Cahier des Clauses Particulières

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1 MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES Communauté d Agglomération Amiens Métropole Direction des Services Techniques et Patrimoine Immobilier Services Techniques Hôtel de Ville - BP AMIENS CEDEX 1 FOURNITURE, LIVRAISON ET GESTION DES COMMANDES DE FOURNITURES DE BUREAU ET SCOLAIRES POUR LES SERVICES MUNICIPAUX, METROPOLITAINS ET LES ECOLES DE LA VILLE D AMIENS Communauté d Agglomération Amiens Métropole Cahier des Clauses Particulières Page 1 sur 12

2 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES SOMMAIRE ARTICLE PREMIER : OBJET DE LA CONSULTATION - DISPOSITIONS GENERALES OBJET DU MARCHE DECOMPOSITION EN TRANCHES ET LOTS DUREE DU MARCHE MARCHE A BONS DE COMMANDE 4 ARTICLE 2 : PIECES CONTRACTUELLES DU MARCHE 5 ARTICLE 3 : DELAIS D EXECUTION OU DE LIVRAISON DELAIS DE BASE PROLONGATION DES DELAIS 5 ARTICLE 4 : CONDITIONS D EXECUTION DES PRESTATIONS 5 ARTICLE 5 : CONSTATATION DE L EXECUTION DES PRESTATIONS 6 ARTICLE 6 : MAINTENANCE ET GARANTIES DES PRESTATIONS MAINTENANCE GARANTIE 6 ARTICLE 7 : GARANTIES FINANCIERES 6 ARTICLE 8 : AVANCE CONDITIONS DE VERSEMENT ET DE REMBOURSEMENT GARANTIES FINANCIERES DE L AVANCE 7 ARTICLE 9 : PRIX DU MARCHE CARACTERISTIQUES DES PRIX PRATIQUES MODALITES DE VARIATIONS DES PRIX 7 ARTICLE 10 : MODALITES DE REGLEMENT DES COMPTES ACOMPTES ET PAIEMENTS PARTIELS DEFINITIFS PRESENTATION DES DEMANDES DE PAIEMENTS DELAI GLOBAL DE PAIEMENT 9 ARTICLE 11 : PENALITES PENALITES DE RETARD PENALITES D INDISPONIBILITE POUR LES PRESTATIONS DE MAINTENANCE 9 ARTICLE 12 : ASSURANCES 9 ARTICLE 13 : RESILIATION DU MARCHE 10 Page 2 sur 12

3 ARTICLE 14 : DROIT ET LANGUE 10 ARTICLE 15 : CLAUSES COMPLEMENTAIRES 10 ARTICLE 16 : DEROGATIONS AU C.C.A.G. 11 ARTICLE 17 : CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES 11 Page 3 sur 12

4 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Article premier : Objet de la consultation - Dispositions générales Objet du marché Les stipulations du présent cahier des clauses particulières () concernent : Fourniture, livraison et gestion des commandes de fournitures de bureau et scolaires pour les services municipaux, métropolitains et les écoles de la Ville d Amiens Lieu(x) d exécution : Amiens Métropole Marchés à bons de commande : Les prestations feront l objet d un marché à bons de commande avec minimum et maximum passé en application de l article 77 du Code des marchés publics. Les bons de commande seront notifiés par le pouvoir adjudicateur au fur et à mesure des besoins Décomposition en tranches et lots Les prestations sont réparties en 3 lots : Lot Désignation 1 Fournitures scolaires 2 Fournitures de bureau 3 Petits matériels d environnement de bureau Durée du marché Le marché est conclu pour une période initiale de 1 an à compter de la notification du marché. Le marché peut être reconduit par période successive de 1 an pour une durée maximale de reconduction de 3 ans. Le pouvoir adjudicateur doit se prononcer par écrit au moins 2 mois avant la fin de la durée de validité du marché ; la reconduction du marché est considérée comme refusée si aucune décision n est prise à l issue de ce délai. Si le pouvoir adjudicateur décide de reconduire le marché, le titulaire ne pourra pas refuser cette reconduction Marché à bons de commande Les mentions devant figurer sur chaque bon de commande sont les suivantes : le nom ou la raison sociale du titulaire ; la date et le numéro du marché ; la date et le numéro du bon de commande ; la nature et la description des prestations à réaliser ; les délais de livraison (date de début et de fin) ; les lieux de livraison des prestations ; le montant du bon de commande ; les délais laissés le cas échéant aux titulaires pour formuler leurs observations. Page 4 sur 12

