Feuille d information sommaire 3 : Attribution des dépenses de financement au formulaire T3010B

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1 Feuille d information sommaire 3 : Attribution des dépenses de financement au formulaire T3010B L information suivante est organisée de façon à aider les organismes de bienfaisance à indiquer les dépenses de financement aux lignes de déclaration appropriée du formulaire T3010B. Une attribution exacte des dépenses de financement leur permettra de bien calculer le ratio de financement et de s assurer que ce dernier reflète l efficacité des activités de financement de l organisme de bienfaisance. Les renseignements sont tirés ou adaptés de diverses ressources de l ARC. Sujets couverts dans cette feuille d information sommaire : 1. Mise sur pied d un système comptable 2. Attribution des dépenses à diverses catégories de dépenses 3. Lignes directrices relatives à l attribution de dépenses directes et indirectes 4. Façons courantes d attribuer des dépenses à diverses catégories 5. Transfert des dépenses d un organisme de bienfaisance au formulaire T3010B 6. Comment faciliter le transfert de l information financière au formulaire T3010B 7. Catégories de dépenses du formulaire T3010B 8. Endroits où inscrire les dépenses sur le formulaire T3010B 9. Comment décider ce qu est une dépense de financement 10. Exemples de dépenses de financement 11. Qu en est-il des activités de financement et de ses conséquences sur le ratio de financement? 1. Mise sur pied d un système comptable Il est essentiel d avoir de l information précise et utile pour bien exploiter un organisme de bienfaisance et respecter les exigences de l ARC. Une étape importante consiste à décider de la façon dont vous consignerez vos dépenses dans vos documents financiers. Habituellement, les dépenses sont inscrites dans les comptes précis du grand livre général de l organisation. Il existe plusieurs façons d organiser des comptes, reflétant souvent la structure qui est la plus utile aux intervenants qui nécessitent de l information financière. Une méthode consiste à organiser les comptes par type de dépenses, notamment en plaçant les dépenses dans des catégories comme les frais de chauffage, les honoraires des consultants, les salaires et avantages sociaux, les fournitures de bureau, etc. Ce 1

2 type de structure peut être efficace pour les petits organismes de bienfaisance ou ceux qui ont un nombre limité de programmes. La plupart des organismes de bienfaisance utilisent la méthode d organisation par compte, activité ou programme, par exemple les frais d administration, les activités de financement, les services de counseling, les programmes éducatifs, etc. De cette façon, l organisme de bienfaisance peut facilement répondre à des questions comme celles-ci : Combien avons-nous dépensé sur les activités de financement ce mois-ci, ce trimestre-ci ou cette année? Combien avons-nous dépensé sur les frais d administration par rapport aux programmes de bienfaisance? Il serait probablement utile de demander à un comptable professionnel d établir le système comptable de l organisme de bienfaisance pour s assurer que ce dernier répond aux besoins de l organisation et qu il fournit l information requise par l ARC. 2. Attribution des dépenses à diverses catégories de dépenses Il est probable que de nombreuses dépenses soient liées à plus d un compte, surtout si l organisme de bienfaisance a une série détaillée ou complexe de comptes de dépenses. Quand une dépense est liée à plus d un compte de dépenses, l organisme de bienfaisance devra la diviser ou l attribuer à chaque compte pertinent. Selon la nature des dépenses et de la structure des comptes, il se peut que ce soit une tâche simple ou complexe. Un organisme de bienfaisance doit créer une façon juste et uniforme d attribuer des dépenses à différents comptes. Ce point est extrêmement important quand des dépenses sont liées aux programmes de l organisme (où la majorité des ressources devraient être attribuées) et d autres dépenses sont attribuées à des fonctions non caritatives, comme la collecte de fonds, l administration et la gestion ou les activités politiques. Il est possible d acheter des fournitures de bureau pour les programmes de bienfaisance, mais elles peuvent aussi servir pour les besoins d administration et de gestion ainsi que d autres activités de financement. Le salaire versé au directeur général ou à la directrice générale peut servir de rémunération pour le programme de bienfaisance et ses responsabilités administratives. 2

