FORMATION EXCEL 2003 LIVRET 4 CALCULS ENTRE FEUILLES ET ENTRE CLASSEURS

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1 FORMATION EXCEL 2003 LIVRET 4 CALCULS ENTRE FEUILLES ET ENTRE CLASSEURS AUTEUR : THIERRY TILLIER Ceci est un extrait du cours disponible sur

2 2/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

3 INTRODUCTION Dans ce livret vous allez apprendre à mettre en liaison des feuilles et des classeurs, à réaliser des feuilles de calcul récapitulatives. Pré requis : Livret 1,2,3, maîtriser les calculs et la mise en forme. Être familiarisé avec les références relatives et absolues (livret 3) Objectifs : Maîtriser l'utilisation du groupe de travail Maîtriser les calculs sur plusieurs feuilles et plusieurs classeurs faire des calculs de cumuls et de récapitulatifs. Maîtriser l'outil consolidation. Maîtriser les mises en formes automatiques Signalétique Attention Information complémentaire Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 3/21

4 4/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

5 1 Rappels Un classeur Excel est composé de plusieurs feuilles (maximum de 256). Il n'est pas rare d'avoir plusieurs feuilles, occupées par des données et des calculs, ayant un lien entre elles. 4 boutons de navigation utiles quand on a un grand nombre de feuilles masquées L'onglet de la feuille active est blanc 1 : Affiche la première feuille du classeur 2 : Affiche la feuille précédente qui est masquée 3 : Affiche la feuille suivante qui est masquée 4 : Affiche la dernière feuille du classeur Attention, ces boutons n'activent pas les feuilles, elles rendent simplement les onglets visibles à l'utilisateur. Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 5/21

6 2 Le Groupe de travail. Objectifs : Dans ce chapitre, nous allons apprendre à mettre en forme plusieurs feuilles ayant la même structure grâce au groupe de travail. Pour commencer, donnez un nom aux feuilles, elles porteront le nom d'une ville. Pour cela suivez les instructions suivantes : 1 : Double cliquez sur l'onglet de la première feuille afin de pouvoir changer son nom. 2 : Tapez le nom de la première ville «Caen». 3 : Validez en appuyant sur la touche «Entrée». Faites de même pour avoir les feuilles comme ci-dessous. S'il manque des feuilles, vous les insérerez en passant par le menu Insertion / Feuille (la nouvelle feuille s'insérera devant la feuille qui est sélectionnée). Veuillez ensuite nommer les feuilles comme indiqué. Agencez vos feuilles comme indiqué. Pour les bouger de place, faites un cliquerglisser 6/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

7 Tâchons maintenant de sélectionner plusieurs feuilles. 1 : Cliquez sur la feuille Caen pour la sélectionner. 2 : Appuyez sur la Touche Maj et maintenez-la enfoncée. 3 : Cliquez ensuite sur la feuille Cumul. La barre de titre vous indique que vous êtes en mode «Groupe de Travail» Tous les onglets sont actifs en même temps, leur couleur est blanche. Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 7/21

8 Désormais, tout ce que nous ferons se répercutera sur toutes les feuilles sélectionnées et faisant partie du groupe de travail. Saisissez les titres de lignes et de colonnes comme ci-dessous et faites une mise en forme : Maintenant, ce que vous venez de taper est présent sur toutes les feuilles du groupe de travail. ATTENTION, ne cliquez pas sur les autres feuilles avant d'avoir terminé la saisie, sinon vous désactiverez le groupe de travail Pour compléter chacune des feuilles avec des données (les chiffres) nous devons désactiver le groupe de travail. 1 : Placez votre curseur de souris sur un des onglets. 2 : Faites un clic sur le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez «Dissocier les feuilles» Vérifiez sur les feuilles, elles ont toutes la même structure. 8/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

9 Il faut maintenant taper les valeurs pour chacune des feuilles (ajoutez aussi le nom des villes). Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 9/21

10 Nous allons reprendre le groupe de travail pour effectuer les calculs et mettre en forme les tableaux. Effectuez de nouveau la manipulation de la page 6 pour obtenir le groupe de travail à partir de la feuille Caen jusqu'à la feuille cumul. 10/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

11 2.1 Mise en forme sur un groupe de travail 1 : Le groupe de travail pour toutes les feuilles, y compris la feuille cumul est activé. 2 : Effectuez les calculs du total des dépenses et des recettes puis recopiez les formules pour les autres colonnes (sur les lignes 11 et 22). Effectuez la somme du semestre (colonne H). 4 : Sélectionnez les cellules du tableau A2:H24 5 : Dans le menu «Format», choisissez «Mise en forme automatique» 6 : Choisissez le modèle «Comptabilité 1» 7 : Validez Toutes les feuilles ont reçu la même mise en forme et les mêmes calculs aux mêmes cellules. Pour vérifier, vous pouvez cliquer sur un onglet d'une autre feuille. Notez que cela désactive automatiquement le groupe de travail et dissocie les feuilles (uniquement lorsque toutes les feuilles sont dans le groupe de travail). Il est temps de sauvegarder votre classeur. Procédons maintenant aux calculs dans la feuille cumul. Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 11/21

