplinaire et apport à la communauté artistique 40 % contribution et impact de l organisme sur le développement de son milieu ; capacité à maintenir et/ou améliorer ses services ; efforts consacrés à l amélioration des conditions de pratique, ainsi qu à la condition socioéconomique des artistes dans la discipline concernée, s il y a lieu ; qualité de l implication des membres ou des partenaires du milieu. Gestion et administration 20 % démonstration d une situation financière équilibrée et viable ; santé organisationnelle et saine gouvernance ; diversification des sources de financement. Pour les organismes au fonctionnement quadriennal, les éléments suivants s ajoutent : Contribution au développement disciplinaire et apport à la communauté artistique leadership exercé par l organisme au sein de son milieu. Gestion et administration diversification des profils et des expertises dans la composition du conseil d administration ; importance accordée à la planification stratégique ainsi qu à la gestion des changements et des différents stades de développement (ex. renouvellement de personnel, succession, crise de croissance, etc.). Page 6 sur 12

7 Périodiques culturels Qualité artistique 65 % qualité du contenu éditorial et respect des orientations artistiques ; pertinence et qualité du choix des auteurs, des artistes et des collaborateurs ; constance et qualité de la présentation visuelle. Rayonnement du périodique 20 % apport au rayonnement des artistes, des écrivains et des organismes ; développement d un programme de publication qui stimule le lectorat et qui contribue à la connaissance de la discipline visée ; efficacité des activités de communication, de mise en marché, de promotion. Gestion et administration 15 % respect du plan de publication ; importance des revenus d abonnement en tenant compte de la discipline et du public visé ; démonstration d une situation financière équilibrée et viable ; santé organisationnelle et saine gouvernance ; diversification des sources de financement. Pour les organismes au fonctionnement quadriennal, les éléments suivants s ajoutent : Rayonnement du périodique leadership exercé par l organisme au sein de son milieu. Gestion et administration diversification des profils et des expertises dans la composition du conseil d administration ; importance accordée à la planification stratégique ainsi qu à la gestion des changements et des différents stades de développement (ex. renouvellement de personnel, succession, crise de croissance, etc.). Page 7 sur 12

8 Festivals, événements, diffuseurs spécialisés et pluridisciplinaires Qualité et impact sur le développement artistique 60 % clarté et pertinence de la mission et des orientations artistiques de l organisme en regard de l écologie du milieu artistique ; direction artistique forte et originale ; qualité, constance et pertinence de la programmation en lien avec la mission, les orientations artistiques et les ressources de l organisme ; qualité de l accueil et du soutien offerts aux artistes ou aux organismes et efforts consacrés aux cachets pour l achat de spectacles ; effort consacré au dialogue et à la rencontre des différentes disciplines (organismes pluridisciplinaires). Rayonnement de l organisme et contribution au développement des publics 20 % connaissance du public et capacité de l organisme à l accueillir, le fidéliser, le développer et le renouveler ; efficience des activités de médiation, de communication, de mise en marché, de promotion et de publicité. Gestion et administration 20 % démonstration d une situation financière équilibrée et viable ; santé organisationnelle et saine gouvernance ; diversification des sources de financement. Pour les organismes au fonctionnement quadriennal, les éléments suivants s ajoutent : Qualité et impact sur le développement artistique importance accordée à la prise de risques ; leadership exercé par l organisme au sein de son milieu. Rayonnement de l organisme et contribution au développement des publics capacité de l organisme à tenir compte des enjeux sociodémographiques dans sa stratégie de développement des publics. Gestion et administration diversification des profils et des expertises dans la composition du conseil d administration ; importance accordée à la planification stratégique ainsi qu à la gestion des changements et des différents stades de développement (ex. renouvellement de personnel, succession, crise de croissance, etc.). Page 8 sur 12

