1. LES OBJECTIFS PRIORITAIRES DE L EPRT

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1 Dernière mise à jour : 12 novembre 2013 ENTENTE DE PARTENARIAT RÉGIONAL EN TOURISME DE CHARLEVOIX Catégorie FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS L EPRT de Charlevoix partenaire du développement touristique des Festivals et événements de Charlevoix! Cadre de gestion L admissibilité des Festivals et évènements dans l Entente de partenariat régional en tourisme (EPRT) confirme leur rôle dans le développement de l activité économique associée au tourisme. Pour les années couvertes par l Entente , les partenaires souhaitent que les investissements réalisés auprès les Festivals et évènements de Charlevoix entraînent une progression notable de leur pouvoir attractif auprès des clientèles du Québec et de certains segments de clientèles hors Québec pour les évènements les plus matures. Ces attentes ont inspiré le cadre de gestion de l EPRT, incluant le processus d évaluation des demandes et les modalités d attribution des appuis financiers afin, non seulement d appuyer la tenue des Festivals et événements de Charlevoix, mais de susciter et de participer à l évolution de leur caractère touristique. 1. LES OBJECTIFS PRIORITAIRES DE L EPRT L Entente de partenariat régional en tourisme (EPRT) de Charlevoix a pour mission fondamentale de favoriser l essor de l industrie touristique de Charlevoix. Pour y parvenir, cette entente vise à renouveler l offre touristique en appuyant des projets structurants qui permettront l atteinte des neuf (9) objectifs 1, mentionnés à l article 2 du Guide du promoteur de l EPRT Charlevoix. Les Festivals et évènements, comme toute autre catégorie de projets, doivent participer à l atteinte de ces objectifs. Les membres du comité de gestion tiennent toutefois à souligner l importance toute particulière de trois (3) de ces neuf objectifs. De plus, le comité de gestion manifeste ainsi sa volonté de voir l EPRT appuyer prioritairement les festivals et évènements désireux d atteindre un statut touristique reconnu par Tourisme Québec et motivés à générer plus de retombées locales et régionales. 2. LA DÉFINITION DE LA NOTION DE PROJET Pour les Festivals et évènements, en l absence du dépôt d un dossier spécifique à l intérieur de catégories de projets admissibles à l EPRT, il est entendu que le projet déposé correspond à la tenue de l édition pour laquelle son organisateur présente une demande. Les dépenses admissibles sont donc celles couvrant les frais de la tenue de cette seule édition. 1 Voir l annexe 1. 1

2 3. LES RÈGLES D ADMISSIBILITÉ ET D ATTRIBUTION L EPRT énumère les règles qui s appliquent à tous les projets déposés et celles qui s appliquent plus spécifiquement aux Festivals et évènements. Certaines de ces règles traitent de l admissibilité de l organisation, d autres touchent à la nature même de l évènement, enfin certaines règles s appliquent à la demande financière et à son attribution. En résumé les critères d admissibilité sont : *LE FESTIVAL ET ÉVÈNEMENT ADMISSIBLE : 1. Est une entreprise privée, une coopérative, un organisme légalement constitué à but lucratif (OBL) ou non lucratif (OBNL) 2. Est membre en règle de Tourisme Charlevoix 3. Génère un achalandage important et un nombre significatif de visiteurs 2 4. Se tient sur le territoire de Charlevoix 5. Dure de 3 à 35 jours 6. Anime la destination sur plus d une année 7. Démontre une mise de fonds minimale de 20 % par le promoteur (Exemple de l origine de ces fonds autonomes : fonds auto-générés, commandites, contributions ou dons privés) 8. Cumule une aide maximale du gouvernement du Québec (ministères et organismes) de 50 % pour un OBL et de 80 % pour un OBNL *Extrait du Guide du promoteur de l EPRT Charlevoix. 4. LES ATTENTES ET LA DURÉE DE L APPUI Le caractère ponctuel de l aide financière apportée par l EPRT 3 implique qu elle ne peut être attribuée de façon récurrente et qu il deviendra de plus en plus important pour les Festivals et événements de diversifier leurs sources de revenus dans l avenir. L appui financier accordé aux Festivals et événements retenus à l EPRT est donc ponctuel et sera attribué sous certaines conditions à convenir dans un engagement contractuel. Ces engagements, qui visent l atteinte des objectifs de l EPRT, tiendront essentiellement : À l'amélioration du caractère touristique de ses activités À l amélioration de son autonomie financière Au développement d une culture de partenariat avec d autres organismes touristiques À sa participation à une étude permettant de mesurer son achalandage, la provenance de ses clientèles et ses retombées économiques 2 Ce critère sera évalué par les efforts de promotion hors région planifiés pour 2013, mais mesuré plus précisément suite à la tenue d études de clientèles au cours de l année Tel que stipulé à l intérieur du Guide du promoteur de l EPRT Charlevoix. 2

