Système informatique de suivi des droits d émission CITSS

Transcription

1 Système informatique de suivi des droits d émission CITSS Foire aux questions I. Généralités... 1 II. Procédure d inscription... 3 III. Gestion du profil d utilisateur... 9 IV. Ouverture de compte dans le système CITSS V. Gestion du compte dans le système CITSS VI. Messagerie du système CITSS I. Généralités 1. Qu est-ce que le système CITSS? Le système CITSS est le système informatique de suivi des droits d émission (Compliance Instruments Tracking System Service) qui sert de registre officiel au ministre du Développement durable, de l Environnement, de la Faune et des Parcs («le ministre») pour soutenir la mise en œuvre du système de plafonnement et d échange de droits d émission de GES. Le système CITSS a de multiples fonctions : permettre la délivrance des unités d émission, enregistrer les renseignements relatifs aux comptes, effectuer et enregistrer les transferts de droits d émission et faciliter la surveillance du marché grâce à la collecte de renseignements utiles. C est dans ce système que les

2 émetteurs et les participants peuvent posséder et s échanger des droits d émission de GES. 2. Comment puis-je avoir un compte dans le système CITSS? La première étape consiste à obtenir un identifiant d utilisateur du système CITSS. Une fois cette étape franchie, l utilisateur pourra effectuer une demande d ouverture de compte, en son nom ou au nom d un émetteur ou d un participant personne morale. Pour toute question concernant la procédure à suivre pour obtenir un identifiant d utilisateur ou pour faire une demande d ouverture de compte dans le système CITSS, se reporter au volume 1 ou au volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 3. Comment puis-je obtenir du soutien à propos du système CITSS? Voici les coordonnées du service à la clientèle du système CITSS : Téléphone : Courriel : help@wci-citss.org Le personnel du service à la clientèle du système CITSS est disponible du lundi au vendredi, de 9 h à 21 h (heure normale de l Est). Un service de messagerie vocale permet de laisser un message en dehors de ces heures de service.

3 Pour des raisons de sécurité, les renseignements personnels ou stratégiques ne doivent jamais être communiqués par courriel. II. Procédure d inscription 4. Comment puis-je obtenir un identifiant d utilisateur? Pour obtenir un identifiant d utilisateur du système, le demandeur doit remplir le formulaire d inscription dans le système CITSS et soumettre les documents papier exigés. Toute personne qui demande un identifiant d utilisateur doit satisfaire aux exigences de vérification de l identité du registraire québécois du système CITSS. Ces exigences comprennent la vérification des renseignements permettant d identifier la personne qui soumet une demande et de s assurer qu elle est habilitée à représenter un émetteur ou un participant personne morale, le cas échéant. La procédure pour obtenir un identifiant d utilisateur est décrite dans le volume 1 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 5. Dans le cas où un émetteur souhaiterait être assisté par une firme de consultants dans le processus d inscription, les employés de la firme de consultants pourraient-ils s inscrire à titre d utilisateurs dans le système CITSS afin d obtenir un identifiant et d avoir accès au compte de l'émetteur ou du participant?

4 Oui. Dans ce cas, les employés d'un consultant doivent s'inscrire dans le système CITSS en indiquant les coordonnées du consultant pour lequel ils travaillent comme coordonnées professionnelles (et non celles du client, l'émetteur). Au moment de remplir le formulaire «Attestation de vérification d'identité», ils doivent choisir le formulaire pour les «personnes physiques agissant à titre de représentants d'une entité légale» et fournir, comme cela est mentionné dans le formulaire, un document d'habilitation provenant du client (l'émetteur). Toutefois, dans ce cas, le document d'habilitation doit préciser le nom de la personne (employé du consultant) et le nom du consultant. Par exemple, on aura la formulation suivante : Je confirme/atteste par la présente que [nom de l utilisateur à habiliter], employé de [nom du consultant] est habilité(e) à représenter [nom de l entreprise] dans le cadre du système de plafonnement et d échange de droits d émission de GES de gaz à effet de serre (SPEDE) et qu il(elle) est autorisé(e) à agir au nom de [nom de l entreprise] en vertu du Règlement concernant le système de plafonnement et d échange de droits d émission de gaz à effet de serre. 6. Quels sont les différents formulaires qui doivent être remplis pour obtenir un identifiant d utilisateur? Les personnes qui désirent s inscrire et obtenir un identifiant d utilisateur doivent remplir le formulaire électronique prévu à cette fin dans le système CITSS. Une fois que la demande d inscription a été soumise par voie électronique, les formulaires fournis dans la page «Inscription soumise» doivent être remplis, signés et postés, accompagnés des documents papier requis, pour clore la procédure d inscription.