3 3. Lignes directrices relatives à l attribution de dépenses directes et indirectes Les dépenses directes sont des dépenses qui sont directement liées à une activité. Si vous n avez pas d activités, vous n avez pas de dépenses (p. ex., l achat de fournitures de laboratoire pour gérer un programme de recherche). Il se peut qu il soit facile d attribuer ces dépenses à une catégorie précise ou qu elles nécessitent une analyse pour s assurer que les dépenses sont isolées ou calculées au prorata de façons raisonnables selon les différentes catégories de dépenses. Les frais de voyage d un instructeur ou d une instructrice sont inclus dans une plus grande facture des voyages que l agence a réservés pour l organisation durant le mois. Chaque vol, les frais d hôtel et ainsi de suite doivent être indiqués et facturés à la bonne activité. Si une facture pour des frais de téléphone comprenait des centaines d interurbains à quelques sous chacun, il serait raisonnable d estimer la valeur totale des appels pour chaque activité plutôt que d indiquer individuellement le but de chaque appel et d additionner les interurbains. Les dépenses indirectes sont des dépenses qui appuient plus d une activité de l organisme de bienfaisance ou qui permettent à ce dernier de continuer son travail. Même si vous n avez pas réalisé une activité en particulier, vous allez tout de même engager une partie ou la totalité des frais. Chaque mois, l organisme de bienfaisance publie un bulletin ordinaire qui fournit des nouvelles et de l information aux membres, remercie les donateurs et les bailleurs de leur soutien, et annonce les prochaines activités de l organisation. Le directeur général ou la directrice générale se déplace à l échelle du pays, animant des programmes d éducation, visitant les bailleurs et effectuant des examens de rendement des employés régionaux. Il est important d établir une approche raisonnable et uniforme à l attribution de dépenses dans les différentes catégories. 4. Façons courantes d attribuer des dépenses dans diverses catégories Les dépenses liées à plus d une activité ou aux activités générales de votre organisme de bienfaisance doivent être attribuées aux comptes pertinents. De façon générale, cette attribution est basée sur une façon sous-jacente de mesurer l élément du coût de revient. 3

4 Par exemple, l attribution pourrait être basée sur ce qui suit : le nombre d employés ou de bénévoles qui travaillent à chaque activité; le temps accordé à chaque activité; la surface utile que prend chaque activité; les coûts directs, et ainsi de suite, de chaque activité; les revenus de chaque activité. Un organisme de bienfaisance distribue un journal mensuel qui met en valeur ses programmes et qui annonce une prochaine activité de financement. Cette publication est composée de huit pages, dont deux sont accordées à l annonce de cette activité. Le coût bulletin pourrait être attribué selon : le nombre de pages utilisées pour promouvoir l activité par rapport au nombre total de pages du bulletin (le quart des pages est lié au financement et les trois quarts sont liés au programme); le nombre de mots de promotion par rapport au nombre total des mots du bulletin; le temps que le personnel a pris pour rédiger la promotion par rapport au temps total que le personnel a pris pour rédiger le bulletin. 5. Transfert des dépenses d un organisme de bienfaisance au formulaire T3010B Les organismes de bienfaisance doivent détailler leurs dépenses deux fois sur le formulaire. Premièrement : Les dépenses doivent être déclarées à l une des lignes 4800 à Ces lignes représentent les catégories de dépenses couramment utilisées (p. ex., ligne frais de déplacement et dépenses d automobile) Le total de toutes les dépenses est signalé à la ligne 4950 (à l exception des dons faits aux donataires reconnus) Deuxièmement : Des dépenses doivent également être indiquées à l une des lignes de la série Les dépenses doivent être réorganisées par fonction de sorte à les déclarer comme dépenses politiques, de bienfaisance, d administration et de gestion, de financement et autres. Les lignes de la série 5000 donnent à l ARC une idée précise des dépenses pour chaque fonction de l organisme de bienfaisance. 4

