CAHIER DES CHARGES POUR APPUI A LA REALISATION DE L ENQUETE GPTEC

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1 CAHIER DES CHARGES POUR APPUI A LA REALISATION DE L ENQUETE GPTEC Objet de la mise en concurrence a procédure adaptée : «Appui à la réalisation de l enquête GPTEC pour le territoire de Paris-Saclay» Date de mise en ligne du présent cahier des charges : 07/09/2016 Date limite de dépôt : 15/09/2016 Interlocuteur Equipe Atout PLIE Nord-Ouest 91 : Timothée BERAU, chargé de mission GPTEC Téléphone : Réponse à transmettre par mail et par courrier : Mail : Adresse : Atout PLIE Nord-Ouest 91 2 bis rue Léon Blum PALAISEAU Période d exécution de la prestation : Septembre : Prises de rendez-vous Octobre-Novembre : Eventuellement nouvelles prises de rendez-vous Financement : Etat Fonds Social Européen (FSE) 1

2 Article 1 - OBJET DE L ACHAT DE PRESTATION Le présent cahier des charges a pour objet un appui à la réalisation de l enquête GPTEC pour mener à bien la démarche de Gestion Prévisionnelle Territoriale de l Emploi et des Compétences du territoire de Paris-Saclay. C est une démarche associant les acteurs territoriaux en faveur d une réflexion autour des enjeux et attentes du territoire pour ensuite mettre en œuvre des plans d actions adaptés aux problématiques locales. Les membres du comité technique sont Atout PLIE Nord-Ouest 91, la chambre de commerce et de l industrie de l Essonne (CCI 91), l établissement public d aménagement de Paris- Saclay (EPAPS) et la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l emploi unité territoriale de l Essonne (DIRECCTE UT 91). La démarche se veut être globale, puisqu elle prend en compte tant les attentes des institutions et les besoins des habitants du territoire, que l ensemble des enjeux par filières, allant des très petites entreprises aux plus grands groupes implantés sur le territoire de Paris-Saclay. La démarche de GPTEC est à observer non pas comme une étude présentant la situation économique actuelle et un inventaire des ressources humaines territoriales, mais plutôt comme une démarche progressive, capable de s adapter aux mutations territoriales et d apporter les solutions nécessaires au développement socio-économique du territoire. La construction d un partenariat local entre acteurs locaux de l emploi, de la formation, de l insertion, collectivités territoriales, partenaires sociaux et l Etat, vise à anticiper les évolutions du territoire. Aussi, une enquête va être menée pour établir un diagnostic sur le domaine de la GPTEC (ressources humaines et développement socio-économique), d où l objet de cette prestation. Cette prestation, étape importante de la démarche, consiste à obtenir un maximum de rendez-vous physique ou téléphonique entreprises dans le cadre de l étude des besoins RH des entreprises du territoire Paris-Saclay. Il s agit d obtenir 100 rendez-vous auprès des entreprises (physique ou téléphonique) sur un panel allant de 100 à 250 entreprises. Process envisagé : Pour 1 contact : 3 relances téléphoniques si nécessaires auprès du contact (fichier de base à qualifier/actualiser si nécessaire) avec confirmation du rendez-vous par mail en mettant en copie l animateur de la démarche. Fixer le rendez-vous et l inscrire sur l agenda partagé afin que chaque enquêteur puisse se positionner. (Le soumissionnaire peut proposer une autre méthode visant l atteinte des objectifs précités.) Article 2 - OBJECTIFS DE LA PRESTATION - Obtenir l adhésion à la démarche d un maximum d entreprises du panel. - Obtenir un maximum de rendez-vous (enquête) auprès des entreprises du panel avec les décisionnaires en la matière (DRH, Dirigeant, cadres). 2

3 - Qualifier le fichier, alimenter ce dernier de données/informations utiles à la bonne réalisation de l enquête. - Tenir les délais : en vue de pouvoir réaliser 200 entretiens auprès des entreprises entre le 01 octobre 2016 et le 30 Novembre Informer de façon continue le coordinateur de la mission sur les avancés de la prestation - Construire un suivi des prises de rendez-vous clair et précis (nom et fonction du contact, téléphone, adresse mail, heure et lieu précis du rendez-vous) - Organiser et planifier les rendez-vous en fonction des plannings restreint des différents consultants (limites du nombre d entretiens : par jour, par créneaux horaires, par consultant) Article 3 - DEFINITION DES BESOINS Les personnes ciblées par la prestation sont les membres de l équipe d enquêteurs : - L animateur de la démarche de GPTEC - Les organisateurs de la démarche - Les partenaires membres de l équipe d enquêteurs Dates prévisionnelles des prestations : - En septembre, prises de rendez-vous avec les établissements ciblés. Objectif de fixer : o Sur les 3 premières semaines d octobre 70 à 75 rendez-vous. o De la deuxième semaine de novembre à fin novembre 25 à 30 rendez-vous. - En octobre, en fonction de la réalisation des objectifs, fixer de nouveaux rendez-vous Prestations attendues au regard du planning joint : 1. Prestation de prises de rendez-vous Contacter les établissements ciblés, présenter l objet de la démarche et rappeler les objectifs Informer de façon continue l équipe d enquêteur sur les avancés de la prestation Créer un document clair de suivi des prises de rendez-vous, accessible à tous les consultants (agenda partagé) 2. Prestation d organisation / planification des rendez-vous Etablir un calendrier prévisionnel pour la réalisation des entretiens (focaliser les premières prises de rendez-vous sur les 3 premières semaines d octobre avant de proposer des dates sur la période s étalant de la deuxième semaine à la fin du mois de novembre) Prendre les rendez-vous tout en respectant une logique géographique (regrouper les rendezvous pour éviter les longs déplacements, en fonction des consultants) S assurer de respecter le cadrage de planification des rendez-vous proposés par le coordinateur (notamment que le nombre, les dates et les horaires de rendez-vous correspondent aux disponibilités de l équipe d enquêteurs informations transmise par l agenda partagé). 3