5 À la suite de la soumission de la portion électronique de la demande d inscription dans le système CITSS, le registraire sera averti qu une demande d inscription est en cours. Le registraire n analysera cependant pas la demande tant qu il n aura pas reçu tous les formulaires d inscription, soit : le formulaire d inscription de l utilisateur : il contient les renseignements sur l utilisateur qui ont été saisis dans le système CITSS, l identifiant d utilisateur choisi au moment de l inscription, le numéro de référence de l utilisateur et les conditions d utilisation acceptées en ligne dans le système CITSS; le formulaire de preuve d identité : il contient certains renseignements de corroboration de l identité, la description des preuves d identité acceptables, une déclaration de délit ou d acte criminel (le cas échéant) et une signature de l utilisateur. Ce formulaire doit être accompagné d une confirmation signée par une institution financière située au Canada que la personne possède un compte auprès d elle et pour lequel une vérification d identité a été effectuée; le formulaire d attestation de vérification d identité : rempli et envoyé au registraire par un avocat ou un notaire, il permet à celuici d attester l identité de l utilisateur et son lien avec l émetteur ou le participant qu il représente (dans le cas d un utilisateur qui représente une entreprise). Les deux premiers formulaires sont accessibles à partir du système CITSS, alors que le troisième doit être téléchargé sur le site Web du Ministère. Deux versions de ce formulaire sont disponibles, selon que l utilisateur agit comme utilisateur individuel ou comme représentant d'un émetteur ou d un participant personne morale.

6 7. Comment puis-je obtenir les formulaires d inscription produits par le système CITSS si j ai oublié de les imprimer? Ces formulaires ne peuvent pas être récupérés tels qu ils sont produits dans le système CITSS (avec les informations préalablement saisies). Cependant, il est possible d obtenir des exemplaires vierges de ces formulaires en communiquant avec le service à la clientèle du système CITSS. Les formulaires devront alors être remplis à la main et le numéro de référence de l utilisateur devra être inscrit sur chaque formulaire. 8. Que se passera-t-il une fois que les formulaires papier produits au moment de l inscription dans le système CITSS auront été reçus par le registraire? Lorsque la demande d inscription de l utilisateur en ligne a été soumise avec succès et que les documents papier complets ont été reçus, le registraire analyse tous les renseignements et les documents, puis il accepte ou refuse la demande. L accès au système CITSS au moyen de l identifiant d utilisateur et du mot de passe choisis ne sera pas possible avant l acceptation de la demande d inscription. Une fois l analyse terminée, un courriel automatisé sera envoyé par le système CITSS à l utilisateur visé, à l adresse précisée au moment de l inscription, lui indiquant si sa demande a été acceptée ou refusée. Dans l éventualité où sa demande aura été acceptée, l utilisateur pourra alors accéder au système CITSS au moyen de l identifiant d utilisateur et du mot de passe choisis.

7 Pour plus de détails à ce sujet, se reporter à la section 3.5 du volume 1 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 9. Où dois-je envoyer les formulaires papier produits au moment de l inscription dans le système CITSS? L ensemble des documents papier doit être envoyé par l utilisateur à l adresse suivante : Inscription des utilisateurs au système CITSS Bureau des changements climatiques Ministère du Développement durable, de l Environnement, de la Faune et des Parcs 675, boul. René-Lévesque Est, 6 e étage, boîte 31 Québec (Québec) G1R 5V7 Le formulaire «Attestation de vérification d identité» rempli par un avocat ou un notaire doit être envoyé par celui-ci à la même adresse. 10. Le système CITSS permet-il l inscription de plusieurs utilisateurs durant la même session? Non. Pour des raisons de sécurité, chaque personne qui prévoit avoir un rôle à l intérieur du système CITSS (représentant de comptes principal, autre représentant de comptes ou agent d observation de comptes) doit s inscrire individuellement au système CITSS. De plus, les formulaires papier de chaque futur utilisateur doivent être acheminés dans des enveloppes distinctes, et ce, également pour des raisons de sécurité.

