Dématérialisation AB

Transcription

1 Dématérialisation AB Prérequis, contrôles et paramétrage (Ambre / Mauve ) Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 1

2 A. INTRODUCTION 3 B. PRE REQUIS 4 1. Quels sont-ils? 4 2. Installation de TotEM 4 C. CONTROLES DES DONNEES INDISPENSABLES 5 1. En gestion des collectivités sous CORAIL 5 a. Saisir le n SIRET de la collectivité 5 b. Saisir le nom de la trésorerie et son n codique 5 c. Saisir l identification informatique (code collectivité et code budget) 6 2. En gestion des dossiers budgétaires sous AMBRE 7 a. Saisir le n INSEE 7 b. Saisir la nature juridique et sélectionner le «Dossier budgétaire pour l agrégation» 7 3. Dématérialisation des articles 45xx et des opérations pour comptes de tiers 8 a. Qu impose la plateforme de dématérialisation des actes budgétaires? 8 b. Les modes de gestion proposés sous CORAIL et AMBRE 8 D. PARAMETRAGE RELATIF A LA DEMATERIALISATION DES ACTES BUDGETAIRES 9 1. Paramétrage global 10 a. Version de schéma gérée 10 b. Liste des collectivités 10 c. Chemin de stockage des flux Paramétrage du poste 12 a. Répertoires de déploiement de TotEM 12 b. Contexte JAVA 13 Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 2

3 A. INTRODUCTION La dématérialisation de dossiers budgétaires avec AMBRE implique : - Le respect des pré requis, - La présence de certaines informations indispensables, - Le paramétrage de l environnement de dématérialisation. Ce document a vocation de les lister afin de vous permettre de bénéficier des fonctionnalités de dématérialisation des actes budgétaires dans les meilleures conditions. Actuellement MAUVE gère uniquement la dématérialisation des budgets portant sur les nomenclatures : - M14, - M4x, - M52. Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 3

4 B. PRE REQUIS 1. Quels sont-ils? Pour dématérialiser un dossier budgétaire, il convient : (1) D avoir une connexion internet (obligatoire pour TotEM), (2) Que l application cliente de TotEM soit installée sur chaque poste à partir desquels les utilisateurs sont susceptibles de dématérialiser un budget, (3) Que le paramétrage de la dématérialisation des actes budgétaires ait été effectué : a. Pour la collectivité (associée au dossier budgétaire en question), afin qu elle soit paramétrée comme devant être dématérialisée, b. Pour le poste à partir duquel vous souhaitez procéder à la dématérialisation. (4) Que la saisie du budget ait été effectuée avec AMBRE et que les propositions aient été préalablement transférées en vote. Pour plus d informations relatives à la dématérialisation des actes budgétaires, vous pouvez consulter le portail du projet via le lien suivant : 2. Installation de TotEM Remarque préalable : Dans la mesure où AMBRE ne stocke aucune information ni aucun flux au sein du référentiel de TotEM, seule la version cliente de TotEM est nécessaire. Pour déployer TotEM afin de pouvoir dématérialiser vos budgets, il suffit simplement : - De télécharger l installeur du client via le lien suivant : Télécharger l'installeur de TotEM - Puis de l exécuter sans modifier le paramétrage par défaut : o En environnement 32 bits : «C:\Program Files\Totem» o En environnement 64 bits : «C:\Program Files (x86)\totem» Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 4

5 C. CONTROLES DES DONNEES INDISPENSABLES Au sein de chaque flux budgétaire dématérialisé, certaines informations sont obligatoires (leur absence bloque tout processus de dématérialisation). Aussi, nous vous proposons de contrôler celles-ci pour les saisir si elles manquent. 1. En gestion des collectivités sous CORAIL Via CORAIL \ Environnement \ Gestion des collectivités : a. Saisir le n SIRET de la collectivité Au sein de l onglet «Exercice» : b. Saisir le nom de la trésorerie et son n codique Au sein de l onglet «Trésorerie» : Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 5

6 c. Saisir l identification informatique (code collectivité et code budget) Au sein de l onglet «Transfert» : Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 6

7 2. En gestion des dossiers budgétaires sous AMBRE Via le menu AMBRE \ Environnement \ Gestion des dossiers budgétaires : a. Saisir le n INSEE Au sein de l onglet «Dossier budgétaire» : b. Saisir la nature juridique et sélectionner le «Dossier budgétaire pour l agrégation» Au sein de l onglet «Budget et réglages (2)». La sélection du dossier budgétaire pour l agrégation n est nécessaire que dans le cas d un budget annexe. Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 7

