Généralisation de la facture électronique d ici 2020 : serez-vous prêts? Emmanuel SPINAT AIFE - Adjoint de la directrice

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1 1 Généralisation de la facture électronique d ici 2020 : serez-vous prêts? Emmanuel SPINAT AIFE - Adjoint de la directrice

2 Le contexte de la mesure Le contexte législatif de la mesure Suite au comité interministériel pour la modernisation de l action publique (CIMAP) du 17 juillet 2013, qui a précisé les mesures de simplification en faveur des entreprises, La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été adoptée en deuxième lecture à l Assemblée Nationale le 19 décembre 2013 et publiée au JO du 3 janvier Son article 1-2 autorise le gouvernement à prendre par ordonnances toute mesure relevant du domaine de la loi afin «De permettre le développement de la facturation électronique dans les relations de l Etat, des collectivités territoriales, et de leurs établissements publics, avec leurs fournisseurs, par l institution d une obligation, applicable aux contrats en cours, de transmission dématérialisée des factures entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation».

3 Un contexte de la mesure Un contexte réglementaire déjà favorable 3 Cadre commun de la dématérialisation La directive 2010/45/UE, modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation, adoptée le 13/7/2010, libéralise le recours à la facture dématérialisée. L article 289 VII du code général des impôts prévoit que l assujetti puisse : Transmettre des factures par échange de données informatisé, Assortir ses factures électroniques d une signature électronique créée selon un dispositif sécurisé de création de signature, Recourir à toute solution technique dès lors que des contrôles sont mis en place pour garantir les conditions posées par la directive. Cadre applicable au secteur public La directive européenne relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, adoptée le 24 janvier 2014, oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices à accepter les factures électroniques conformes aux normes européennes qui seront conformes au modèle sémantique et référencées. Cadre applicable à l Etat La loi de modernisation de l économie (LME) n du 4 août 2008 donne obligation à l Etat d accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée. Les décrets n du 24 avril et du 25 avril 2013 précisent les modalités et les règles de mise en oeuvre de cette disposition.

4 La solution déjà mise en œuvre au sein de l Etat 4 Depuis janvier 2012, au titre de l article 25 de la loi n du 4 août 2008 de modernisation de l économie, l Etat a mis en place le portail «Chorus factures»* permettant de dématérialiser «de bout en bout» les factures entre les fournisseurs de l Etat et le système d information Chorus utilisé par l ensemble de l administration d Etat. Trois possibilités de dématérialisation sont aujourd hui offertes aux entreprises par le biais de la solution Chorus Factures : PORTAIL Chorus factures CONCENTRATEUR Chorus factures SAISIE MANUELLE A privilégier si le fournisseur émet moins de 100 factures / an DEPOT PDF A privilégier si le fournisseur émet moins de factures / an SUIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES (EDI et PORTAIL) ECHANGE DE DONNEES INFORMATISE (EDI) * Via un opérateur de dématérialisation ou un raccordement direct. A privilégier si le fournisseur émet plus de factures / an Chorus factures génère à la fois un fichier XML et une pièce jointe * Le mode de transmission dépend du volume de factures émis. Plus le nombre est élevé, plus la dématérialisation complète par l Echange de Données Informatisé (EDI) s avère rentable. * : Présentation du fonctionnement de Chorus factures en annexes du présent document

5 Le contexte de la mesure La concertation sur l ordonnance 5 La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été publiée au JO du 3 janvier L article 22 donne un délai de 6 mois au gouvernement pour prendre l ordonnance. L ordonnance a été signée le 26 juin et publiée au JO le 27 juin juin 2014 février 2014 avril 2014 Saisine de la CCEN ** mai 2014 Saisine du Conseil d Etat Publication de l ordonnance Saisine du SGG * Avis Favorable octobre 2013-février 2014 Avis Favorable Concertation avec les entreprises, les collectivités locales et les 5 08/10/2014 établissements publics Avis Favorable * : Secrétariat Général du Gouvernement ** : Commission Consultative d Evaluation des Normes

