GUIDE MEMOIRE STAGES D EXCELLENCE

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1 Département Licence Sciences & Technologies 480 Avenue Centrale B.P GRENOBLE CEDEX 9 Téléphone : +33 (0) Fax : +33 (0) GUIDE MEMOIRE STAGES D EXCELLENCE Année Universitaire Services Stages d Excellence Responsable DLST : Patricia CAJOT : patricia.cajot@ujf-grenoble.fr Responsable UFRAPS : Sylvie FAURE : sylvie.faure@ujf-grenoble.fr Responsable UJF Valence : Nina MANDON : nina.mandon@ujf-grenoble.fr

2 SOMMAIRE I. NOTES ET RAPPELS II. PROCEDURES ADMINISTRATIVES ) RECHERCHE DE STAGE ) DEMARCHES ADMINISTRATIVES ) DOCUMENTS DE STAGE Fiche de renseignements Convention de stage Fiche d'évaluation du stage ) RESPONSABILITE CIVILE III. RAPPORT DE STAGE ) LE RAPPORT DE STAGE ) PRESENTATION ECRITE Police de caractères Présentation ) PAGE DE COUVERTURE ) QUELQUES CONSEILS POUR UN RAPPORT DE STAGE REUSSI IV. ANNEXES Annexe 1 : Fiche de renseignements Annexe 2 : Fiche d évaluation du stage en laboratoire Annexe 3 : Page de Garde (format obligatoire) Annexe 4 : Responsables des Stages d Excellence

3 Au vu de vos résultats du S1 (étudiants de L1) ou du S1 au S3 (étudiants de L2), qui vous placent parmi les meilleurs étudiants de votre année de licence, tous parcours confondus, l Université Joseph FOURIER vous propose de bénéficier du dispositif des Stages d Excellence. Ces stages sont une occasion unique de découvrir de près le monde de la recherche, et vous permettront de préparer votre orientation ultérieure. Ils sont rémunérés, et impliquent la rédaction d un rapport de stage. Ces stages sont destinés à récompenser les meilleurs étudiants de licence en leur offrant une initiation à la recherche qui leur permet de préparer leur orientation ultérieure. Ils sont proposés aux meilleurs étudiants de L1 et L2, à l issue de la première session d examens de S1-S3 : Ces stages ont une durée de 4 semaines pour les L1, et de 4 à 8 semaines pour les L2. La période du stage est à définir par accord mutuel entre le stagiaire et le laboratoire d accueil, entre la fin des examens de première session de S2/S4 et la fin juillet. Un courrier est envoyé dans les laboratoires avec une fiche proposition de stage par la VPF. Les stages sont régis par une convention de stage. Le stagiaire perçoit une gratification nette de 508 mensuels. Chaque année, une réunion d'information est organisée dans le courant du mois de mars, afin d'expliquer le fonctionnement de ces stages d'excellence auprès des étudiants susceptibles d'y avoir accès, c.à.d. ceux qui ont été sélectionnés au vu de leurs résultats (S1 pour les L1 et S1+S2+S3 pour les L2). A la suite de cette réunion, un compte-rendu est mis en ligne sur le site du DLST. Etudiants de L1 Les étudiants de L1 dont la moyenne au premier semestre est au moins égale à 16 - et au-delà, si nécessaire, les 20 meilleurs (en cas de désistement, des stages d un mois sont proposés aux suivants par ordre de mérite, jusqu au quarantième) ; La durée du stage est fixée à un mois ; le nombre d heures à effectuer est de 60 h échelonnées sur le mois (une période plus longue reste exceptionnelle et doit faire l objet d une demande justifiée auprès du Vice-Président Formation). Ce nombre d heures est à effectuer sur la totalité de la période, et ne peut aucunement être dépassé. Le stage peut avoir lieu, à votre convenance, à partir de la fin des examens et jusqu à fin juillet. Etudiants de L2 Les étudiants de L2 dont la moyenne sur les trois premiers semestres est au moins égale à 15 - et au-delà, si nécessaire, les 20 meilleurs (en cas de désistement, ou raccourcissement du stage, les mois disponibles sont proposés aux suivants par ordre de mérite, jusqu au quarantième). La durée du stage est fixée à un mois minimum, et deux mois maximum ; le nombre d heures est fixé à 60 h pour un mois, 90 h pour un mois et demi, et 120 h pour deux mois. Ce nombre d heures est à effectuer sur la totalité de la période, et ne peut aucunement être dépassé. Le stage peut avoir lieu, à votre convenance, entre fin mai et fin juillet. Après le stage Le Laboratoire émettra une appréciation du travail du stagiaire (fiche que l étudiant pourra joindre à son CV, le cas échéant). Le stage d excellence se conclura par la rédaction d un rapport de stage : dont la version papier sera à remettre au laboratoire ainsi qu au responsable du service «Stages d Excellence» de votre composante ; dont une version PDF sera à envoyer par courriel à Patricia CAJOT (patricia.cajot@ujf-grenoble.fr) 3

