OLYMPIQUES SPÉCIAUX CANADA MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES

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1 OLYMPIQUES SPÉCIAUX CANADA MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES CHAPITRE 2 FINANCES

2 OLYMPIQUES SPÉCIAUX CANADA MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES TABLE DES MATIÈRES CHAPITRE 2 FINANCES...1 Kilométrage et dépenses

3 OBJET Kilométrage et dépenses PAGE 1 DE 6 Olympiques spéciaux Canada reconnaît à sa juste valeur la contribution constante en temps et en expertise de milliers de bénévoles qui se dévouent pour enrichir la vie des personnes présentant une déficience intellectuelle. À tous les niveaux, nous nous efforçons que les bénévoles n aient pas à assumer eux-mêmes les diverses dépenses qu ils peuvent devoir engager durant l exécution de leurs tâches. C est pourquoi les bénéfices suivants sont consentis à tous les bénévoles dûment inscrits auprès d Olympiques spéciaux Canada. Déplacements en avion Quand un déplacement en avion s impose, Olympiques spéciaux Canada fait les réservations nécessaires et en assume le coût pour les bénévoles, y compris les frais d améliorations aéroportuaires, le transport entre la résidence et l aéroport d origine, le stationnement à l aéroport de même que le transport entre l aéroport de destination et l hôtel ou le lieu de la rencontre. Les courses en taxi entre la résidence et l aéroport d origine et entre l aéroport de destination et l hôtel ou le lieu de la rencontre sont remboursées sur présentation d une demande de remboursement des dépenses. OSC réserve toujours les places en classe économique. Tout déplacement doit être approuvé au préalable par la signature du v.-p. aux sports, du v.-p. au marketing et au développement, du président ou du chef de bureau sur la demande de transport. Kilométrage Les bénévoles peuvent réclamer une indemnité de 0,38 $ par kilomètre pour leurs déplacements (aller-retour) aux assemblées nationales et aux ateliers. Un déplacement en automobile plutôt qu en avion est remboursé jusqu à concurrence du prix d un billet d avion pour le même trajet. Ces coûts doivent être approuvés par Olympiques spéciaux Canada avant le départ. Pour avoir droit au remboursement de leur kilométrage, les bénévoles doivent joindre une déclaration de kilométrage parcouru à leur demande de remboursement des dépenses. Hébergement On accorde la préférence aux établissements de la chaîne hôtelière Delta, commanditaire national d Olympiques spéciaux Canada. OSC se charge de réserver et de payer la chambre. Tous les frais accessoires minibar, articles de toilette, lessive, films, etc. sont à la charge du bénévole. À leur arrivée à l hôtel, les bénévoles doivent vérifier qu on a bien prévu d envoyer la note à Olympiques spéciaux Canada. 3

4 OBJET Kilométrage et dépenses PAGE 2 DE 6 Repas Olympiques spéciaux Canada assume les frais des repas pris lors des réunions. Les frais réels des repas non fournis à l occasion d une réunion planifiée sont remboursés jusqu à concurrence de 10 $ pour les déjeuners, 15 $ pour les dîners et 40 $ pour les soupers. Olympiques spéciaux Canada ne rembourse pas les boissons alcoolisées consommées durant un repas ou une rencontre sociale. Frais divers Les frais divers (c.-à-d. appels téléphoniques, frais postaux, stationnement) engagés durant l exercice de fonctions bénévoles pour Olympiques spéciaux Canada sont remboursés en entier sur présentation des pièces justificatives. À moins qu on n ait pas pu leur réserver une place sur des vols coïncidant avec la période de la réunion, Olympiques spéciaux Canada ne rembourse pas les dépenses engagées sur place par les bénévoles dans les jours qui précèdent ou qui suivent la réunion. Demande de remboursement des dépenses Toute demande de remboursement des dépenses doit être faite à l aide du formulaire prévu à cet effet et envoyée directement à Olympiques spéciaux Canada. On doit joindre tous les reçus originaux à la demande. Dans le cas des dépenses portées sur une carte de crédit personnelle, il faut joindre le reçu de carte de crédit ainsi que le reçu détaillé pour toutes les transactions concernées. Les reçus de restaurant joints à la demande de remboursement des dépenses doivent énumérer la liste des aliments consommés et préciser le total de l addition, pourboire compris. On doit indiquer les montants de TPS à part, y compris la TPS sur les repas et la TPS enchâssée dans certains prix, comme ceux des taxis et les frais d améliorations aéroportuaires. TOUTE DÉPENSE NON PRÉVUE DANS LES LIGNES DIRECTRICES QUI PRÉCÈDENT DOIT ÊTRE APPROUVÉE D AVANCE PAR OLYMPIQUES SPÉCIAUX CANADA. 4

5 OBJET Kilométrage et dépenses PAGE 3 DE 6 Expense Claim Form - English 5

6 OBJET Kilométrage et dépenses PAGE 4 DE 6 Demande de remboursement des dépenses Français 6

7 OBJET Kilométrage et dépenses PAGE 5 DE 6 Demande de transport OLYMPIQUES SPÉCIAUX CANADA DEMANDE DE TRANSPORT NOM ADRESSE TÉLÉPHONE COCHEZ LA CASE APPROPRIÉE Bénévole Employé BUT DU VOYAGE TÉLÉCOPIEUR N O DE RÉFÉRENCE D OSC (code de compte) À L ALLER DATE VILLE D ORIGINE HEURE DE PRÉFÉRENCE DESTINATION AU RETOUR DATE VILLE D ORIGINE HEURE DE PRÉFÉRENCE DESTINATION Approuvé par : Date : Veuillez remettre ou télécopier la demande à : Alexius Lee Olympiques spéciaux Canada Télécopieur :

8 OBJET Kilométrage et dépenses PAGE 6 DE 6 Déclaration de kilométrage parcouru Olympiques spéciaux Canada DÉCLARATION DE KILOMÉTRAGE PARCOURU Nom Mois Date Lecture de l odomètre au départ Lecture de l odomètre à l arrivée Motif du déplacement Kilométrage total Total Kilométrage total 0 Indemnité de kilométrage (0,38 $/km) Somme due 0 J atteste que les renseignements donnés dans la présente demande sont véridiques. Date Autorisation Date Code comptable 8