8 11. Où puis-je trouver un notaire ou un avocat qui attestera mon identité et mon lien avec la personne morale que je représente? Au Québec, un demandeur peut trouver le nom d un avocat sur le site Web du Barreau du Québec en utilisant le «Bottin des avocats» ( ou en consultant la ressource suivante : Pour trouver le nom d un notaire, le demandeur peut utiliser le service «Trouver un notaire» de la Chambre des notaires du Québec ( En ce qui a trait aux demandeurs de l extérieur du Québec, ils trouveront des services similaires dans leur propre province ou État. 12. L'avocat ou le notaire de l'entreprise peut-il faire l attestation de vérification d identité et d habilitation? Oui. 13. Un commissaire à l assermentation peut-il faire l attestation de vérification d identité et d habilitation? Non. L attestation de vérification d identité et d habilitation doit obligatoirement être faite par un notaire ou un avocat.

9 14. La lettre de confirmation d'une institution financière est-elle nécessaire pour une personne physique? Oui, car il s'agit d'une des façons de vérifier l'identité de la personne. Des modèles pourront être fournis sur demande par le service à la clientèle du système CITSS. 15. Est-il possible d obtenir les formulaires en anglais? Non. Les formulaires et les guides sont disponibles en français seulement. III. Gestion du profil d utilisateur 16. Comment puis-je modifier les renseignements dans mon profil d utilisateur? Après avoir ouvert une session dans le système CITSS, l onglet «Mon profil utilisateur», situé dans le menu de gauche de la page d accueil du système, permet d'accéder au profil de l'utilisateur. On y trouve les renseignements saisis au moment de l inscription et des modifications ultérieures. Pour y modifier un renseignement, il faut cliquer sur le bouton «Modifier» à droite du titre suivant : «Profil d utilisateur». Les modifications peuvent alors être faites par voie électronique dans la page «Modifier les renseignements de l utilisateur» qui résulte de cette action. Les modifications saisies dans les champs marqués d un point d exclamation (!) ne prendront pas effet avant d être approuvées par le

10 registraire. Les autres champs peuvent être modifiés instantanément, sans approbation par le registraire. Lorsque des renseignements qui ont été préalablement vérifiés au moment de l inscription initiale doivent être modifiés, des documents permettant de confirmer la modification seront requis. De plus, le processus de vérification d identité devra être refait à l aide du formulaire d attestation de vérification d identité. Tant que les modifications ne seront pas approuvées par le registraire, les renseignements initiaux seront utilisés pour toutes les interventions dans le système CITSS, et toutes les communications seront envoyées à l adresse de courriel originale. Une fois l analyse de la demande terminée, un courriel automatisé sera envoyé par le système CITSS à l utilisateur visé, lui indiquant si la modification a été acceptée ou refusée. Pour plus de détails à ce sujet, se reporter aux sections 4.0 à 4.3 du volume 1 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 17. Comment puis-je obtenir un nouvel identifiant d utilisateur ou mot de passe? L identifiant d'utilisateur est un identifiant unique qui ne peut être modifié ni changé. Il apparaît dans le formulaire d inscription de l utilisateur généré par le système CITSS à la section «Renseignements d identification». En ce qui concerne le mot de passe, il n est connu que par l utilisateur du système CITSS; le registraire ou le personnel du service à la clientèle du système CITSS n a pas accès au mot de passe de l utilisateur : il ne

11 peut donc pas le lui transmettre. L utilisateur doit lui-même réactiver son mot de passe en suivant les instructions de la section 4.4 du volume 1 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 18. Pourquoi la modification de certains renseignements du profil doitelle faire l objet d une approbation par le registraire? Les renseignements personnels, les adresses et les coordonnées dont la modification demande d être approuvée par le registraire ont fait l objet d une analyse et d une vérification d identité à l occasion du processus initial d inscription. Il est donc nécessaire qu ils fassent de nouveau l objet d une vérification s ils sont modifiés par la suite. Selon la modification, le registraire pourrait exiger certains documents additionnels. Pour plus de détails à ce sujet, se reporter aux sections 3.3 et 4.3 du volume 1 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 19. Qu arrive-t-il si l utilisateur inscrit dans le système CITSS ne travaille plus pour l émetteur ou le participant pour lequel il souhaite ouvrir un compte? Tout d abord, un des représentants de comptes de l émetteur ou du participant en question devra supprimer ce représentant de comptes. Si le compte n a que deux représentants de comptes, une autre personne devra s inscrire comme utilisateur afin de remplacer celui qui a quitté l entreprise. Si le compte a plus de deux représentants de comptes, la

