Comment préparer une liste de destinataires à partir du fichier COMPTES- GLOBAL de l ENT HdS

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1 Comment préparer une liste de destinataires à partir du fichier COMPTES- GLOBAL de l ENT HdS Document réalisé par Raphaëlle VAFIADES Conseillère Tice du bassin d Antony 1. Objectif de ce document Présenter les fonctions du tableur pouvant être utilisées pour extraire les données d'un profil depuis un fichier tel que le fichier 092XXXXX- COMPTES- GLOBAL.csv fourni dans l'ent. Pour appliquer ces techniques, l exemple abordé consiste à créer un fichier contenant tous les comptes parents de l établissement issus du fichier COMPTES- GLOBAL, de les trier par classe, nom puis prénom et enfin de rajouter le nom et la classe d un des enfants de chaque parent. 2. Table des matières 1. Objectif de ce document Table des matières Filtrer les données Microsoft Office : Libre Office Exemple Copier- coller les données dans un nouveau classeur Microsoft Office : Libre Office Exemple Trier les données Microsoft Office : Libre Office Exemple Récupérer des données contenues dans un autre fichier Microsoft Office : Libre Office... 5

2 3. Filtrer les données 3.1. Microsoft Office : Onglet «Accueil», cliquer sur «Trier et Filtrer» puis cliquer sur «Filtrer» La première ligne devient des en- têtes de colonne avec un menu déroulant pour chacune d elles. Cliquer sur en haut d une colonne pour ouvrir le menu, Sélectionner les données à conserver puis cliquer sur «OK» Les lignes ne correspondant pas au critère sélectionné sont masquées et non supprimées. Il peut être donc nécessaire de copier ces données pour les coller dans un nouveau fichier (appelé nouveau classeur). Voir paragraphe suivant. Exemple : Ouvrir le fichier 092XXXXX- COMPTES- GLOBAL de l établissement Filtrer les comptes des parents Libre Office Onglet «Données», placer la souris sur «Filtre» puis cliquer sur «AutoFiltre» La première ligne devient des en- têtes de colonne avec un menu déroulant pour chacune d elles Exemple Cliquer sur en haut d une colonne pour ouvrir le menu, Sélectionner les données à conserver puis cliquer sur «OK» Les lignes ne correspondant pas au critère sélectionné sont masquées et non supprimées. Il peut être donc nécessaire de copier ces données pour les coller dans un nouveau fichier (appelé nouveau classeur). Voir paragraphe suivant. Ouvrir le fichier 092XXXXX- COMPTES- GLOBAL de l établissement. Filtrer les comptes des parents.

3 4. Copier- coller les données dans un nouveau classeur 4.1. Microsoft Office : Sélectionner l ensemble des données filtrées en cliquant dans la première case en haut à gauche ou en appuyant sur «Ctrl+A». Faire un clic droit dans la zone sélectionnée ou appuyer sur «Ctrl+C». Ouvrir un nouveau fichier en cliquant sur «Fichier», «Nouveau» puis double- cliquer sur «Nouveau classeur». Placer le curseur dans la case (appelée cellule) A1 du nouveau classeur. Coller les données en faisant un clic droit puis «coller» ou en appuyant «CTRL+V». Enregistrer ce fichier au format xls ou xlsx Libre Office Sélectionner l ensemble des données filtrées en cliquant dans la première case en haut à gauche ou en appuyant sur «Ctrl+A». Faire un clic droit dans la zone sélectionnée ou appuyer sur «Ctrl+C». Ouvrir un nouveau fichier en cliquant sur «Fichier», «Nouveau» puis cliquer sur «Classeur» ou appuyer sur «Ctrl+N». Placer le curseur dans la case (appelée cellule) A1 du nouveau classeur. Coller les données en faisant un clic droit puis «coller» ou en appuyant «CTRL+V». Enregistrer ce fichier en format csv ou odt Exemple Récupérer les comptes des parents filtrés précédemment et les placer dans un fichier. Enregistrer ce nouveau fichier dans vos documents. 5. Trier les données 5.1. Microsoft Office : Dans l onglet «Accueil», cliquer sur «Trier et Filtrer» puis cliquer sur «Tri personnaliser» Vérifier que la case placée devant «Mes données ont des en- têtes» est cochée Sélectionner l ordre de tri principal Cliquer sur «Ajouter un niveau» pour des tris secondaires. Valider en cliquant sur «OK» Libre Office