4 Le rapport de stage version PDF sera déposé sur le site du DLST pour consultation par les futurs candidats aux stages d excellence. Pour les rapports confidentiels, seule la page de garde sera demandée, avec la mention «CONFIDENTIEL» Un questionnaire de fin de stage (à télécharger et compléter par l étudiant) à envoyer par courriel à Patricia CAJOT (patricia.cajot@ujf-grenoble.fr). Les responsables des services «Stages d Excellence» de l UJF se tiennent à votre disposition pour vous aider d'un point de vue administratif et technique. Bon courage, et soyez entreprenants, dynamiques et enthousiastes! Patricia CAJOT, Sylvie FAURE, Marie-Cécile DARRACQ, Responsables des Stages d excellence 4

5 I. NOTES ET RAPPELS NOTES AUX ETUDIANTS 1 Quand vous trouvez un stage auprès d'un laboratoire, rappelez-vous que la signature de la convention de stage est un document à valeur juridique. Aussi, ne faites jamais signer plusieurs convention de stage dans plusieurs laboratoires pour pouvoir faire ensuite votre choix : non seulement cette pratique est illégale mais elle donne une mauvaise image des étudiants et, par conséquent, de l'ujf! 2 Si vous souhaitez vous désister d'un stage parce que vous avez trouvé une autre opportunité, avertissez toujours le laboratoire et les responsables des services «Stages d Excellence» de l UJF. 3 Vous n avez aucune présentation de soutenance orale, juste remettre un rapport de stage écrit. RAPPEL Aucun stage ne pourra débuter sans qu aient été obtenu les SIGNATURES DE TOUTES LES PARTIES, ainsi que votre ATTESTATION DE RESPONSABILITE CIVILE. 5

6 II. PROCEDURES ADMINISTRATIVES 1) RECHERCHE DE STAGE Le site internet du DLST (dlst.ujf-grenoble.fr) met à votre disposition une rubrique «Stages d excellence» qui centralise toutes les offres de stages. Vous la trouverez dans Dispositifs Excellence Stages d excellence. La liste des offres de stage sera actualisée au fur et à mesure de l arrivée de nouvelles propositions, et de signatures de conventions de stages (auquel cas sera indiquée la mention «POURVU»). 2) DEMARCHES ADMINISTRATIVES Après consultation des offres de stages d excellence, et une fois votre choix fait, vous devez prendre contact avec l enseignant-chercheur ou le chercheur qui propose le stage pour un entretien. Si vous trouvez un accord pour le stage, vous devrez remettre la fiche de renseignements que vous aurez préalablement téléchargée sur le site du DLST et complété avec vos coordonnées et le n du stage sur la fiche (exemple : BIOLOGIE - Stage 1 BCI) au Directeur du laboratoire pour qu il la complète à son tour. Rappel de la durée de stage : pour les L1, 1 mois, soit 60 heures à effectuer sur la période pour les L2, 1 mois, soit 60 heures à effectuer sur la période ou 1,5 mois, soit 90 heures à effectuer sur la période ou 2 mois, soit 120 heures à effectuer sur la période Les retours des choix de stage auprès des responsables des Stages d excellence doivent IMPERATIVEMENT être faits AVANT MI MAI. Dès que le dispositif est lancé, les Maîtres de stage sont avertis par courriel que vous allez bientôt les contacter (courriel, voire téléphone) pour prendre rendez-vous et qu ils doivent concentrer leurs rendez-vous avant la date limite de retour des choix de stage. Si la Fiche de renseignements est complétée et signée dans la foulée de votre entretien, vous pouvez la rapporter auprès de Patricia CAJOT pour le DLST ou de votre responsable des Stages d excellence en joignant : Une Attestation de Responsabilité Civile (à demander auprès de votre compagnie d assurance ou mutuelle) ; Un Relevé d Identité Bancaire 6