5 Seuls les bons de commande signés par le représentant du pouvoir adjudicateur pourront être honorés par le ou les titulaires. Article 2 : Pièces contractuelles du marché Les pièces contractuelles du marché sont les suivantes : L acte d engagement (A.E.) et ses annexes Le présent cahier des clauses particulières () Le Bordereau des Prix Unitaires - Devis Quantitatif Estimatif Le(s) catalogue(s) Le CCAG applicable aux marchés de fournitures et de prestations de services La liste des échantillons Les fiches techniques de échantillons Le mémoire ou la documentation détaillant les moyens mis en oeuvre concernant la démarche environnementale La liste et/ou catalogues des produits environnementaux sur CDROM en format EXCEL 2003 Article 3 : Délais d exécution ou de livraison Délais de base Les délais d exécution ou de livraison des prestations sont fixés à chaque bon de commande conformément aux stipulations des pièces du marché Prolongation des délais Une prolongation du délai d exécution peut être accordée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions de l article 13.3 du C.C.A.G.-F.C.S. Article 4 : Conditions d exécution des prestations Les prestations devront être conformes aux stipulations du marché (les normes et spécifications techniques applicables étant celles en vigueur à la date du marché). Le marché s exécute au moyen de bons de commande dont le délai d exécution commence à courir à compter de la date de notification du bon. Adresse de livraison : Les livraisons seront effectuées directement dans les services à l adresse exacte indiquée sur le bon de commande ou les écoles et/ou les centres de loisirs dépendant du territoire métropolitain. Le lieu de livraison sera indiqué clairement sur chaque bon de commande concerné. Stockage, emballage et transport Le stockage, l emballage et le transport des fournitures seront effectués dans les conditions de l article 19 du C.C.A.G.-F.C.S. Ainsi, les emballages relèvent de la responsabilité du titulaire et restent sa propriété. De même, le transport s effectue sous sa responsabilité jusqu au lieu de livraison. Conditions de livraison La livraison des fournitures s effectuera dans les conditions de l article 20 du C.C.A.G.-F.C.S. Page 5 sur 12

6 Article 5 : Constatation de l exécution des prestations Les vérifications quantitatives et qualitatives approfondies sont effectuées dans un délai de 5 jours à compter de la date de livraison, conformément aux articles 22 et 23.2 du C.C.A.G.-F.C.S. (à l exception du délai). Vérification quantitative: elle consiste à vérifier la conformité entre la quantité livrée, la quantité portée sur le bon de commande et celle indiquée sur le bon de livraison. Si la quantité livrée n est pas conforme à la commande, le responsable du marché peut mettre le titulaire du marché en demeure: soit de reprendre à ses frais, l excédent si la livraison dépasse la commande, soit de compléter la livraison, en cas contraire, à concurrence de la la quantité prévue par le bon de commande, dans les délais qui lui seront prescrits. Vérification qualitative: si la fourniture livrée ne correspond pas qualitativement aux spécifications du marché ou à la commande, elle sera reprise par le titulaire du marché à ses frais et devra être remplacée sur demande écrite du responsable du marché, dans les délais qui lui seront prescrits. A l issue des opérations de vérification, le pouvoir adjudicateur prendra sa décision dans les conditions prévues aux articles 24 et 25 du C.C.A.G.-F.C.S. Article 6 : Maintenance et garanties des prestations Maintenance Sans objet Garantie Les prestations font l objet d une garantie minimale d un an dont le point de départ est la notification de la décision d admission. Les modalités de cette garantie sont définies à l article 28 du C.C.A.G.-F.C.S. Durée de garantie: 15 jours pour vices apparents et 3 semaines pour vices cachés. Article 7 : Garanties financières Aucune clause de garantie financière ne sera appliquée. Article 8 : Avance Conditions de versement et de remboursement Une avance est accordée en une seule fois au titulaire, sauf indication contraire dans l acte d engagement, lorsque le montant minimum du marché est supérieur à HT. Le montant de l avance est fixé à 5,00 % du montant minimum du marché si la durée du marché est inférieure ou égale à douze mois ; si cette durée est supérieure à douze mois, l avance est égale à 5,00 % d une somme égale à douze fois le montant minimum divisé par cette durée exprimée en mois. Le montant de l avance ne peut être affecté par la mise en oeuvre d une clause de variation de prix. Le remboursement de l avance commence lorsque le montant des prestations exécutées par le titulaire atteint ou dépasse 65,00 % du montant minimum du marché. Il doit être terminé lorsque ledit montant atteint 80,00 % du montant minimum, toutes taxes comprises. Page 6 sur 12

