VADEMECUM. «Aide au Contrôle de légalité dématerialisé»

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1 Préfecture de la Charente-Maritime Direction des Relations avec les Collectivités Locales VADEMECUM ACTES «Aide au Contrôle de légalité dématerialisé» DRCL Mai 2008

2 I L utilisation d ACTES en Charente-Maritime Le dispositif ACTES est déjà utilisé en Charente-Maritime par les collectivités suivantes : Commune de Chatelaillon-Plage depuis septembre 2006 Ville de La Rochelle depuis mars 2007 Communauté d Agglomération de La Rochelle depuis mars 2007 Centre de gestion de la fonction publique territoriale depuis juin 2007 Syndicat Mixte pour l Informatisation des Collectivités depuis décembre 2007 Service Départemental d Incendie et de Secours depuis février 2008 Ville de Royan depuis février 2008 Commune de La Tremblade depuis avril 2008 II Les principales dispositions juridiques relatives à l application ACTES L article 139 de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales Le décret d application du 7 avril 2005 qui décrit les modalités de transmission des actes par voie électronique et énonce le principe du recours, par les collectivités, à des dispositifs homologués répondant aux prescriptions d un cahier des charges (CC) de la télétransmission approuvé par arrêté du ministre de l intérieur. L arrêté du 26 octobre 2005 précité et publié au JO le 3 novembre 2005 fixe le périmètre du cahier des charges contenant les clauses techniques et organisationnelles. Pour accéder à la plate-forme mise en place par le ministère de l intérieur qui réceptionne les actes transmis par voie électronique, les collectivités territoriales et leurs établissements peuvent recourir : à un dispositif de télétransmission mis en œuvre au sein de leur propre système d information et pour leur usage exclusif ; ou avoir recours à un tiers de télétransmission, opérateur privé choisi librement par elles. Dans les deux cas, le dispositif de télétransmission doit être homologué pour vérifier sa conformité aux caractéristiques énoncées par le cahier des charges précité. III - Les dispositifs de télétransmission homologués Sur la base de la procédure d homologation définie par l arrêté du ministre d Etat, ministre de l intérieur et de l aménagement du territoire et du ministre délégué aux collectivités territoriales du 26 octobre 2005, les dispositifs de télétransmission dont les noms suivent sont déclarés conformes au cahier des charges du ministère de l intérieur annexé à l arrêté précité : le dispositif «Stela» (SICTIAM) dans sa version 1.0 (mis à disposition par le SMIC 17 à ses adhérents)

3 Autres dispositifs : le dispositif dénommé «Fournisseur d Accès Sécurisé Transactionnel» (FAST) dans sa version le dispositif «ixbus» (société SRCI) dans sa version 1.4. le dispositif «OK-ACTES» (société OMNIKLES) le dispositif «S2low» (ADULLACT) dans sa version 1.1 le dispositif «XLegales» (société FORSUP) dans sa version 1.0 le dispositif «Demat-Aube» (Conseil général de l Aube) utilisant la version 1.4 du dispositif ixbus le dispositif «Local Trust Actes» (société ATEXO) dans sa version 1.0 le dispositif «Secur CG 57» (Conseil général de Moselle) utilisant la solution du dispositif OK-ACTES le dispositif «Demat-mairie de Metz» (Commune de Metz) utilisant la version du dispositif ixbus IV - Les modalités de transmission par les collectivités : Les actes des collectivités doivent ils être transmis selon une plage fixe? Une collectivité peut télétransmettre un acte 24h/24h. Cependant les accusés réception ne sont délivrés que les jours ouvrés. La collectivité doit elle prendre une délibération pour autoriser l exécutif à signer la convention et l autoriser à utiliser la transmission des actes par voie électronique? En pratique, l exécutif signe la convention sur la base d une autorisation de l assemblée délibérante, à l issue d une procédure respectant s il y a lieu les dispositions du code des marchés publics. Les actes transmis par les collectivités doivent ils être revêtus de la signature électronique? Le recours par les collectivités à la signature électronique est pour l instant facultatif. Le cahier des charges précise les modalités de cette signature électronique conformément aux règles en vigueur. La preuve d une signature électronique se matérialise sous la forme d un fichier XML comprenant le document signé et sa signature électronique mentionnant le certificat utilisé et la propriété technique de la signature. La délivrance de ce certificat électronique par une autorité de certification (banque, CCI, greffiers, ) conditionne le recours à la signature électronique qui s effectue à l aide d une carte à puce ou d une clé USB. Les collectivités qui ne recourent pas à la signature électronique s engagent à conserver les originaux des actes signés manuscritement et à les mettre, le cas échéant, à la disposition du représentant de l Etat. Les collectivités qui télétransmettent leurs actes ont elles connaissance du suivi des actes? Le projet ACTES concerne dans sa forme actuelle la transmission électronique des actes et non le suivi éventuel (lettre d observation, contentieux ). La télétransmission produit les mêmes effets qu une transmission par voie postale et les collectivités ne sont pas informées du suivi des actes hormis les actes qui font l objet d un suivi particulier (lettres d observation transmises par la voie postale).

