ORGANISEZ UNE ACTIVITe. Comment organiser une activité de financement réussie au profit de la Société de l arthrite

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1 Comment organiser une activité de financement réussie au profit de la Société de l arthrite

2 a PROPOS DE LA SOCIeTe DE L ARTHRITE La Société de l arthrite est le principal organisme caritatif canadien du domaine de la santé dont la mission est d offrir aux plus de 4,6 millions de Canadiens atteints d arthrite des ressources éducatives, du soutien communautaire et des solutions fondées sur la recherche. Depuis sa fondation en 1948, la Société a investi plus de 185 millions de dollars dans des projets de recherche visant à élaborer des traitements plus efficaces et à trouver un moyen de guérir la maladie. L IMPORTANCE DE VOTRE SOUTIEN Aujourd hui, un adulte canadien sur six doit composer quotidiennement avec la douleur de l arthrite, et selon les prévisions, en l espace d une génération, un nouveau diagnostic d arthrose sera posé toutes les minutes. Les activités organisées par des tiers sont un excellent moyen de sensibiliser les gens, de recueillir des fonds et de transformer la vie des personnes atteintes d arthrite. Elles réduisent les ressources et les fonds dépensés par la Société de l arthrite, et nous permettent ainsi d avoir un maximum d impact sur la qualité de vie des personnes atteintes de la maladie.

3 IDeES D ACTIVITeS Activités de financement communautaires BBQ, lave-auto, stand de limonade, vente de pâtisseries, vente-débarras Quels que soient vos intérêts ou vos passions, il est facile d en faire une activité de financement. Invitez vos collègues, vos camarades de classe, vos amis et vos voisins à participer à votre événement et à faire un don. Marathons divers Marchetons, marathons de quilles, marathons de yoga et plus! Ces événements sont d excellents moyens de rassembler vos amis pour pratiquer une activité que vous aimez tous. Les participants demandent à leurs amis et à leur famille de les appuyer par un don. Les pages personnelles de collecte de dons en ligne fonctionnent très bien pour ce genre d événement. Anniversaires et occasions spéciales Encouragez vos amis et votre famille à verser un don à la Société de l arthrite au lieu de vous faire un cadeau. Créez une page à cette fin au et informez vos contacts de son existence par courriel. Tournois Qu il s agisse d un événement existant ou d une nouvelle initiative, les tournois peuvent être une excellente façon de récolter des fonds au bénéfice de la Société de l arthrite. Vous n êtes pas très sportif? Organisez un tournoi de jeux vidéo ou de jeux de société. Campagnes en milieu de travail Invitez vos collègues à vous donner deux dollars pour l organisation de vendredis décontractés. Demandez à votre employeur s il offre un programme d équivalence de don. Organisez une vente de pâtisseries, un tirage promotionnel ou un repas-partage. Quelle que soit votre idée, nous pouvons vous aider à la mettre en œuvre.

4 LISTE DE CONTRoLE > Élaborez un plan Questions utiles : Quelle sorte d activité voulez-vous organiser? Où se déroulera votre activité? Quel est votre objectif financier? Comment allez-vous récolter les fonds? Avez-vous besoin d aide? Avez-vous besoin de licences ou de permis (bingo, tirage, alcool)? Établissez un budget Vous devrez engager des dépenses en lien avec votre activité. En établissant un budget, vous garantirez que les frais d inscription couvrent vos dépenses et que vous êtes en mesure de récolter des fonds pour la Société de l arthrite. Cliquez ici pour télécharger un modèle de budget. Fixez-vous un objectif de financement Les donateurs sont plus susceptibles de se sentir liés à la cause si vous avez un objectif concret. Chaque don contribue à changer la vie des plus de 4,6 millions de Canadiens qui vivent avec l arthrite. Inscrivez votre activité Suivez les étapes pour inscrire une activité au Une fois votre activité inscrite, la Société de l arthrite vous fournira des ressources et des outils pour vous aider dans votre collecte de fonds. Récoltez des dons Selon le type d activité que vous organisez, nous pouvons vous créer un page de collecte de dons sur notre site Web. Il s agit d un excellent moyen de récolter des fonds avant, durant et après votre activité. Vous pouvez aussi utiliser des formulaires de dons hors ligne pendant votre activité. Il est d ailleurs important de recueillir les renseignements des donateurs. En leur absence, la Société de l arthrite ne peut pas délivrer de reçus fiscaux. Après votre activité Nous voulons avoir de vos nouvelles. Dites-nous comment les choses se sont passées et envoyez-nous des photos.