7 Ce remboursement s effectue par précompte sur les sommes dues ultérieurement au titulaire à titre d acompte ou de solde Garanties financières de l avance Le titulaire, sauf s il s agit d un organisme public, doit justifier de la constitution d une caution personnelle et solidaire ou d une garantie à première demande à concurrence de 100,00 % du montant de l avance. Article 9 : Prix du marché Caractéristiques des prix pratiqués Les prestations faisant l objet du marché seront réglées par application des prix unitaires pour chacun des lots selon les stipulations de l acte d engagement. Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l emballage et au transport jusqu au lieu de livraison, déchargement inclus. Toutes les livraisons seront effectuées franco de port. Le fournisseur peut proposer soit une remise sur la catalogue soit différentes remises par familles de produits considérés dans le marché. 9.2 Modalités de variations des prix Les prix du marché sont réputés établis sur la base des conditions économiques du mois qui précède celui de la date limite de réception des offres ; ce mois est appelé «mois zéro». Les prix indiqués au BPU-DQE sont révisés annuellement par application aux prix du marché d un coefficient Cn donné par la ou les formules suivantes : Lot Formule 1 Cn = 100,00% (In/Io) 2 Cn = 100,00% (In/Io) 3 Cn = 100,00% (In/Io) dans laquelle Io et In sont les valeurs prises par l index de référence I respectivement au mois zéro et au mois n. Pour les catalogues des lots 1, 2 et 3 (articles hors BPU-DQE), les candidats feront application des prix figurant sur leur(s) catalogue(s) sur lequel ou lesquels ils consentiront une remise globale ou des remises par familles de produits exprimée(s) en pourcentage (cf. Acte d Engagement). Il sera fait application de cette remise pendant toute la durée du marché. Clause de sauvegarde: L application de la clause de révision précisée pour les BPU-DQE et l augmentation des tarifs catalogues pour les lots 1, 2 et 3 ne pourront pas augmenter de plus de 4%. Le mois «n» retenu pour chaque révision sera le mois précédent celui au cours duquel commence la nouvelle période d application de la formule. Les prix ainsi révisés seront fermes et invariables pendant cette période. Les index de référence I, publiés au Moniteur des Travaux Publics ou au Ministère de l Ecologie, de l Energie, du Développement Durable et de la mer, en charge des technologies vertes et des négociations sur le climat, sont les suivants : Page 7 sur 12