5 Il est stipulé dans les lignes directrices générales de l ARC qu au moins 80 % des dépenses d un organisme de bienfaisance devraient être consacrées aux programmes et le reste des dépenses, aux autres fonctions comme les activités de financement ou l administration et la gestion. Avant le budget fédéral de 2010, l ARC utilisait le calcul du contingent des versements pour s assurer qu un organisme de bienfaisance dévouait assez de ressources à ses programmes de bienfaisance. Bien que la formule de ce calcul ait changé, la cible de 80 % demeure le repère minimal que les organismes de bienfaisance devraient essayer d atteindre. 6. Comment faciliter le transfert de l information financière au formulaire T3010B Trois stratégies aideront les organismes de bienfaisante à bien transférer l information financière au formulaire T3010B : 5

6 a. Faire les liens du système comptable aux lignes du formulaire T3010B Il est recommandé qu un organisme de bienfaisance lie chaque catégorie de dépenses de son système comptable à la ligne de déclaration pertinent du formulaire T3010B. De cette façon, chaque organisme peut transférer facilement l information financière de son système comptable à la ligne pertinente du formulaire T3010B. Étant donné que chaque organisme de bienfaisance doit détailler ses dépenses deux fois, ce lien devra être assuré pour les deux exigences de déclaration. Première déclaration Toutes les dépenses sont signalées à la ligne Déclaration aux lignes de la série 5000 Frais de déplacement pour les programmes signalés à la ligne 5000 Frais de déplacement liés à la gestion et à l administration ligne 5010 Frais de déplacement pour la collecte de fonds signalés à la ligne 5020 b. Clarifier les catégories qui portent à confusion pour assurer une uniformité au fil du temps De nombreuses dépenses peuvent être facilement attribuées à la ligne de déclaration pertinente du formulaire T3010B. Cependant, certaines situations portent à confusion et pourraient nécessiter une clarification ou une interprétation de l ARC ou d un comptable. Il est recommandé que l organisme de bienfaisance aborde ces situations, inscrive l attribution recommandée et s assure que les futures déclarations de situations similaires reflètent ces recommandations. c. Établir des feuilles de calcul séparées pour certaines lignes de déclaration Certaines transitions devraient être inscrites sur des feuilles de calcul séparées pour faciliter le transfert d information sur le formulaire T3010B. Par exemple, la comptabilisation sur les dons en nature, le revenu d organismes gouvernementaux et les transactions financières avec des collecteurs de fonds externes nécessite de remplir des annexes précises du formulaire T3010B. Par conséquent, ils devraient faire l objet d un suivi séparé. 6

7 7. Catégories de dépenses du formulaire T3010B Ligne 4800 : Publicité et promotion Montants dépensés par l organisme de bienfaisance pour attirer l'attention sur lui-même ou sur ses programmes. Ligne 4840 : Fournitures de bureau et dépenses Comprend les frais liés à l affranchissement, aux petits achats de matériel, à la tenue de réunion, et à l établissement et à la distribution de rapports annuels. Ligne 4810 : Frais de déplacement et dépenses d automobile Comprend les frais de déplacement et d hébergement, et les dépenses d automobile comme l essence, les réparations, l entretien et les frais de location. Ligne 4850 : Coûts d occupation Comprend les frais de location, les versements hypothécaires, les frais d entretien et de réparations, les taxes et tous les autres frais liés à l entretien des locaux. Ligne 4860 : Honoraires de professionnels ou de consultants Comprend les frais d avocats, de comptables et de collecteurs de fonds. Ligne 4870 : Formation du personnel et des bénévoles Comprend le coût des cours, des colloques et des conférences. Ligne 4880 : Total des dépenses engagées pour rémunérer les employés Comprend les salaires, traitements, avantages et honoraires. Ligne 4890 : Juste valeur marchande de tous les dons de biens utilisés dans le cadre des programmes de bienfaisance Si l'organisme de bienfaisance utilise le bien donné dans le cadre de ses programmes de bienfaisance, la juste valeur marchande du bien doit être inscrite comme dépense à cette ligne et à la ligne