5 ReCIT D UNE ACTIVITe DE FINANCEMENT ReUSSIE UN JEUNE GARÇON DeTERMINe a INSPIRER LES AUTRES En janvier, le petit Ethan, âgé de cinq ans, a été hospitalisé pour une amygdalectomie, qui, au final, a compliqué sa vie plus qu elle ne l a simplifiée. Après avoir subi un arrêt respiratoire, il a passé dix jours à l hôpital, où l on a posé le diagnostic d arthrite juvénile. Rapidement, l «équipe Ethan» est née. En effet, médecins, infirmières et soignants dévoués se sont mobilisés pour aider le jeune garçon à mieux vivre avec sa maladie. Les gens ont vite constaté qu Ethan n était pas exceptionnel uniquement de par sa maladie. Une fois suffisamment rétabli pour se déplacer sur l étage, Ethan a immédiatement entrepris de répandre la bonne humeur chez les autres enfants en fabriquant des colliers avec des pailles coupées. Aujourd hui, Ethan fabrique toujours des colliers, mais ce sont des colliers de billes bleues qui représentent son soutien pour la Société de l arthrite ainsi que pour chacun de ses amis atteints de la maladie. Ce qui est encore plus impressionnant, c est qu Ethan a organisé sa propre activité de collecte de fonds. En mars, il s est lancé le défi de récolter un million de pièces de cinq sous d un bout à l autre du Canada et des États-Unis. Il en est actuellement à et pourra sans doute atteindre son objectif avec notre aide et notre soutien. La Société de l arthrite assiste Ethan dans sa collecte de fonds afin de mettre en mouvement la vie des jeunes Canadiens qui vivent avec l arthrite juvénile. En finançant les recherches et en offrant des ressources éducatives spécialisées, des programmes de soutien ainsi qu un accès à des spécialistes, la Société aide les enfants comme Ethan à mener une vie bien remplie et enrichissante. Ethan 5 ans Arthrite idiopathique juvénile Diagnostic posé en juin 2012 «Je vais être un nageur olympique et un médecin. Je vais trouver un remède.»

6 SOUTIEN OFFERT PAR LA SOCIeTe DE L ARTHRITE Une fois les détails de votre activité réglés, assurez-vous de l inscrire au La Société de l arthrite peut vous fournir les outils et les ressources dont vous avez besoin pour récolter des fonds en vue de transformer la vie des personnes atteintes d arthrite. Ressources disponibles : Un membre dévoué du personnel pour répondre à vos questions et vous soutenir dans la collecte de fonds et la planification de votre activité. Du matériel promotionnel qui démontre l impact de vos efforts de collecte de fonds, comme des affiches, des rapports annuels, des modèles d invitation, des faits sur l arthrite, des cartes de remerciement et des oiseaux bleus. Des outils de collecte de fonds, notamment des formulaires de dons et des outils de collecte de dons en ligne. Du soutien pour les communications, comme des lettres de soutien, des logos «Organisez une activité» et un profil public dans notre liste en ligne d activités. Du soutien après votre activité, y compris des lettres de remerciement pour les donateurs et les autres personnes qui vous ont appuyé, de l aide pour la comptabilité et une reconnaissance pour votre activité. L utilisation du logo «Organisez une activité» de la Société de l arthrite Pour utiliser le logo officiel du programme «Organisez une activité», vous devez inscrire votre activité auprès de la Société de l arthrite. Cette dernière doit approuver tout document à l intention du public contenant son logo ou son image de marque.

7 NORMES ET LIGNES DIRECTRICES Il incombe à l organisateur de l activité d informer ses commanditaires, les participants ainsi que le grand public du fait que la Société de l arthrite est la bénéficiaire de l activité et non son organisatrice. Tout matériel promotionnel produit par l organisateur doit être soumis et approuvé par la Société de l arthrite avant son impression ou sa diffusion. L organisateur est responsable d obtenir tous les permis ainsi que toutes les licences et les assurances nécessaires à la tenue de l activité. La Société de l arthrite n assume aucune responsabilité légale ou financière en ce qui concerne les activités organisées par des tiers. La Société de l arthrite ne peut être tenue responsable d aucun dommage matériel ou corporel, d aucun accident, ni d aucune blessure découlant d une telle activité. La Société de l arthrite se réserve le droit d examiner les états financiers et les contrôles internes de l activité à la demande de ses vérificateurs. Éléments exclus du soutien offert par la Société de l arthrite : Le financement ou le remboursement des dépenses liées à l activité. Des listes de donateurs ou de commanditaires. La promotion ou la publicité de l activité, sauf dans la liste en ligne des activités. La présence garantie d employés, de bénévoles ou de participants à votre activité. (Nous aimerions beaucoup envoyer un représentant à votre activité de financement, mais nos ressources ne sont pas suffisantes pour répondre à toutes les demandes.) Les demandes de licences ou de permis (bingo, tirages, alcool ou assurance). Des prix, des produits pour une vente aux enchères ou des récompenses. Des reçus fiscaux pour de l argent ou des biens qui n ont pas été reçus directement par un bureau de la Société de l arthrite.