9 6. PROCÉDURES D'ÉVALUATION DES DEMANDES 6.1. Procédure en six étapes 1. réception et vérification de l admissibilité de la demande par les professionnels concernés, sous l autorité de leur direction ; 2. analyse du rayonnement, des aspects administratifs et financiers par les professionnels concernés ; 3. étude et recommandation par les membres du comité d évaluation ; 4. rapport des recommandations par les présidents de comités d'évaluation aux membres du conseil d'administration ; 5. décision finale en assemblée et attribution de la subvention par les membres du conseil d'administration; 6. envoi de l avis de la décision Consultation externe Au besoin, le Conseil, pour fins d analyse, peut avoir recours à des consultations auprès d organismes concernés par les mêmes demandes de subvention ou auprès d experts Confidentialité Le Conseil garantit la confidentialité des renseignements nominatifs en sa possession ainsi que le non-accès à tout document confidentiel qu il reçoit, sous réserve des cas prévus par la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels LRQ, chapitre c. A VERSEMENTS DES SUBVENTIONS ET RAPPORTS 7.1. Versement Le montant de la subvention garantie pour deux ans ou quatre ans est attribué annuellement en deux versements : Premier versement 90 % après une réponse positive à la demande pour la première année du cycle ; 90 % après réception du Rapport intérimaire pour chaque année subséquente Deuxième versement 10 % pour chaque année du cycle à la réception des états financiers et du Rapport final soumis dans les quatre mois qui suivent la fin de l exercice financier Versement subvention ponctuelle La subvention en projet spécial et celle des échanges culturels sont attribuées en un seul versement Rapports Le Rapport intérimaire Pour l an 2 du soutien bisannuel et pour l an 2, 3 et 4 du soutien quadriennal, les organismes doivent soumettre le rapport des activités en cours et le plan d activités et/ou de programmation à date fixe : le 15 décembre ou le 15 février ou le 15 septembre, selon la date de dépôt initiale. Page 9 sur 12

10 Rapport final Les organismes présentent chaque année les états financiers, les chiffres réels, ceux du budget révisé ainsi que le bilan des activités réalisées : dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l exercice financier Présentation des rapports Veuillez limiter les textes au nombre de mots demandés. 8. OBLIGATIONS DE L ORGANISME Le fait d encaisser la subvention constitue pour l organisme un engagement à réaliser les activités visées par ladite subvention et à respecter les conditions qui s y rattachent L organisme au fonctionnement s engage à : aviser le conseil de tous changements majeurs concernant son mandat, sa direction ou ses activités ; remettre les rapports d activités et financiers exigés aux fréquences requises ; remettre, dans les quatre mois qui suivent la fin de son exercice financier, les états financiers dudit exercice signés par deux administrateurs, selon les dispositions suivantes : a) un organisme qui reçoit du Conseil des arts de Montréal une subvention de cinquante mille dollars ( $) et plus du programme général doit produire des états financiers audités préparés par un auditeur (CPA) ; b) un organisme qui reçoit du Conseil des arts de Montréal une subvention de moins de cinquante mille dollars ( $) et de plus de vingt mille dollars ( $) du programme général doit présenter un rapport de mission d examen préparé par un comptable (CPA ou CGA) ; c) un organisme qui reçoit du Conseil des arts de Montréal une subvention de moins de vingt mille dollars ( $) du programme général doit remettre un bilan et l état des résultats (revenus et dépenses) préparés par l organisme et signés par deux membres du conseil d administration. mentionner publiquement la contribution du Conseil des arts de Montréal en reproduisant le logo du Conseil à l intérieur de ses programmes, brochures, dépliants, site internet et autres matériels promotionnels. Le logo et les normes d utilisation du logo du Conseil sont disponibles sur son site Web à l adresse suivante : se conformer, le cas échéant, à certaines conditions particulières d utilisation de la subvention. 9. POLITIQUE D OUVERTURE DE CYCLE ET POLITIQUE DE RETRAIT EN COURS DE CYCLE DE LA SUBVENTION AU FONCTIONNEMENT BISANNUEL OU QUADRIENNAL Lors de l ouverture de cycle ou du versement de la subvention en cours de cycle, le Conseil se réserve le droit de modifier, de retenir ou de suspendre les paiements de l aide au fonctionnement dans les circonstances et selon les modalités suivantes : 9.1. Politique d ouverture de cycle A la lumière des sommes disponibles, du nombre de demandes reçues, du nombre de demandes évaluées comme très satisfaisantes et des allocations budgétaires au soutien au fonctionnement, à projets ou autres initiatives, le comité peut recommander d accueillir de nouveaux organismes, d augmenter ou de réduire la durée du cycle du quadriennal au Page 10 sur 12