4 Combien de temps les actes transmis par les collectivités sont ils conservés sur la plate-forme du Ministère de l intérieur? Les documents transmis par les collectivités sont conservés sur la plate-forme. On ne peut pas parler d archivage mais de stockage. Ils sont accessibles par les services de préfecture et sous-préfectures via l application Actes. Les services informatiques du ministère préparent le protocole qui permettra de remettre à la disposition de chaque site (préfectures, souspréfectures) le stock des actes le concernant afin d alléger périodiquement la plate-forme. Quelles sont les tailles des documents que les collectivités peuvent télétransmettre? La taille d un envoi porte sur la totalité de l envoi (qui peut contenir un ou plusieurs actes avec un plusieurs fichiers joints). Pour l instant, la taille limite est de 20 Mo. Comment les collectivités peuvent elles avoir recours à un dispositif de télétransmission? Le recours obligatoire à un dispositif de télétransmission résulte des dispositions du décret en Conseil d Etat n du 7 avril 2005 qui confère à ce dispositif le soin de garantir l identification, l authentification, l intégrité et la sécurisation des flux. Sur la base du cahier des charges annexé à l arrêté du 26 octobre 2005 et du décret précité, ces dispositifs doivent être homologués par le ministère de l intérieur. Au fur et à mesure de leur homologation, les dispositifs de télétransmission homologués sont mentionnés sur les sites internet et intranet de la DGCL. En cas de dysfonctionnement, la collectivité doit elle doubler l envoi électronique d un envoi papier? Dans le cas d un problème technique survenu suite à la transmission par voie électronique, l accusé réception n est pas envoyé et la collectivité reçoit un message d erreur avec les raisons du dysfonctionnement. Si une nouvelle tentative échoue, elle pourra alors décider de transmettre son document par voie papier. En aucun cas, la double transmission pour un même acte ne peut être envisagée car le même document serait considéré comme deux actes différents. V - Les formalités de transmission et de publicité des actes dans le cadre de la dématérialisation. Quelles sont les références dans le Code général des collectivités territoriales (CGCT)? C est l article L du CGCT qui prévoit que : «les actes pris par les autorités communales sont exécutoires de plein droit dès qu'il a été procédé à leur publication ou affichage ou à leur notification aux intéressés ainsi qu'à leur transmission au représentant de l'etat dans le département [le Préfet] ou à son délégué dans l'arrondissement [le Sous-Préfet]. Pour les décisions individuelles, cette transmission intervient dans un délai de quinze jours à compter de leur signature. Cette transmission peut s'effectuer par voie électronique, selon des modalités fixées par décret en Conseil d'etat. ;

5 Le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire de ces actes. La preuve de la réception des actes par le représentant de l'etat dans le département ou son délégué dans l'arrondissement peut être apportée par tout moyen. L'accusé de réception, qui est immédiatement délivré, peut être utilisé à cet effet mais n'est pas une condition du caractère exécutoire des actes». Ce caractère exécutoire est en effet défini par l affichage ou la notification de l acte et sa transmission au Préfet ou au Sous-Préfet. Des règles comparables s appliquent aussi aux autres organismes publics (le Conseil général, les établissements publics de coopération intercommunale ou EPCI, le Service départemental de secours et d incendie ou SDIS,...). Quels sont les effets juridiques de la dématérialisation? Les effets juridiques des actes dématérialisés sont les mêmes que ceux d une transmission traditionnelle. Quel est le délai pour effectuer la transmission par voie électronique? Il n y a pas de règle générale mais le délai doit être «raisonnable» sans quoi l acte n est pas exécutoire et ne s applique donc pas légalement. Toutefois, sont obligatoirement transmis dans un délai de 15 jours à compter de leur signature : 1) les délégations de service public (article L du CGCT) ; 2) les décisions individuelles (article L du CGCT) ; 3) les marchés publics (article L du CGCT). Comment doit être présenté l acte affiché? L affichage d un acte administratif au niveau de la collectivité constitue la mesure de publicité qui en conditionne la validité. Cet acte comporte les mentions légales obligatoires suivantes : la date, la signature, le nom et la qualité du signataire et le cachet. En conséquence, l acte qui doit être affiché dans les 8 jours après sa signature ne peut pas être l acte transmis par voie électronique. L accusé de réception électronique de la Préfecture ou de la Sous-Préfecture peut y être aussi joint en annexe lors de l affichage pour attester de la transmission de l acte et, partant, de son caractère exécutoire. La communication à des tiers d un exemplaire de l acte télétransmis à la Préfecture ou à la Sous-Préfecture est-elle adéquate? Non. La télétransmission des actes administratifs par voie électronique concerne la collectivité locale et la Préfecture ou la Sous-Préfecture. En conséquence, les collectivités locales ont toujours l obligation de communiquer à des tiers un document (en original ou en copie) daté, signé avec le nom et la qualité du signataire et le cachet. Dans le cas contraire, l acte communiqué ne respecterait pas les dispositions de l article 4 de la Loi du 12 avril Aussi, pour sécuriser ses décisions, la collectivité publique doit adresser à un tiers un acte répondant à ces critères de légalité externe accompagné de l accusé de réception électronique délivré par le Préfet ou le Sous-Préfet.

6 Le cas particulier des archives sous format électronique : leurs modalités de transfert Si le dispositif de télétransmission propose aux collectivités, souhaitant conserver sous forme électronique les données échangées, un service de transfert de ces données vers une plate-forme d archivage, il devra se conformer au standard d'échange de données pour l'archivage publié par la direction générale de la modernisation de l'etat (DGME) et la direction des Archives de France (DAF), version 0.1, qui est publié sur le site de la DGME à l'adresse suivante : dard_d_echange_d/folder_contents. VI - L aide financière de l Etat Depuis 2008, l Etat apporte une participation, par l intermédiaire de la Dotation Globale d Equipement, aux communes de moins de habitants pour l équipement matériel nécessaire aux échanges dématérialisés. La subvention est de 50 %, limitée à 1 000, pour l acquisition des unités centrales, périphériques ou logiciels. *********** Les services de la Préfecture ou des Sous-Préfectures restent à la disposition des collectivités locales qui le souhaitent en tant que de besoin.