C.CLIN-Sud Est. WEB BMR. Année Guide utilisateur de l application WEB BMR

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1 Année 2013 Guide utilisateur de l application WEB BMR 1

2 Table des matières 1 Connexion Accès à l application Les fiches BMR Saisie de nouvelles fiches Recherche de fiches Vérification des données Vérification des données manquantes Récupération des données Les données activité Saisie des données activité Recherche des données activité Récupération des données au format csv La validation d une période Changement de mot de passe Edition de rapports de résultats

3 L application Web BMR vous permet d effectuer la saisie en ligne et/ou d adresser le ou les fichiers de votre surveillance BMR (obtenus à partir de cette application web ou à partir d une autre application Epi Info ou Excel par exemple) au CCLIN Sud Est et de générer en ligne les rapports d activité. L application se trouve sur le site du CCLIN Sud Est à l adresse suivante : 1 Connexion A partir de la page d accueil (figure 1), la connexion se fait à l aide d un identifiant et du mot de passe que votre CCLIN vous a fournis à l inscription de la surveillance. Figure 1 : page d'authentification des utilisateurs Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le demander en cliquant sur «Mot de passe oublié» (figure 2). 3

4 Figure 2 : demande de mot de passe et réception par courriel La page d accueil de l application BMR apparaît (figure 2). L accès à certaines rubriques de l application Surveillances est soumis à des droits d utilisateur. Pour pouvoir effectuer la saisie en ligne, vous devez être le référent de la surveillance BMR. 2 Accès à l application Figure 3 : page d accueil Vous devez choisir l établissement pour lequel vous souhaitez effectuer la saisie ou éditer le rapport d activité. Par défaut, l année de surveillance affichée est l année en cours. Vous pouvez toujours changer l année de la surveillance en sélectionnant dans la liste déroulante. 4

5 Lorsque vous avez sélectionné l établissement et l année, vous devez cliquer sur Accéder à l application. Figure 4 : Page d accueil des différentes rubriques Plusieurs rubriques sont proposées : - Changer votre mot de passe - Les fiches BMR - Les données d activité - Validation d une période - Résultats 3 Les fiches BMR Cette rubrique permet de gérer les fiches BMR : Saisie de nouvelle fiche Recherche de fiche Vérification des données Récupération des données Gestion de la corbeille 5

6 3.1 Saisie de nouvelles fiches Le formulaire de saisie s affiche avec une fiche vierge à saisir (le numéro de fiche est automatiquement incrémenté). Figure 5 : formulaire de saisie Recherche de fiches Vous pouvez effectuer une recherche sur un ou plusieurs critères (toutes les combinaisons sont possibles). Si vous ne remplissez aucun critère, toutes les fiches saisies seront affichées. Vous pourrez alors consulter, modifier ou supprimer les fiches sélectionnées. Vous avez une aide en ligne en cliquant sur le logo «aide». 6

7 Figure 6 : recherche de fiches Après avoir choisi vos critères de recherche, cliquez sur le bouton «Rechercher». Les fiches s affichent à l écran (figure 7) par ordre chronologique de la date de prélèvement. Figure 7 : résultat recherche de fiches Les lignes grisées correspondent à des fiches validées, vous ne pouvez pas les modifier, vous pouvez uniquement les consulter. En cliquant sur l icône de votre choix vous pourrez accéder au formulaire pour modifier la fiche (formulaire identique à la saisie), la supprimer ou la consulter. Vous revenez systématiquement sur cette liste après avoir consulté, modifié ou supprimé la fiche. L affichage s effectue par page, si vous souhaitez avoir toutes les fiches sur une même page, cliquez sur le bouton «Afficher toutes les fiches». Pour revenir sur un affichage par page cliquez sur le bouton «Afficher par page». 7

8 3.1.2 Vérification des données Après avoir effectué la saisie des fiches et avant de valider la période, vous devez vérifier les données. Vous devez effectuer chaque contrôle en cliquant sur le bouton correspondant puis sur «vérification des fiches». Une fois le traitement effectué, la date est affichée. Figure 8 : Vérification des données Vérification des données manquantes Figure 9 : Vérification des données manquantes 8