4 Sélectionner l ensemble des données filtrées en cliquant dans la première case en haut à gauche ou en appuyant sur «Ctrl+A». Cliquer sur «Données» puis «Trier» Dans l onglet «Options», Vérifier qu il est bien coché «La plage contient des étiquettes des colonnes Dans l onglet «Critère de tri», sélectionner l ordre de tri souhaité et cliquer sur «OK» 5.3. Exemple Trier les comptes des parents par classe puis par nom puis par prénom. Enregistrer le fichier. 6. Récupérer des données contenues dans un autre fichier L objectif de cette partie est de récupérer le nom et la classe d un enfant rattaché à un parent, informations contenues dans le fichier 092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv Microsoft Office : Ouvrir le fichier 092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv. Ouvrir le fichier nouvellement créé contenant les comptes des parents. Compléter les en- têtes de colonne en nommant les colonnes NOM ELEVE, PRENOM ELEVE et CLASSE Sur la première ligne des destinataires, placer le curseur dans la cellule L1 Utiliser la fonction RECHERCHEV(critère recherché ;table de recherche ;index de colonne ;) Quelques précisions : Critère recherché : Chaque parent disposant d un login unique, ce sera le critère de recherche (cellule D2) Table de recherche : Zone dans laquelle le tableur va chercher verticalement le critère précédemment défini dans la première colonne et contenant dans les colonnes suivantes, les valeurs à afficher. (fichier 092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv, des colonnes D à N) Index de colonne : Numéro de la colonne contenant l information à afficher : NOM ELEVE colonne n 8, PRENOM ELEVE colonne 9 et CLASSE ELEVE colonne 10 Finir par un point- virgule et fermer la parenthèse.

5 Dans la cellule L2, taper =RECHERCHEV(D2;'092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv'!$D:$N;8;) Dans la cellule M2, taper =RECHERCHEV(D2;'092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv'!$D:$N;9;) Dans la cellule N2, taper =RECHERCHEV(D2;'092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv'!$D:$N;10;) Sélectionner les 3 cases, en cliquant sur le petit carré situé en bas à droite de la sélection, étirer les formules jusqu en bas du tableau. Enregistrer le classeur NB : Ces valeurs ne seront visibles que si le fichier comptes- parents est ouvert. Pour que les données soient fixées, copier les colonnes L, M et N ; placer le curseur dans la case L1 ; avec un clic droit, coller uniquement les valeurs en cliquant sur «123» Libre Office Ouvrir le fichier 092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv. Sélectionner l ensemble des données puis les copier Ouvrir le fichier nouvellement créé contenant les comptes des parents. Ajouter une feuille 2 au classeur et y coller les données des parents Sur la feuille 1, compléter les en- têtes de colonne en nommant les colonnes NOM ELEVE, PRENOM ELEVE et CLASSE Sur la première ligne des destinataires, placer le curseur dans la cellule L1 Utiliser la fonction RECHERCHEV(critère recherché ;table de recherche ;index de colonne ;) Quelques précisions : Critère recherché : Chaque parent disposant d un login unique, ce sera le critère de recherche (cellule D2) Table de recherche : Zone dans laquelle le tableur va chercher verticalement le critère précédemment défini dans la première colonne et contenant dans les colonnes suivantes, les valeurs à afficher. (fichier 092XXXXX- COMPTES- PARENTS.csv, des colonnes D à N) Index de colonne : Numéro de la colonne contenant l information à afficher : NOM ELEVE colonne n 8, PRENOM ELEVE colonne 9 et CLASSE ELEVE colonne 10

6 Finir par un point- virgule et fermer la parenthèse Dans la cellule L2, taper =RECHERCHEV(D2;Feuille2.D1:N2000;8) Dans la cellule M2, taper =RECHERCHEV(D2;Feuille2.D1:N2000;9;) Dans la cellule N2, taper =RECHERCHEV(D2;Feuille2.D1:N2000;10;) Sélectionner les 3 cases, en cliquant sur le petit carré situé en bas à droite de la sélection, étirer les formules jusqu en bas du tableau. Enregistrer le classeur