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1 Tableaux Création Positionner le point d'insertion à l'endroit où le tableau doit être inséré. En utilisant les menus Menu Tableau / Insérer tableau Suivre les indications En utilisant la barre d'outils standard Cliquer sur le bouton Insérer un tableau Faire un clic glisser pour indiquer le nombre de lignes et de colonnes En utilisant la barre d'outils Tableaux et bordures Déplacement dans un tableau Dans l'exemple le tableau est constitué de 3 lignes et de 4 colonnes Cliquer dans la cellule du tableau pour positionner le point d'insertion Utiliser les touches de direction du clavier pour atteindre une autre cellule ( ) Utiliser la touche de tabulation (à gauche de la touche A) pour atteindre la cellule suivante Sélections dans un tableau Une cellule Pointer le bord de la cellule et cliquer Cliquer trois fois dans la cellule Menu Tableau / Sélectionner / Cellule Une ligne Pointer à gauche la ligne hors tableau et cliquer Menu Tableau / Sélectionner / Ligne Une colonne Pointer le bord supérieur de la colonne et cliquer 22

2 Presser la touche ALT et cliquer sur la colonne Menu Tableau / Sélectionner / Colonne Le tableau Presser la touche ALT et double cliquer dans la marge à gauche du tableau Menu Tableau / Sélectionner / Tableau Pour sélectionner plusieurs lignes ou colonnes Cliquer, maintenir appuyé et étendre la sélection Insérer des cellules, lignes ou colonnes Sélectionner la cellule, ligne ou colonne qui suivra la nouvelle insertion Menu Tableau / Insérer Indiquer la position de la nouvelle ligne ou colonne par rapport à la sélection Pour l'insertion d'une cellule, indiquer dans la boite de dialogue l'effet qu'aura l'insertion sur la ou les cellules sélectionnées. Utiliser le bouton Insérer dans la barre d'outils Tableaux et bordures Pour insérer une nouvelle ligne à la fin du tableau, il suffit de se positionner dans la dernière cellule en bas à droite et de presser la touche de tabulation. Supprimer des cellules, lignes ou colonnes Sélectionner la cellule, ligne ou colonne à supprimer Menu Tableau / Supprimer / Cellule, Ligne, Colonne ou Tableau Modifier la largeur des colonnes, la hauteur des lignes et l'alignement En utilisant la souris Cliquer en dehors du tableau Une colonne Pointer la ligne verticale à droite de la colonne à agrandir (le pointeur de souris prend la forme d'une flèche bidirectionnelle) Cliquer et faire glisser la souris pour modifier la largeur Une ligne Pointer la ligne horizontale en dessous de la ligne à agrandir (le pointeur de souris prend la forme d'une flèche bidirectionnelle) Cliquer et faire glisser la souris pour modifier la largeur Presser la touche ALT pendant le déplacement de la souris pour visualiser dans la règle les dimensions des lignes ou des colonnes. Presser la touche pendant le déplacement de la souris pour modifier la taille d'une colonne ou d'une ligne sans modifier la taille des autres. 23

3 Presser les touches CTRL+ pendant le déplacement de la souris pour modifier proportionnellement la taille des lignes et des colonnes. En utilisant les menus Cliquer dans la colonne, ligne ou cellule à modifier Menu Tableau / Propriétés du tableau Onglet Tableau Onglet ligne Onglet colonne Onglet Cellule Modifier l'alignement en utilisant la barre d'outils Tableaux et bordures Afficher la barre d'outils Tableaux et bordures Sélectionner la colonne, ligne ou cellule à aligner Dérouler la liste à côté du bouton approprié dans la barre d'outils Cliquer sur l'alignement à appliquer Uniformiser la hauteur des lignes et la largeur des colonnes Afficher la barre d'outils Tableaux et bordures Cliquer dans le tableau Cliquer sur les boutons appropriés pour égaliser les dimensions des lignes entre elles ainsi que celles des colonnes. Formater un tableau Sélectionner les cellules, les lignes ou les colonnes à formater Menu Format / Bordures et trame Sélectionner un type, un style, une couleur et une largeur Sur l'onglet Trame de fond, sélectionner une couleur de remplissage Ok Sélectionner les cellules, les lignes ou les colonnes à formater Utiliser les boutons appropriés dans la barre d'outils Tableaux et bordures Cliquer sur le triangle noir à droite de chaque bouton pour changer le type de bordure ou la couleur de la trame à appliquer Modifier l'orientation du texte Sélectionner le texte à orienter Cliquer sur le bouton approprié dans la barre d'outils Tableaux et bordures Trier dans un tableau Placer le point d'insertion dans la colonne à trier Cliquer sur les boutons appropriés dans la barre d'outils Tableaux et bordures 24