8 Ligne 4920 : Autre Cette ligne ne devrait être utilisée que si un organisme de bienfaisance ne peut attribuer ces dépenses à toute autre catégorie. Un organisme de bienfaisance inscrirait le montant sur l autre ligne et fournirait de l information précise sur la dépense dans la zone texte (ligne 4930). Cette description donnera à l ARC une idée de ce qui est inscrit à la ligne 4920 et la possibilité de savoir que la dépense apparaît sur une autre ligne. Ligne 4950 : Total des dépenses excluant les dons faits à des donataires reconnus Calcule les lignes 4800 à Endroits où inscrire les dépenses sur le formulaire T3010B L ARC fournit deux options à un organisme de bienfaisance de signaler son information financière sur le formulaire T3010B : Option A : Annexe 6, Renseignements financiers détaillés (habituellement pour les organismes de bienfaisance dont la taille est plus grande) Option B : Section D, Version abrégée (D4) Les organismes de bienfaisance peuvent utiliser la section D Version abrégée (D4) si AUCUNE des conditions suivantes ne s applique : Le revenu brut de l organisme de bienfaisance dépasse $. Le montant de tous les biens (p. ex., investissements, biens locatifs) qui n a pas servi à l exécution des programmes de bienfaisance dépasse $. L organisme de bienfaisance a l autorisation d accumuler des fonds au cours de l exercice. L organisme de bienfaisance a dépensé ou transféré des biens durables au cours de l exercice. Option A. Si l organisme utilise l annexe 6, Renseignements financiers détaillés L annexe 6 est plus détaillée sur le plan des catégories de dépenses et fournit un résumé plus transparent d où les dépenses sont engagées. Cette information est utile pour analyser l efficacité des activités de financement, fournit des renseignements plus précis aux donateurs et aux membres du conseil d administration, et favorise la prise de décisions. Les organismes de bienfaisance seront requis de signaler leurs dépenses aux lignes 4800 à 4920 (consultez le tableau suivant). 8

9 Ensuite, ils reclasseront les dépenses pour les signaler aux lignes de la série NOTA : La LIGNE 4950 devrait correspondre au total des lignes 5000, 5010, 5020, 5030 et Les dépenses de financement sont inscrites à la ligne Ce montant fait partie de la formule que les organismes de bienfaisance utilisent pour calculer leur ratio de financement. Option B : Si l organisme utilise la version abrégée (D4) habituellement pour les organismes de bienfaisance de plus petite taille Il y a moins de lignes sur la version abrégée, menant à la déclaration des dépenses variées à la même ligne (4920) et, par le fait même, à une moins grande clarté à propos de coûts précis. 9

10 10 Ces organismes de bienfaisance NE DOIVENT QUE déclarer sur trois lignes des catégories de dépenses de la série 4000.

11 Frais de déplacement et dépenses d automobile Honoraires de professionnels ou de consultants Endroit où un organisme de bienfaisance inclurait les dépenses liées aux collecteurs de fonds contractuels ou externes. Toutes les autres dépenses non comprises dans les montants susmentionnés. Entrez le total des dépenses non comprises aux lignes 4860 et Cette ligne peut inclure les dépenses sur les programmes de bienfaisance, les subventions qui doivent être retournées, d autres montants engagés à la suite d une entente avec la Direction des organismes de bienfaisance pour compenser les insuffisances de l exercice précédent, etc. Endroit où un organisme de bienfaisance utilisant la section inclurait toutes les dépenses de financement. Ces organismes de bienfaisance doivent également signaler des dépenses aux lignes de catégories de dépenses de la série 5000 : Ligne 5000 Programmes de bienfaisance Ligne 5010 Dépenses de gestion et d administration Cette information aide l ARC à déterminer si des ressources adéquates sont remises ou non à des programmes de bienfaisance. Les organismes de bienfaisance qui utilisent la version (D4) ne sont pas tenus d isoler toutes les dépenses de financement pour l une des lignes de déclaration de la série LIGNE 5020 : LE FINANCEMENT N EST PAS UTILISÉ DANS LA VERSION ABRÉGÉE. 9. Comment décider ce qu est une dépense de financement La Feuille d information sommaire 1 : Le ratio de financement fournit plus de détails sur ce qui est considéré une dépense de financement. En fait, les activités qui comprennent une demande d appui sont des activités de financement et les dépenses liées à ces activités sont des dépenses de financement. 11

