Politique relative à l'organisation et à la tenue de voyages

Transcription

1 Politique relative à l'organisation et à la tenue de voyages

2 TABLE DES MATIÈRES Page 1. Objectifs Principes directeurs Définition Préparation Moments de réalisation des voyages Règles de participation des élèves Procédures de préparation du projet Financement Présentation des prévisions budgétaires et d'un rapport budgétaire Assurances Règles de participation du personnel Ratio pour l accompagnement des élèves Diffusion du projet Mesures d exception

3 Politique relative à l'organisation et la tenue de voyages La présente politique est élaborée afin de déterminer un cadre facilitant l organisation de voyages pour les élèves dans le respect de certaines règles de fonctionnement. Elle permet aux différents intervenants voulant planifier un voyage de retrouver l essentiel de l information tout en précisant les conditions minimales garantissant un encadrement sécuritaire lors du séjour à l extérieur. 3

4 1. OBJECTIFS La présente politique a pour objectifs : de favoriser, lors de la réalisation de voyages : o l'application du projet éducatif de l'école; o la mise en œuvre des programmes tels que l'acquisition de compétences, de connaissances et l'application des notions apprises en classe; o le travail d'équipe dans l'organisation de projets; o une accessibilité à une majorité d'élèves. de fixer le cadre et les balises relatives à l organisation de voyages dans le but de faciliter la tâche des organisateurs et organisatrices en présentant clairement les paramètres de réalisation; de servir de document de référence aux membres du Conseil de direction lors de l approbation des projets de voyage pour les élèves. 2. PRINCIPES DIRECTEURS Les voyages tiennent compte de la diversité des intérêts des élèves tout en permettant une ouverture sur le monde. La sécurité est une condition essentielle lors des voyages. Le volontariat du personnel est nécessaire pour l organisation d un voyage. Le nombre de voyages au niveau de l école au cours d une année scolaire peut être limité. L accès à toutes les clientèles de l école est favorisé. La capacité de payer des parents est prise en considération. Les campagnes de financement respectent les règles établies. S il y a lieu, les modes de sélection des élèves doivent être encadrés et présentés au Comité de direction. Des raisons exceptionnelles peuvent amener la direction à refuser à tout moment la participation d un élève à un voyage. Ces raisons sont alors communiquées aux parents. 4

5 3. DÉFINITION Un voyage implique le déplacement d au moins un groupe spécifique d élèves, accompagné par des enseignants et possiblement d autres membres du personnel, en un lieu où se vivront prioritairement des activités d apprentissage spécifiques liées à l'un ou l'autre des domaines composant le programme de formation. Un voyage implique au minimum une nuitée à l extérieur du domicile familial. 4. PRÉPARATION La précision du contenu (itinéraire, visites, activités, etc.) sera un critère important pour l acceptation du voyage par les membres du Conseil de direction. 5. MOMENT DE RÉALISATION DES VOYAGES Les voyages devront se tenir prioritairement pendant le congé de Pâques et lors de la fin de semaine de la fête des mères, qui a lieu au mois de mai. Ainsi nous minimisons les impacts sur le temps de classe. 6. RÈGLES DE PARTICIPATION DES ÉLÈVES L école encourage la participation des élèves d'un groupe visé par l'organisation d'un voyage. Lors de la présentation du projet de voyage, les organisateurs du voyage présenteront une grille qui indiquera les critères de sélection des élèves. Chaque projet de voyage aura ses propres critères de sélection. 5

6 Les élèves doivent avoir payé soixante-dix pourcent (70%) des frais scolaires avant la tenue du voyage en Europe. Ils doivent aussi défrayer le coût total du voyage avant le départ. Dans le cas contraire, l élève pourrait se voir refuser l accès au voyage. Les élèves doivent avoir payé quatre-vingt-dix pourcent (90%) des frais scolaires avant la tenue des voyages au Canada et au États-Unis. Ils doivent aussi défrayer le coût total du voyage avant le départ. Dans le cas contraire, l élève pourrait se voir refuser l accès au voyage. L élève désirant participer à un tel voyage devra assister aux réunions préparatoires, participer au financement prévu si nécessaire et s engager à respecter les règles en vigueur durant le voyage. L élève qui, durant le voyage, ne se conforme pas aux règles et exigences pourra être retourné chez lui, et ce, aux frais de ses parents. La décision de retourner l élève sera confirmée par la direction de l école. *IMPORTANT : La direction de l école se réserve le droit de refuser la candidature d un étudiant dont le comportement ou les dispositions manifestes sont incompatibles avec le but de ce voyage, et ce, tout au long de l année scolaire en cours. Si la candidature d un élève est refusée, nous remboursons son dépôt. Une fois la candidature acceptée, l élève et ses parents s engagent à payer la totalité des frais du voyage et ce, malgré un désistement de la part de l élève ou par un désistement imposé par des circonstances graves (décès d un proche, maladie, départ de l école, conséquence d une sanction disciplinaire donnée par le Séminaire ou renvoi de l école). Aucun remboursement ne sera fait une fois la candidature acceptée. 7. PROCÉDURE DE PRÉSENTATION DE PROJET Le projet doit répondre prioritairement aux intérêts des élèves tout en préconisant une approche éducative. Le projet doit être déposé au Comité de direction pour la première phase d approbation. Aucune réservation et/ou engagement ne peut être effectué AVANT l approbation du Comité de direction. 6