4 Article 4 - MODALITES D EXECUTION DE LA PRESTATION Pas de restriction : au choix du prestataire. Article LIEU D EXECUTION DE LA PRESTATION Article DELAIS D EXECUTION DE LA PRESTATION Les rendez-vous devront être planifiés sur les mois d octobre et novembre. La prestation devra débuter entre le 15/09/2016 et le 23/09/2016, en fonction de la date d envoi du courrier (par la sous-préfecture de Palaiseau) destiné à prévenir les entreprises de l enquête à venir, et ayant également pour objet la présentation de la démarche. Article CONTRACTUALISATION DE LA PRESTATION Article CONTRAT DE PRESTATION Un contrat de prestation sera signé entre Atout P.L.I.E. Nord-Ouest 91 et le prestataire retenu, conformément à la procédure de gestion du Fonds Social Européen. Article ETABLISSEMENT DU PRIX Le présent marché est traité à prix unitaire. Les prix sont indiqués en coûts «Journée d étude» incluant les frais de mission et autres frais. Les coûts de la prestation devront être détaillés selon les modalités définies par le cahier des charges ici présenté. Le prix est ferme durant toute la durée du marché, il ne pourra pas évoluer selon les variations de coût réel de la prestation. La prestation sera facturée sur la base du coût forfaitaire TTC par journée d intervention, détaillant le nombre d heures. Les journées d intervention devront être détaillées. Seules les heures réellement effectuées sur ces bases de calculs seront payées. Les prix comprendront les frais de missions et autres frais (frais de déplacements...). (Justificatifs : Fichier suivi des contacts émargement obtention des rendez-vous visés motifs de refus de rendez-vous le cas échéant). Pour obtenir le paiement de la prestation, le prestataire devra transmettre à la Structure d Animation et de Gestion du PLIE les heures de la prestation, ainsi qu un document de suivi des prises de rendezvous réalisés, ainsi que les factures liées à ces différents prix. Il devra également transmettre les livrables demandés. (Justificatifs : Fichier suivi des contacts émargement obtention des rendezvous visés motifs de refus de rendez-vous le cas échéant). 4

5 Article AVENANT En cas de réalisation de la prestation avant les dates prévues, et/ou de besoins supplémentaires repérés avant la fin de ces mêmes dates, un avenant pourra être demandé par le prestataire pour un complément d heures dans les conditions définies par la prestation initiale. L opérateur devra faire au préalable une demande d extension par écrit, la Structure d Animation et de Gestion du PLIE y répondra favorablement ou défavorablement en fonction des besoins exprimés et de sa capacité financière. Article 5 - MODALITES DE REGLEMENT DE LA PRESTATION Le paiement de la prestation interviendra sur présentation d une facture et des justificatifs de service fait : feuilles de présence originales signées et cachetées des établissements consultés, et des documents supports envoyés. Seront payées les seules heures réalisées par le prestataire sur l année civile (au 31/12/2016). Article CLAUSE DE REFACTION En cas de non réalisation, Atout PLIE ne procèdera pas au paiement du prix. Les documents supports feront foi, notamment la base de contact qualifiée ; la justification des prises de contact avec les bons interlocuteurs (contact qualifié) ; et autres livrables présenté dans le présent cahier des charges. En cas réalisation partielle, Atout PLIE ne paiera que les heures réellement effectuées. Article 6 - JUGEMENT DES OFFRES La mise en concurrence à procédure adaptée est soumise à instruction de la part d Atout PLIE : 1. Le prix de la prestation est noté sur la base de 5 points. La note 5 sera attribuée au candidat qui propose le prix le plus avantageux. Chaque opérateur devra détailler son mode de calcul en précisant les prix cités à l article 4.3.2, en fonction de sa ou ses spécialités. 2. Le projet technique est jugé sur 15 points et apprécié en fonction de la qualité du projet. - L étude des propositions reçues est réalisée avec la note méthodologique suivante : - Méthode d organisation et pédagogie alternée sur 5 points - Moyens humains pour la réalisation de l action sur 5 points - Moyens matériels pour la réalisation de l action sur 5 points Toute proposition de l opérateur, modifiant le présent cahier des charges, pourra donner lieu à une nouvelle mise en concurrence, si cette proposition est évaluée par les instances du PLIE comme plus 5

