PROVINCE DE QUÉBEC M.R.C. DES APPALACHES MUNICIPALITÉ DE SAINT-JOSEPH-DE-COLERAINE. Sont présents à cette séance les membres du conseil suivants :

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1 PROVINCE DE QUÉBEC M.R.C. DES APPALACHES MUNICIPALITÉ DE SAINT-JOSEPH-DE-COLERAINE Séance ordinaire du conseil de la municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine, tenue à l Hôtel de Ville, ce lundi quatorzième (14 e ) jour de janvier 2013 à 19 h. Sont présents à cette séance les membres du conseil suivants : Siège # 1 Siège # 2 Siège # 3 Siège # 4 Siège # 5 Siège # 6 M. Yves Samson Mme Sophie Huppé M. Gaston Moreau (absent) M. Gaston Nadeau M. Glorien Bédard tous formant quorum sous la présidence du maire, M. Gilles Gosselin Aussi présents : M. Martin Cadorette, directeur général et secrétaire-trésorier M. René Filteau, directeur des travaux publics 1 - OUVERTURE DE LA SÉANCE Après la prière d usage et la constatation du quorum, le maire, M. Gilles Gosselin, déclare la séance ouverte à 19h ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 3. ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX 3.1. Séance ordinaire du 3 décembre Séance extraordinaire 4. ACTIVITÉS SPÉCIALES 5. CORRESPONDANCE 5.1. Bordereau de correspondance 6. AQUEDUC - ÉGOUTS ORDURES 6.1. Détermination des tarifs à facturer à la municipalité d Irlande pour les services rendus pour le déneigement, la cueillette et disposition des matières résiduelles et recyclables sur une partie de la route Chrétien (secteur Irlande) pour l année TRAVAUX PUBLICS SÉCURITÉ PUBLIQUE 7.1. Résolution d approbation des dépenses pour des travaux municipaux dans le cadre du programme d aide à l amélioration du réseau routier local du Ministère des Transports 7.2. Demande à Hydro-Québec pour l installation d une lumière de rue sur le chemin du Barrage 8. LOISIRS - TOURISME VILLÉGIATURE 8.1. Ouverture de l anneau de glace 8.2. Embauche d un journalier occasionnel 8.3. Résolution autorisant la tenue d une activité de financement de la Polyvalente de Disraeli dans la salle Desjardins 9. URBANISME - DÉVELOPPEMENT DU TERRITOIRE 10. FINANCES - GESTION DES SERVICES Acceptation des comptes du mois de décembre Dépôt de l état des activités financières à la fermeture du mois de décembre 2012

2 10.3. Résolution concernant les dépenses incompressibles Résolution autorisant le versement des dons, subventions et cotisations aux différents comités et/ou organismes, ainsi que des diverses publicités annuelles Nomination d un maire-suppléant et substitut à la MRC des Appalaches Résolution mandatant le directeur général relativement à l application du Code d éthique et de déontologie des employés Résolution pour nommer l UMQ comme mandataire dans le dossier d assurance collective 11. LÉGISLATION Adoption du règlement # fixant le montant maximal de dépenses relatives à la Loi sur les immeubles industriels municipaux pour Adoption du règlement # relatif aux pouvoirs et obligations additionnels du directeur général 12. DIVERS 13. PÉRIODE DE QUESTIONS 14. CLÔTURE ET LEVÉE DE LA SÉANCE Après vérification du maire, les membres du conseil municipal ayant pris connaissance de l ordre du jour; Il est proposé par Mme Sophie Huppé et résolu d adopter l ordre du jour, tel que présenté ci-haut. 3 - ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL 3.1. SÉANCE ORDINAIRE DU 3 DÉCEMBRE 2012 : Copie du procès-verbal de la séance ordinaire du conseil tenue le 3 décembre 2012 a été remise à tous les membres du conseil au moins 48 heures avant la tenue de la présente séance, afin de leur permettre d en prendre connaissance et ainsi nous dispenser d en faire la lecture en séance Il est proposé par M. Gaston Nadeau et résolu d adopter le procès-verbal de la séance ordinaire du 3 décembre 2012, tel que rédigé par le directeur général/secrétaire-trésorier, et apparaissant au registre des procès-verbaux de cette municipalité SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 4 DÉCEMBRE 2012 : Copie du procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil tenue le 4 décembre 2012 a été remise à tous les membres du conseil au moins 48 heures avant la tenue de la présente séance, afin de leur permettre d en prendre connaissance et ainsi nous dispenser d en faire la lecture en séance.