12 Il y a des tests qui peuvent réduire l attribution de dépenses à la ligne de déclaration de financement 5020 et fournissent une option pour l attribution de dépenses à une autre ligne, à savoir le test de la totalité ou presque et le test en quatre parties. Le graphique ci-dessous donne un aperçu qui devrait aider un organisme de bienfaisance à déterminer si une dépense est considérée ou non une dépense de financement. Description d activité 1 Activité qui comprend une demande d appui : - planification, recherche ou préparation liée à une demande d appui; - activités pour mieux faire connaître l organisme de bienfaisance, gestion des donateurs et reconnaissance des donateurs; - ventes de biens et services (sauf si elles font partie d une activité complémentaire connexe). 2a Activité qui comprend demander de l appui, mais qui aurait tout de même eu lieu, qu elle ait inclus ou non une demande d appui en vertu de laquelle : la totalité ou presque de l activité n est pas du financement (90 %). 2b Activité qui comprend demander de l appui, mais qui aurait tout de même eu lieu, qu elle ait inclus ou non une demande d appui en vertu de laquelle : les exigences du test en quatre parties sont satisfaites (toutes les réponses sont «non»). 3 Activité qui n aurait pas eu lieu sans demande d appui, mais qui comprend des activités de financement conçues pour inciter une mesure ou un changement de comportement. Attribution des dépenses Tous les coûts de l'activité sont attribués comme dépenses de financement. Aucun coût de l'activité n est attribué comme dépense de financement. Une portion des coûts de l activité est attribuée comme dépense de financement. Une portion des coûts de l activité est attribuée comme dépenses de financement. 4 Toute autre activité qui comprend demander de l appui. Tous les coûts de l'activité sont attribués comme dépenses de financement. 5 Toute autre activité qui ne nécessite pas de demander de l appui. Aucun coût de l'activité n est attribué comme dépense de financement. Pour calculer le ratio de financement, il est essentiel de bien déterminer si les coûts de l activité peuvent être attribués ou non comme dépenses de financement (consultez la Feuille d information sommaire 1 : Ratio de financement). L ARC offre des cibles de ratios acceptables des dépenses de financement par rapport aux revenus de financement (à savoir un maximum de 35 %). Les organismes de bienfaisance peuvent avoir un ratio de financement qui n est pas élevé, mais cette situation pourrait être attribuée à la non-inclusion de dépenses liées au financement. 12

13 La liste suivante a été créée pour sensibiliser les organismes de bienfaisance aux dépenses qu ils n auraient peut-être pas reconnus comme des dépenses de financement, et par conséquent, qu ils n auraient pas inclus dans le calcul de leur ratio. Un grand nombre de ces exemples est lié au coût du temps que le personnel passe à des tâches de financement (numéro 10). 10. Exemples de dépenses de financement a. Dépenses liées au personnel Coût du temps que le personnel passe à des tâches de financement Chercher des options de financement. Envisager des contrats avec des professionnels en activités de financement. Planifier et organiser des activités et événements de financement. Trouver et gérer des bénévoles pour les tâches de financement. Créer du matériel de marketing et de promotion. Créer et mettre à jour des bases de données de contacts (p. ex., d éventuels participants) Trouver des commanditaires pour des activités. Préparer et distribuer des envois. Passer du temps à communiquer avec d éventuels participants, commanditaires et donateurs. Créer des trousses de commandites. Gérer les relations avec les donateurs demandes d appui en personne, gestion des donateurs, déclaration. Gérer le processus de délivrance des reçus organiser et envoyer des reçus et s assurer que les évaluations sont exactes s il y a lieu). Créer une politique d acceptation des dons. Créer et mettre à jour des sites Web. Lancer la mobilisation communautaire (p. ex., courriels, création de bulletins électroniques, bulletins, etc.) Trouver les locaux et l équipement nécessaires pour le personnel. Gérer l inscription. Accorder du temps pour consigner et suivre les transactions financières. b. Dépenses liées aux activités (coûts de base) Production du matériel de marketing Dépenses liées à la publicité (annonces dans les journaux, à la télévision, etc.) Coûts de base des activités lieux de tenue, nourriture, divertissement, prix et feston. Frais d affranchissement papiers, enveloppes, timbres 13

