Comment mutualiser un service d archivage électronique à l échelle d une région?

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1 Date >> modifier en mode masque Comment mutualiser un service d archivage électronique à l échelle d une région? Céline FAIVRE, Directrice Générale Adjointe Syndicat mixte e-mégalis Bretagne Partenaires & Soutiens officiels

2 Comment mutualiser un service d archivage électronique à l échelle régionale? " Rencontres TIC des collectivités publiques " 5 novembre Montpellier "

3 Le Syndicat mixte! Une structure publique de coopération territoriale dont l objectif est de contribuer au développement du numérique en Bretagne Des valeurs partagées par tous Coopération, solidarité territoriale Proximité et prise en compte des spécificités locales Mutualisations des moyens et partage des bonnes pratiques Dialogue et concertation Respect de la libre administration de chaque entité Plus de 1200 entités publiques Le Conseil Régional de Bretagne Les Conseils Généraux des Côtes d Armor, du Finistère, d Ille et Vilaine et du Morbihan 11 Communautés d agglomération 74 Communautés de communes 124 autres établissements Plus de communes pouvant bénéficier des services 2

4 Le Syndicat mixte - Compétences générales! Animation et gestion du réseau régional d initiative publique à Très Haut Débit Développement de l administration électronique et des services numériques dont l objectif est de contribuer au développement pérenne des services d administration électronique en Bretagne via : Acquisition de services mutualisés Sensibilisation et accompagnement Création des conditions nécessaires à l émergence de nouveaux services Evaluation de la politique conduite par le Syndicat mixte Développement de partenariats 3

5 L archivage électronique, maillon indispensable à dématérialisation des échanges administratifs! La dématérialisation des échanges administratifs dite «de bout en bout» concerne: q La passation des marchés publics q q q Le transfert des actes au contrôle de légalité Le transfert des pièces comptables à la trésorerie L archivage électronique à valeur probatoire Réponse électronique aux marchés publics Attribution et notification électroniques ACTES: la transmission électronique des actes administratifs Hélios PESV2: la transmission électronique des pièces justificatives Archivage électronique à valeur probatoire Quels sont les éléments constitutifs de la sécurité et de 536la confiance des échanges administratifs électroniques?" 4

6 Conditions de la dématérialisation des échanges administratifs! Identité et droit d accès = gestion des identités et contrôle d accès associé Provenance et date certaine des documents = mécanisme d authentification et d horodatage Intégrité des documents = création de cachet et calcul de condensat Confidentialité des documents = chiffrement des données et contrôle d accès Engagement et consentement des parties = signature électronique Conservation à long terme et restitution des données = service d archivage électronique La sécurité juridique et technique élément indispensable de la confiance des utilisateurs 5

7 Conditions de la dématérialisation des échanges administratifs " Capacité des processus à traiter de bout en bout des documents (information, données) dématérialisés Garanties techniques et juridiques mises en œuvre pour accorder aux échanges électroniques la même valeur qu aux échanges sur support papier La numérisation de documents papiers ne peut être considérée comme de la dématérialisation Considérer un processus dans son intégralité est essentiel. Cela conditionne la réussite d un projet de dématérialisation. Gage d efficacité et de rentabilité à long terme. De fait, réfléchir à la modification du processus d origine s impose. Logique d analyse de la valeur. 6

8 Qu est ce que la dématérialisation?" La dématérialisation vise à remplacer les documents produits sur support papier par des documents produits nativement via des fichiers électroniques La notion de dématérialisation recouvre différents enjeux: Simplification et performance administrative Modernisation des administrations Qualité du service public rendu aux usagers Services publics en ligne et relation à l usager du service public Sécurité juridique et technique : identité, intégrité, confidentialité, non répudiation Gestion de la preuve électronique Et le zéro papier? Un objectif à atteindre à plus ou moins long terme en fonction des cas Le papier : un simple support de lecture et d impression 7

9 Le service régional d archivage électronique mutualisé - Le périmètre" Collectivités adhérentes Tiers archiveur agréé Collectivités hébergeant des Archives Définitives Systèmes d' Information des collectivités Applications métiers GED(s) Intranet, Internet Bureautique mails Numérisation SAE Conserva)on de la valeur probatoire S O RT Systèmes d' Information des collectivités SEDA SEDA EAD/ SEDA SAE Logiciel gestion des archives Archives courantes Archives intermédiaires DUA Archives définitives CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS SEDA Marchés publics, ACTES, HELIOS Plate-forme régionale de services mutualisés Phase 1 Phase 2 8 à N