3 Il est proposé par M. Glorien Bédard et résolu d adopter le procès-verbal de la séance extraordinaire du 4 décembre 2012, tel que rédigé par le directeur général/secrétaire-trésorier, et apparaissant au registre des procès-verbaux de cette municipalité. 4 - ACTIVITÉS SPÉCIALES Le maire mentionne différents événements à venir. 5 CORRESPONDANCE 5.1. BORDEREAU DE CORRESPONDANCE : Dépôt du bordereau de correspondance du mois de décembre. Le conseil municipal prend acte de ce document. Le maire explique que les élus peuvent prendre connaissance des correspondances listées dans ce bordereau ou en obtenir copie au bureau de la Municipalité s ils le désirent. 6 - AQUEDUC - ÉGOUTS ORDURES 6.1. DÉTERMINATION DES TARIFS À FACTURER À LA MUNICIPALITÉ D IRLANDE POUR LES SERVICES RENDUS POUR LE DÉNEIGEMENT, LA CUEILLETTE ET DISPOSITION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES ET RECYCLABLES SUR UNE PARTIE DE LA ROUTE CHRÉTIEN (SECTEUR IRLANDE) POUR L ANNÉE 2013 : ATTENDU QUE la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine offre le service de déneigement, de même que le service de cueillette et disposition des matières résiduelles et recyclables sur une partie de la Route Chrétien (secteur Irlande) depuis plusieurs années ; ATTENDU QU il est nécessaire d établir les tarifs pour les services offerts par notre municipalité à la Municipalité d Irlande ; Il est proposé par M. Gaston Moreau et résolu que le conseil de la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine accepte de fournir les services décrits dans la présente résolution et établisse de la façon décrite ci-après les tarifs pour les services offerts à la Municipalité d Irlande, soit : Année 2013 : Déneigement : $ Ordures & récupération : $ Total Année 2013 : $

4 Il est de plus résolu que les sommes dues pour l année 2013 soient payables en deux versements égaux, le 15 février 2013 et le 15 septembre TRAVAUX PUBLICS SÉCURITÉ PUBLIQUE 7.1. RÉSOLUTION D APPROBATION DES DÉPENSES POUR DES TRAVAUX MUNICIPAUX DANS LE CADRE DU PROGRAMME D AIDE À L AMÉLIORATION DU RÉSEAU ROUTIER LOCAL DU MINISTÈRE DES TRANSPORTS : ATTENDU QUE la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine a procédé à des travaux de voirie durant l année 2012, dans le cadre du Programme d amélioration du réseau routier local, soit l amélioration du chemin du Barrage, et que ces travaux totalisent un coût net en 2012 de $; ATTENDU QUE le Ministère des Transports a accordé en 2012 à la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine une subvention d aide à l amélioration du chemin du Barrage au montant total de $, répartie sur 3 exercices financiers, soit $ en , $ en 2014 et $ en ; Il est proposé par M. Yves Samson et résolu : Que le conseil de la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine approuve les dépenses pour les travaux exécutés sur le chemin du Barrage pour un montant total subventionné de $, pour l exercice financier , et sont jointes à la présente, les copies des pièces justificatives, conformément aux exigences du ministère des Transports du Québec (MTQ), o dossier no : (12) ; Que les travaux ont été exécutés conformément aux présentes dépenses sur la route dont la gestion incombe à la municipalité DEMANDE À HYDRO-QUÉBEC POUR L INSTALLATION D UNE LUMIÈRE DE RUE SUR LE CHEMIN DU BARRAGE : ATTENDU QUE pour des raisons de sécurité l installation d une lumière de rue est prévue sur le chemin du Barrage suite à une demande de M. Karl Roy résident au 779 chemin du Barrage; Il est proposé par M. Yves Samson et résolu que le conseil de la municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine demande à Hydro-Québec de procéder, dans les meilleurs délais, à l installation d une lumière de rue sur le chemin du Barrage selon les indications ci-après :

