Comment utiliser la Centrale de covoiturage Carpoolplaza en quelques clics?

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1 1 Comment utiliser la Centrale de covoiturage Carpoolplaza en quelques clics? Vous désirez encoder un dossier personnel sur la banque de données de covoiturage de Taxistop? Un lien spécifique pour l Université de Liège a été créé depuis l intranet de votre entreprise. Dans le cas où vous avez des questions spécifiques ou besoin de conseils d utilisation, n hésitez pas à contacter : Bernadette Babilone Bernadette.Babilone@ulg.ac.be 1. Cliquez sur le lien spécifique et sécurisé depuis votre intranet et vous arriverez alors sur l écran suivant : 2. Hormis le fait que vous trouverez de l information sur la gauche de l écran, deux choix apparaissent : a. Nouvel utilisateur? Alors cliquez sur l onglet «PREMIERE INSCRIPTION» b. Utilisateur déjà inscrit? Et vous désirez modifier vos données de covoiturage, alors introduisez votre numéro de dossier et votre mot de passe. Si vous avez oublié votre numéro de dossier ou mot de passe, contactez Bernadette Babilone, elle pourra effectuer une recherche pour vous.

2 2 3. Lors d une première inscription, vous arrivez sur l écran suivant qui vous demande d encoder vos coordonnées : nom, prénom, rue, code postal, numéro, langue, téléphones et adresse . Vous remarquez alors dans le bas de la page que vous pouvez choisir les informations qui apparaitront sur la banque de données. Les cases précédées d une astérisque doivent obligatoirement être complétées. 4. Une fois toutes ces données encodées, vous devez obligatoirement accepter le privacy policy (plus d information depuis le lien) et choisir si vous désirez recevoir la newsletter d information et ainsi avoir la chance de participer aux concours. Il vous suffit de cliquer sur «Etape suivante». Votre encodage est alors réussi et un nouvel écran apparaît. 5. Vous disposez maintenant d un numéro de dossier (en haut à gauche). Celui-ci a entre-temps été envoyé sur votre adresse avec le mot de passe correspondant. Il est également prévu, pour plus de précision, de mentionner un éventuel matricule et département dans lequel vous travaillez. Cet écran va aussi servir à encoder de façon plus officielle vos données pour que le logiciel d appariement puisse en tenir compte de manière optimale. Ainsi, on vous

3 3 demande de mentionner l adresse de départ étant soit une rue (la même ou une autre que celle de votre habitation), soit un point de repère (parking de covoiturage, gare, aéroport, ) Il faut savoir que le lieu que vous allez encoder va être déterminant dans la recherche d un covoitureur potentiel. Il est donc parfois recommandé de se déplacer de quelques centaines de mètres afin de vous retrouver à un endroit plus stratégique et ainsi augmenter vos chances dans votre recherche de partenaire de covoiturage. On vous demande dès lors de repréciser le code postal de votre lieu de départ et de son appellation correcte reconnue par le logiciel. Ensuite, il faut encoder votre rue sur base des mêmes critères de reconnaissance. Vous devez alors préciser la première lettre du nom de la rue pour éviter toute confusion dans son appellation. Sur base de cette initiale, vous obtenez la liste de rues correspondantes au sein de votre commune. Dans le cas d une rue/avenue comportant un nom propre, c est l initiale du prénom qui prend la priorité sur celle du nom de famille. Exemple : Vous habitez rue Speeckaert à Woluwé-saint-Lambert et vous encodez alors la lettre «S» correspondant au code postal Vous ne trouvez pas dans la liste le nom de votre rue. Vous avez alors la possibilité (avec l outil «loupe») de voir la liste complète des rues de votre commune. Vous vous rendez alors compte qu il s agit officiellement de la rue Edouard Speeckaert et que son initiale est donc un «E». Pour le lieu de destination, la procédure d encodage est simplifiée, il ne vous reste qu à sélectionner le site sur lequel vous travaillez. En effet, une liste pré-encodée est disponible dans un menu déroulant. 6. Par après, on vous demande de préciser les jours durant lesquels vous désirez covoiturer, ainsi qu une fourchette d heure d arrivée sur place et une fourchette d heure de retour. Evidemment, plus cette fourchette est large, plus vous aurez de possibilités de covoiturage.

