SEPA Service Center Guide d utilisateur

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1 SEPA Service Center Guide d utilisateur

2 Se connecter à la plate-forme SEPA... 3 Gérer votre profil client... 4 Activer des nouveaux mandats Activer un mandat de domiciliation individuel sur la plate-forme...11 Activer plusieurs mandats de domiciliation sur la plate-forme...14 Activation via des mandats vierges...18 Activation via des packs de mandats vierges...19 Migrer des mandats existants Visualiser, annuler, modifier ou demander une copie d un mandat de domiciliation Rechercher et visualiser les données d un mandat...25 Modifier un mandat...26 Annuler un mandat...27 Imprimer un mandat...27 Visualiser l original d un mandat...27 Demander l original d un mandat...27 Envoyer des rappels Gérer les mandats invalides Statistiques et rapports Contact SEPA Service Center Guide d utilisateur 2

3 Se connecter à la plate-forme SEPA Pour vous connecter à la plate-forme sécurisée SEPA Service Center, rendez-vous sur Sélectionnez votre langue et encodez vos nom d utilisateur et mot de passe communiqués par bpost lors de la signature de votre contrat. Vos nom d utilisateur et mot de passe peuvent être utilisés par plusieurs personnes au sein de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons toutefois de ne communiquer vos données de connexion qu à un nombre limité d utilisateurs. SEPA Service Center Guide d utilisateur 3

4 Gérer votre profil client Lors de l activation de nouveaux mandats, la migration de mandats existants ou l envoi de lettres à vos clients, SEPA Service Center personnalise les documents à l aide du logo et des coordonnées de votre entreprise. Pour ce faire, les informations suivantes doivent être transmises au SEPA Service Center via la fiche opérationnelle fournie lors de la signature de votre contrat : Nom de votre entreprise Si le nom de votre entreprise diffère selon la langue, mentionnez-le dans les 4 langues (FR, NL, DE, EN) (ex : Secrétariat Social Y Sociaal Secretariaat Y persönliche Sekretärin Y - Social Secretariat Y) Maximum 30 caractères Logo de votre entreprise Nom du département ou de la personne qui signera les lettres envoyées à vos clients Format numérique Formats de fichier autorisés : JPG ou PNG Résolution minimale de l image : 300 DPI En noir & blanc ou en couleurs Si le nom du département/personne varie en fonction de la langue, mentionnez-le dans les 4 langues (FR, NL, DE, EN). (ex : Service comptabilité, Dienst Boekhouding, Accounting-Service, Accounting Service) Maximum 30 caractères Coordonnées de votre Service Clientèle N de téléphone et adresse de votre Service Clientèle que vos clients pourront contacter en cas de questions sur leur domiciliation. Si les données de contact de votre Service Clientèle diffère selon la langue du client, mentionnez-les pour les 4 langues (FR, NL, DE et EN). Maximum 30 caractères par champ Coordonnées du siège social de votre entreprise Adresse : Zoning, bâtiment (si d application) ex: Centre Monnaie Rue Numéro Boîte postale éventuelle Code postal Commune/ ville Pays Site internet N d entreprise (BCE): n d enregistrement de votre entreprise à la Banque Carrefour des Entreprises. SEPA Service Center Guide d utilisateur 4

5 N créditeur de votre entreprise Nouveau n de créancier de votre entreprise (format européen) que votre banque vous a communiqué lors de la signature de votre nouveau contrat de créancier avec celleci. Champs personnalisés SEPA Service Center vous offre la possibilité d ajouter des champs libres (maximum 3) sur les mandats afin de collecter et/ou de vérifier certaines informations supplémentaires utiles à vos activités. Ex : adresse de vos clients, n de téléphone, Introduisez alors le titre du/des champ(s) dans les 4 langues. Maximum 68 caractères Il est également possible d introduire une communication dans ces champs. Pour cela, introduisez la phrase dans les 4 langues. Veillez toutefois à ne pas dépasser les 68 caractères par champ. SEPA Service Center Guide d utilisateur 5

6 Exemple de mandat SEPA Business-to-Business personnalisé avec les données de bpost Personnalisation logo et coordonnées du siège central votre entreprise Champs personnalisés SEPA Service Center Guide d utilisateur 6

7 Exemple de lettre de confirmation personnalisée avec les coordonnées de «bpost» Personnalisation logo et coordonnées du siège central de votre entreprise Personnalisation coordonnées de votre service clientèle Personnalisation coordonnées du service clientèle Personnalisation signature de la lettre SEPA Service Center Guide d utilisateur 7