5 Sur le poteau situé du côté de la résidence située au 779 chemin du Barrage (numéro W4B3A) Il est de plus résolu de demander au représentant d Hydro-Québec de contacter M. René Filteau, directeur des travaux publics au , afin de localiser l emplacement exact de l installation. 8 LOISIRS TOURISME VILLÉGIATURE 8.1. OUVERTURE DE L ANNEAU DE GLACE : Le maire informe les gens dans la salle que grâce aux pompiers volontaires, Déneigement Patrick Gouin, Déneigement Jasmin Dubois, M. Laurier Rousseau et les employés municipaux, l anneau de glace est maintenant ouvert, mais toujours selon les conditions climatiques EMBAUCHE D UN JOURNALIER OCCASIONNEL : ATTENDU QUE juste avant la période des fêtes, un employé régulier de la municipalité a dû s absenter pour une période indéterminée; ATTENDU QUE le directeur devait rapidement trouver une personne occasionnelle disponible pour pallier les besoins à l aréna; ATTENDU QUE M. Mario Ouellet, un ancien employé occasionnel était disponible et avait déjà la formation nécessaire; Il est proposé par M. Glorien Bédard et résolu que les membres du conseil de la municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine confirment l embauche de M. Mario Ouellet à titre de journalier occasionnel selon les conditions prévues à la convention collective en vigueur RÉSOLUTION AUTORISANT LA TENUE D UNE ACTIVITÉ DE FINANCEMENT DE LA POLYVALENTE DE DISRAELI DANS LA SALLE DESJARDINS : ATTENDU QUE la municipalité a reçu une demande de la Polyvalente de Disraeli pour obtenir gratuitement la salle Desjardins pour organiser une soirée disco pour les jeunes de ans comme activité de financement pour participer à un échange avec la Colombie-Britannique; Il est proposé par M. Gaston Nadeau et résolu que les membres du conseil de la municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine acceptent de louer gratuitement la salle Desjardins à la Polyvalente de Disraeli, pour la tenue d une activité de financement.

6 9 - URBANISME - DÉVELOPPEMENT DU TERRITOIRE Aucun dossier FINANCES - GESTION DES SERVICES ACCEPTATION DES COMPTES DU MOIS DE DÉCEMBRE 2012 : Les comptes du mois sont présentés aux élus sous une forme permettant de voir les dépenses engendrées par fonction (par poste de grand livre). Suite aux précisions données par le maire, M. Gilles Gosselin : Il est proposé par M. Gaston Moreau et résolu que la municipalité de Saint- Joseph-de-Coleraine accepte les comptes (payés et à payer) du mois de décembre 2012, au montant de $, le tout tel qu ils apparaissent sur les listes déposées dans les archives de la municipalité et remises aux membres du conseil, et autorise le directeur général et secrétaire-trésorier, M. Martin Cadorette, à en effectuer le paiement DÉPÔT DE L ÉTAT DES ACTIVITÉS FINANCIÈRES À LA FERMETURE DU MOIS DÉCEMBRE 2012 : Le directeur général et secrétaire-trésorier, M. Martin Cadorette, dépose l état des activités financières (revenus et dépenses) à la fermeture du mois de décembre RÉSOLUTION CONCERNANT LES DÉPENSES INCOMPRESSIBLES : ATTENDU QU il y a lieu d autoriser certaines dépenses régulières, dites incompressibles, pour lesquelles les montants ont été appropriés au budget de l année 2013 par le conseil de la Municipalité de Saint-Joseph-de- Coleraine ; ATTENDU QU il y a lieu d autoriser le directeur général et secrétaire-trésorier à effectuer le paiement de ces dites dépenses, dans la mesure où des fonds sont disponibles en vertu du budget municipal adopté par ce conseil et dans la mesure où il peut émettre une attestation de disponibilité de fonds ; ATTENDU QU une telle autorisation ne soustrait pas le directeur général et secrétaire-trésorier de sa responsabilité de «veiller à l emploi des fonds aux fins pour lesquelles ils ont été votés», d approuver préalablement et de contrôler les dépenses ; ATTENDU QU une telle autorisation ne soustrait pas le conseil municipal de son obligation d autoriser, lors d une séance dudit conseil, le paiement des dépenses encourues par la Municipalité ; Il est proposé par M. Gaston Nadeau et résolu que le conseil autorise le directeur général / secrétaire-trésorier à effectuer tous les paiements relatifs aux