3 Comme pour tous les projets reçus à l EPRT, le promoteur devra produire une reddition de compte annuelle (ou mission d examen) ainsi qu un rapport d événement. Ces documents permettront de mesurer le respect des engagements et les efforts déployés pour atteindre les objectifs, dont ceux de l évolution du caractère touristique, de l autonomie financière et du développement de partenariats de leur évènement. Compte tenu de la durée de la présente entente, l appui sera disponible pour deux années financières, soit les années et , ce qui implique le dépôt d un maximum de deux projets (éditions) par évènement. 5. DATES DE DÉPÔT DES DEMANDES De façon à faciliter le dépôt et accélérer le traitement des demandes, des dates de dépôt des dossiers sont fixées. Les dates sont précisées dans le tableau suivant : Date du début de l évènement Maximale de dépôt du dossier Réponse au plus tard (ou vers le) : D ici le 31 décembre avril 2013* Le 15 mai 2013 pour les événements qui se tiennent de mai à septembre 2013 Le 30 juin 2013 pour les événements qui se tiennent d octobre à décembre 2013 Entre le 1 janvier 2014 et le 31 mai 2014 Entre le 1 juin et le 30 septembre 2014 Entre le 1 octobre et le 31 décembre 2014 Entre le 1 janvier 2015 et le 31 mars 2015 Le 15 juillet 2013 Le 15 septembre 2013 Le 31 janvier 2014 Le 31 mars 2014 Le 31 mai 2014 Le 14 août 2014 Le 15 juillet 2014 Le 30 septembre 2014 * Exceptionnellement pour fin d application à l An 1 (2013), pour les événements admissibles qui n auraient pas déposé de demandes à ce jour et qui se tiennent entre le 1 er mai et le 30 septembre, la date limite de dépôt est fixée au 15 avril 2013 et le délai de réponse est ajusté selon le mois où se déroule l événement. Pour être analysé, le dossier doit être complet et un dossier incomplet pourrait ne pas être analysé ou pourrait voir son évaluation en souffrir. Les documents nécessaires au dépôt de la demande et à son analyse demeurent les mêmes que pour tous les projets soumis à l EPRT de Charlevoix. 3