8 Lors de la signature de votre contrat SEPA Service Center, bpost demande également certaines informations générales qui seront utilisées pour les communications administratives et opérationnelles telles que l envoi des mandats à votre entreprise, l envoi des données des mandats traités, l envoi des factures, Transmettez ces informations également via la fiche opérationnelle fournie lors de la signature de votre contrat. Langue Langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les communications opérationnelles de bpost. N entreprise N d enregistrement de votre entreprise à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) Adresse pour l envoi des commandes de mandats vierges Coordonnées de contact pour l envoi des rapports/données Personne de contact en cas de problèmes opérationnels Adresse de facturation Adresse où sont envoyés les mandats vierges commandés : Nom d entreprise Département Destinataire (NOM, Prénom) Zoning/building Rue N Boîte postale éventuelle Code postal Commune/ville Pays SEPA Service Center prévoit, si vous avez choisi cette option, l envoi électronique à votre entreprise des mandats numérisés sous format PDF (image) et sous format.xml et/ou.csv (données). Les données suivantes seront utilisées pour l envoi électronique de ces données : Nom Prénom Fonction Adresse N de téléphone Nom Prénom Fonction Adresse N de téléphone Nom de l entreprise Département Destinataire (NOM, Prénom) Zoning/building Rue N Boîte postale éventuelle Code postal Commune/ville Pays SEPA Service Center Guide d utilisateur 8

9 N client PRS Votre numéro client si vous êtes déjà client chez bpost Options de la solution SEPA Service Center Liste des options que vous avez choisies Comment visualiser et/ou modifier vos données sur la plate-forme? Pour visualiser vos données, rendez-vous dans la section «Mon Profil > Mes données». Vous pouvez modifier vos données directement depuis la plate-forme : Introduisez les modifications. Note : Pour des raisons de sécurité, certains champs tels que «Données de connexion» et «Options» ne peuvent être directement modifiés sur la plate-forme. Veuillez prendre contact avec bpost pour toute demande de modification de ces données. Cliquez sur «Sauver» pour enregistrer les modifications. SEPA Service Center Guide d utilisateur 9

10 Activer des nouveaux mandats Pour l activation de nouveaux mandats de domiciliation, bpost vous offre 4 possibilités : l activation d un mandat sur la plate-forme : vous encodez les données du débiteur directement sur la plate-forme SEPA Service Center. bpost se charge ensuite de produire et d envoyer au débiteur un mandat de domiciliation personnalisé à l aide de ses données. l activation de plusieurs mandats sur la plate-forme : vous télécharger un fichier qui reprend l ensemble des données des débiteurs qui désirent activer un nouveau mandat. bpost se charge ensuite de produire et d envoyer aux débiteurs un mandat de domiciliation personnalisé à l aide de leurs données. l activation via des mandats vierges : bpost produit des mandats vierges et vous les envoie afin que vous puissiez facilement activer des nouvelles domiciliations depuis vos différents points de vente ou canaux de communication. l activation via des packs de mandats vierges : bpost produit des mandats vierges et vous les envoie conditionnés en pack de 25, 100 ou 500. Le conditionnement par pack implique également que les coûts de traitement des mandats sont pré-payés et ne sont donc pas facturés séparément des frais de production. Remarque : Quelque soit le mode d activation choisi, bpost utilise des formulaires de mandat personnalisés à l aide du logo et des coordonnées de votre entreprise. Ces données sont reprises dans la section «Mon profil mes données» de la plate-forme SEPA Service Center. Avant d activer des nouveaux mandats, vérifiez donc toujours que vos données sont à jour. (plus d explications pg 9). SEPA Service Center Guide d utilisateur 10

11 Activer un mandat de domiciliation individuel sur la plate-forme Pour activer un mandat de domiciliation individuel sur la plate-forme : Rendez-vous dans la section «Gestion des mandats de domiciliation > créer un mandat de domiciliation» Les données et le logo de votre entreprise s affichent dans l en-tête du mandat. Si celles-ci ne sont pas correctes, vous pouvez les modifier directement sur la plate-forme (voir explications pg 9) Choisissez le type de mandat à activer : B2B scheme: pour l activation d un mandat SEPA Business-to-Business. Ce type de mandat est utilisé pour l encaissement de factures destinées uniquement à des débiteurs professionnels qui ne bénéficieront donc pas d un droit de remboursement. Core scheme: pour l activation d un mandat SEPA utilisé pour l encaissement de factures destinées à des débiteurs particuliers ou professionnels qui bénéficieront d un droit de remboursement pendant 8 semaines à compter du débit de leur compte. Sélectionnez la langue du mandat qui sera envoyé au débiteur : français (FR), néerlandais (NL), allemand (DE) ou anglais (EN). Le nom des champs à remplir ainsi que le logo et les coordonnées de votre entreprise s adapteront automatiquement en fonction de la langue sélectionnée. SEPA Service Center Guide d utilisateur 11