8 LIGNES DIRECTRICES SUR LES REÇUS En tant qu organisme de bienfaisance enregistré, la Société de l arthrite est tenue de respecter les règles et les règlements de l Agence du revenu du Canada (ARC). Il incombe à l organisateur de l activité de communiquer les politiques concernant les reçus fiscaux aux participants. Veuillez vous familiariser avec les politiques de la Société de l arthrite à cet égard et nous faire part de toute question ou de toute préoccupation. Pour de plus amples renseignements, visitez le Un reçu fiscal peut être délivré pour un don de 20 $ ou plus si : 1. Le donateur n a reçu aucun avantage en contrepartie de l argent versé (les avantages comprennent : repas, alcool, divertissement, produit vendu aux enchères, place de stationnement, etc.). 2. La Société de l arthrite a reçu un compte rendu indiquant toutes les recettes et toutes les dépenses liées à l activité. 3. Les fonds, ainsi qu une liste complète des donateurs, avec leur adresse et les montants versés, sont reçus dans les 90 jours suivant l activité. 4. Les fonds sont reçus avant le 31 décembre de l année civile au cours de laquelle l activité a eu lieu. La Société de l arthrite ne peut pas délivrer de reçu pour : 1. Les frais d admission ou les droits de jeu (golf) 2. L achat d un article lors d une vente aux enchères ou un tirage 3. Les dons en nature (biens ou services) pour une activité 4. Les commandites, lorsqu un avantage tangible sous forme de promotion ou de publicité est reçu contre paiement Les commanditaires et les parties ayant fait un don en nature peuvent recevoir sur demande une lettre reconnaissant leur contribution. Au nom des 4,6 millions de Canadiens qui vivent avec l arthrite, merci de votre soutien!

9 PROMOUVOIR VOTRE ACTIVITe Facebook Assurez-vous d aller sur la page Facebook de la Société de l arthrite et de cliquer sur «J aime»: facebook.com/societearthrite. Lorsque vous nommez la Société de l arthrite dans vos annonces sur Facebook, ajoutez le avant son nom. Lorsque vous téléchargez des images et des vidéos de votre activité, apposez une étiquette «Société de l arthrite». Twitter Suivez la Société de l arthrite à twitter.com/societearthrite. dans vos messages sur Twitter afin que nous puissions les repérer facilement. L utilisation de #mots-clics est un excellent moyen de suivre des conversations sur Twitter. YouTube Commencez par demander à un ami ou à un collègue de filmer votre activité avec une caméra d appareil mobile ou une caméra numérique. Si vous n avez pas de compte YouTube, vous pouvez en créer un à youtube.com. C est simple et GRATUIT. Une fois votre compte créé, vous pouvez télécharger les vidéos de votre activité. Pour ce faire, suivez les étapes simples fournies sur YouTube. Pour les «tags», veuillez utiliser «arthrite», «charité», «activité de bienfaisance» et tout autre tag approprié. YouTube vous suggérera également des tags. N oubliez pas d entrer un titre et une description adéquate. Plus vous serez descriptif, plus les gens seront susceptibles de voir votre vidéo sur YouTube. Une fois votre vidéo téléchargée sur YouTube, nous pouvons afficher le lien sur notre page Facebook. Alors, n oubliez pas de l envoyer : mediassociaux@arthrite.ca.