12 suppression d un représentant de comptes est effective immédiatement. C est pourquoi il est fortement recommandé d avoir en tout temps trois représentants de comptes. Comme l inscription au système CITSS se fait à titre individuel, l utilisateur qui quitte l entreprise conserve son profil d utilisateur dans le système CITSS même s il n est plus représentant de comptes pour cette entreprise. Celui-ci a donc le choix de désactiver la session d'utilisateur ou de conserver son profil. S il conserve son profil, l utilisateur doit communiquer les renseignements à jour dans un délai de dix jours suivant le changement, comme l exige le Règlement concernant le système de plafonnement et d échange de droits d émission de gaz à effet de serre. Pour plus de détails au sujet de la modification de représentant de comptes, se reporter à la section du volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. IV. Ouverture de compte dans le système CITSS 20. Comment puis-je ouvrir un compte à la suite de l approbation de mon inscription comme utilisateur dans le système CITSS? Une fois que la demande d inscription est approuvée et que l identifiant est actif, l utilisateur peut demander l ouverture d un compte en son nom ou encore au nom de l émetteur ou du participant personne morale qui l y a autorisé.

13 La création d un compte permettant de détenir des droits d émission de GES dans le système CITSS comporte plusieurs étapes, notamment l inscription électronique et l envoi par la poste des documents et des renseignements requis au registraire québécois du système CITSS. À l exception du compte d un participant personne physique, chaque compte doit avoir au moins deux représentants, soit un représentant de comptes principal et un autre représentant de comptes. Ces comptes peuvent avoir jusqu à quatre représentants de comptes. Les comptes constitués par des participants personnes physiques ne requièrent qu un représentant de comptes principal. Le représentant de comptes principal doit être domicilié au Québec. La procédure pour faire une demande d ouverture de compte est décrite dans le volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 21. Qu est-ce qu un représentant de comptes? Un représentant de comptes est un utilisateur qui est autorisé à représenter un émetteur ou un participant personne morale afin d effectuer en son nom des transactions dans le système CITSS. Il peut mettre à jour les renseignements sur l émetteur ou le participant, proposer des remplacements de représentants et il peut initier, approuver et accepter des transferts de droits d émission de GES. Ils peuvent également et participer aux ventes aux enchères et aux ventes de gré à gré du ministre. À l exception du compte d un participant personne physique, chaque compte doit avoir au moins deux représentants, soit un représentant de

14 comptes principal et un autre représentant de comptes. Ces comptes peuvent avoir jusqu à quatre représentants de comptes. Les comptes constitués par des participants personnes physiques ne requièrent qu un représentant de comptes principal. À noter que le représentant de comptes principal et les représentants de comptes d un même compte doivent être des utilisateurs différents et avoir chacun un identifiant d utilisateur actif. Le représentant de comptes principal doit être Québec. 22. Qu est-ce qu un agent d observation de comptes? Un agent d observation de comptes est un utilisateur autorisé à observer les données du compte de l émetteur ou du participant personne morale dans le système CITSS. L agent d observation de comptes peut visualiser les données relatives à l enregistrement de l émetteur ou du participant, les avoirs des comptes et les renseignements relatifs au transfert de droits d émission de GES. À noter qu un agent d observation de comptes ne peut ni mettre à jour les renseignements sur l émetteur ou le participant, ni proposer des changements de représentants de comptes ou d agents d observation de comptes, ni jouer un rôle actif dans le transfert de droits d émission de GES. Chaque compte détenu par un émetteur ou un participant personne morale peut regrouper jusqu à cinq agents d observation de comptes. Les agents d observation de comptes sont ajoutés seulement une fois que l ouverture de compte a été approuvée.

