CHAPITRE 2 COMMENT OBTENIR L'ACCÈS À MON INFORMATION POUR EXTRAIRE LA VALEUR MAXIMALE?

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1 CHAPITRE 2 COMMENT OBTENIR L'ACCÈS À MON INFORMATION POUR EXTRAIRE LA VALEUR MAXIMALE? LA NÉCESSITÉ DE DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS GUIDE ÉLECTRONIQUE DE L'ÉCONOMIE DE L'INFORMATION

2 POURQUOI VOUS DEVEZ VOUS PROCURER LE GUIDE ÉLECTRONIQUE L'ÉCONOMIE DE L'INFORMATION Ce guide électronique comportant cinq sections vous aidera à bien comprendre le rôle que l'information joue au sein de votre entreprise. Il examine chaque aspect lié à l'économie de l'information. 1. QU'EST-CE QUE LE RETOUR SUR L'INFORMATION? 2. COMMENT ACCÉDER À MES DONNÉES POUR EN EXTRAIRE LA VALEUR MAXIMALE? LES OBSTACLES À L'EXTRACTION DE LA VALEUR DE L'INFORMATION POLITIQUES POSITIVES 3. COMBIEN COÛTE LE FAIT D'IGNORER LES RISQUES LIÉS À L'INFORMATION? 4. COMMENT CONCEVOIR UN PROGRAMME FONCTIONNANT À LA FOIS POUR LE PERSONNEL ET POUR L'ENTREPRISE? 5. COMMENT LES FUTURES TENDANCES DANS LA GESTION DE L'INFORMATION AFFECTERONT-ELLES MON ENTREPRISE? VOUS DÉCOUVRIREZ Comment tirer pleinement parti de l'une de vos ressources les plus précieuses et minimiser les coûts et les risques liés à votre information et à vos documents 2

3 UN AUTRE REGARD SUR L'INFORMATION L' É C O N O M I E D E L' I N F O R M AT I O N LE POINT DE CONVERGENCE ENTRE VALEUR, RISQUE ET COÛT L'économie de l'information consiste à gérer et exploiter les données créées et reçues par l'entreprise en vue d'améliorer les résultats. Chaque entreprise a besoin d'une stratégie de gestion de l'information visant à limiter les risques, à assurer la conformité, à réduire les coûts et, aujourd'hui, avec l'émergence du big data, à préparer les données pour l'analytique. L'économie de l'information apporte une stratégie collaborative et d'ensemble qui aide les entreprises à optimiser la valeur de leurs données et à limiter les risques à chaque étape, de la création initiale des documents et des données à leur exploitation et à leur destruction sécurisée. 3

4 CHAPITRE 2 : DÉMATÉRIALISER L'INFORMATION POUR EN EXTRAIRE LA VALEUR MAXIMALE L'information est essentielle à l'entreprise et obtenir un retour sur l'information est essentiel à la stratégie commerciale. Extraire une valeur maximale signifie communiquer rapidement l'information adéquate aux intéressés, à moindres efforts, avec une précision absolue et sans compromettre la sécurité. En réussissant ceci, vous acquerrez un avantage compétitif en offrant un meilleur service à votre personnel comme à vos clients. Dans le chapitre 1, nous avons examiné les problèmes liés à l'explosion de l'information et à la prolifération des documents papier et numériques. Dans ce chapitre, nous examinerons les obstacles à l'extraction de la valeur maximale de votre information et la manière dont la dématérialisation peut être utilisée pour surmonter ces obstacles. OBTENIR UN RETOUR SUR L'INFORMATION EST ESSENTIEL À LA STRATÉGIE COMMERCIALE 4

5 LES OBSTACLES À L'EXTRACTION DE LA VALEUR DE L'INFORMATION LE PROBLÈME RÉSIDE DANS LE PAPIER L'idée largement documentée que l'on se faisait du bureau sans papier au vingtième siècle ne s'est pas concrétisée. Plus de la moitié des entreprises reçoivent encore la majorité des demandes de leurs clients sur papier. 1 Si un client ou un commercial fait une demande et qu'il manque un document, on imagine aisément la perte de revenu qui en résulte. LES DOCUMENTS PAPIER SE DÉPLACENT LENTEMENT, SE PERDENT FACILEMENT ET SONT DIFFICILES À CONTRÔLER. Des recherches effectuées en 2014 révèlent ce que les consommateurs détestent le plus dans le service client. Parmi les personnes interrogées, 77 % affirment avoir été réorientées vers un autre service interne et que leur demande est restée sans suite, tandis que 25 % ont été confrontées à un interlocuteur incapable d'accéder à leur dossier 2. Le stockage des documents et leur accès constituent une cause majeure de ces problèmes. Les documents papier se déplacent lentement, se perdent facilement et sont difficiles à contrôler. Il peut être difficile d'extraire efficacement la valeur de l'information contenue exclusivement dans des documents papier. 1, 2 Paper Light Research, Opinion Matters,