8 Index Libellé IP de production de l industrie pour le marché français - Prix départ usine - Mobilier de bureau IP de production de l industrie pour le marché français - Prix de base - Articles de papeterie appliqués aux prix : Lot Index Prix concernés Tous les prix Tous les prix Tous les prix Lorsqu une révision a été effectuée provisoirement en utilisant un index antérieur à celui qui doit être appliqué, il n est procédé à aucune révision avant la variation définitive, laquelle intervient sur le premier acompte du marché suivant la parution de l index correspondant. Article 10 : Modalités de règlement des comptes Acomptes et paiements partiels définitifs Les acomptes seront versés au titulaire dans les conditions de l article 11 du C.C.A.G.-F.C.S Présentation des demandes de paiements Les modalités de présentation de la demande de paiement seront établies selon les conditions prévues à l article 11.4 du C.C.A.G.-F.C.S. Les demandes de paiement seront établies en un original et 3 copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : le nom ou la raison sociale du créancier ; le cas échéant, la référence d inscription au répertoire du commerce ou des métiers ; le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ; le numéro du compte bancaire ou postal ; le numéro du marché ; le numéro du bon de commande ; la désignation de l organisme débiteur le détail des prix unitaires, lorsque l indication de ces précisions est prévue par les documents particuliers du marché ou que, eu égard aux prescriptions du marché, les prestations ont été effectuées de manière incomplète ou non conforme; le montant des fournitures admises, établi conformément aux stipulations du marché, hors TVA les montants et taux de TVA légalement applicables ou le cas échéant le bénéfice d une exonération ; le cas échéant, applications des réfactions fixées conformément aux dispositions du CCAG- FCS ; Tout rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors du marché et directement liés au marché; le montant total TTC des prestations livrées ou exécutées ; la date de facturation. en cas de groupement conjoint, pour chaque opérateur économique, le montant des prestations effectuées par l opérateur économique ; le cas échéant, les indemnités, primes et retenues autres que la retenue de garantie, établies conformément aux stipulations du marché. Page 8 sur 12

9 Les demandes de paiement devront parvenir à l adresse suivante : AMIENS METROPOLE CAF DSTPI Hôtel de Ville - BP Amiens cedex 1 En cas de cotraitance : En cas de groupement conjoint, chaque membre du groupement perçoit directement les sommes se rapportant à l exécution de ses propres prestations; En cas de groupement solidaire, le paiement est effectué sur un compte unique, ouvert au nom des membres du groupement ou du mandataire sauf stipulation contraire prévue à l acte d engagement. Les autres dispositions relatives à la cotraitance s appliquent selon l article 12.1 du C.C.A.G.- F.C.S 10.3 Délai global de paiement Les sommes dues au(x) titulaire(s), seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des demandes de paiement. Le taux des intérêts moratoires sera celui du taux d intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. Article 11 : Pénalités Pénalités de retard Lorsque le délai contractuel d exécution ou de livraison est dépassé, par le fait du titulaire, celui-ci encourt, par jour de retard et sans mise en demeure préalable des pénalités fixées à 1/100 de la valeur des prestations pénalisées. P = (V x R) / 100 dans laquelle: P = Montant des pénalités V = Valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité. Cette valeur est égale à la valeur du règlement de la partie des prestations en retard R = Nombre de jours calendaires de retard Pénalités d indisponibilité pour les prestations de maintenance Il n est pas prévu de pénalité d indisponibilité. Article 12 : Assurances Dans un délai de quinze jours à compter de la notification du marché et avant tout commencement d exécution, le titulaire devra justifier qu il est couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code civil. Il devra donc fournir une attestation de son assureur justifiant qu il est à jour de ses cotisations et que sa police contient les garanties en rapport avec l importance de la prestation. A tout moment durant l exécution de la prestation, le titulaire doit être en mesure de produire cette attestation, sur demande du pouvoir adjudicateur et dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande. Page 9 sur 12

