Comment se servir de la messagerie électronique

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1 Comment se servir de la messagerie électronique Pour que vous puissiez envoyer et recevoir des messages, nous avons choisi d'utiliser l'application Outlook, fournie avec Office Cette application est symbolisée sur le bureau de votre PC par l'icône suivante : Ouverture de l'application Pour lancer l'application, cliquez 2 fois sur cette icône. I Procédure d installation (à la première utilisation d Outlook) Lors de la première utilisation de Outlook, vous devez donner certains renseignements vous concernant. 1 : Saisir votre nom et prénom 2 : Cliquer sur Suivant L écran suivant apparaît. Vous devez inscrire votre adresse de l ENIM (elle vous a été fournie avec votre mot de passe mail par le service informatique). 1

2 1 : Saisir votre adresse 2 : Cliquer sur Suivant L écran suivant vous donne les caractéristiques du serveur de courrier. Laissez POP3 puis tapez comme nom de serveur de courrier entrant et nom de serveur de courrier sortant : cactus.enim.fr. 1 : Laisser POP3 2 : Taper : cactus.enim.fr 3 : Taper : cactus.enim.fr 4 : Cliquer sur Suivant 2

3 L écran suivant apparaît. Attention lors de la première utilisation, ne pas saisir votre mot de passe. En effet le profil que vous êtes en train de créer n est pas situé au bon endroit sur le réseau. Nous verrons ça plus loin dans le chapitre II. 2 : Ne pas saisir de mot de passe 1 : mettre le même nom que celui que vous avez taper dans votre adresse avant le 3 : Cliquer sur Suivant La fenêtre suivante vous demande quel type de connexion vous utilisez. Cochez Connexion en utilisant un réseau local (LAN) 1 : Cocher ici 2 : Cliquer sur Suivant 3

4 Cliquer sur Terminer Maintenant, il faut que vous sortiez de votre application Outlook. Fichier Quitter Allez dans le répertoire c:\winnt\profiles\votre-nom-de-connexion\paramètres locaux\application Data\Outlook\ et supprimez le fichier outlook.pst. Attention ne supprimer que celui-là. Puis suivre le IIème chapitre. 4

5 II CREATION DE VOS FICHIERS PERSONNELS SUR LE RESEAU N utilisez cette procédure que : Si vous êtes déjà passé par le chapitre I. Ou si vous ne vous êtes encore jamais connecté sur le poste sur lequel vous vous trouvez. Ouverture de l'application Pour lancer l'application, cliquez 2 fois sur cette icône. La fenêtre suivante apparaît. Vous devez spécifier à Outlook où sont vos fichiers personnels. Pour cela cliquez sur OK. Cliquer sur OK La fenêtre suivante apparaît. En fait elle vous permet de créer le fichier contenant tous vos mails dans votre espace de travail. Ce dernier est : \\Second\Salles_info\homes\le-répertoire-à-votre-nom pour les nouveaux. Allez chercher votre espace de travail et donnez votre nom au fichier ou ouvrez le fichier.pst déjà existant. 1 : aller chercher son espace de travail Finel 2 : donner son nom au fichier ou ouvrir le fichier existant 3 : cliquer sur Ouvrir 5

6 Vous obtenez la fenêtre suivante. Vous pouvez mettre un mot de passe ici pour protéger votre dossier personnel, mais à vos risques et périls. Si vous oubliez ce mot de passe vous ne pourrez plus rouvrir votre dossier Outlook et vous ne verrez plus vos anciens mails. Ne 1 : Ne pas pas modifier modifier Mettre un mot de passe mais attention il faut s en souvenir Confirmer le mot de passe 2 : Valider Le message suivant apparaît ; il vous suffit de valider en cliquant sur Oui. Valider Votre profil est enfin créé et tous les renseignements seront dans votre répertoire personnel. 6

7 III UTILISATION D OUTLOOK Si vous ne voyez pas le contenu du message courant cliquez ici SI vous ne voyez pas les dossiers cliquez ici Date et heure d'arrivée du message à l'enim A gauche : les dossiers A droite : contenu du dossier sélectionné (repéré par la "valise" ouverte à gauche) Nom de l'expéditeur Si ce symbole est présent cela indique qu'un fichier est associé au message Objet du message Lecture de messages Pour lire un message, il suffit de cliquer 2 fois sur sa description ou de le sélectionner et de faire "Fichier" "Ouvrir". Si des fichiers accompagnent le message vous pouvez les enregistrer en les sélectionnant et en appuyant sur le bouton droit de la souris. Vous choisirez alors l'option "Enregistrez le fichier joint" et après avoir choisi le répertoire ou vous voulez le sauvegarder, cliquez sur OK. Rappel : tous les messages non lus sont en gras. 7