6 Les concertations réalisées avec les parties prenantes de la mesure 6 Des réunions de concertation avec les organismes représentatifs des entreprises se sont tenues de novembre à décembre Lors de ces réunions, les organismes représentatifs des entreprises ont : exprimé le souhait que l ensemble du secteur public soit concerné par la mesure, confirmé que l obligation doit s appliquer à l ensemble des entreprises, précisé qu un échéancier progressif par catégorie d entreprises est souhaitable. Le calendrier initial proposé prévoyait une mise en œuvre progressive par catégorie d entreprises de 2016 à Les organismes représentatifs des entreprises ont suggéré que ce calendrier soit raccourci de 2017 à Ce dernier calendrier a été retenu. Des réunions de concertation avec des représentants du secteur public local et du secteur hospitalier d une part et avec les établissements publics nationaux d autre part se sont tenues d octobre 2013 à février Lors de ces réunions, les collectivités territoriales et les établissements publics nationaux ont : souligné que l obligation doit s appuyer sur une solution mutualisée pour le secteur public, afin d éviter la multiplicité des plateformes, considéré que la mise en œuvre de solutions techniques opérationnelles constituait le prérequis du respect du calendrier. La Commission Consultative d Evaluation des Normes a salué l effort de concertation réalisé jusqu ici et insisté pour que le dialogue se poursuive. - La concertation se poursuivra sur la mise en œuvre de l ordonnance et le dispositif technique de la solution mutualisée

7 L ordonnance du 26 juin 2014 principaux éléments 7 L ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs : : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques, : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire, : obligation pour les petites et moyennes entreprises, : obligation pour les micros entreprises. Sont donc concernées par l obligation toutes les entités émettrices de factures à destination de l Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs. - Les entités publiques émettrices de factures à destination de l Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs sont donc concernées dès le 1er janvier Une solution technique mutualisée sera mise à la disposition des personnes publiques. Cette solution permettra aux entreprises de disposer de l ensemble de leurs factures sur un portail électronique unique dont la construction est confiée à l AIFE qui assure l urbanisation du Système d Information Financière de l Etat (SIFE).

8 L ordonnance du 26 juin 2014 principaux éléments 8 L ordonnance définissant une obligation de dématérialisation pour les fournisseurs de l Etat a été publiée le 27 juin A cette fin, l article 1er de l ordonnance institue une obligation, pour les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs, de transmettre leurs factures sous forme électronique. Cette disposition généralise par ailleurs l obligation faite à l Etat d accepter les factures électroniques aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics. L article 2 prévoit la construction et la gestion par l Etat d une solution technique mutualisée permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, qui sera mise gratuitement à la disposition des collectivités territoriales, des établissements publics et de l ensemble des fournisseurs. L article 3 précise le calendrier d entrée en vigueur des nouvelles obligations fixées à l article 1er. La dématérialisation des factures sera imposée à compter du 1er janvier 2017 aux grandes entreprises et aux fournisseurs publics, puis progressivement généralisée d ici le 1er janvier 2020 en tenant compte de la taille des entreprises concernées.

9 Le périmètre d application de l obligation (1/2) 9 L ordonnance concerne les récepteurs de factures suivants : à l Etat, aux établissements publics nationaux, aux collectivités territoriales et à leurs groupements, régions départements communes aux établissements publics locaux. Etablissements publics de coopération intercommunale (EPCI), Syndicats mixtes (SIVU et SIVOM) Etablissements publics de santé Etablissements publics sociaux et médico-sociaux (notamment les EHPAD) Régies dotées de la personnalité morale, c'est à dire les régies personnalisées Autres catégories d'établissements publics locaux : Offices publics de l habitat, CCAS/CIAS, caisses des écoles, établissements publics de coopération culturelle, services départementaux d'incendie et de secours, centre de gestion de la fonction publique, Autres formes de coopération entre collectivités (interdépartementales, interrégionales sauf les ententes, conventions, coopération souple,...).