8 3. Dématérialisation des articles 45xx et des opérations pour comptes de tiers a. Qu impose la plateforme de dématérialisation des actes budgétaires? La plateforme de dématérialisation des actes budgétaires (TotEM) impose que les articles 45xx : Soient toujours utilisés en étant associés à une opération pour compte de tiers (valorisée avec le numéro de convention), Soient transmis sans subdivision (sans le numéro de convention) b. Les modes de gestion proposés sous CORAIL et AMBRE A ce jour, CORAIL/AMBRE permettent deux modes de gestion des articles 45xx : Soient subdivisés comme le prévoit l instruction budgétaire et comptable Dans ce cas, il convient d avoir décoché l option «Concaténer l article 45xx et l opération pour compte de tiers» présente au sein de l onglet «Transfert» en gestion des collectivités. La subdivision de chaque article 45 doit alors toujours correspondre au code de l opération pour compte de tiers associée. Exemple : L article devra obligatoirement être associé à l opération pour compte de tiers portant le code 126. Lors de la dématérialisation, MAUVE : o contrôle que chaque article 45xx : est bien associé à une opération pour compte de tiers, comporte une subdivision correspondant au code de l opération pour compte de tiers associée o transmet le code de l article 45xx sans sa subdivision. Soient NON subdivisés comme le souhaite la plateforme de dématérialisation des actes budgétaires Dans ce cas, il convient d avoir coché l option «Concaténer l article 45xx et l opération pour compte de tiers» présente au sein de l onglet «Transfert» en gestion des collectivités. Lors de la dématérialisation, MAUVE : o o contrôle que chaque article 45xx est bien associé à une opération pour compte de tiers, transmet le code de l article 45xx tel qu il existe. Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 8

9 D. PARAMETRAGE RELATIF A LA DEMATERIALISATION DES ACTES BUDGETAIRES Au sein du menu Environnement d AMBRE, vous pouvez accéder à l écran de paramétrage de la dématérialisation des actes budgétaires : La fenêtre de paramétrage s articule selon deux onglets : - Paramétrage global Il permet de définir le paramétrage propre à l utilisateur courant. Il définit les collectivités que l utilisateur est en droit de dématérialiser ainsi que le répertoire où les fichiers (relatifs à la dématérialisation) seront générés. - Paramétrage du poste Il gère le paramétrage propre au poste (ordinateur) à partir duquel l utilisateur utilise Coloris et met en œuvre la dématérialisation de dossier(s) budgétaire(s). Pour se faire, cet onglet vous permet de : o Définir les répertoires de déploiement de TotEM et de ses composants, o Contrôler la compatibilité du contexte JAVA. Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 9

10 1. Paramétrage global Cet onglet est constitué de trois paragraphes : a. Version de schéma gérée Ce paragraphe permet à l utilisateur de connaître le numéro de version de schéma gérée (ainsi que la date de la version). b. Liste des collectivités Au sein de ce paragraphe, l utilisateur visualise la liste des collectivités auxquelles il a accès avec Ambre. o Les lignes sur fond blanc correspondent aux collectivités pour lesquelles l utilisateur a un accès complet. Il peut choisir de les dématérialiser ou non en cochant «Dématérialiser?». o Les lignes comportant un fond grisé correspondent aux collectivités pour lesquelles l utilisateur n a qu un droit de consultation. Ces lignes ne sont pas modifiables. Remarque importante : Le fait de choisir de dématérialiser un budget vous engage à transmettre l ensemble des étapes budgétaires de l exercice comptable sous forme dématérialisée (même les décisions modificatives). Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 10

11 c. Chemin de stockage des flux Ce chemin correspond au répertoire où l ensemble des fichiers produits seront sauvegardés. Il est initialisé par défaut au répertoire DonneesAnnexes\Mauve\AB. Même si nous ne vous le recommandons pas : vous pouvez le modifier comme bon vous semble. ATTENTION : Nous vous recommandons d éviter d utiliser un répertoire comportant des espaces au sein de son chemin (dans certains cas, la rematérialisation de la maquette avec TotEM ne fonctionne pas). Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 11

12 2. Paramétrage du poste Cet onglet va vous permettre de définir (et au besoin modifier) le paramétrage de la machine sur laquelle vous vous trouvez. Il comporte deux parties : a. Répertoires de déploiement de TotEM Ce paragraphe permet à Ambre de savoir où est déployé l application TotEM (et les composants associés). Le paramétrage s initialisera automatiquement si TotEM a été installé sans changer le paramétrage d installation par défaut. Dans le cas contraire, vous devrez aller sélectionner manuellement les répertoires de déploiement de TotEM et de ses composants. Par défaut, Ambre propose la mise à jour automatique des composants de TotEM : Si la mise à jour automatique est activée, elle s effectuera lors de la chaque dématérialisation de budgets. Il vous est également possible de mettre à jour manuellement les composants de TotEM en cliquant sur les liens prévus à cet effet : Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 12

13 b. Contexte JAVA Ce paragraphe vous informe de la compatibilité du contexte JAVA (disponible par défaut sur ce poste) avec TotEM et ses composants : Contexte compatible S il n y a pas de problème de compatibilité, un message vous en informe : Contexte non compatible Si le contexte n est pas compatible, deux cas de figures sont possibles : (1) Si aucun environnement JAVA : (2) Il existe un environnement JAVA sur le poste, mais celui-ci n est pas compatible : Lorsque le contexte n est pas compatible, il vous est possible d y remédier en accédant directement à la page de téléchargement de JAVA en cliquant sur le lien : Dématérialisation des actes budgétaires Pré requis, contrôles, paramétrage Page 13