15 23. Qu est-ce qu un administrateur ou un dirigeant aux fins de la procédure d ouverture de compte dans le système CITSS? Est considéré comme un administrateur une personne désignée en tant que membre du conseil d administration.. Est considéré comme un dirigeant le président, le responsable de la direction, le responsable de l exploitation, le responsable des finances et le secrétaire d une personne morale ou d une société, ou toute autre personne qui remplit une fonction similaire, ou encore toute personne désignée comme tel par résolution du conseil d administration. 24. Quelle est la différence entre la dénomination sociale et la dénomination commerciale de l entreprise? La dénomination sociale est le nom légal de l entreprise, tel qu il est enregistré au Registre des entreprises du Québec. La dénomination commerciale est le nom d exploitation ou le nom couramment utilisé par l entreprise. 25. Quels sont les différents formulaires qui doivent être remplis pour l ouverture de compte dans le système CITSS? Les utilisateurs qui désirent ouvrir un compte doivent remplir le formulaire électronique prévu à cette fin dans le système CITSS. Une fois que la demande d ouverture de compte a été soumise par voie électronique, les formulaires fournis dans la page «Demande d ouverture de compte soumise» doivent être remplis, signés et postés,

16 accompagnés des documents papier requis, pour clore la procédure d inscription. À la suite de la soumission de la portion électronique de la demande d ouverture de compte dans le système CITSS, le registraire québécois du système CITSS sera averti qu une demande d ouverture de compte a été faite. Le registraire n analysera cependant pas la demande tant qu il n aura pas reçu tous les formulaires d ouverture de compte, soit : le formulaire d ouverture de compte et d attestation : il contient les renseignements sur l émetteur ou le participant qui ont été saisis dans le système CITSS, le numéro d identification d entité CITSS fourni au moment de l ouverture de compte et des signatures de consentement des représentants de compte et du principal dirigeant, ou du responsable des finances de l émetteur ou du participant (ou encore une résolution du conseil d administration de l émetteur ou du participant); le formulaire de divulgation de structure et de liens d affaires : il permet aux émetteurs et aux participants qui s enregistrent dans le système CITSS de communiquer les renseignements requis sur leurs établissements, leur structure, leurs liens d affaires et leur propriété, selon le type de participant. Le premier formulaire est accessible directement à partir du système CITSS. À noter qu il n est pas possible actuellement de remplir à l écran le formulaire de divulgation de structure et de liens d affaires généré par le système CITSS. Ce dernier ne doit pas être imprimé ni utilisé. Le Ministère rend donc disponible sur son site Web un formulaire dynamique qui permet de saisir l information directement à l écran. Une fois rempli, ce formulaire doit être imprimé, signé par le représentant de

17 comptes principal et envoyé au Ministère par la poste, en même temps que les autres formulaires. 26. Est-il obligatoire de fournir les coordonnées personnelles des administrateurs et des dirigeants? En vertu du Règlement concernant le système de plafonnement et d échange de droits d émission de gaz à effet de serre, les coordonnées personnelles et professionnelles des administrateurs et des dirigeants de l émetteur ou de la personne morale doivent être divulguées, ainsi que celles des administrateurs et des dirigeants de ses filiales et de ses personnes morales mères. En outre, les coordonnées des personnes qui exercent une emprise sur plus de 10 % des droits de vote dans le cas d'une société par actions, les coordonnées des associés dans le cas d'une société de personnes de même que les coordonnées de chaque commandité et des commanditaires ayant fourni plus le 10 % du capital dans le cas d'une société en commandite doivent également être divulguées. 27. Comment puis-je ouvrir un compte au nom d une municipalité? Une fois que la demande d inscription est approuvée et que l identifiant est actif, l utilisateur souhaitant représenter une municipalité peut demander l ouverture d un compte au nom de la municipalité qui l y a autorisé. Une municipalité doit s inscrire comme un participant personne morale à moins qu elle soit considérée comme un émetteur en étant propriétaire d une installation visée par le SPEDE.

18 Dans le premier écran de la demande d ouverture de compte dans le système CITSS («Demande d ouverture de compte : gouvernement participant et type d entité»), le type d entité «Participant Personne morale» doit être sélectionné. Dans le deuxième écran («Demande d ouverture de compte : renseignements supplémentaires»), le type d organisation «Autre» doit être sélectionné et le terme «Municipalité» doit être inscrit dans le champ présent sous cette entrée. Dans le troisième écran («Demande d ouverture de compte : numéros d identification»), les champs obligatoires (désignés par un astérisque) doivent être remplis comme suit : le chiffre zéro («0») doit être inscrit dans le champ «Numéro d entreprise du Québec»; le terme «Québec» doit être inscrit dans le champ «Endroit de constitution/incorporation (État/province)»; le terme «Canada» doit être inscrit dans le champ «Endroit de constitution/incorporation (pays)»; la date doit être laissée telle qu elle apparaît à l écran. La procédure complète pour faire une demande d ouverture de compte est décrite dans le volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 28. Où dois-je envoyer les formulaires papier produits au moment de la demande d ouverture de compte dans le système CITSS? L ensemble des documents papier doit être envoyé à l adresse suivante :