14 Préparation et mise sur pied d une activité, par exemple les décorations, les festons, la recherche et la présentation d objets pour l encan silencieux, créations de panneaux d affichage, établissement de la JVM et évaluation exacte d articles donnés Coût des cadeaux de reconnaissance généraux (p. ex., annonce dans un journal) et précis pour les donateurs Frais d hébergement et de permis pour les sites Web c. Coûts pour les soutiens externes pour les activités de financement Paiements aux collecteurs de fonds et télévendeurs contractuels Coûts liés aux autres stratégies, par exemple sollicitations porte-à-porte Coûts pour obtenir des dons en ligne Coûts liés à des services spécialisés (p. ex. encanteur professionnel) d. Coûts de perfectionnement professionnel Possibilités de conférences et d apprentissage liées aux activités de financement Frais de déplacement et d hôtel liés aux possibilités d apprentissage Coûts liés aux affiliations professionnelles e. Coûts pour mieux faire connaître l organisme de bienfaisance Stands de présentation Efforts déployés pour obtenir l appui des membres (p. ex., coût des avantages) Coûts de diffusion de l information par l entremise des médias 11. Qu en est-il des activités de financement et de ses conséquences sur le ratio des frais de financement? Les coûts associés à l organisation des activités de financement varient grandement selon le type d activité, le nombre de participants et le niveau de contribution bénévole. D une perspective d un organisme de bienfaisance, les activités de financement peuvent être une façon très efficace de trouver de nouveaux publics cibles et de sensibiliser davantage à sa cause. D une perspective d un donateur, les activités de financement peuvent être très agréables pour ceux qui y participent et fournir la possibilité de démontrer, souvent de façon très publique, son appui à un organisme de bienfaisance en particulier. Il faut parfois beaucoup de temps et d efforts pour organiser une activité de financement à laquelle un grand nombre de personnes participera (comme un souper de vedettes ou un gala). Même les plus petites activités peu nécessiter des mois de travail pour qu elles soient bien organisées tandis que les plus grandes 14

15 peuvent prendre plus d un an. Ce type d activités a tendance à exiger beaucoup de temps. Les organismes de bienfaisance courent aussi un très grand risque quand ils lancent un programme d activités parce qu ils engagent souvent des dépenses à l avance alors que le nombre de participants et les revenus générés sont loin d être garantis. Conséquences sur le ratio de financement L introduction d une nouvelle activité de financement augmentera probablement le ratio de financement d un organisme de bienfaisance à court terme. Il y a de nombreuses dépenses sur le plan du personnel en raison du temps requis pour effectuer des tâches importantes à la gestion d une activité de financement réussie (reportez-vous au point 9). Par ailleurs, il arrive souvent qu une activité de financement prenne plusieurs années avant d être bien établie dans la communauté; les revenus associés aux participants, aux donateurs et aux commanditaires ne seront pas des plus intéressants à court terme. Par conséquent, quelques activités atteignent le seuil de la rentabilité (ou un peu plus) et seulement une poignée d organismes de bienfaisance en tirent d importants revenus périodiques. Au fil du temps, la situation devrait changer parce que les tâches de l activité deviennent plus faciles et exigent moins de temps de la part du personnel (réutilisation de la liste des participants, du matériel de marketing, des trousses de commandites et des listes de donateurs pour les enchères), et les revenus devraient se multiplier au fur et à mesure que le nombre de participants et le soutien des commanditaires augmentent. Cependant, même si un organisme de bienfaisance juge que de telles activités ne génèrent pas un rendement financier important, de nombreux autres pensent qu elles devraient continuer à faire partie de leur mélange de techniques de financement parce qu elles attirent de nouveaux partisans et génèrent de la publicité pour leur cause. Les organismes de bienfaisance devraient toujours être conscients de stratégies visant à réduire leurs dépenses de financement et à minimiser toute participation à des pratiques qui font l objet de préoccupations, comme mentionné dans les lignes directrices sur les activités de financement. 15

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