4 Le dossier déposé devra démontrer qu il répond aux critères d admissibilité 4 pour ensuite faire l objet d une évaluation. Le délai de traitement de la demande est le même que celui prévu à l intérieur du Guide du promoteur, soit d environ 6 à 8 semaines. 6. L ÉVALUATION DES DEMANDES Les montants disponibles dans l EPRT sont limités et doivent être investis dans les projets les plus susceptibles de permettre l atteinte des objectifs énoncés dans L EPRT 5. Afin de préserver l accessibilité et l équité entre les demandeurs, une évaluation du projet sera effectuée à partir de critères 6 communs à tous les projets déposés à l EPRT. Ces critères font toutefois l objet d une pondération en fonction des spécificités et attentes énoncées envers les Festivals et évènements. La grille d évaluation 7 pondérée qui en résulte sert en premier lieu à sélectionner les projets offrant certaines garanties de succès touristique (note de passage), puis à déterminer la performance du projet ainsi que le montant de l aide financière accordée. Pour chaque critère, outre sa pondération, une évaluation devra établir si ce critère est absent (non documenté dans la demande) ou présent selon une valeur à déterminer. Pour fin d exemple, un projet qui ne donne aucune indication sur sa stratégie marketing risque de se voir attribuer une évaluation négative (0); selon la valeur de sa stratégie marketing, une évaluation faible, moyenne ou haute pourra lui être attribuée. L évaluation des quelques 14 critères permettra d établir un résultat et l aide financière à attribuer. 7. LES RÈGLES D ATTRIBUTION DE L AIDE FINANCIÈRE Les coûts admissibles pour les projets déposés par les Festivals et évènements étant relativement larges 8 alors que les montant disponibles sont limités 9, le montant maximal pouvant être accordé équivaut à un remboursement de l ordre de 15 % des dépenses réelles admissibles, jusqu à concurrence d une aide maximale de $ Se référer au point 3 du présent document. 5 Se référer à l annexe 1 du présent document. 6 Liste et définition des critères d évaluation : se référer à l annexe 2 du présent document. 7 Grille d évaluation : se référer à l annexe 2 du présent document. 8 Se référer au point 9 du présent document. 9 Un maximum de 20 % de l enveloppe totale de l EPRT Charlevoix peut être attribué à la catégorie des Festivals et évènements. 4

5 Pour fin d exemple, un projet dont le budget réel admissible s élève à $ pourrait espérer obtenir une aide financière maximale de $ (15 % de $ 0 000), si le résultat de son évaluation s avère positive. Toutefois, un projet dont le budget réel admissible s élève à $ pourrait espérer obtenir une aide financière maximale de $, si le résultat de son évaluation est positif. Tel que stipulé à l intérieur de la convention d aide financière établie entre le demandeur et Tourisme Charlevoix (pour l EPRT de Charlevoix), ce sont toutefois les résultats réels (dépenses réelles admissibles en excluant les biens et services obtenus gracieusement non monétaires) déposés lors de la reddition de compte (mission d examen) qui permettront de déterminer ou confirmer le montant final total de l aide accordée, l ajustement éventuel ayant lieu à l occasion du second versement prévu à la convention. 8. CARACTÉRISTIQUE DE L AIDE FINANCIÈRE L aide financière est une subvention non remboursable. Cette aide s inscrit dans les règles permettant un cumul d une aide maximale du gouvernement du Québec (ministère et organismes) de l ordre de 50 % pour un OBL et de 80 % pour un OBNL. 9. LES DÉPENSES ADMISSIBLES Les coûts admissibles et non admissibles 11 ne tiennent pas compte des infrastructures puisque ces projets peuvent être déposés dans la catégorie Attraits, activités et équipements de l EPRT. Coûts admissibles Coûts NON admissibles Frais de déplacement, frais généraux, salaires et avantages sociaux des RH du promoteur s ils sont reliés directement à la réalisation du projet Les coûts reliés au fonds de roulement, au service de la dette, aux pertes (opérations et capital) et au rachat de capital Coûts de programmation Les dons et contributions en nature et en services Coûts d aménagement du site Achat d automobile et de matériel roulant Coûts de location d équipements Le développement technologique, tel que les applications mobiles Les frais de promotion, publicité et marketing Une évaluation positive du dossier, réalisée avec la grille d évaluation pondérée, combinée au résultat obtenu permet de déterminer le montant de l aide financière accordée. 11 Se référer au Guide du promoteur. 5

6 Annexe 1 : Les objectifs de l EPRT 1. Renforcer la notoriété et le pouvoir attractif de la destination 2. Participer à la bonification de l offre touristique par l ajout de produits aptes à stimuler l augmentation du nombre de touristes dans la région 3. Atténuer les écarts de la saisonnalité 4. Augmenter le niveau de qualité de l offre touristique, la complémentarité et la pérennité des produits, des services et des infrastructures 5. Viser à l «exportabilité» de l offre touristique 6. Susciter l augmentation de la durée de séjour et ainsi du nombre de nuitées 7. Favoriser le maintien ou la création d emplois 8. Encourager et promouvoir des pratiques de gestion privilégiant un tourisme durable et responsable 9. Promouvoir les initiatives visant l atteinte de normes de qualité dans leur secteur d intervention respectif De ces neuf objectifs, trois ont été identifiés comme prioritaires par les membres du comité de gestion, soit les objectifs 1, 4 et 6. 6