10 Article 13 : Résiliation du marché Seules les stipulations du C.C.A.G.-F.C.S., relatives à la résiliation du marché, sont applicables. En cas de résiliation pour motif d intérêt général par le pouvoir adjudicateur, le titulaire percevra à titre d indemnisation une somme forfaitaire calculée en appliquant au montant initial hors TVA, diminué du montant hors TVA non révisé des prestations admises, un pourcentage égal à 5,00 %. D autre part, en cas d inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 du Code des marchés publics ou de refus de produire les pièces prévues aux articles D ou D à 8 du Code du travail conformément à l article 46-I.1º du Code des marchés publics, il sera fait application aux torts du titulaire des conditions de résiliation prévues par le marché. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de faire exécuter par un tiers les prestations aux frais et risques du titulaire. Article 14 : Droit et Langue En cas de litige, seul le Tribunal Administratif d Amiens est compétent en la matière. Tous les documents, inscriptions sur matériel, correspondances, demandes de paiement ou modes d emploi doivent être entièrement rédigés en langue française. S ils sont rédigés dans une autre langue, ils doivent être accompagnés d une traduction en français, certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté. Article 15 : Clauses complémentaires Commandes et livraisons: Lot 1: Pour les écoles: Les commandes s effectuent principalement de mai à octobre en fonction des demandes des écoles (au fur et à mesure de leurs besoins). Des commandes complémentaires pourront être passées dans le courant de l année scolaire avec un délai de livraison identique à celui imposé dans l acte d engagement, après réception de la commande. Il est établi un ou plusieurs bons de commande par école. Les livraisons auront lieu dès le premier jour de la rentrée pendant les heures d ouverture ou sur rendez-vous, sauf le mercredi à la demande du chef d établissement. Le délai de livraison débute à partir de la date de réception de la commande. Les bons de commande seront transmis dans un délai minimum de 15 jours avant la date théorique de la livraison. Lots 2 et 3: Pour les services: durant les jours et heures de travail: du lundi au vendredi de 8h à 17h. Toute livraison non conforme sera refusée. Les livraisons seront effectuées selon les modalités décrites à l article prévu à l acte d engagement. Chaque bon de livraison total ou partiel indiquera clairement le numéro du bon de commande, la nature de la fourniture, les quantités commandées et livrées et les reliquats Enveloppes: Clauses particulières pour les enveloppes du lot 2: - Pour l ensemble des impressions, les films et les cromalins seront fournis au titulaire du marché. Un «bon à tirer» sera demandé au titulaire, pour la totalité des références. - La gestion du stock se fera par le titulaire du marché et ce dernier s engage à livrer dans un conditionnement «au carton», selon les demandes des services Prise en compte de la démarche environnementale: Page 10 sur 12

11 Suivant la demande de la collectivité, le titulaire du marché s engage à évoluer dans une démarche de développement durable et appliquera les normes environnement (ISO 14001) ou équivalentes et fournira la documentation sur tous les moyens mis en oeuvre par lui même et/ou par ses partenaires pour répondre aux attentes de cette démarche (proposition d une gamme de produits élaborés dans le respect de l environnement, fabriqués dans le cadre d un système de gestion de l environnement, démarche FSC, écolabels...). Cette démarche fait partie des critères de choix Echantillons Les échantillons seront clairement identifiés par le fournisseur, par lot, par références, grammages... Ils seront remis gratuitement, franco de port et ne feront l objet d aucune facturation. La reprise des échantillons aura lieu dans le mois suivant la réception du courrier informant les soumissionnaires qu ils n ont pas été retenus, à leur frais et à leur demande. Les échantillons fournis par le(s) candidat(s) retenu(s) seront conservés à titre de justificatifs de qualité. Les offres pour lesquelles les échantillons et leurs fiches techniques n auraient pas été fournis ne seront pas étudiées Les Bordereaux des Prix Unitaires - Devis Quantitatif Estimatif: Les BPU-DQE produits «standards» doivent être remplis en totalité. Tout BPU-DQE standard incomplet entrainera l irrecevabilité de l offre. Les BPU-DQE «produits environnementaux» (lots 1 et 2) doivent être complétés au maximum dans la mesure de la faisabilité du fournisseur. Pour les lots 1 et 2, il y a deux BPU-DQE pour chacun des lots, ceux-ci sont obligatoires pour l étude des offres. En cas d absence d un BPU-DQE, l offre ne sera pas étudiée. Les articles des BPU-DQE ne sont pas une liste exhaustive, tous les articles présents au catalogue pourront être commandés Carte d achat : Dans le cas où le titulaire du marché serait doté ou souhaiterait se doter d un système technique d acceptation de la carte d achat, celle-ci pourra être utilisée comme modalité d exécution du présent marché conformément au décrêt du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés publics par carte d achat et tel que décrit à l annexe au règlement de consultation concernant la carte d achat. Article 16 : Dérogations au C.C.A.G. Les dérogations aux C.C.A.G.-Fournitures Courantes et Services, explicitées dans les articles désignés ci-après du, sont apportées aux articles suivants : L article 5 déroge à l article 23.2 du C.C.A.G. Fournitures Courantes et Services L article 10.2 déroge à l article 12.1 du C.C.A.G-Fournitures courantes et services L article 11.1 déroge à l article 14.1 du C.C.A.G. Fournitures Courantes et Services Article 17 : Clauses techniques particulières Procédure de passation des commandes Le candidat devra fournir par le biais d un site Internet, un logiciel de gestion de commandes avec deux types d accès : Un accès «utilisateurs», pour les personnes habilitées à la passation de commandes (environ 280 sites de livraison : 150 écoles et 130 services) et un accès «administrateur» (unité approvisionnement), pour la gestion et le suivi des commandes. L accès «utilisateur» devra offrir au service : - La possibilité de découvrir la gamme de «produit pilotes», par l intermédiaire de descriptifs techniques et de photos Page 11 sur 12