7 dépenses ci-après mentionnées, dans la mesure où des fonds sont disponibles en vertu du budget adopté par le conseil de la Municipalité de Saint-Joseph-de- Coleraine pour l année 2013, et dans la mesure où il peut émettre une attestation de disponibilité de fonds pour chacune de ces dépenses, à savoir : 1) Le versement de la rémunération des membres du conseil, tel que prévu aux avis et règlements. 2) Le paiement des salaires des employés municipaux, tel que prévu aux ententes de travail, résolutions d embauche ou convention collective. 3) Le paiement des remises et des contributions de la Municipalité, à titre d employeur, imposées par la Loi provinciale et fédérale ou autres. 4) Le paiement de factures pour les services de télécommunications et d électricité. 5) Le paiement des frais d immatriculation des véhicules moteurs appartenant à la Municipalité. 6) Les paiements découlant d un engagement contractuel approuvé préalablement par le conseil conformément à la Loi. 7) Les paiements découlant d engagements vis-à-vis la M.R.C. des Appalaches, les sites d enfouissement, le Gouvernement du Québec et du Canada, la Société Québécoise d Assainissement des Eaux et l Office municipal d habitation (OMH) de Coleraine. 8) Les paiements qui doivent être effectués en vertu d un contrat de service ou de location d équipement dûment approuvé préalablement par résolution ou règlement du conseil. 9) L achat de timbre-poste et autres frais de poste ou de transport. 10) Les obligations créées par le service de la dette et prévues au budget annuel (remboursement du capital et des intérêts) et autres frais bancaires. 11) Le paiement des frais de déplacements, repas, hébergement ou autres frais de représentations préalablement autorisés par le conseil. 12) Le paiement des honoraires de vérification, de services juridiques notariés, des honoraires d ingénieurs ou autres professionnels concernant des dossiers approuvés préalablement par le conseil. 13) Le paiement des salaires et factures engagées par le président d élection, tel que prévu par la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités. 14) Le paiement de toutes autres dépenses jugées urgentes par le directeur général et dont les dépenses ont été acceptées par le conseil. Il est également résolu que le directeur général / secrétaire-trésorier soumette tous les comptes et la liste des comptes ainsi payés à la séance ordinaire subséquente, et ce, pour adoption par le conseil de la Municipalité de Saint- Joseph-de-Coleraine.