8 Vous pouvez déplacer les messages dans des dossiers pour les ranger (pour cela il suffit de les sélectionner et de les faire glisser comme dans l'explorateur de Windows ou dans toutes autres fenêtres. Envoi de messages pour envoyer un message, il faut aller dans le menu "Actions" "Nouveau message", comme le montre la fenêtre suivante soit aller dans Nouveau et sélectionner message : Soit aller dans Nouveau Soit aller dans Actions Nouveau Message La fenêtre suivante apparaît : Une fois tous les champs renseignés, cliquer sur Envoyer Ici mettre le contenu de votre message vous pouvez utiliser cette zone comme un document Word vous pouvez également envoyer un fichier ou une image avec votre message : voir cidessous : insérer un fichier Ici mettre l'objet (ou titre) de votre message SI vous avez rentré les adresses de vos destinataires dans votre carnet d'adresses (voir plus loin), vous pouvez cliquer sur ces boutons pour y accéder Ici, mettre l'adresse du au des destinataires d'une copie de votre message qui ne sera (ont) pas connus des autres destinataires Ici, mettre l'adresse du au des destinataires d'une copie de votre message Ici mettre l'adresse de votre destinataire (si il y en a plusieurs, séparer les adresses par des ;) 8

9 Comment insérer un fichier dans un message Tout en étant sur la fenêtre du message dans lequel vous voulez insérer un fichier (ou une image), allez dans le menu Vous obtenez la fenêtre suivante et vous pouvez sélectionner le fichier désiré. En cliquant sur "Insérer", le fichier sera automatiquement inséré dans votre message. Comment mettre à jour le carnet d'adresses Le carnet d'adresse vous permet de saisir une fois pour toutes des adresses que vous souhaitez garder et de les utiliser de manière automatique (voir nouveau courrier). Pour rajouter une nouvelle entrée dans votre carnet d'adresses personnel, aller à gauche de la fenêtre et cliquez sur Contacts ou alors cliquez sur le bouton correspondant ou allez dans le menu "Outils" "Carnet d'adresses". 9

10 La figure suivante montre un carnet d'adresses déjà bien rempli. Cliquer ici pour créer une nouvelle adresse En gras : liste de distribution (voir les explications ci-après) Nom des personnes inscrites dans votre carnet d adresses Adresse de la personne Les champs obligatoires sont les champs noms et adresses mais vous pouvez saisir d autres renseignements concernant vos contacts (adresses, fax, téléphones,.). 1 : Saisir le nom 2 : Saisir l adresse mail 3 : Cliquer sur OK pour valider 10

11 Les listes de distributions (appelées groupes dans Outlook) Si vous envoyez régulièrement des mails à un même groupe d'utilisateurs, au lieu de saisir à chaque fois le nom mnémotechnique (si vous avez l'adresse dans le carnet d'adresses) ou l'adresse de chaque utilisateur de ce groupe, il est plus efficace de vous créer une liste de distribution (ou groupe). Cette liste de distribution vous permet, sous un nom générique, de regrouper plusieurs utilisateurs. C'est à ce nom générique que vous enverrez votre et Outlook se chargera d'envoyer le même message à toutes les personnes de cette liste. Pour créer une liste de distribution, Aller sur le carnet d adresses et choisir Nouveau puis Groupe. La fenêtre suivante apparaît : Donnez un nom à votre liste (au groupe) et cliquez sur le bouton sélectionner des membres. 11

12 En cliquant 2 fois sur un nom vous le sélectionnerez comme faisant partie de votre liste. Vous pouvez à ce niveau aussi créer une nouvelle adresse (nouveau contact). Quand vous avez terminé, validez par OK. Vous pouvez toujours modifier une liste de distribution en allant dans le carnet d adresse et en cliquant 2 fois sur la liste de distribution. La fenêtre suivante apparaît : vous y trouvez les membres du groupe que vous pouvez supprimer, vous pouvez aussi rajouter d autres personnes à votre liste de distribution. * Si vous désirez savoir d'autres choses sur cette application, servez vous du menu Aide. Vous pouvez par exemple gérer votre agenda et vos tâches avec Outlook. 12

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