7 Annexe 2 : Grille d évaluation Grille d'évaluation pondérée EPRT Charlevoix Catégorie: Festivals et évènements CRITÈRE Poids relatif Structurant (attractif, portée régionale) Novateur (nouvelle dimension, tendance) Qualité Maillage (forfaits, réseau, complémentarité) Stratégie marketing (plan, actions, budget) Intégration au milieu (aménagement, authenticité) Étalement de la saison Priorités régionales Tourisme durable Retombées significatives ($, emplois) Diversification des clientèles Structure financière Rentabilité 25 Appui du milieu 25 Références (ne pas toucher) 200 Résultats : Points % 0 0,0 7

8 Annexe 2 (suite) : Lexique de la grille d évaluation STRUCTURANT : Projet qui exerce un pouvoir d attraction, qui suscite un déplacement et qui a une portée régionale et même au-delà. L impact ou le rayonnement se fait à l échelle régionale et même au-delà. A la capacité de générer d autres projets. Favorise la concertation régionale, a l appui du milieu et la capacité à développer de l emploi. NOVATEUR : Ajoute une nouvelle dimension à l offre touristique de la région. Novateur pour la région (ex. : produit touristique en émergence), par rapport à la concurrence (ex. : peu ou pas dans la région mais aussi dans les régions limitrophes). Correspond à de nouvelles tendances. QUALITÉ : Démontre une garantie de qualité de/du : du produit, du concept (ex. : programmation, accueil, animation, infrastructures et installations, animations, etc.). Contribue à augmenter le niveau de qualité de l offre touristique. MAILLAGE : Élaboration de forfaits, réseau d entreprises, complémentarité, partage et mise en commun des ressources / infrastructures. STRATÉGIE MARKETING : Plan de mise en marché (publicité, promotion), budget démontré. INTÉGRATION AU MILIEU : Bonification du projet en fonction de l aménagement du territoire, souci d authenticité et respect du milieu (ex : respect et mise en valeur des paysages, mise en valeur du tourisme lié au patrimoine naturel et bâti, au tourisme culturel, etc.). ÉTALEMENT DE LA SAISON : Contribue à atténuer les écarts de saisonnalité. Durée de 3 à 35 jours. PRIORITÉS RÉGIONALES : Se référer aux priorités régionales du plan stratégique de Tourisme Charlevoix. TOURISME DURABLE : Respecte des principes et des pratiques de développement durable en tourisme. Le développement durable est défini comme un mode de développement qui satisfait les besoins du présent sans mettre en péril la capacité de générations futures à satisfaire leurs propres besoins. Allie les enjeux environnementaux, économiques et sociologiques. RETOMBÉE SIGNIFICATIVES : Démontre qu il engendre des retombées significatives au niveau des recettes, de la clientèle, des nuitées, pour le maintien ou la création d emplois, etc. DIVERSIFICATION DES CLIENTÈLES : Contribue à diversifier les clientèles ou vise les clientèles cibles (ex : nature et plein air, clientèle familiale, clientèle produite de niche, etc.). STRUCTURE FINANCIÈRE : Taux d endettement, capacité de réinjection des promoteurs/du projet, support du milieu, évaluations des coûts du projet (démontré à l aide d un montage financier d événement annexé à la demande). 8

9 RENTABILITÉ : Croissance des ventes, des revenus autonomes d événement, du budget, des bénéfices nets. Rentabilité à venir, démontrer le tout à l aide du montage financier d événement. APPUI DU MILIEU : Démontrer l appui du milieu (ex. financier). Source : (Les définitions sont tirées de la grille d analyse de pertinence touristique et de l Annexe D de l EPRT de Charlevoix) 9

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