10 Le choix de la solution" Spécification des besoins Nombreux groupes de travail : archivistes + chefs de projet informatique + AMO Groupe d experts Archivistes (AM et AD) + chefs de projet informatique Dialogue compétitif Lancement : novembre candidats / 5 auditions Décision : juillet 2012 Attribution au groupement CGI/Navaho/Adullact Projet CGI : mandataire Navaho : tiers archiveur agrée par le SIAF Adullact Projet : éditeur de la solution as@laé 9

11 La mise en œuvre Phase pilote Juillet 2012 Mai 2013" Les pilotes! Conseil Général du Morbihan : marchés publics (phase consultation) Conseil général des Côtes d Armor : marchés publics (phase consultation) Brest Métropole Océane : données comptables et PJ envoyées à la Trésorerie Syndicat mixte : actes administratifs (délibérations et arrêtés) envoyés en Préfecture Conseil général du Finistère : factures fournisseurs (dématérialisées via plateforme interne) 4 sous-phases : 1. Travaux préparatoires 2. Recettes techniques et fonctionnelles 3. Vérification du bon fonctionnement 4. Vérification de service régulier 10

12 Dispositif régional d accompagnement et de formation" ACTEURS Mégalis Bretagne Archives départementales OBJECTIFS Sensibilisation des décideurs MOYENS Support de présentation des enjeux de l archivage électronique Pool de formateurs Réseau des archivistes bretons Centre de gestion Formation des référents et des utilisateurs Guide de paramétrage + Cahier de paramétrage + Support de formation Référents Hot-line Centre de gestion Accompagnement de proximité et assistance utilisateurs Outils de suivi des incidents niveaux 1 et 2 Juin 2013, formation des 1 ers référents Archivage électronique : - sur 2 jours - réalisée par le SIAF 11

13 Etapes de mise en œuvre du SRAE" Collectivités Signer l annexe à la convention d accès aux services mutualisés Envoyer le logo de l entité Paramétrer le service Prévoir la formation des utilisateurs Valider les tests de transferts Valider la mise en production (PV) Syndicat mixte / Tiers archiveur Générer la demande de mise en production Réaliser les paramétrages harmonisés Faire la demande de mise en production du module d archivage côté services mutualisés (MP et TdT) Valider les tests de transferts Activer les services de maintenance après validation de la mise en production Définition et suivi du planning 12

14 Bilan Phase pilote - Point de vue des acteurs" Archivistes Informaticiens Services métiers Editeurs applications métiers Tiers archiveur Avantages Nouvel outil métier Automatisation des transferts Sécurisation des données Implication des archivistes Montée en compétences, collaboration et partage des pratiques Automatisation des transferts Sécurisation des données Montée en compétences sur l AE Automatisation des transferts Sécurisation des archives Mutualisation = spécifications communes Mutualisation = harmonisation = industrialisation Difficultés rencontrées Apprentissage du SEDA et des profils d archivage Nouveaux éléments de langage «techniques»/«informatiques» Apprentissage du SEDA et des profils d archivage Nouveaux éléments de langage «archivistiques» Action manuelle nécessaire pour certains flux = temps passé Apprentissage du SEDA et des profils d archivage Délais de mise en œuvre des connecteurs 13

15 Bilan Phase pilote Point de vue du Syndicat mixte" Difficultés rencontrées Gestion du planning Mise en œuvre des connecteurs = relations entre les éditeurs et le tiers archiveur Identification de référents AE dans les collectivités et/ou au niveau des EPCI Les points positifs Pilotage du groupement retenu (CGI) AMO choisie Montée en compétences des pilotes sur la dématérialisation et sur l AE Implication des Directeurs des Archives départementales Projet structurant pour aborder les enjeux de la dématérialisation des processus administratifs 14

16 Points d attention et problématiques pour l avenir" Concernant l approche métier et l évolution des pratiques Arborescence et méta-données à faire évoluer Volumétrie et formats des documents Signature électronique des documents Concernant le déploiement du service et accompagnement des collectivités Evaluer la montée en charge en lien avec nos objectifs de déploiement fin 2014 Asseoir notre dispositif d accompagnement et de formation Concernant le modèle économique Décalage entre contraintes Tiers Archiveur et les pratiques actuelles Etendre la mutualisation du service à d autres communautés d intérêt général Réflexion sur l archivage électronique définitif et ses conditions d externalisation 15

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