7 À la suite à l acceptation du Comité de direction, l organisateur doit s assurer d obtenir les meilleurs prix possibles en négociant les prix auprès du fournisseur. Suite à l acceptation au Comité de direction, l organisateur du voyage de Québec doit présenter une planification financière à la direction. Dans les deux cas, après avoir reçu l accord de la direction de l école, un poste budgétaire est ouvert et les réservations peuvent être officialisées. Les voyages subissant des modifications majeures en cours de préparation en ce qui concerne le moment, la destination, le coût ou leur nature intrinsèque, devront faire l'objet d'un nouveau dépôt au Comité de direction qui traitera ces nouvelles données comme une nouvelle demande d'approbation. 8. FINANCEMENT L autofinancement complet de tout voyage doit être assuré. Le financement doit donc couvrir toutes les dépenses directes ou indirectes reliées au voyage. Afin d atteindre cet objectif, trois sources de financement sont possibles : la contribution des élèves et des parents; les commandites sans crédit d impôt ni publicité; des campagnes de financement menées à l intérieur ou à l extérieur de l école en dehors de l horaire régulier. Pour des raisons administratives, le voyage en Europe organisera activement des levées de fonds. Les autres voyages devront être entièrement aux frais des parents. Afin de favoriser la participation de tous les élèves d'un groupe spécifique en minimisant les frais exigés individuellement, la nature du financement du voyage en Europe doit être la plus collective possible. Toute campagne de financement devra faire l objet d une demande et être approuvée par le Comité de direction. Les responsables des campagnes de financement ne peuvent prendre des engagements (achat de produits, location, etc.) au nom de l école sans avoir obtenu l autorisation de la direction de l école. Ils doivent suivre les procédures habituelles. Toute somme amassée durant une campagne de financement devra être immédiatement remise à la secrétaire afin d être déposée dans le poste budgétaire prévu à cet effet. Le nom de chaque élève participant au financement devra y être inscrit avec le montant amassé et la source de financement pour son voyage. 7

8 Les organisateurs du voyage doivent assumer la responsabilité et la gestion du projet jusqu à la fin. La tenue de compte des frais encourus doit être présentée à la direction régulièrement. Les sommes amassées par chaque élève doivent être à jour en tout temps. Chaque chèque ou argent comptant doit être déposé dans les plus brefs délais au bureau de l agent financier. 9. PRÉSENTATION DES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES ET D UN RAPPORT BUDGÉTAIRE Avant le dépôt du projet de voyage au Comité de direction, l organisatrice ou l organisateur en chef d un voyage devra remettre un rapport écrit présentant une prévision détaillée des coûts associés à ce voyage et les types de levées de fonds prévues. Ce rapport devra être remis à la direction. Au plus tard un mois après la réalisation du voyage, un rapport contenant le bilan financier ainsi que tous les documents originaux devront être remis afin d être consignés et conservés à l administration. 10. ASSURANCES POUR VOYAGES À L EXTÉRIEUR Lors d'un voyage à l'extérieur du Canada, il est impératif que tous les éléments suivants soient exécutés: obtenir l autorisation écrite des parents (Autorisation parentale pour voyager à l étranger); demander aux parents de compléter une fiche médicale donnant tous les renseignements sur l état de santé de leur enfant, les problèmes particuliers et allergies; prévoir une lettre d attestation demandée par Douanes Canada pour les élèves qui voyageront mais qui n ont pas la citoyenneté canadienne; prévoir une surveillance de 24 heures sur 24 (s applique à toute forme de voyage); pour les voyages hors du Canada, il faut s assurer que les élèves et les accompagnateurs possèdent une assurance-voyage. 8

9 ne pas oublier les documents suivants : carte d assurance-maladie, passeport, visa, certificat de citoyenneté; aviser les participants des effets personnels et des documents à apporter; prévoir une marche à suivre en cas d accident. 11. RÈGLES DE PARTICIPATION DE TOUTE AUTRE PERSONNE Toute personne autre que celles prévues dans la présente politique ne pourra accompagner un groupe d élèves qu'avec l'accord de la direction. 12. RATIO POUR L ACCOMPAGNEMENT DES ÉLÈVES Pour chacun des voyages, le comité de direction de l'école fixera le nombre d'accompagnateurs en s'inspirant de la règle suivante : un minimum d un accompagnateur par quinze (15) élèves sera nécessaire pour qu un voyage puisse avoir lieu. Cette règle pourra être modifiée par la direction de l école en fonction des exigences particulières du voyage ou de la clientèle. 13. DIFFUSION DU PROJET Après approbation du voyage par le Comité de direction, les parents et les élèves concernés sont informés par écrit des paramètres du voyage. Ce document signé par l enseignant responsable et la direction comprend entre autres: coût du voyage ; dépenses non incluses ; modalités de paiements ; moyens de transport prévus ; itinéraire détaillé ; programme des activités quotidiennes ; dates projetées ; 9

10 documents à apporter ou à fournir (passeport, assurance et autres) règles disciplinaires et sanctions s y rattachant ; autorisation de participer au voyage signée par les parents etc. Il est fortement suggéré d utiliser un contrat d engagement devant être signé par chaque parent et chaque élève de manière à ce que chacun soit clairement informé des obligations et responsabilités des élèves. 14. MESURES D EXCEPTION L'application de la présente politique étant sous la responsabilité de la direction, seule celle-ci peut convenir de mesures d'exception. Date d'entrée en vigueur de la présente politique : 4 mai