9 Vous pouvez aller modifier la fiche en cliquant sur le numéro de la fiche, vous revenez systématiquement sur cette liste après la mise à jour Vérification des fiches en double Vous obtenez alors la liste des fiches pouvant avoir été saisies en double (même date d entrée, même date de prélèvement, même germe). Figure 10 : liste des premières fiches «saisies en double» Sur cette liste ne figure que la première fiche, pour visualiser les 2 fiches (voir plus s il y a des triplets..) vous devez cliquer sur l icône «afficher» Vérification des doublons BMR épidémiologiques Ce contrôle permet de vérifier qu il n y a pas de doublon épidémiologique (même germe et sans différence dans l antibiogramme). (Figure 11). Les doublons sont affichés par paire, vous devez vérifier manuellement qu il ne s agit pas de doublon épidémiologique, notamment au niveau de l antibiogramme. Si c est un doublon épidémiologique, vous devez supprimer une des 2 fiches. Figure 11 : résultats de la recherche des doublons épidémiologiques 9

10 Gestion de la corbeille Lorsqu une fiche est supprimée celle-ci est mise à la corbeille. Elle peut ainsi être récupérée à tout moment. Vous pouvez restaurer votre fiche en cliquant sur l icône, elle disparaîtra de la corbeille et vous la retrouverez dans la liste des fiches pour pouvoir la modifier ou la consulter. Vous pouvez supprimer votre fiche en cliquant sur l icône, elle sera supprimée définitivement. Vous pouvez vider la corbeille, toutes les fiches présentes dans la corbeille seront supprimées définitivement. Figure 12 : gestion de la corbeille Récupération des données Ce programme permet de récupérer sur votre poste de travail, les fiches BMR que vous avez saisies soit en totalité soit pour une période donnée. Vous devez indiquer les dates de début et de fin de la période (la date de prélèvement est la date servant de référence). Le fichier que vous enregistrez est au format csv (format permettant d ouvrir le fichier sur Excel). Figure 13 : récupération de la saisie des données des fiches BMR 10

11 Vous obtenez alors l écran suivant : pour pouvoir enregistrer le fichier résultat cliquez sur le lien «enregistrer le fichier en toute sécurité». Figure 14 : fichier résultat à enregistrer 3.2 Les données activité Cette rubrique permet de gérer les données activité de la période de surveillance : Nouvelle fiche Recherche de fiche Récupération des données Saisie des données activité Figure 15 : saisie des données activité Vous devez cliquer sur le bouton «SAISIE DES DONNEES ACTIVITE». 11

12 Figure 16 : formulaire de saisie des données activités En cas d incohérence des données, un message d alerte apparaît Recherche des données activité Figure 17 : recherche des données activité 12

13 Vous devez cliquer sur le bouton «RECHERCHER». Figure 18 : résultats de la recherche des données administratives Les lignes grisées correspondent aux périodes qui ont été validées, vous ne pouvez alors que consulter la fiche Récupération des données au format csv Figure 19 : récupération de la saisie des données administratives au format csv Ce programme permet de récupérer sur votre poste de travail les données activité que vous avez saisies. Le fichier que vous enregistrez est au format csv (format permettant d ouvrir le fichier sur Excel). Figure 20 : récupération de la saisie au format csv 13

14 3.3 La validation d une période La validation permet de clôturer une période, vous devez la lancer lorsque votre saisie de fiches et de données activité est terminée ainsi que le passage des programmes de contrôles. Cette procédure permet au CCLIN de calculer l incidence pour la période demandée. Vous ne pouvez valider votre période que si vous avez effectué les contrôles de données manquantes, fiche en double et doublons épidémiologiques. La corbeille est vidée des fiches concernées par la période de validation. Figure 21 : validation de la période Si les vérifications ont bien été faites vous aurez alors l écran (Figure 22) qui vous demande confirmation de la validation. Figure 22 : validation des fiches 14

15 Si vous cliquez sur «Oui», les fiches pour la période seront validées et ne seront plus modifiables. Vous ne pourrez plus saisir de prélèvements correspondants à cette période. Si vous cliquez sur «Non» aucune action n est effectuée. Si votre période a déjà été validée, l écran suivant apparaît. (figure 23). Figure 23 : validation des fiches Si vous n avez pas effectué les contrôles avant la validation, l écran suivant apparaît. (figure 24). Figure 24 : validation des fiches 4 Changement de mot de passe Vous pouvez changer votre mot de passe afin d augmenter la sécurité. Figure 25 : changement du mot de passe 15

16 5 Edition de rapports de résultats La rubrique «Résultats» vous permet de générer de façon automatique vos rapports d activité par établissement, par région et pour l inter région. Le rapport de résultats correspond aux BMR à isoler. Figure 26 : édition des résultats Vous pouvez éditer votre rapport de résultats sur toutes les fiches ou sur une sélection de fiche par discipline, période ou type de BMR. Vous pouvez éditer un rapport sur les données établissement de santé (cliquer sur EDITER LE RAPPORT) ou un rapport sur les données EHPAD (cliquer sur EDITER LE RAPPORT EHPAD). 16

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