12 Encodez les données du débiteur. Informations client du débiteur Nom - Prénom champs obligatoires si le champ «nom de la société» n est pas complété. Prénom et nom de la personne à qui sera envoyé le mandat de domiciliation. Maximum 255 caractères par champ. Nom de la société B2B scheme : champs obligatoire Core scheme : champs non obligatoire pour les clients particuliers Adresse Champs obligatoires excepté la boîte postale. N entreprise champs obligatoire si le champ «nom de la société» est complété. Maximum 255 caractères Note : si vous complétez ce champ, veuillez également fournir le champ «n d entreprise». Et inversement. Rue maximum 30 caractères N - maximum 5 caractères Boîte postale éventuelle maximum 5 caractères Code postal/ville Pays maximum 30 caractères N d enregistrement du débiteur à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) Format : xxxx.xxx.xxx ou xxxxxxxxxx Informations financières du débiteur N de compte IBAN Champ facultatif Code BIC SWIFT Champ facultatif Compte bancaire du débiteur code IBAN (16 caractères en Belgique) ex : BE Compte bancaire du débiteur code BIC (en général 8 caractères). Format : XXXXYY00(111) ex : BEABBB23 Si le n de compte IBAN est correcte et est lié à un compte en Belgique, SEPA Service Center génère automatiquement le code BIC. SEPA Service Center effectue également un contrôle du code BIC et affichera un message d erreur si les codes BIC et IBAN ne correspondent pas ou si le code BIC correspond à une banque qui ne supporte pas le type de mandat choisit (B2B scheme ou Core scheme) Type d encaissement Encaissement récurrent (standard) ou unique. Champ obligatoire SEPA Service Center Guide d utilisateur 12

13 Référence du mandat bpost se charge d attribuer un n de référence unique SEPA à chaque mandat activé. Vous avez toutefois la possibilité de choisir vous-même ce n de référence. Assurez-vous toutefois qu il soit unique au sein de votre entreprise. Dans ce cas, encodez le n de référence désiré. Format numérique - maximum 19 caractères Informations additionnelles Champs optionnels Si vous avez opté pour cette possibilité et que vous possédez déjà certaines données pour ces champs, mentionnez-les. Elles pourront ainsi être vérifiées et éventuellement corrigées le débiteur. Maximum 68 caractères Informations contractuelles N de contrat Champ obligatoire N de contrat ou n client du débiteur chez vous. Maximum 35 caractères Note : SEPA Service Center effectue un contrôle pour s assurer qu un même n de contrat n est pas utilisé pour plusieurs débiteurs. En cas de doublon, le système affiche un message d erreur contenant le nom des différents débiteurs enregistrés sous ce n de contrat. Cliquez sur «Aperçu» et vérifier les données. Cliquez ensuite sur «Confirmer» pour lancer la production et l envoi du mandat au débiteur pour validation et signature. SEPA Service Center Guide d utilisateur 13

14 Activer plusieurs mandats de domiciliation sur la plate-forme Pour activer plusieurs mandats de domiciliation simultanément : Rendez-vous dans la section «Gestion des mandats de domiciliation > Télécharger des nouveaux mandats de domiciliation» Téléchargez ensuite votre base de données reprenant les informations pour l ensemble des débiteurs pour lesquels vous désirez activer un nouveau mandat : 1 base de données par type de mandat (standard (core scheme) ou B2B) Format csv. ou xml. Utilisez le fichier exemple d activation fourni lors de la signature de votre contrat afin de respecter le nom et l ordre des informations à communiquer. Une ligne de données doit contenir 19 champs (colonnes) et ce même si certains champs sont vides. Certains champs sont obligatoires. Si un de ces champs n est pas complété ou ne respecte pas le format demandé, le mandat lié aux données concernées ne partira pas en production. Vous recevrez alors, pour correction, une notification qui reprendra l ensemble des lignes erronées du fichier ainsi que la raison pour laquelle ces lignes ne peuvent être traitées par le système (ex : champ obligatoire manquant, code IBAN ou BIC invalide, ) Les champs facultatifs qui ne seront pas complétés, resteront vides sur le mandat mais ne bloqueront pas le processus de production du mandat. Seuls les caractères latins suivants sont acceptés : a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -?: ( )., ' + «espace» SEPA Service Center Guide d utilisateur 14

15 Informations à inclure dans la base de données de vos clients : Nom d entreprise du débiteur Mandat B2B : champ obligatoire Mandat standard (core): champ non obligatoire pour les clients-débiteurs particuliers Maximum 255 caractères Nom du champ dans le fichier : <Endcustomer_name> Note : si vous complétez ce champ, veuillez également fournir le champ «n d entreprise». Et inversement. Nom et prénom du destinataire chez le débiteur Champs obligatoires si vous n avez pas complété le précédent «nom d entreprise». Débiteur particulier : nom et prénom du débiteur Débiteur professionnel : prénom et nom de la personne à qui sera envoyé le mandat de domiciliation. Note : si vous ne possédez pas les nom et prénom d une personne de contact adéquate, indiquez dans le champ «nom» une fonction ou un département à qui nous pourrons adresser l envoi. Ex : responsable du service Finance, Service comptabilité, Maximum 255 caractères par champ. Nom des champs: <Endcustomer_contact_firstname> <Endcustomer_contact_lastname> Adresse du débiteur Champs obligatoires excepté le n et la boîte postale. Rue maximum 30 caractères Nom du champ: <Endcustomer_street> N - maximum 5 caractères Nom du champ: <Endcustomer_number> Boîte postale éventuelle maximum 5 caractères Nom du champ: <Endcustomer_box> Code postal entre 3 et 10 caractères Nom du champ: <Endcustomer_code> Commune/ville entre 2 et 30 caractères Nom du champ: <Endcustomer_locality> Pays à indiquer sous forme du code du pays Ex : Belgique : BE France : FR Allemagne : GE Pays-Bas : NL Luxembourg : LU Nom du champ: <Endcustomer_country> SEPA Service Center Guide d utilisateur 15