7 Si la Fiche de Renseignements n est pas complétée et signée immédiatement, vous communiquerez les coordonnées de votre responsable des Stages d Excellence à l enseignant-chercheur, afin qu il envoie la fiche une fois complétée. Vous devrez alors remettre votre Attestation de Responsabilité Civile et votre Relevé d Identité Bancaire pour le paiement de votre indemnité à votre responsable des Stages d excellence quand vous passerez signer votre convention de stage. Dès réception de la Fiche de renseignements, votre responsable des Stages d excellence établira votre convention de stage, et vous invitera par courriel ou téléphone à venir la signer dès qu elle sera établie, puis se chargera de la procédure pour les autres signatures. Dès le retour auprès de Patricia CAJOT de la convention de stage signée par toutes les parties, un courriel vous sera envoyé pour que vous veniez retirer votre exemplaire ainsi que celui du Laboratoire, que vous remettrez à qui de droit le premier jour du stage. RAPPEL : Aucun stage ne pourra débuter sans qu aient été obtenu les SIGNATURES DE TOUTES LES PARTIES, ainsi que votre ATTESTATION DE RESPONSABILITE CIVILE 3) DOCUMENTS DE STAGE 3.1 FICHE DE RENSEIGNEMENTS La Fiche de renseignement est à remplir lors de votre entretien avec le Laboratoire. Elle permet d obtenir des informations utiles pour vous joindre et d avoir de plus amples informations sur votre stage en cas de besoin (voir Annexe 1). Aspects pédagogiques à considérer : L entretien avec un membre du laboratoire permet de : définir l intérêt de la nature du stage ; délimiter la période de stage en mois et semaines, ainsi que le nombre d heures à effectuer durant cette période. Rappel : 1 mois = 60h travaillées / 1,5 mois = 90 h travaillées / 2 mois = 120h travaillées A l occasion de cet entretien, compléter la Fiche de renseignement avec votre futur responsable de stage, en indiquant : les coordonnées du laboratoire d accueil ; les coordonnées du Directeur du laboratoire d accueil ; les coordonnées de l enseignant-tuteur ou du personnel du laboratoire d accueil qui vous encadrera pendant votre stage ; la période du stage ; le thème du stage (1 ligne). le contenu du stage (10 lignes max.) Au préalable, pensez à remplir les parties signalétiques relatives aux coordonnées de l étudiant. Ces renseignements doivent être valables au moment de votre stage (adresse postale, téléphone fixe, portable, courriel que vous utilisez le plus fréquemment) : attention à ceux qui changeraient, par exemple, de logement entre les examens et le début du stage! 7

8 3.2 CONVENTION DE STAGE Elle matérialise le lien juridique entre le laboratoire, le stagiaire et l Université Joseph Fourier. Elle précise dans ses différents articles les obligations respectives des signataires. Elle doit être : 1. dûment remplie en 3 exemplaires, à avoir vos coordonnées, les coordonnées du laboratoire d accueil et vos dates précises de stage (important pour la constitution de votre convention de stage) ; 2. signée par le Directeur ou le Responsable du laboratoire et par l'etudiant ; 3. remise à votre responsable des Stages d excellence pour signature par le Directeur de votre composante. Après signature de toutes les parties, les trois exemplaires sont répartis de la façon suivante : un exemplaire destiné au laboratoire d accueil ; un exemplaire destiné au stagiaire ; un exemplaire envoyé à la Vice-Présidence Formation pour le versement de la gratification. 3.3 FICHE D'ÉVALUATION DU STAGE La fiche d évaluation du stage doit être : 1. remise au laboratoire d accueil au début du stage ; 2. remplie par votre responsable de stage, au sein du laboratoire d accueil, à la fin du stage ; 3. adressée au format papier ou PDF à votre responsable des Stages d excellence au plus tard la première quinzaine de septembre (voir Annexe 3). Vous n avez pas de soutenance orale à faire dans le cadre de l évaluation du stage. Cependant, il peut vous êtes demandé de faire une présentation de vos travaux par le laboratoire. 4) RESPONSABILITE CIVILE Cette assurance permet au stagiaire d être couvert dans le cas où il est responsable à l égard d un tiers. De ce fait, tout étudiant s engage à disposer d une couverture Responsabilité Civile lors de la signature de la convention de stage. Cette couverture est à demander auprès de votre compagnie d assurance ou mutuelle. 8