8 Il est de plus résolu que le maire et le directeur général / secrétaire-trésorier, soient autorisés à signer les documents nécessaires à cette fin RÉSOLUTION AUTORISANT LE VERSEMENT DES DONS, SUBVENTIONS ET COTISATIONS AUX DIFFÉRENTS COMITÉS ET/OU ORGANISMES, AINSI QUE DES DIVERSES PUBLICITÉS ANNUELLES : ATTENDU QUE CHAQUE année, des sommes sont prévues au budget afin que la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine contribue auprès de différents organismes et/ou associations sans but lucratif, à titre de subventions, dons, ou cotisations annuelles; ATTENDU QUE CHAQUE année, des sommes sont également prévues au budget pour des fins de publicité et promotion de la Municipalité; ATTENDU QUE plusieurs demandes de ces comités, organismes et fournisseurs reviennent d année en année et qu il est opportun de faire une résolution générale pour autoriser le versement des dites sommes; Il est proposé par Mme Sophie Huppé et résolu d autoriser le directeur général / secrétaire-trésorier à verser : les sommes demandées à titre de subventions, dons, ou cotisations annuelles aux différents organismes et comités qui en feront la demande par écrit au cours de l année; les sommes prévues au budget à titre de publicité et promotion de la municipalité; le tout, tel qu ils apparaissent sur la liste déposée dans les archives de la municipalité et remise aux membres du conseil. Il est également résolu que les membres du conseil approuvent ladite liste NOMINATION D UN MAIRE-SUPPLÉANT ET SUBSTITUT À LA MRC DES APPALACHES : ATTENDU QUE les membres du conseil souhaitent procéder à la nomination d un nouveau maire suppléant, en remplacement de M. Sylvain Roy; ATTENDU QU il s avère également souhaitable de prévoir un substitut pour siéger au conseil des maires de la MRC des Appalaches pendant l absence du maire ou son incapacité d agir ; ATTENDU QUE l article de la Loi sur l organisation territoriale municipale prévoit que le conseil d une municipalité locale désigne, par résolution, un substitut parmi ses membres;

9 Il est proposé par M. Gaston Moreau et résolu que le conseil de la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine : 1. Nomme le conseiller au poste # 5, M. Gaston Nadeau, à titre de maire suppléant de la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine, et ce, jusqu à son remplacement par une nouvelle résolution; 2. Nomme, conformément à l article de la Loi sur l organisation territoriale municipale, le conseiller au poste # 5, M. Gaston Nadeau, à titre de substitut pour siéger au conseil des maires de la Municipalité régionale de Comté des Appalaches pendant l absence du maire ou son incapacité d agir, et ce, jusqu à son remplacement par une nouvelle résolution RÉSOLUTION MANDATANT LE DIRECTEUR GÉNÉRAL RELATIVEMENT À L APPLICATION DU CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES EMPLOYÉS : ATTENDU QUE le conseil municipal a adopté le Règlement numéro relatif au Code d éthique et de déontologie des employés de la Municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine; ATTENDU QU il y a lieu de préciser le rôle du directeur général relativement à l application de ce Code; ATTENDU QUE le directeur général est le fonctionnaire principal de la Municipalité; ATTENDU QUE le directeur général a autorité sur tous les autres employés de la Municipalité; ATTENDU QU il peut suspendre temporairement un employé de ses fonctions; Vu l article 113 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., c. C-19); Il est proposé par M. Gaston Nadeau et résolu : De mandater le directeur général pour assurer le respect du Code d éthique et de déontologie des employés de la Municipalité, sous réserve de ce qui suit; Plus particulièrement, de mandater le directeur général pour enquêter sur toute contravention potentielle au Code qui est portée à sa connaissance à la suite d une plainte ou autrement; Si son enquête l amène à conclure qu il y a effectivement eu contravention au Code, d autoriser le directeur général, s il le croit approprié, à imposer une réprimande verbale ou écrite à l employé concerné; De lui demander de faire rapport au conseil s il juge qu une sanction autre qu une réprimande verbale ou écrite doit être imposée à l employé, afin que le conseil décide de la suite des évènements, sans préjudice au pouvoir