11 bisannuel, du bisannuel au projet et/ou peut recommander la hausse ou la diminution de la subvention, et ce sans avertissement. Un accompagnement spécifique pourra être effectué par le Conseil dans les cas de réduction de la durée du soutien et/ou de diminution de la subvention. Le comité peut recommander une interruption totale du financement par rapport au cycle précédent, laquelle pourra être mise en œuvre de manière progressive, en fonction de la nature de l organisme, de façon à mitiger l impact de cette décision sur les activités engagées. Dans le cas où l organisme effectue un changement majeur de son mandat, le comité peut recommander une diminution voire l interruption du soutien, sans avertissement Politique de retrait en cours du cycle L engagement financier du Conseil des arts de Montréal aux organismes pourrait être interrompu ou modifié : dans le cas d un organisme qui cesse ses activités ; dans le cas d un changement de direction artistique, du mandat artistique ou des activités non approuvé par le Conseil ; en cas d activités ou d évolution de dossiers jugés insatisfaisantes au moment de la réception des rapports ; en situation déficitaire : un organisme qui cumule un déficit d une valeur de 10 % ou plus de ses revenus totaux Dans tous les cas précités d insatisfaction Pour remédier à la situation, des conditions seront exigées, par exemple : un plan de redressement, des rapports budgétaires trimestriels, un nouveau plan d activités, etc. Les documents à présenter et les modifications à apporter devront respecter un échéancier qui aura des incidences sur l attribution de la subvention. Dans l éventualité du non-respect des conditions particulières, le Conseil pourra se retirer en partie ou totalement du soutien financier de l organisme. 10. DATES LIMITES DE DÉPÔT FONCTIONNEMENT Date limite de dépôt Veuillez noter qu il y a trois dates limites de dépôts pour les festivals et événements spécialisés ou pluridisciplinaires, et que la date de dépôt est déterminée en fonction du moment de la tenue du festival ou de l événement et de la capacité de l organisme à présenter une idée claire de sa programmation. 13 janvier 2017 Mandat Discipline Cycle Festival et événement Toutes les disciplines et le Bisannuel et quadriennal secteur pluridisciplinaire Diffuseur Cinéma / Vidéo et le secteur pluridisciplinaire Bisannuel et quadriennal 15 février 2017 Mandat Discipline Cycle Festival et événement Toutes les disciplines et le Bisannuel et quadriennal secteur pluridisciplinaire Création/production Toutes les disciplines Bisannuel et quadriennal Diffuseur Toutes les disciplines et le Bisannuel et quadriennal secteur pluridisciplinaire Organisme de service Toutes les disciplines et le secteur pluridisciplinaire Bisannuel et quadriennal Page 11 sur 12

12 Association professionnelle et Toutes les disciplines et le Bisannuel et quadriennal regroupement secteur pluridisciplinaire Edition périodiques culturels Toutes les disciplines Bisannuel et quadriennal 15 septembre 2017 Mandat Discipline Cycle Festival et événement Toutes les disciplines (sauf danse et musique) et le secteur pluridisciplinaire Bisannuel et quadriennal Date limite et jour férié ou chômé Lorsqu une date limite de dépôt coïncide avec un jour férié ou chômé, elle est reportée au jour ouvrable suivant. 11. DÉLAI DE RÉPONSE DÉCISIONS DU CONSEIL Délai Entre la date de dépôt d une demande et la décision prise par le Conseil des arts de Montréal, une période de 12 à 14 semaines est requise pour le traitement de la demande Communication Les organismes seront invités par courriel à prendre connaissance des résultats sur le portail ORORA. Aucune décision ne sera transmise par téléphone Appel Les décisions du Conseil des arts de Montréal sont finales et sans appel. 12. RENSEIGNEMENTS Pour obtenir tout renseignement additionnel, consulter le site web ou communiquer avec votre conseillère culturelle: Arts du cirque, nouvelles pratiques artistiques et secteur pluridisciplinaire Christiane Bonneau Tél. (514) christiane.bonneau@ville.montreal.qc.ca Arts visuels et arts numériques Marie-Michèle Cron Tél. (514) mcron.p@ville.montreal.qc.ca Cinéma/vidéo et littérature (intérim) Christiane Bonneau Tél. (514) christiane.bonneau@ville.montreal.qc.ca Danse Sylviane Martineau Tél. (514) smartineau.p@ville.montreal.qc.ca Musique Claire Métras Tél. (514) cmetras.p@ville.montreal.qc.ca Théâtre Isabelle Boisclair Tél. (514) isabelle.boisclair@ville.montreal.qc.ca Page 12 sur 12