19 Demande d ouverture de compte dans le système CITSS Bureau des changements climatiques Ministère du Développement durable, de l Environnement, de la Faune et des Parcs 675, boul. René-Lévesque Est, 6 e étage, boîte 31 Québec (Québec) G1R 5V7 29. Que se passera-t-il une fois que les formulaires papier auront été reçus par le registraire? Les formulaires et les documents papier, de même que les renseignements fournis en ligne dans le système CITSS, seront analysés par le registraire. Une fois l analyse terminée, un courriel automatisé sera envoyé par le système CITSS aux représentants de comptes visés leur indiquant si la demande a été acceptée ou refusée. À la suite de l approbation de la demande d ouverture de compte, les comptes appropriés seront créés et apparaîtront dans la page d accueil du système CITSS des utilisateurs désignés comme représentant de comptes principal ou représentant de comptes. Pour plus de détails à ce sujet, se reporter à la section 3.6 du volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère.

20 V. Gestion du compte dans le système CITSS 30. Qu arrive-t-il si un représentant de comptes ne travaille plus pour l émetteur ou le participant propriétaire du compte? Tout d abord, un des représentants de comptes de l émetteur ou du participant en question devra supprimer ce représentant de comptes. Si le compte n a que deux représentants de comptes, une autre personne devra s inscrire comme utilisateur afin de remplacer celui qui a quitté l entreprise. Si le compte a plus de deux représentants de comptes, la suppression d un représentant de comptes est effective immédiatement. C est pourquoi il est fortement recommandé d avoir en tout temps trois représentants de comptes. Pour plus de détails au sujet de la modification des représentants de comptes, se reporter à la section du volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. 31. Comment puis-je voir le sommaire des avoirs contenu dans un compte? Pour voir le sommaire d'un compte, il faut cliquer sur le bouton «Visualiser» à droite de ce compte, à partir de la page des comptes du système CITSS. L onglet «Avoirs» présente le sommaire des avoirs du compte sélectionné. Celui-ci contient des renseignements tels que le millésime, le gouvernement participant ainsi que les types, les soustypes, les catégories et les quantités d actifs. À noter que plusieurs de ces renseignements ne sont pertinents que dans le cas des crédits et non des unités d émission.

21 32. Quelles sont les étapes à suivre pour ajouter ou supprimer un représentant de comptes ou un agent d observation de comptes? L onglet «Représentants» et l onglet «Agents d observation» de la page d un compte permettent respectivement l accès aux renseignements concernant les représentants de comptes et les agents d observation de comptes actuels. À partir de ces onglets, on peut également effectuer des ajouts, des suppressions ou des modifications aux représentants de comptes ou aux agents d observation de comptes actuels. De nouveaux représentants de comptes ou agents d observation de comptes peuvent être désignés en inscrivant le numéro de référence de l utilisateur de ceux-ci, dans le champ prévu à cet effet au bas de la page, et en cliquant sur le bouton «Ajouter». Par la suite, le formulaire prévu à cet effet doit être rempli et envoyé par la poste au registraire québécois du système CITSS avant qu un nouveau représentant de comptes ou agent d observation de comptes soit approuvé. Ce formulaire est disponible sur le site Web du Ministère. Un représentant de comptes peut être supprimé d un compte sans être remplacé pourvu que le nombre minimal de représentants soit respecté. Pour plus de détails sur ce sujet, se reporter aux sections et du volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère.