6 performante que la proposition du dit cahier des charges et qu elle souhaite retenir ce nouveau contenu pédagogique. Article PIECES CONSTITUTIVES DE L OFFRE 1. Contrat de prestation signé entre le prestataire et Atout PLIE Nord-Ouest Le présent cahier des charges signé et cacheté par le prestataire retenu. 3. Les annexes précisées dans le modèle de réponse à la mise en concurrence à procédure adaptée. Article 7- FONCTIONNEMENT GENERAL DE LA PRESTATION La date de début prévue par l organisme répondant à la mise en concurrence à procédure adaptée devra être comprise entre 15/09/2016 et le 23/09/2016. Article 8 - DEROULEMENT DE LA PRESTATION Article LES DIFFERENTES ETAPES DE LA PRESTATION Le déroulement de la prestation devra reprendre les étapes présentées dans le tableau suivant. Etape Objet Contenu Prise de rendez-vous Organiser/ planifier les rendez- vous Prendre les rendez-vous sur le mois d octobre, puis novembre Qualifier le fichier Excel Prendre les rendez-vous en s adaptant aux enquêteurs Positionner les rendezvous sur un agenda partagé Présenter les enjeux et objectifs de la démarche Respecter la base méthodologique Fournir les documents supports à l équipe d enquêteurs Prise de rendez-vous en vue des consultations Qualifier la base de données des contacts (entreprises), et notifier toutes modifications apportées. (Un brief sera organisé par le coordinateur auprès du prestataire). Vérifier la cohérence des prises de rendez-vous avec les agendas et zones d intervention des consultants Offrir une visibilité sur le détail des appels Permettre aux consultants de se positionner sur les dates fixées pour les rendez-vous Positionner les rendez-vous sur un agenda partagé 6

7 Article 10 - ENGAGEMENTS ET MOYENS MIS EN ŒUVRE POUR LA PRESTATION Article MOYENS HUMAINS L animateur de la démarche de GPTEC du territoire de Paris-Saclay est le responsable de l action de formation. Il assure le suivi administratif de la prestation (transmission de documents relatifs à l exécution de la prestation ). Il est garant de la coordination technique de l action entre tous les intervenants et du respect du cahier des charges. Toutes les informations doivent lui être transmises, et chaque semaine, un état d avancement de la prestation doit lui être remis. Tout changement d intervenant est signalé à l animateur de la démarche qui suit la prestation. Le prestataire s engage à fournir les CV des intervenants sur la prestation et être garant de la qualité des interventions. Article MOYENS MATERIELS Le prestataire s engage à organiser la prestation selon les besoins définis (article 3), et à utiliser les outils / éléments de communication- langage transmis par le coordinateur (notamment le brif téléphonique). Article 11 - CLAUSE DE CONFIDENTIALITE / DONNES NOMINATIVES Le prestataire s engage à mettre en place des procédures permettant d assurer la confidentialité des informations concernant les participants de la prestation. Les informations ne peuvent être utilisées à d autres fins que celles relatives à la prestation en elle-même. Article 12 - CONSERVATION DES DOCUMENTS LIES A LA PRESTATION Le prestataire retenu s engage à conserver les documents liés à la prestation durant 10 ans, conformément aux règles de gestion du Fonds Social Européen. Article 13 - COMMUNICATION SUR LE FONDS SOCIAL EUROPEEN / L ETAT L opération étant financée par le FSE et l Etat, le prestataire retenu s engage à apposer les logos de «l Europe s engage en Ile de France», du drapeau européen, de l Etat, et d Atout PLIE sur l ensemble 7

8 des documents et feuilles de présences liés à la prestation, et à afficher les logos dans la salle dans laquelle sera dispensée la prestation. Article 14 - TRANSMISSION DES DOCUMENTS Le prestataire s engage à transmettre les documents suivants à Atout PLIE : Avant le 15/09/2016 inclut TABLEAU DE SYNTHESE DES DOCUMENTS A TRANSMETTRE À ATOUT PLIE DATE TYPE DE DOCUMENT COMMENTAIRES Réponse à la mise en concurrence à procédure Sans ce document le adaptée et transmission des documents qualitatifs dossier ne sera pas traité. et financiers par courrier + mail + annexes Septembre Courant octobre A la demande de règlement Documents supports (méthodologique) + échanges de mails sur le déroulement de la prestation + rapports hebdomadaires sur l avancement de la prestation + facture mensuelle Documents supports (méthodologique) + échanges de mails sur le déroulement de la prestation + facture mensuelle + rapports hebdomadaires sur l avancement de la prestation+ document synthétique, rappelant l ensemble des actions menées par le prestataire, et les résultats obtenus Les états de présences + les documents supports + facture des heures réellement effectuées Ces éléments servent à la certification de service fait. Ces éléments servent à la certification de service fait. Ces éléments servent à la certification de service fait et à la facturation 8

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