9 III. RAPPORT DE STAGE 1) LE RAPPORT DE STAGE Le rapport de stage doit : être rédigé en français ; comprendre 15 pages au maximum, annexes non comprises ; 2) PRESENTATION ECRITE Il convient de vous conformer à la présentation écrite recommandée de ce fascicule. Vous trouverez ci-après les consignes pour la rédaction du rapport. 2.1 POLICE DE CARACTÈRES La police de caractères imposée pour la rédaction du rapport de Stage d excellence est Times New Roman Taille 12 Interligne 1,5 (Titre en Gras Taille 14). 2.2 PRESENTATION La présentation visuelle doit être nette, claire et aérée. Les illustrations, schémas, sont à votre libre appréciation. 3) PAGE DE GARDE Son format est imposé. Elle indique les noms de l Université et de l UFR dont dépend la formation suivie, le titre du rapport de stage, le nom de l auteur, l année de stage, le nom du laboratoire d accueil (voir Annexe 4 pour la présentation de la page de garde). 4) QUELQUES CONSEILS POUR UN RAPPORT DE STAGE REUSSI Ces quelques conseils nous ont semblé utiles après des années d expérience de lectures de rapports. Ils viennent en complément des informations qui vous sont données dans ce GUIDE STAGES D EXCELLENCE. 1. Vous avez droit à des annexes, mais il faut faire attention à ne pas en abuser : une dizaine de pages d annexes est probablement un maximum pour un rapport d une quinzaine de pages. 2. Vous ne devez pas copier de larges extraits de documents authentiques : si vous citez ou copiez quelques lignes, celles-ci doivent être mises entre guillemets, ou la référence du document auquel vous les avez empruntées doit être indiquée en note de bas de page. Rappelons que ce qui importe, c est votre expression personnelle. 3. N hésitez pas à utilisez les dictionnaires, papier ou faisant partie du logiciel que vous utiliserez pour rédiger votre rapport. 4. Faites la chasse aux «doubles espaces» et autres erreurs de mise en forme. 5. Un rapport de stage doit en principe contenir les éléments suivants : - Remerciements : ils apparaissent en première page de votre rapport, et peuvent donc faire très bonne (ou très mauvaise) impression. Il faut apprendre à les rédiger correctement. 9

10 - Sommaire : il donne tout de suite une idée de la façon dont votre rapport est structuré. Il doit donc être le plus clair possible, dans ses divisions mais aussi à l œil dans sa présentation (retraits de paragraphes ou pas, soulignements ou pas, tirets, numéros, ) Pas de fouillis avec multiplication de subdivisions et de numérotations «tarabiscotées» N oubliez pas la pagination, et vérifiez bien qu elle est exacte. Le fait de relier le titre au numéro de la page correspondante par une ligne pointillée peut ajouter à la clarté visuelle. - Introduction : elle est fonction de votre rapport et de votre personnalité, mais elle doit en principe vous présenter en ce qui concerne le stage et la rédaction du rapport, vos motivations pour ce choix,... Elle doit aussi présenter la manière dont votre rapport est articulé. - L organisation du «corps» de votre rapport dépend de la nature de votre stage, du lieu, du domaine d activité, Mais de toutes façons on doit y trouver :. si nécessaire, et seulement de façon très succincte, quelques descriptions géographiques (voire historiques ), sans tomber dans le cours d histoire ou de géographie (il s agit juste de donner une idée générale, ne recopiez pas des documents, faîtes une courte présentation personnelle) ;. la présentation organisationnelle de la structure d accueil (ex : organigramme, activité du laboratoire,...) ;. la description détaillée des tâches qui vous auront été confiées et le fonctionnement du service dans lequel vous aurez évolué. - Conclusion : il s agit de faire la synthèse de vos acquis et impressions personnelles, relatifs à votre stage. 10