22 33. Le statut d un compte peut-il être changé par le registraire? Le registraire peut changer en tout temps le statut du compte d un émetteur ou d un participant. Cependant, les changements de statut ne s appliquent que pour ce compte. Si un émetteur ou un participant possède plus d un compte (ex. : «Général», «De conformité»), le registraire doit changer le statut d un compte indépendamment des autres. 34. Comment puis-je indiquer dans le système CITSS l intention de l émetteur ou du participant que je représente de participer à la prochaine vente aux enchères ou vente de gré à gré du ministre? Il faut d'abord accéder au sommaire d'un des comptes, en cliquant sur le bouton «Visualiser» à droite de ce compte, à partir de la page des comptes du système CITSS. Par la suite, le bouton «Détails du compte» dirige vers une page de renseignements du compte ou de l ensemble des comptes qui présente plusieurs onglets, dont «Vente aux enchères». Cet onglet fournit l occasion à un représentant de comptes d indiquer l'intérêt de l émetteur ou du participant à participer aux ventes aux enchères et aux ventes de gré à gré du ministre à l aide de la case à cocher : «Participation à une vente aux enchères». En indiquant cet intérêt, le représentant de comptes accepte au nom de l émetteur ou du participant que le nom, les coordonnées et les numéros de comptes de celui-ci soient transférés à l administrateur de la vente aux enchères ou de la vente gré à gré du ministre et aux services financiers mandatés par le gouvernement. Les émetteurs et les participants recevront alors, 60 jours avant la tenue d une vente aux enchères ou d une vente de gré à gré du ministre, un avis par courriel les incitant à y faire leur inscription s ils désirent y participer.

23 Un représentant de comptes peut également désactiver l option «Participation à une vente aux enchères» si l émetteur ou le participant ne souhaite plus participer aux ventes et préfère mettre un terme au partage d informations avec l administrateur de la vente aux enchères ou de la vente de gré à gré du ministre et le fournisseur de services financiers mandatés par le gouvernement. Cette option peut être modifiée à tout moment, mais elle doit être activée au plus tard 40 jours avant la prochaine vente pour que l émetteur ou le participant soit en mesure d y participer. Pour plus de détails sur cet aspect, se reporter à la section du volume 2 du Guide d utilisation du système CITSS consultable sur le site Web du Ministère. VI. Messagerie du système CITSS 35. Pourquoi ai-je reçu un courriel du système CITSS? Le système CITSS envoie des courriels automatisés selon différentes circonstances, notamment : à la réception, par le registraire, de renseignements soumis par voie électronique concernant une demande d inscription d un utilisateur ou une demande d ouverture de compte; à la suite d un changement de statut : o d une demande d inscription, o d une demande d ouverture de compte, o d utilisateur du système CITSS, o d un transfert de droits d émission de GES,

24 o d une délivrance de droits d émission de GES; à la suite de l approbation ou encore du refus d une demande d inscription d un utilisateur ou d une demande d ouverture de compte; au moment d un transfert de droits d émission de GES; à la réception, par le registraire, d une demande d ajout d un représentant de comptes ou d un agent d observation de comptes soumise par voie électronique; à la réception, par le registraire, d une demande de modification des renseignements du profil d utilisateur du système CITSS soumise par voie électronique et devant être approuvée par le registraire; à la suite de la modification de renseignements du profil d utilisateur; à la suite du verrouillage d une session; à la suite de l envoi d un mot de passe temporaire. 36. Une réponse à ces courriels automatisés est-elle requise? Il ne faut jamais répondre à un courriel envoyé par le système CITSS, ni en aucun cas fournir son identifiant d utilisateur ou son mot de passe en réponse à un courriel envoyé par le système. La majorité des courriels sont envoyés à titre informatif seulement et ne nécessitent pas d actions supplémentaires de la part de l'utilisateur. Si des actions étaient attendues de la part de l'utilisateur, les instructions pertinentes seraient présentées dans ce courriel. À noter que le système CITSS n envoie jamais de lien hypertexte vers le site Web de la plateforme : si un courriel reçu semble provenir du système CITSS et qu il contient un lien hypertexte, il ne faut surtout pas cliquer sur ce lien. Pour ouvrir une session, il est recommandé de se connecter de façon indépendante au système CITSS.

25 37. Pourquoi est-ce que je ne reçois aucun courriel à la suite de mon inscription au système CITSS? L'utilisateur doit d abord s'assurer que l'adresse de courriel saisie au moment de son inscription au système CITSS est bel et bien valide et que cette dernière est toujours utilisée pour récupérer les messages. Aussi, il arrive que des courriels soient dirigés directement dans la boîte de courriels indésirables (pourriels ou spam) du service de courriel de l utilisateur. Pour éviter cette situation, il faut signifier au logiciel/service de courriel de ne pas considérer les courriels venant de Western Climate Initiative, inc. (WCI, inc.) (@wci-inc.org) comme des courriels indésirables. L utilisateur pourra consulter la rubrique d aide du logiciel/service de courriel ou les services informatiques en entreprise pour connaître la façon de procéder à cet égard puisque celle-ci varie selon le logiciel/service de courriel.