12 - La visualisation et le suivi du ou des budget(s) mis en place - La possibilité de commande sur plusieurs budgets - La visualisation et le suivi des commandes passées, en cours ou en attente de validation - La validation électronique du bon de livraison, après contrôle de conformité à la réception - L historique des bons de livraison sur l année Net N-1 - La passation de commande sera faite selon certains critères : montant minimum de commande (à négocier), périodicité de la commande (à définir), disponibilité des budgets nécessaires - D autres fonctionnalités peuvent être proposées et ainsi enrichir l offre L accès «administrateur» de l unité approvisionnement devra pouvoir fournir un maximum de fonctionnalités en termes de contrôle, de statistiques et de suivis des commandes : Définir et modifier à tout moment un catalogue de «références pilotes» accessibles par les utilisateurs, excluant ainsi les «références non-autorisées» ne pouvant pas être commandées. - Seule l unité approvisionnement pourra créer et modifier les profils utilisateurs et leurs budgets. - Toutes les commandes saisies et transmises par les services devront obligatoirement être validées électroniquement par l unité approvisionnement avant d être envoyées au fournisseur titulaire du marché - L unité approvisionnement pourra à son gré accéder aux tableaux de bord pour extraire et traiter les données suivantes : o Historique des articles vendus par périodes (mensuel, trimestriel, annuel) : par service et/ou tous services confondus o Edition des budgets initiaux, consommés et restants, par services o Historique des commandes validées, reçues et en attente, par service et/ou tous services confondus - Des variantes peuvent être proposées et ainsi enrichir l offre pour certains produits désignés dans les devis estimatifs. - A ces fins, le fournisseur titulaire du marché s engage à dispenser, à l ensemble du personnel habilité (la liste nominative des agents sera fournie par l unité approvisionnement, soit environ 5 personnes), une formation à l utilisation de leur logiciel de commandes permettant de former ainsi l ensemble des agents de la collectivité habilités à commander, et fournir un code d accès + un mot de passe dans le mois suivant la notification. - La mise en place des accès et la formation à l utilisation sont un service effectué à titre gracieux qui ne pourra en aucun cas être facturé à la collectivité. Dans l attente de la mise en place de la procédure «informatisée» de passation de commandes ou en cas de problème, la collectivité se réserve le droit en accord avec le titulaire du marché de procéder à une passation de commandes «traditionnelle» par téléphone, télécopie ou courrier. Dressé par : Lu et approuvé Le : (signature) Page 12 sur 12