16 Langue du débiteur Champ obligatoire Langue dans laquelle le mandat sera envoyé au débiteur. Français : FR Néerlandais : NL Allemand : DE Anglais : EN Nom du : <Endcustomer_language> N entreprise du débiteur Champ obligatoire si vous avez complété le champ «Nom d entreprise du débiteur» N de contrat ou n client du débiteur Champ obligatoire Code IBAN du débiteur Champ facultatif N d enregistrement du débiteur à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) Format : xxxx.xxx.xxx ou xxxxxxxxxx Nom du champ : <Endcustomer_KBO> N de contrat ou n client du débiteur chez vous. Maximum 35 caractères Nom du champ: <Endcustomer_contractID> Compte bancaire du débiteur code IBAN (16 caractères en Belgique) Format : ex : BE Nom du champ: <Endcustomer_IBAN> Code BIC du débiteur Champ facultatif Compte bancaire du débiteur code BIC (en général 8 caractères). Format : XXXXYY00(111) ex : BEABBB23 Nom du champ: <Endcustomer_BIC> Type de paiement choisi par le débiteur Champ obligatoire Indiquez «1» s il s agit d un encaissement unique. Indiquez «2» s il s agit d un encaissement récurrent (standard) = cas le plus fréquent. Nom du champ: <Endcustomer_payment_type> N de référence SEPA Champ facultatif excepté si vous désirez choisir vous-même le n de référence unique des mandats bpost se charge d attribuer un n de référence unique SEPA à chaque mandat activé. Vous avez toutefois la possibilité de choisir vous-même ce n de référence. Assurez-vous toutefois que celui-ci soit unique au sein de votre entreprise. Dans ce cas, encodez le n de référence désiré. Format numérique - maximum 19 caractères Nom du champ: <sepa_umref> SEPA Service Center Guide d utilisateur 16

17 Champs optionnels SEPA Service Center vous offre la possibilité d ajouter des champs libres (maximum 3) afin de collecter certaines informations additionnelles nécessaires à vos activités. Si vous désirez ajouter ces champs, le titre des champs doit nous être transmis. Plus d explications pg 4 Si vous avez opté pour cette possibilité et que vous possédez déjà certaines données pour ces champs, mentionnez-les dans votre base de données. Elles pourront ainsi être vérifiées et éventuellement corrigées par les débiteurs. Maximum 68 caractères Nom des champs: <Endcustomer_option_1> <Endcustomer_option_2> <Endcustomer_option_3> Déterminez ensuite le type de mandat que vous désirez activer : B2B scheme: pour l activation d un mandat SEPA Business-to-Business. Ce type de mandat est utilisé pour l encaissement de factures destinées uniquement à des débiteurs professionnels qui ne bénéficieront donc pas d un droit de remboursement. Core scheme : pour l activation d un mandat SEPA utilisé pour l encaissement de factures destinées à des débiteurs particuliers ou professionnels qui bénéficieront d un droit de remboursement pendant 8 semaines à compter du débit de leur compte. Cliquez sur «Aperçu». Un aperçu des 5 premiers mandats s affichera. Vérifier les données et le fait qu elles soient indiquées dans les champs correspondants. Cliquez ensuite sur «Confirmer» pour lancer la production et l envoi des mandats aux débiteurs. SEPA Service Center Guide d utilisateur 17

18 Activation via des mandats vierges Pour commander des mandats vierges : Rendez-vous dans la section «Gestion des mandats de domiciliation > Commander des nouveaux mandats de domiciliation» Déterminez le type de mandats que vous désirez commander : B2B blanc : pour commander des mandats SEPA Business-to-Business. Ce type de mandat est utilisé pour l encaissement de factures destinées uniquement à des débiteurs professionnels qui ne bénéficieront donc pas d un droit de remboursement. Core blanc : pour commander des mandats SEPA utilisé pour l encaissement de factures destinées à des débiteurs particuliers ou professionnels qui bénéficieront d un droit de remboursement pendant 8 semaines à compter du débit de leur compte. Choisissez ensuite la langue des mandats : français (FR), néerlandais (NL), allemand (DE) ou anglais (EN) ainsi que le nombre de mandats désirés (max par commande). Cliquez sur «Ajouter» pour ajouter le produit à votre panier. Répétez éventuellement l opération si vous désirez commander plusieurs types de mandats différents. Une fois terminé, cliquez sur «commander». Vérifiez le récapitulatif de votre commande qui s affichera. Cliquez sur «Confirmer la commande» si les données sont correctes. Dans le cas contraire, cliquez sur «Annuler la commande». Une fois produits, les mandats vierges vous seront envoyés par courrier à l adresse mentionnée dans la section «Mon Profil mes données». SEPA Service Center Guide d utilisateur 18