10 du directeur général d imposer temporairement une suspension, tel que prévu à l article 113 L.C.V RÉSOLUTION POUR NOMMER L UMQ COMME MANDATAIRE DANS LE DOSSIER D ASSURANCE COLLECTIVE : ATTENDU QUE le 30 novembre dernier, l UMQ a octroyé au groupe Mallette Actuaires inc. le contrat pour les services professionnels d un consultant en matière d assurance collective pour les employés d un regroupement d organismes municipaux; ATTENDU QUE la municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine fait partie de ce regroupement; ATTENDU QUE pour être en mesure de mieux protéger les intérêts des municipalités et organismes membres du regroupement, l UMQ souhaite agir comme mandataire auprès de l assureur; Il est proposé par M. Glorien Bédard et résolu que la municipalité de Saint- Joseph-de-Coleraine mandate l UMQ pour agir à titre de mandataire pour l accès à son dossier d assurance collective auprès de l assureur, dans le respect des règles de protection des renseignements personnels. 11- LÉGISLATION Avant de traiter le point suivant, le conseiller au poste #5, M. Gaston Nadeau, mentionne au maire détenir un intérêt pécunier dans le prochain sujet puisqu il est copropriétaire d une compagnie susceptible d être locataire d un immeuble industriel de la Municipalité. M. Nadeau se retire donc à 19h30 pour s asseoir dans la salle ADOPTION DU RÈGLEMENT # FIXANT LE MONTANT MAXIMAL DE DÉPENSES RELATIVES À LA LOI SUR LES IMMEUBLES INDUSTRIELS MUNICIPAUX POUR 2013 : ATTENDU QUE la Loi sur les immeubles industriels municipaux (L.R.Q. c. I- 0.1) autorise les municipalités à fixer annuellement un montant qu elles peuvent dépenser aux fins de cette loi; ATTENDU QU il y a avantage pour la Municipalité de se prévaloir de la Loi sur les immeubles industriels municipaux; ATTENDU QU un avis de motion a été donné le 3 décembre 2012; Il est proposé par M. Glorien Bédard et résolu que la municipalité de Saint- Joseph-de-Coleraine adopte le règlement # fixant le montant

11 maximal de dépenses relatives à la Loi sur les immeubles industriels municipaux pour l année (M. Gaston Nadeau n ayant pas voté et n ayant pas participé aux délibérations) M. Gaston Nadeau réintègre son siège à 19h ADOPTION DU RÈGLEMENT # RELATIF AUX POUVOIRS ET OBLIGATIONS ADDITIONNELS DU DIRECTEUR GÉNÉRAL : ATTENDU QUE la municipalité de Saint-Joseph-de-Coleraine est régie principalement par le Code municipal du Québec aux fins des fonctions, postes et nominations de ses principaux fonctionnaires; ATTENDU QUE, conformément à l article 210 du Code municipal du Québec, le directeur général de la Municipalité en est le fonctionnaire principal; ATTENDU QUE le directeur général est également le secrétaire-trésorier de la Municipalité; ATTENDU QU il exerce notamment les fonctions prévues à l article 212 du Code municipal du Québec; ATTENDU QUE le conseil peut, par règlement, ajouter aux pouvoirs et aux obligations du directeur général de la Municipalité ceux prévus à l article 113 de la Loi sur les cités et villes en matière de gestion des ressources humaines, matérielles et financières; ATTENDU QU un avis de motion a été donné à une séance régulière de conseil tenue le 3 décembre 2012; Il est proposé par M. Gaston Nadeau et résolu que la municipalité de Saint- Joseph-de-Coleraine adopte le règlement # relatif aux pouvoirs et obligations additionnels du directeur général. Aucun dossier. 12 DIVERS

12 CERTIFICAT DE DISPONIBILITÉ DE CRÉDITS (Code Municipal, article 961) Je soussigné, Martin Cadorette, Directeur général et secrétaire-trésorier, certifie par les présentes qu il y a les crédits budgétaires disponibles pour les fins pour lesquelles le conseil a autorisé les dépenses dans la présente séance. Donné ce 14 e jour de janvier 2013 Martin Cadorette, directeur général 13 - PÉRIODE DE QUESTIONS Plusieurs citoyens sont présents dans la salle du conseil et posent différentes questions auxquelles le maire répond. La période de questions a débuté à 19 h 37 et s est terminée à 19 h CLÔTURE ET LEVÉE DE LA SÉANCE Tous les points de l ordre du jour étant épuisés, il est proposé par M. Gaston Moreau et résolu que la présente séance soit levée à 19 h 50. Martin Cadorette Directeur général/secrétaire-trésorier Gilles Gosselin Maire «Je, Gilles Gosselin, atteste que la signature du présent procès verbal équivaut à la signature par moi de toutes les résolutions qu il contient au sens de l article 142 (2) du Code municipal».