10 Le périmètre d application de l obligation (2/2) 10 La mesure ne s applique pas dans : Les collectivités d outre-mer, à l exception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Barthélemy Les Groupements de coopération sanitaire Les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire : syndicat inter hospitalier communauté hospitalière de territoire Les Groupements de coopération sociale et médico-sociale Les régies dotées de la seule autonomie financière Les groupements d'intérêt public locaux (ex GIP MDPH) Les associations syndicales autorisées, Les associations foncières rurales

11 La solution mutualisée Principes 11 Une solution mutualisée de la sphère publique pour tous les fournisseurs, leur permettant de déposer leurs factures et de consulter l avancement des paiements La prise en compte des formats et des modes d échanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail, EDI). Le respect des modalités actuelles d échanges entre les collectivités/eps et le SI DGFIP Le Portail Gestion Publique (PIGP) comme portail d accès mutualisé pour les collectivités territoriales et les établissements publics, permettant la mise à disposition de factures L échange par tiers de télétransmission : une possibilité, au cas par cas, d interfacer les collectivités/eps qui le peuvent et qui le souhaitent La mise en place d échanges sur la base d un format «pivot» afin de faciliter l intégration avec les SI des collectivités locales, des EPS et des EPN

12 La solution mutualisée Objectifs 12 Une solution mutualisée s intégrant à l existant est envisageable et vise à une : 1 Simplification pour les entreprises : - La directive européenne comme la loi d habilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique. L Union Européenne chiffre les économies potentielles à 1,5 milliards d euros pour les 27 pays européens. - Beaucoup d entreprises travaillent pour plusieurs entités publiques. Une solution mutualisée constitue une évidente simplification. 2 Mutualisation des coûts pour les administrations : - L Etat, qui est tenu depuis 2012 d accepter les factures dématérialisées, a dû mettre en place un système complet (Chorus Factures) qui pourrait servir de socle à un solution commune Etat collectivités locales & établissements. - Une solution mutualisée permet de «sécuriser» la mise en œuvre de l obligation pour tous les acteurs à l échéance de Une solution mutualisée permet d éviter la multiplication des solutions (et le coût associé), comme cela a été constaté en matière de dématérialisation des appels d offres. La solution mutualisée permet, en s appuyant sur des briques éprouvées de limiter le risque technologique inhérent à la mise en place d une solution ad hoc. Elle permet également de valider pour les entreprises l effort de simplification en leur proposant un point d accès unique masquant une organisation administrative pouvant apparaître comme complexe.

13 La solution mutualisé Solution en mode Portail ou service 13 La solution mutualisée offrira un accès aux fournisseurs au travers d un portail, elle permet également d intégrer ses services à un portail fournisseurs existant : La solution Chorus Portail Pro offrira l ensemble de ses fonctionnalités sous forme de services facilement intégrables dans un portail tiers (API/web service). Le fournisseur des entités publiques ne serait donc pas obligé de changer de portail lors de la mise en œuvre de l obligation. Il pourrait adresser des factures à l ensemble de la sphère publique depuis son portail habituel. Le fournisseur continuerait à bénéficier des fonctionnalités mise en œuvre dans les portail tiers en sus du dépôt de factures. Les principaux services proposés par Chorus Portail Pro : Identification et vérification des informations de la société Dépôt, saisie de factures Archivage et consultation suivi du traitement des factures Sollicitation du support En mode portail : En mode service : Le fournisseur se connecte au portail Chorus Portail Pro. Il peut déposer transférer ou saisir sa facture. Il peut suivre le traitement de celle-ci. Il peut sollicite r le support Chorus Portail Pro Le fournisseur se connecter à son portail habituel Sans se re-authentifier il accède à l ensemble des service de Chorus Portail Pro Il peut effectuer l ensemble des opérations comme s il était connecté directement au portail Chorus Portail Pro