10 formulaire de dons hors ligne arthrite.ca RENSEIGNEMENTS SUR LE PARTICIPANT Numéro d enregistrement d œuvre de bienfaisance : RR0003 M. Mme Dr Prénom : Nom : Organisation (s il y a lieu) : Adresse : Ville : Province : Code postal : Adresse professionnelle : Adresse résidentielle : Téléphone : Courriel : RENSEIGNEMENTS SUR LES DONS Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture. Libeller les chèques à l ordre de la Société de l arthrite; les chèques postdatés ne sont pas acceptés. Un reçu officiel sera délivré quatre semaines après l événement pour tout don de 20 $ ou plus, à condition que l information soit complète et lisible. Tous les renseignements personnels contenus dans le présent formulaire seront protégés. Oui, j aimerais recevoir des communications électroniques de la Société de l arthrite. COORDONNÉES DES DONATEURS RENSEIGNEMENTS PAYMENT INFORMATION SUR LE PAIEMENT Prénom Nom Chèque (à l ordre de la Société de l arthrite) Espèces Carte de crédit du don $ Adresse N o de la carte Reçu officiel Oui Non Ville Province Code postal Date d expiration Courriel Téléphone Consentement à recevoir des communications électroniques Français Anglais X Nom du titulaire de la carte Signature du titulaire de la carte Prénom Nom Chèque (à l ordre de la Société de l arthrite) Espèces Carte de crédit du don $ Adresse N o de la carte Reçu officiel Oui Non Ville Province Code postal Date d expiration Courriel Téléphone Consentement à recevoir des communications électroniques Français Anglais X Nom du titulaire de la carte Signature du titulaire de la carte La Société de l arthrite est agréée dans le cadre du Programme de normes d Imagine Canada.

11 formulaire de dons hors ligne page 2 COORDONNÉES DES DONATEURS Prénom Nom RENSEIGNEMENTS PAYMENT INFORMATION SUR LE PAIEMENT Chèque (à l ordre de la Société de l arthrite) Espèces Carte de crédit du don $ Adresse N o de la carte Reçu officiel Oui Non Ville Province Code postal Date d expiration Courriel Téléphone Consentement à recevoir des communications électroniques Français Anglais Nom du titulaire de la carte Signature du titulaire de la carte X Prénom Nom Chèque (à l ordre de la Société de l arthrite) Espèces Carte de crédit du don $ Adresse N o de la carte Reçu officiel Oui Non Ville Province Code postal Date d expiration Courriel Téléphone Consentement à recevoir des communications électroniques Français Anglais Nom du titulaire de la carte Signature du titulaire de la carte X Prénom Nom Chèque (à l ordre de la Société de l arthrite) Espèces Carte de crédit du don $ Adresse N o de la carte Reçu officiel Oui Non Ville Province Code postal Date d expiration Courriel Téléphone Consentement à recevoir des communications électroniques Français Anglais Nom du titulaire de la carte Signature du titulaire de la carte X Prénom Nom Chèque (à l ordre de la Société de l arthrite) Espèces Carte de crédit du don $ Adresse N o de la carte Reçu officiel Oui Non Ville Province Code postal Date d expiration Courriel Téléphone Consentement à recevoir des communications électroniques Français Anglais Nom du titulaire de la carte Signature du titulaire de la carte X

12 SOMMAIRE DU BUDGET DE L ACTIVITe Tous les coûts doivent être payés directement par l organisateur ou être prélevés sur les recettes de l activité. La Société de l arthrite doit suivre toutes les règles et tous les règlements édictés par l Agence du revenu du Canada (ARC) pour conserver son statut d organisme de bienfaisance. Nous nous réservons le droit de vérifier les registres de toute activité afin d en garantir la conformité avec les règlements de l ARC. La Société de l arthrite peut délivrer un reçu fiscal aux personnes qui font des dons sans recevoir de bien ou d avantage en contrepartie. TRANSFORMING ARTHRITIS AND WORKPLACE HEALTH Nom de l activité : Nom de l organisateur : Date de l activité : Recettes Inscriptions Produit des enchères Autre Commandites Dons Remarques Total des recettes Si vous souhaitez que vos commanditaires et donateurs reçoivent une lettre de remerciement, veuillez cocher la case correspondante ci-dessous et soumettre une liste détaillée des destinataires au moyen des formulaires de dons fournis. Besoin de reçus d impôts? Besoin de lettres de remerciement? Dépenses liées à l activité Location des lieux Aliments et boissons Remarques Publicité et promotion Impression (billets, affiches, etc.) Autre Total des dépenses Je déclare que les renseignements fournis ci-dessus constituent un compte rendu fidèle de la comptabilité liée à l activité. Nom Date

13 Société de l arthrite 393, avenue University, bureau 1700 Toronto (Ontario) M5G 1E Numéro d organisme de bienfaisance : RR0003

14 Contents 1. About The Arthritis Society 2. Why Your Support Matters 3. Host You Own Event Ideas 4. Planning Checklist 5. Fundraising Success Stories 6. How The Arthritis Society Can Help You 7. Standards & Guidelines 8. Tax Receipting Guidelines 9. Promoting Your Event 10. Tools Provided By The Arthritis Society - Offline Donation Form - Event Budget Summary Template HOST YOUR OWN EVENT

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