4 4 7. L écran suivant concerne d autres types d informations. On vous proposera alors de préciser si vous disposez ou non d une voiture (car vous pouvez être conducteur ou passager) et si vous acceptez d être passager. L intérêt du covoiturage est d être flexible, ainsi, il est recommandé d accepter d être passager si vous disposez d une voiture pour rouler en alternance avec un autre chauffeur. 8. D autres critères sont alors possibles comme la présence ou pas de la cigarette dans la voiture. Il est également prévu d écrire une remarque éventuelle sur le trajet, sur les heures, ou tout autre type d information. 9. 0n vous demande de donner ou non une date limite de validité à cette annonce et de cliquer sur «VALIDER». Il est également prévu de créer sur le même login et mot de passe plusieurs annonces de covoiturage dans le cas où, par exemple, vous avez des horaires différents d un jour à l autre ou d une semaine à l autre, ou encore, si vous travaillez sur des sites différents d un jour à l autre ou d une semaine à l autre.

5 5 10. Une fois validé, votre (vos) fiche(s) personnelle(s) apparaît (apparaissent). 11. Pour trouver des partenaires de covoiturage, il ne vous reste qu à cliquer sur l onglet «OFFRES DE COVOITURAGE» en dessous à gauche de votre fiche récapitulative. Un petit délai d attente est nécessaire et il se manifeste par l ouverture d une petite fenêtre : 12. Après ce temps de recherche, vous obtenez la liste des covoitureurs potentiels par score en étoile. Des informations indispensables sont ici mentionnées comme la possession ou non d une voiture, si le trajet démarre d un point de repère et s il s agit d un aller-retour ou pas. Enfin, vous avez la possibilité de visualiser le trajet sur carte.

6 6 13. Il ne vous reste plus qu à cliquer sur l annonce qui correspond le mieux à votre demande et la fiche du covoitureur potentiel apparaît. Vous avez alors la possibilité de rentrer en contact avec cette personne. Si vous ne situez pas clairement où se trouve cette personne par rapport à votre point de départ, cliquez sur. Vous obtiendrez alors votre position et celle de votre partenaire potentiel sur une carte. Il ne vous reste plus qu à prendre personnellement contact avec vos covoitureurs potentiels. Ici s achève votre démarche de recherche de covoitureur(s). Bonne route au sein de votre nouvel équipage!

7 7 Comment consulter ou mettre à jour votre dossier sur Carpoolplaza? 14. Après votre première inscription, vous avez reçu par mail votre n de dossier et votre mot de passe. Votre n de dossier et votre mot de passe sont nécessaires pour consulter ou modifier votre dossier et vos annonces ultérieurement. Entrez alors dans la base de données via l onglet «UTILISATEUR DEJA INSCRIT». 15. Une fois connecté avec votre login et mot de passe, l écran ci-dessous s affiche et vous propose une série de possibilités. Un menu horizontal d accès rapide reprend l ensemble des éléments du menu vertical : - «Coordonnées personnelles» pour les modifier - «Annonces» pour modifier votre point de départ ou votre horaire ou encore pour créer une deuxième ou une troisième annonce de covoiturage sous le même login en cliquant sur l onglet :

8 8 - «Offres de covoiturage» pour consulter les possibilités de covoiturage à ce jour. Pour ce faire, cliquez une fois encore sur «offres de covoiturage» en bas à gauche de votre annonce pour que le calcul d appariement se mette en route. - «Actif/Inactif» pour activer ou désactiver une annonce. Il ne vous reste plus qu à cliquer sur activer/désactiver pour inverser le statut de l annonce. Désactiver une annonce ne signifie pas supprimer l annonce, c est la rendre invisible pour différentes raisons. Exemple : votre équipe de covoiturage est complète, vous faites un stage, - «Assurance» pour souscrire à l assurance spéciale covoiturage. Remplissez les champs «code postal» d arrivée ainsi que l option «Je covoiture en tant que». Pour bénéficier de cette assurance, vous ne devez pas nécessairement être inscrit sur le site Carpoolplaza en tant que covoitureur, vous pouvez donc simplement souscrire à l assurance, rien de plus, comme par exemple si vous covoiturez de façon spontanée. Gardez toujours à l esprit que l inscription est individuelle. Même si vous devez mentionner les noms de vos covoitureurs lors de votre souscription à l assurance, ceux-ci ne sont pas pour autant assurés. En effet, si vos covoitureurs veulent être assurés, ils doivent eux aussi, individuellement, souscrire à l assurance covoiturage. Cette assurance est gratuite pour les premiers covoitureurs inscrits. Cliquez ensuite sur «Je déclare accepter toutes les conditions de l assurance covoiturage».

9 Ensuite, les autres onglets concernent le changement du mot de passe, les paramètres de réception de la newsletter d information bimensuelle de Carpoolplaza sur le covoiturage, la suppression de vos données et la sortie de la banque de données. 9