19 Activation via des packs de mandats vierges Pour commander des packs mandats vierges : Rendez-vous dans la section «Gestion des mandats de domiciliation > Commander des nouveaux mandats de domiciliation» Déterminez le type de mandats que vous désirez commander : B2B PACK : pour commander des packs de mandats SEPA Business-to-Busines. Ce type de mandat est utilisé pour l encaissement de factures destinées uniquement à des débiteurs professionnels qui ne bénéficieront donc pas d un droit de remboursement. Core PACK : pour commander des packs de mandats SEPA utilisé pour l encaissement de factures destinées à des débiteurs particuliers ou professionnels qui bénéficieront d un droit de remboursement pendant 8 semaines à compter du débit de leur compte. Choisissez ensuite : la langue des mandats : français (FR), néerlandais (NL), allemand (DE) ou anglais (EN) le nombre de packs : minimum 0 maximum 100 le nombre de mandats par packs : 25, 100 ou 500. Maximum mandats par commande. Cliquez sur «Ajouter» pour ajouter le produit à votre panier. Répétez éventuellement l opération si vous désirez commander plusieurs types de packs de mandats. Une fois terminé, cliquez sur «commander». Vérifiez le récapitulatif de votre commande qui s affichera. Cliquez sur «Confirmer la commande» si les données sont correctes. Dans le cas contraire, cliquez sur «Annuler la commande». Une fois produits, les packs de mandats vierges vous seront envoyés par courrier à l adresse mentionnée dans la section «Mon Profil mes données». SEPA Service Center Guide d utilisateur 19

20 Migrer des mandats existants Pour la migration des mandats de domiciliation existants, bpost vous propose : la migration standard des mandats qui comprend: la migration des n de domiciliation actuels vers des n de référence uniques SEPA. la communication de cette information à vos clients via une lettre de confirmation personnalisée. la migration des mandats vers des mandats SEPA B2B qui comprend : la production de mandats SEPA B2B en format self-mailer, pré-affranchis et sur lesquels l adresse de retour est déjà pré-imprimée de sorte que les débiteurs puissent facilement retourner le mandat complété et signé. l envoi aux débiteurs des mandats accompagnés d une lettre informative personnalisée. l envoi aux débiteurs après réception et traitement de leur mandat complété, d une lettre de confirmation reprenant le n unique ainsi qu une copie de leur mandat. Une deuxième copie destinée à leur banque est également jointe. Remarque : Quelque soit le type de migration choisi, bpost utilise des mandats personnalisés à l aide du logo et des coordonnées de votre entreprise. Ces données sont reprises dans la section «Mon profil mes données» de la plate-forme SEPA Service Center. Avant de migrer des mandats, vérifiez donc toujours que vos données sont à jour. (plus d explications pg 9). Comment migrer des mandats de domiciliation existants? Préparez votre base de données reprenant les informations pour l ensemble des débiteurs particuliers ou professionnels - dont le mandat de domiciliation doit être migré : 1 base de données par type de mandat (standard (core scheme) ou B2B) Format csv. ou xml. Utilisez le fichier exemple de migration fourni lors de la signature de votre contrat afin de respecter le nom et l ordre des informations à communiquer. Une ligne de données doit contenir 19 champs (colonnes) et ce même si certains champs sont vides. Certains champs sont obligatoires. Si un de ces champs n est pas complété ou ne respecte pas le format demandé, le mandat lié aux données concernées ne partira pas en production. Vous recevrez alors, pour correction, une notification qui reprendra l ensemble des lignes erronées du fichier ainsi que la raison pour laquelle ces lignes ne peuvent être traitées par le système (ex : champ obligatoire manquant, code IBAN ou BIC invalide, ) Les champs facultatifs qui ne seront pas complétés, resteront vides sur le mandat mais ne bloqueront pas le processus de production du mandat. SEPA Service Center Guide d utilisateur 20