14 Solution mutualisée Architecture globale 14 EDI Chorus Portail Pro Saisie/dépôt PORTAIL Fournisseurs Chorus Portail Pro SMA Système d échange Chorus Portail Pro archivage Référentiel factures Référentiel SPL/EPN SI DGFIP HELIOS Écosystème HELIOS HELIOS SE* SE* Système d échange ATLAS Données factures(xml) + factures Pdf et PJ / rejets/avancement Factures EDI/flux de rejet Espace factures PIGP Collectivité EPL ou EPN SI COLLOCS / SI COLLOCS EPL / EPL/EPN Téléchargement des factures et/ou rejet de factures

15 Vue globale du processus d échange 15 Circuit aller Collectivité/Etablissement raccordé à un tiers de télétransmission. Fournisseur dépose saisit transforme et Chorus Portail Pro SE DGFIP TdT archive Mail de notification Collectivité et établissement public Collectivité/Etablissement non raccordé à un tiers de télétransmission. Fournisseur dépose saisit Chorus Portail Pro transforme et archive SE DGFIP dépose Espace factures PIGP Mail de notification se connecte et télécharge Collectivité et établissement public

16 Vue globale du processus d échange 16 Circuit retour Collectivité raccordée à un tiers de télétransmission. Fournisseur transforme et Transfère le statut de rejet Chorus Portail Pro SE DGFIP TdT Transfère statut rejet ou mandat consulte Hélios Transfère le mandat Collectivité et établissement public Collectivité non raccordée à un tiers de télétransmission. Fournisseur transforme et consulte Chorus Portail Pro SE DGFIP Hélios Transfère le statut de rejet Transfère le mandat Espace factures PIGP Saisit le rejet ou dépose le mandat Collectivité et établissement public

17 Une gouvernance s appuyant sur tous les acteurs 17 Concernant le périmètre Etat, la gouvernance du projet s appuie sur la gouvernance interministérielle du SIFE Chorus (COS, CODIR, COTEC ). Concernant les collectivités locales, la concertation se poursuit dans le cadre de la Structure Nationale Partenariale (SNP), l AIFE en étant désormais membre permanent. Concernant les organismes publics, une assemblée plénière regroupant les représentants des ministères de tutelle et d une trentaine d organismes publics sera mise en place pour assurer la concertation. Des groupes de travail, issus respectivement de la SNP et de la l assemblée pleinière, seront réunis mensuellement jusqu à la fin de l année afin d assurer la concertation concernant les spécifications externes dont la publication est visée en début d année Concernant les entreprises, les échanges seront réalisés dans le cadre du forum national de la facture électronique en coordination avec la DGCIS. Enfin, des modalités de suivi de projet AIFE/DGFiP ont été formalisées afin d assurer la bonne coordination des travaux relevant des périmètres respectifs.

18 Phases partagée s Planning DGFIP Planning AIFE T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 Macro-planning prévisionnel Concertation Conception Réalisation Construction environnements Test et recette Raccordements Migrations Performances Transférabilité Raccordements Conception Réalisation Tests Accompagnement des pilotes Communication Outillage de support Support pilotes Spécification externes publiées CG Partagée Pilotes identifiés Raccordement CPP/DGFIP effectif Raccordements Pilotes effectifs MEP Pilotes MEP

19 Conclusion & Perspectives constituera donc une nouvelle étape majeure dans la simplification de la vie des entreprises, mais également dans la modernisation de l Etat, Elle devrait ainsi permettre de repositionner la France dans le peloton de tête en matière de dématérialisation des échanges avec les entreprises, qui est facteur de compétitivité. La démarche s inscrit dans une logique de concertation avec l ensemble des partenaires qui se concrétisera par la publication des spécifications externes début 2015 et la réalisation de pilotes à compter de mi-2016.