12 3 Calcul entre plusieurs feuilles 3.1 Feuille cumul Objectif : Réaliser le cumul des chiffres d'affaires mensuel et par produit d'après les données des autres feuilles. 1 : Cliquez sur l'onglet de la feuille «Cumul» 2 : Sélectionnez la cellule B5 3 : Cliquez sur le bouton «Somme» 4 : Cliquez sur l'onglet de la feuille «Caen» 5 : Sélectionnez la cellule B5 12/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

13 6 : Appuyez et laissez enfoncée la touche Maj 7 : Cliquez sur l'onglet de la feuille «Saint-Malo» 8 : Validez Résultat : Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 13/21

14 La fonction s'interprète comme suit : Somme de toutes les cellules B5 à partir de la feuille Caen jusqu'à la feuille Saint-Malo. Cela signifie que toutes les feuilles comprises entre «Caen» et «Saint-Malo», seront prises en compte dans cette somme même si on insère une nouvelle feuille. Il ne reste qu'à recopier la formule dans tout le tableau D'abord vers la droite Puis vers le bas : Tout changement de valeur dans l'une des feuilles sera mis à jour dans cette feuille «Cumul» 1 : Veuillez de nouveau activer le groupe de travail pour toutes les feuilles. 2 : Ajoutez un calcul de résultat comme suit : (il s'agit du résultat de la feuille cumul) la formule en B24 = B11 B22. Recopiez la formule sur la ligne. 14/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

15 3.2 Feuille Récapitulatif Nous allons faire maintenant une feuille qui récapitulera tous les chiffres ville par ville. Commencez par insérer une nouvelle feuille: 1 : Choisissez «Feuille» dans le menu «Insertion» 2 : Renommez la feuille «Récapitulatif» 3 : Saisissez le tableau suivant dans la feuille «Récapitulatif» 4 : Sélectionnez la cellule B5 5 : Dans la cellule B5, tapez = 6 : Cliquez sur la feuille «Caen» 7 : Cliquez sur la cellule B24 8 : Validez Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 15/21

16 Vous devez obtenir ceci : Voici la formule que l'on doit obtenir : Vous avez : Le nom de la feuille («Caen»), le symbole séparateur («!») et la référence à la cellule («B24») Il ne reste plus qu'à recopier cette formule sur le reste de la ligne, puis de répéter ces actions pour chacune des villes. Enfin, effectuez le calcul des sommes pour chaque mois et pour chaque ville. Résultat final : Cette méthode nécessite d'avoir des feuilles qui ont strictement la même structure. Mais il peut arriver que ce ne soit pas possible. Il faut alors utiliser un outil qu'on appelle la consolidation. 16/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

17 4 Consolidation entre feuilles Objectif : Découvrir la fonction Consolidation. Réaliser des calculs entre feuilles avec des tableaux qui ne sont pas identiques. Ouvrez le classeur Consolidation.xls Vous constaterez que sur les deux feuilles (Centre Ville et Banlieue Est), vous n'avez pas les mêmes produits et que la mise en forme est différente. Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 17/21

18 1 : Cliquez sur l'onglet de la feuille Consolidation 2 : Sélectionnez la cellule A4. Le résultat sera copié à partir de cette cellule. 3 : Dans le menu Données, choisissez Consolider La boîte de dialogue «Consolider» apparaît Descriptif de la fenêtre consolider : Liste déroulante permettant de choisir la fonction à exécuter Bouton parcourir : Sélection d'un autre classeur Zone de saisie et de sélection des cellules à consolider Ajoute la Référence dans la zone Références source Affichage des feuilles et des cellules à consolider Supprime la référence source sélectionnée Vous indiquerez si vos sélections de données comportent des étiquettes 18/21 Vous cocherez pour avoir une liaison avec les données sources. Cela permet d'avoir une mise à jour Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

19 Passons à la pratique : 1 : Sélectionnez la fonction «Somme» 2 : Cliquez dans la zone de saisie pour l'activer 3 : Cliquez sur la feuille «Centre ville» et sélectionnez les cellules A9 à B18 4 : Cliquez sur le bouton «Ajouter» 5 : Sélectionnez de la même manière les cellules pour la feuille Banlieue Est 6 : Cochez «Lier aux données» 7 : Cochez «Colonne de gauche» 8 : Validez Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 19/21

20 Résultat : En cliquant sur le bouton '+', vous aurez le détail du calcul. Faites attention à l'orthographe de vos étiquettes. Par exemple, si dans une feuille vous avez «R & B» et dans l'autre «R&B» (sans espace), Excel considérera deux étiquettes différentes. Vous venez d'effectuer une consolidation avec liaison. Si vous changez une des valeurs dans les feuilles, la feuille «Consolidation» se mettra à jour aussi. Par contre, si vous ajoutez, supprimez ou si vous insérez une ligne, la mise à jour ne se fera pas. Il faudra redéfinir les cellules à consolider. Vous pouvez effectuer d'autres calculs que la somme en choisissant la fonction que vous souhaitez dans la liste déroulant des fonctions : 20/21 Calculs entre feuilles et entre classeurs Copyright 2005 Thierry TILLIER

21 Table des matières 1 Rappels Le Groupe de travail Mise en forme sur un groupe de travail Calcul entre plusieurs feuilles Feuille cumul Feuille Récapitulatif Consolidation entre feuilles Calcul entre plusieurs classeurs Liaisons entre classeurs Consolidation entre classeurs Exercices Exercice Exercice Exercice Exercice Retrouvez les cours sur Calculs entre feuilles et entre classeurs 2005 Thierry TILLIER 21/21

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