21 Seuls les caractères latins suivants sont acceptés : a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -?: ( )., ' + «espace» Informations à inclure dans la base de données de vos clients : Nom d entreprise du débiteur Mandat B2B : champ obligatoire Mandat standard (core): champ non obligatoire pour les clients-débiteurs particuliers Nom et prénom du destinataire chez le débiteur Champs obligatoires si vous n avez pas complété le précédent «nom d entreprise». Maximum 255 caractères Nom du champ dans le fichier : <Endcustomer_name> Note : si vous complétez ce champ, veuillez également fournir le champ «n d entreprise». Et inversement. Débiteur particulier : nom et prénom du débiteur Débiteur professionnel : prénom et nom de la personne à qui sera envoyé le mandat de domiciliation. Note : si vous ne possédez pas les nom et prénom d une personne de contact adéquate, indiquez dans le champ «nom» une fonction ou un département à qui nous pourrons adresser l envoi. Ex : responsable du service Finance, Service comptabilité, Maximum 255 caractères par champ. Nom des champs: <Endcustomer_contact_firstname> <Endcustomer_contact_lastname> Adresse du débiteur Champs obligatoires excepté le n et la boîte postale. Rue maximum 30 caractères Nom du champ: <Endcustomer_street> N - maximum 5 caractères Nom du champ: <Endcustomer_number> Boîte postale éventuelle maximum 5 caractères Nom du champ: <Endcustomer_box> Code postal entre 3 et 10 caractères Nom du champ: <Endcustomer_code> Commune/ville entre 2 et 30 caractères Nom du champ: <Endcustomer_locality> Pays à indiquer sous forme du code du pays Ex : Belgique : BE France : FR Allemagne : GE Pays-Bas : NL Luxembourg : LU Nom du champ: <Endcustomer_country> SEPA Service Center Guide d utilisateur 21

22 Langue du débiteur Champ obligatoire Langue dans laquelle le mandat sera envoyé au débiteur. Français : FR Néerlandais : NL Allemand : DE Anglais : EN Nom du : <Endcustomer_language> N entreprise du débiteur Champ obligatoire si vous avez complété le champ «Nom d entreprise du débiteur» N de contrat ou n client du débiteur Champ obligatoire Code IBAN du débiteur Champ facultatif N d enregistrement du débiteur à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) Format : xxxx.xxx.xxx ou xxxxxxxxxx Nom du champ : <Endcustomer_KBO> N de contrat ou n client du débiteur chez vous. Maximum 35 caractères Nom du champ: <Endcustomer_contractID> Compte bancaire du débiteur code IBAN (16 caractères en Belgique) Format : ex : BE Nom du champ: <Endcustomer_IBAN> Code BIC du débiteur Champ facultatif Compte bancaire du débiteur code BIC (en général 8 caractères). Format : XXXXYY00(111) ex : BEABBB23 Nom du champ: <Endcustomer_BIC> Type de paiement choisi par le débiteur Champ obligatoire Indiquez «1» s il s agit d un encaissement unique. Indiquez «2» s il s agit d un encaissement récurrent (standard) = cas le plus fréquent. Nom du champ: <Endcustomer_payment_type> N actuel de domiciliation du débiteur Champ facultatif excepté si vous désirez conserver ce n comme référence unique du nouveau mandat Référence actuelle du mandat du débiteur système belge DOM 80 ou DOM 70. Format : 12 caractères : XXXYYYYYYYZZ (sans tirets) Nom du champ: <Endcustomer_Belgian_DOM80_Number> SEPA Service Center Guide d utilisateur 22

23 Champs optionnels SEPA Service Center vous offre la possibilité d ajouter des champs libres (maximum 3) afin de collecter certaines informations additionnelles nécessaires à vos activités. Si vous désirez ajouter ces champs, le titre des champs doit nous être transmis. Plus d explications pg 4 Si vous avez opté pour cette possibilité et que vous possédez déjà certaines données pour ces champs, mentionnez-les dans votre base de données. Elles pourront ainsi être vérifiées et éventuellement corrigées par les débiteurs. Maximum 68 caractères Nom des champs: <Endcustomer_option_1> <Endcustomer_option_2> <Endcustomer_option_3> Lorsque votre base de données est prête, cliquez sur «Gestion des mandats de domiciliation > Migrer des mandats de domiciliation existants» dans le menu à gauche de votre écran Téléchargez votre base de données SEPA Service Center Guide d utilisateur 23

24 Déterminez ensuite: si vous désirez conserver ou non les n s de domiciliations actuels (format belge DOM 80) le type de migration : - Migration B2B: pour migrer des mandats vers des mandats SEPA Business-to- Business. Ce type de mandat est utilisé pour l encaissement de factures destinées uniquement à des débiteurs professionnels qui ne bénéficieront donc pas d un droit de remboursement. - Migration Core: pour migrer des mandats vers des mandats SEPA utilisé pour l encaissement de factures destinées à des débiteurs particuliers ou professionnels qui bénéficieront d un droit de remboursement pendant 8 semaines à compter du débit de leur compte. Cliquez sur «Aperçu». Un aperçu des 5 premiers mandats s affichera. Vérifier les données et le fait qu elles soient indiquées dans les champs correspondants. Cliquez ensuite sur «Confirmer» pour lancer la production et l envoi des mandats aux débiteurs. SEPA Service Center Guide d utilisateur 24