6 LES OBSTACLES À L'EXTRACTION DE LA VALEUR DE L'INFORMATION SE FORMER OU NE PAS CHANGER Ici, l'opportunité se situe au niveau des personnes et de leurs pratiques. La formation et l'éducation peuvent aider les personnes à comprendre la relation existant entre la gestion de l'information et les pertes et profits. Étonnamment, seulement 26 % des entreprises disposent de programmes de formation sur les risques liés à l'information 3. Si des procédures sont en place, elles sont trop souvent mal comprises, voire ignorées. Bien que 80 % des entreprises disposent de politiques officielles, 64 % ne les adoptent pas à tous les niveaux 4. Parmi les entreprises observant des processus sans papier, la seule et unique difficulté majeure est de former le personnel 5. SEULEMENT 26 % DES ENTREPRISES DISPOSENT DE PROGRAMMES DE FORMATION SUR LES RISQUES LIÉS À L'INFORMATION. 3, 4 PwC et Iron Mountain, Au-delà des bonnes intentions - Le besoin de passer de bonnes intentions à l'action concernant les risques liés à la gestion des informations sur le marché des entreprises de taille moyenne, juin AIIM Market Intelligence, Paper Wars

7 ACTIONS POSITIVES POLITIQUES POSITIVES Pour extraire la valeur maximale de vos données et vous assurer de bénéficier d'un retour positif sur l'information, vous devez appliquer des politiques et des procédures à l'échelle de l'entreprise. Celles-ci doivent réglementer la destruction et la conservation des documents, l'accès autorisé, le stockage sécurisé, ainsi que la destruction et la dématérialisation. Les politiques relient la direction stratégique aux opérations quotidiennes. Des politiques et des processus intelligemment définis vous permettront de guider et gouverner la gestion de l'information au sein de votre entreprise. LA NUMÉRISATION SELON L'APPROCHE «PAYEZ AU FUR ET À MESURE» EST LA SOLUTION LA PLUS RENTABLE DU PAPIER AU NUMÉRIQUE Les documents archivés peuvent être numérisés, mais numériser chaque document est onéreux et inefficace. L'approche «payez au fur et à mesure» est généralement la solution la plus rentable. Elle permet de numériser les documents requis fréquemment pour les utiliser immédiatement. Les autres documents rarement consultés peuvent être numérisés à la demande. 7

8 ACTIONS POSITIVES LA RECHERCHE DE DOCUMENTS RENDUE FACILE Un avantage lié à la dématérialisation des documents réside dans la possibilité d'utiliser les métadonnées comme des balises. Ceci permet à différents utilisateurs de rechercher un document spécifique à l'aide des critères de recherche les plus pertinents. D'énormes gains en efficacité peuvent être obtenus de cette manière car la vitesse à laquelle l'information se déplace et est utilisée peut en accroître la valeur commerciale. Selon les recherches, le personnel est 26,5 % plus efficace s'il peut accéder à l'information plus rapidement et plus facilement 6. Et, lorsque vos équipes en relation directe avec les clients disposent d'un accès direct à l'information, elles peuvent répondre plus rapidement aux besoins des clients. LE PERSONNEL EST 26,5 % PLUS EFFICACE S'IL PEUT ACCÉDER À L'INFORMATION PLUS RAPIDEMENT ET PLUS FACILEMENT. 6 Association for Information and Image Management (Association pour la gestion de l'information et de l'image) 8

9 ACTIONS POSITIVES LES PROCESSUS LES MIEUX ADAPTÉS À LA NUMÉRISATION DÉMATÉRIALISER POUR OPTIMISER Un service de courrier numérique numérise les documents entrants ou générés en interne pour en extraire l'information critique. Cette information est alors disponible immédiatement et n'importe où au format numérique. Votre personnel sera en mesure de fournir un service rapide aux clients et de partager les documents facilement. Les documents originaux peuvent être stockés à distance à moindres coûts et en toute sécurité. FORMULAIRE DE DEMANDE DE CARTE DE CRÉDIT FICHIER RH SALARIÉS DESSIN DE PRODUIT TECHNIQUE Processus de demande de carte de crédit Processus de modification de la fonction d'un salarié Processus disciplinaire Processus de départ d'un salarié Processus de réparation de produit Processus de rappel de produit La dématérialisation nécessite un investissement mais, selon une étude effectuée en 2014, 60 % des entreprises ayant mis en œuvre cette technique bénéficient d'un retour sur investissement dans un délai de 18 mois 7. La même étude révèle qu'un service de courrier numérique génère une quantité de bénéfices, le principal étant des délais de traitement plus rapides pour les clients, ainsi qu'une meilleure efficacité en aval grâce à une plus grande qualité de la capture des données 8. FORMULAIRE DE DÉCLARATION DE SINISTRE FACTURE/NOTE DE FRAIS DE VOYAGE FORMULAIRES DE PLAINTE Processus d'indemnisation d'assurance (par exemple, assurance santé, automobile ou logement) Processus de gestion des comptes fournisseurs Processus de règlement des plaintes 7, 8 AIIM Market Intelligence, Paper Wars

10 UN AUTRE REGARD SUR L'INFORMATION EXTRACTION DE LA VALEUR MAXIMALE Les politiques et les procédures à l'échelle de l'entreprise, ainsi que les processus alimentés par la dématérialisation, sont des facteurs clés pour extraire la valeur maximale de votre information. Dans le chapitre suivant, nous examinerons les coûts associés aux risques liés à l'information. 10

11 EXTRAIRE LA VALEUR MAXIMALE PASSEZ AU CHAPITRE SUIVANT CHAPITRE 3 : COMBIEN COÛTE LE FAIT D'IGNORER LES RISQUES LIÉS À L'INFORMATION? Pour en savoir plus sur les avantages liés à la dématérialisation, téléchargez notre guide Pour partir sur de bonnes bases Le b. a.-ba de la dématérialisation. TÉLÉCHARGER MAINTENANT GUIDE ÉLECTRONIQUE DE L'ÉCONOMIE DE L'INFORMATION

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