11 IV. ANNEXES Annexe 1 : Fiche de renseignements Annexe 2 : Fiche d évaluation du stage en laboratoire Annexe 3 : Page de Garde (format obligatoire) Annexe 4 : Responsables des Stages d Excellence

12 Annexe 1 : Fiche de renseignements STAGE : Fiche de renseignement Coordonnées de l étudiant N étudiant :... NOM :... Prénom :... Inscrit en 1 ère année 2 ème année PARCOURS: BIOLOGIE PHYSIQUE CHIMIE S.P.I INFORMATIQUE MATHEMATIQUES AUTRES :... Adresse : Code postal :... Ville :... Tél. : Coordonnées du Laboratoire d Accueil N du Stage Site DLST :... (Exemple. : BIOLOGIE - Stage 1 BCI) Raison sociale :... Adresse : Code postal :... Ville :... Tél. :... Fax : Directeur du Laboratoire d Accueil NOM :... Prénom :... Tél. :... Fax : Enseignant ou Personnel encadrant du Laboratoire d Accueil NOM :... Prénom :... Tél. :... Fax : Tournez S.V.P 12

13 Stage Adresse (à préciser si différente de l organisme d accueil) : Tél. :... Fax : Durée du Stage : 1 mois = 60h de stage 1,5 mois = 90h de stage 2 mois = 120h de stage Début de Stage :... Fin de Stage :... Thème du stage : Signature du Directeur Signature de l étudiant ou Tuteur du Laboratoire «Bon pour acceptation du stage» «Bon pour accord» Cette fiche de renseignement n est pas votre convention de stage Fiche à déposer auprès de Patricia CAJOT, Assistante de Direction, Responsable des Stages d Excellence. D.L.S.T Bâtiment A Porte A113 13

14 Annexe 2 : Fiche d évaluation du stage en laboratoire EVALUATION DE STAGE ANNEE UNIVERSITAIRE : STAGIAIRE (À REMPLIR PAR L ETUDIANT (E) Nom :... Prénom :... N étudiant : Adresse :... N de téléphone : Inscrit en... Enseignant correspondant :... Nom :... Adresse professionnelle :... Thème du stage : Durée : du... au... (... semaines) STAGE (À REMPLIR PAR L ORGANISME D ACCUEIL) Nom :... Adresse :... Téléphone : Nom du responsable du Laboratoire :... Fonction :... Comportement général EVALUATION (À REMPLIR PAR L ORGANISME D ACCUEIL) Adaptabilité Sociabilité Attitude (assiduité, ponctualité) Bon : A Assez bon : B Moyen : C Insuffisant : D Comportement au travail Niveau de connaissances Compréhension des travaux Capacité d initiative Aptitude à écouter Aptitude à s exprim er Bon : A Assez bon : B Moyen : C Insuffisant : D Evaluation : A>16 ; 12<B<16 ; 8<C<12 ; D<8 Tournez SVP 14

15 APPRECIATIONS DU MAITRE DE STAGE Fiche d évaluation établie le : Signatures : L étudiant L Organisme d accueil (nom et prénom) (Nom, prénom, qualité du signataire) Fiche à retourner à Patricia CAJOT, DLST 480 AVENUE CENTRALE SAINT MARTIN D HERES 15

16 Annexe 3 : Page de Garde (format obligatoire) (LOGO de l UJF/DLST) Université Joseph Fourier Département Licence Sciences & Technologie RAPPORT DE STAGE «TITRE DU RAPPORT DE STAGE» Nom et Prénom de l étudiant (Logo du laboratoire d accueil) Laboratoire d accueil : Directeur du laboratoire : Responsable du stage : Licence intitulé - 1 ère / 2 ème année - Parcours Année Universitaire :

17 Annexe 4 : Responsables des Stages d Excellence DLST : Patricia CAJOT : E mail : patricia.cajot@ujf-grenoble.fr UFRAPS : Nathalie NERRIERE : : marylise.gardette@ujf-grenoble.fr Sylvie FAURE : : sylvie.faure@ujf-grenoble.fr UJF VALENCE : Marie-Cécile DARRACQ : : marie-cecile.darracq@ujf-grenoble.fr Lydie COGNE : : lydie.cogne@ujf-grenoble.fr Nina MANDON : : Nina.mandon@ujf-grenoble.fr 17