25 Visualiser, annuler, modifier ou demander une copie d un mandat de domiciliation L ensemble des mandats traités par SEPA Service Center sont disponibles sur la plate-forme électronique accessible 7j/7-24h/24. Vous pouvez ainsi facilement gérer les mandats de vos débiteurs à savoir : visualiser les données ou le statut d un mandat, annuler un mandat, le modifier ou en demander la copie originale. Rechercher et visualiser les données d un mandat Pour rechercher un mandat sur la plate-forme et en visualiser les données : Cliquez sur «Gestion des mandats de domiciliation > Rechercher un mandat de domiciliation» dans le menu à gauche de votre écran Introduisez un ou plusieurs critère(s) et lancez la recherche. Si vous recherchez le mandat d un débiteur particulier, indiquez les données sous la rubrique «Donnés du débiteur particulier» Si vous recherche le mandat d un débiteur professionnel, indiquez les données sous la rubrique «Données du débiteur entreprise». Vous pouvez également introduire le n IBAN, le n de contrat, le n de référence unique SEPA du mandat ou encore le statut du mandat sous la rubrique «Autres données». Ces données étant uniques, elles vous permettront de trouver plus rapidement le mandat recherché. Si vous souhaitez lancer une recherche sur base d un des critères que vous avez définis comme «champs personnalisés» sur les mandats (ex : n de téléphone, adresse , ), introduisez les données dans la rubriques «Mes données». SEPA Service Center Guide d utilisateur 25

26 Enfin, si vous voulez retrouver tous les mandats d un certain statut, sélectionnez ce statut dans le menu déroulant et cliquez sur «Rechercher». - Actif : tous les champs obligatoires du mandat (y compris la signature) ont été complétés par le débiteur. Le mandat est donc en ordre et légalement valide. - En cours : le mandat a été envoyé au débiteur et est en cours de validation ou de traitement. - Actif & en cours : le mandat actif ou en cours. - Supprimé : le mandat a été annulé. - Invalide : certains champs obligatoires du mandat n ont pas été complétés par le débiteur ou sont erronés. Le mandat n est donc pas légalement valide et requiert donc votre attention. - Tous : tous les statuts Sélectionnez ensuite le mandat dans la liste qui s affichera pour en afficher les données. Modifier un mandat Votre client a changé de n de compte ou d adresse et désire donc modifier son mandat de domiciliation? Vous pouvez introduire directement les modifications sur notre plate-forme. Un mandat personnalisé à l aide des nouvelles données du débiteur lui sera automatiquement envoyé pour validation. Pour modifier un mandat : Rechercher le mandat à modifier en suivant les instructions ci-dessus. Sélectionnez le mandat dans la liste qui s affichera et cliquez sur «Modifier le mandat». Modifiez les données. Seuls les champs encadrés peuvent être modifiés. La modification des autres champs implique l activation d un nouveau mandat de domiciliation. Cliquez sur «Confirmer» Remarque : lorsque vous modifiez un mandat, l ancienne version du mandat (statut «actif») restera visible sur la plate-forme jusqu à ce que la version modifiée soit validée par le débiteur et traitée par le SEPA Service Center. Les 2 mandats auront le même n de référence et coexisteront temporairement mais sous des statuts différents. SEPA Service Center Guide d utilisateur 26

27 Annuler un mandat Votre client désire annuler son mandat de domiciliation? Répondez directement à sa demande via notre plate-forme SEPA Service Center. Pour annuler un mandat: Rechercher le mandat à modifier en suivant les instructions ci-dessus. Sélectionnez le mandat dans la liste qui s affichera et cliquez sur «Annuler le mandat». Confirmez la demande d annulation du mandat. Le débiteur recevra alors une lettre l informant que son mandat de domiciliation a bien été annulé. Imprimer un mandat Vous désirez imprimer une copie du mandat? Pour cela : Rechercher le mandat à modifier en suivant les instructions ci-dessus. Sélectionnez le mandat dans la liste qui s affichera et cliquez sur «Imprimer le mandat». Visualiser l original d un mandat Vous ou votre débiteur désirez voir le mandat original? Pour cela : Rechercher le mandat à modifier en suivant les instructions ci-dessus. Sélectionnez le mandat dans la liste qui s affichera et cliquez sur «Visualiser le document original». Le système affichera alors une photo (format pdf) du mandat original complété et signé par le débiteur. Note : cette fonction n est disponible que pour les mandats pour lesquels SEPA Service Center a reçu un mandat en retour. Demander l original d un mandat Vous ou votre débiteur désirez récupérer l original papier d un mandat? Pour cela : Rechercher le mandat à modifier en suivant les instructions ci-dessus. Sélectionnez le mandat dans la liste qui s affichera et cliquez sur «Demander une copie papier du mandat». L application vous demandera alors d encoder l adresse d envoi ainsi que le mode de livraison souhaité : livraison normale (2 jours) ou livraison expresse (dans les 4h). Note : cette fonction n est disponible que pour les mandats pour lesquels SEPA Service Center a reçu un mandat en retour. SEPA Service Center Guide d utilisateur 27