4 Mise en colonnes Le texte des colonnes de type journal se poursuit d'une colonne à la suivante sur une même page. Sélectionnez le texte à afficher sous forme de colonnes. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Colonnes. Faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner le nombre de colonnes souhaité. Formulaires Un formulaire est un document dont une partie est figée et inaccessible et une partie, découpée en zones (ou champs), permettant la saisie des informations variables. C'est donc une sorte de modèle de document qui n'autorise que la saisie de certaines informations. Avantages d'un formulaire : Uniformité des documents issus du formulaire Rapidité de saisie Possibilité de contrôle des saisies (dates, nombres, listes, formatages.) Mise en place de documents pour d'autres utilisateurs. Préparer un formulaire La préparation d'un formulaire est celle d'un document standard auquel on ajoute des zones de saisie qui sont spécifiques aux formulaires. Il faut bien distinguer la préparation de l'utilisation car, en utilisation, seules les zones de saisies sont accessibles à l'utilisateur. Le document possède alors une protection "formulaire". Dans un premier temps, installer la barre d'outils formulaire sur votre bureau : menu Affichage - Barre d'outils - Formulaires. Barre d'outils formulaire On trouve, en partant de la gauche : 3 boutons qui permettent d'insérer un champ texte, une case à cocher, une liste. Un bouton "propriétés" permettant d'accéder aux options du champ sélectionné, on peut aussi y accéder à l'aide du bouton droit de la souris menu propriétés ou en doublecliquant sur le champ. 25

5 3 boutons d'aide à la mise en forme de tableaux ou de cadres texte. Un bouton qui permet d'opter pour des champs sur fond gris ou non (à l'écran uniquement, à l'impression l'ombrage disparaît). Un bouton pour réinitialiser les champs du formulaire Un bouton en forme de cadenas qui autorise le basculement entre les modes "protégé" (utilisation) et "non protégé" (mise au point). Insertion d'un champ texte Un champ texte autorise toute saisie à partir du clavier : caractères, nombres Se placer à l'endroit où insérer la zone de saisie Cliquer sur le bouton "Champ texte" pour voir s'insérer une zone Eventuellement, cliquer sur le bouton des options et modifier : - le type (texte, nombre, date, date courante, heure courante, calcul) - le texte par défaut qui sera présenté à l'utilisateur, lui permettant soit de mieux appréhender ce qu'on veut qu'il saisisse, soit de lui éviter une saisie si c'est la valeur la plus fréquente. - la longueur maximale éventuelle - le format qui dépend du type (majuscules, minuscules, décimales, années sur 4 chiffres ) - le texte d'aide (optionnel) qui s'affichera soit dans la barre de renseignements de Word (située au bas de l'écran), soit lorsqu'on appuie sur la touche F1. Les options complémentaires : macros, type calcul sont réservées à des utilisateurs experts. Insertion d'une case à cocher Une case à cocher peut être utilisée pour des formulaires tels que les questionnaires Se placer à l'endroit où insérer la case Cliquer sur le bouton "Case à cocher" pour voir s'insérer une case Eventuellement, cliquer sur le bouton des options et modifier : - la taille - le mode par défaut : cochée ou non cochée. - le texte d'aide (optionnel) qui s'affichera dans la barre de renseignements de Word (située au bas de l'écran), soit lorsqu'on appuie sur la touche F1. - les options complémentaires : macros, etc. sont réservées à des utilisateurs avertis et ne sont pas décrites ici. Insertion d'une liste déroulante de valeurs Une liste permet de guider l'utilisateur en lui proposant de choisir sa saisie parmi un nombre limité de valeurs (i/non - Rouge/Blanc/Vert/Bleu - Trop/Suffisant/Pas assez/non réponse ) 26

6 Se placer à l'endroit où insérer la case Cliquer sur le bouton "Liste déroulante de formulaire" pour voir s'insérer une zone rectangulaire Cliquer sur le bouton des options pour : - ajouter autant de valeurs qu'il en faut dans la liste en les ordonnant selon votre choix : - ajouter au besoin un texte d'aide qui s'affichera soit dans la barre de renseignements de Word (située au bas de l'écran), soit lorsqu'on appuie sur la touche F1. Enregistrement du formulaire Une fois le document correctement agencé, les zones de saisie prêtes et convenablement configurées, vous devez déclarer à Word que le document est un formulaire et le protéger en mode formulaire. Cliquer sur l'icône de droite en forme de cadenas de la barre d'outils formulaire, ou bien Sélectionner le menu tils Protection Formulaire (vous avez la possibilité de cette façon de mettre un mot de passe au formulaire pour éviter que les utilisateurs ne viennent à modifier la partie "texte" du document (NE PAS L'OUBLIER!). Enregistrer alors votre document comme tout document standard Modification du formulaire Le caractère protégé du formulaire vous interdit de le modifier comme un document traditionnel. Il faut d'abord enlever sa protection, le modifier, puis replacer sa protection : Pour enlever la protection, la procédure est similaire à celle qui permet de l'installer (bouton cadenas ou menu tils Ôter la protection. Utilisation d'un formulaire L'utilisation d'un formulaire que l'on a protégé est fort simple vrir le document Passer de zone de saisie en zone de saisie par la touche <TAB> ou <Maj><TAB> et remplir ces zones. Imprimer, enregistrer au besoin sous un autre nom le document. Remarque : Il est judicieux d'enregistrer son formulaire sous forme de modèle pour optimiser son utilisation. 27

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