28 Envoyer des rappels SEPA Service Center vous offre la possibilité d envoyer des rappels aux débiteurs n ayant pas encore retourné leur mandat complété et signé. Pour faire cela, vous avez 3 possibilités : Choisir l option «envoi de rappels» lors de la signature du contrat SEPA Service Center. Un rappel sera alors automatiquement envoyé aux débiteurs qui n ont pas encore retourné leur mandat complété et signé après un délai de X jours, pré-défini par vous. Veuillez nous contactez pour tout changement concernant cette option. Envoyer un rappel individuel. Pour cela : Rechercher et sélectionnez le mandat à modifier en suivant les instructions pg 25. Dans le menu en haut à droite, cliquez ensuite sur «Envoyer un rappel». Note : cette fonction n est disponible que pour les mandats dont le statut est «en cours» c est-àdire pour lesquels SEPA Service Center n a pas encore reçu de mandat en retour. Envoyer des rappels en masse. Pour cela : Cliquez sur «Gestion des mandats de domiciliation > Envoyer des rappels» dans le menu à gauche de votre écran. Téléchargez la base de données reprenant l ensemble des débiteurs pour lesquels un rappel doit être envoyé. Note : pour la préparation de votre base de données, veuillez respectez les mêmes consignes que lors d une migration de mandats existants. Plus d explication pg 20 Une fois votre base de données téléchargée, cliquez sur «Envoyer des rappels» pour lancer la production et l envoi de rappels aux débiteurs. SEPA Service Center Guide d utilisateur 28

29 Gérer les mandats invalides Lors du traitement des mandats, SEPA Service Center détecte si les champs obligatoires du mandat ont été correctement complétés afin de déterminer si le mandat est légalement valide. En cas de mandat invalide, le système envoi automatiquement une notification ainsi qu une nouvelle version du mandat au débiteur afin que celui-ci puisse compléter les champs manquants ou erronés et renvoyer le mandat daté et signé au SEPA Service Center. Toutefois, il peut arriver que le système ne dispose pas de suffisamment d informations pour envoyer une notification automatique au débiteur. Ex : nom ou adresse du débiteur incomplets ou incorrects. Il se peut également que le système stoppe l envoi de rappels ou de notifications au débiteur car le nombre maximum de notifications a été atteint. Dans ce cas, les mandats, non valides, sont placés dans un outil de «gestion des mandats invalides» sur la plate-forme. Vous pouvez alors visualiser les mandats invalides, détecter les erreurs et corriger le mandat. Pour gérer les mandats invalides: Rendez-vous dans la section «Gestion des mandats de domiciliation > Mandats invalides». Déterminez le statut des mandats recherchés : invalides : mandats dont au moins un des champs obligatoires n a pas été complété par le débiteur ou est erroné. Affinez éventuellement votre rechercher en filtrant les résultats sur base de la raison d invalidité : - Erreurs dans les données du débiteur (nom, prénom, adresse) - Erreurs dans les données financières du débiteur (BIC, IBAN, type de paiement) - n de contrat non complété ou invalide - Signature manquante ou invalide - Nombre maximum de notifications automatiques atteint - Mandats corrigés mais encore envoyés au débiteur et donc prêts à être traités. corrigés : mandats précédemment invalides qui ont été corrigés et traités. Affinez éventuellement votre recherche en encodant l une des données du mandat recherché dans «Champ du mandat». SEPA Service Center Guide d utilisateur 29

30 Lancez la recherche en cliquant sur «Chercher». La liste des mandats correspondant aux critères sélectionnés s affichera. Cliquez sur un mandat pour le visualiser et éventuellement le corriger. A gauche de l écran vous pouvez visualiser une photo du mandat retourné par le débiteur. A droite de votre écran s affichent les différents champs du mandat. Les champs colorés en rouge sont les champs obligatoires erronés ou non complétés par le débiteur et qui rendent le mandat invalide. Pour corriger le mandat, complétez les données marquées en rouge et cliquez sur «Sauver». Lorsque toutes les données sont complétées, vous avez la possibilité d envoyer au débiteur une nouvelle version pré-complétée de son mandat pour validation. Une fois validée et retournée par le débiteur, le mandat sera alors repris sur la plate-forme avec le statut «Actif». Un historique du mandat est également disponible en bas de l écran. En cliquant sur l icône à côté de l événement, vous pouvez télécharger le pdf lié à cet événement/action. Ex : PDF du mandat reçu et traité par SEPA Service Center. Statistiques et rapports Vous désirez faire des analyses statistiques ou gérer les mandats invalides sur base d un fichier global? Rendez-vous dans la section «Gestion des mandats > Mandats invalides» et lancer votre recherche (cf explications section précédente). Une fois les résultats de votre recherche affichés, cliquez sur «Exporter les données». Les résultats de votre recherche seront alors disponibles dans un fichier au format csv. dans la section «Document > Documents d export». SEPA Service Center Guide d utilisateur 30

31 Contact En cas de questions, surfez sur ou contactez notre Service Clientèle au ou via l adresse électronique Nous nous tenons à votre entière disposition tous les jours ouvrables de 8:30 à 17:30. SEPA Service Center Guide d utilisateur 31

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