MISSIONS HORS DU DEPARTEMENT

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1 MISSIONS HORS DU DEPARTEMENT 1-VERIFIER SA FICHE-PROFIL : voir instruction fiche de procédure paramétrage fiche profil La fiche-profil reprend une fois pour toutes les éléments d'identification du missionné, comme son état civil, son grade, ses adresses (administrative et familiale), ses coordonnées bancaires...elle est créée par basculement des données fournies par les bases de paie. ORDRE DE MISSION 2-CREER UN DOCUMENT VIERGE -Accès : Cliquer sur Ordre de mission - Créer un OM. -Sélectionner document vierge 3-SAISIR SON ORDRE DE MISSION DANS LE PAVE GENERAL Cliquer sur loupe et Sélectionner Résidence Familiale-FAM Lieu de mission exple : Taper PARIS Date et heure de départ de Martinique Date et heure de retour en Martinique Objet figurant sur convocation Cf. annexe enveloppe budgétaire Sélectionner en cliquant sur la loupe 2 possibilités selon objet de convocation soit : -convocation administration centrale -ou initiative recteur Toujours sélectionner en cliquant sur la loupe : - Plateforme Chorus Martinique Ne jamais décocher cette case lors des missions hors du département

2 4- SAISIR LES PRESTATIONS LIEES A LA MISSION DANS LE PAVE PRESTATIONS En fonction de votre mission vous saisissez les prestations correspondantes, dans ce pavé vous ne devez saisir que les prestations suivantes : Avion et Train payés par l agent 1)-Positionner la souris sur Avion(A) et cliquer CREATION DU TRAJET AVION ALLER EXPLE : Mission à Paris Convocation du 10 au 15 juin 2010 Départ de Martinique 2 JOURS avant date de convocation- TRAJET ALLER Départ le 08/06/2010 à 19h00 DE FORT-DE-FRANCE Arrivée le 09/06/2010 à 8h30 A PARIS 1 Départ le : Date et heure de départ en avion de Martinique 2 Arrivée le : Date et heure d arrivée en avion de Métropole Ne rien renseigner dans cette zone 3 Cliquer pour créer le trajet retour Une fois le trajet aller crée, il faut créer le trajet retour

3 CREATION DU TRAJET RETOUR 1 Départ le : Date et heure de départ en avion de PARIS EXPLE : Mission à Paris Convocation du 10 au 15 juin 2010 TRAJET RETOUR Départ le 15/06/2010 à 13h00 DE PARIS 2 Arrivée le : Date et heure d arrivée en avion à FORT- DE-FRANCE 3 Cliquer sur enregistrer Arrivée le 15/06/2010 à 17h30 A FORT-DE-FRANCE Ne rien renseigner dans cette zone CAS DU MISSIONNE QUI DOIT PRENDRE LE TRAIN POURSE RENDRE EN PROVINCE : Une fois la prestation avion saisie aller-retour il faut saisir la prestation train. TRAIN PAYE PAR L AGENT TRAJET ALLER ET RETOUR 1)-Positionner la souris sur Train Payé par l agent (AT) et cliquer 2) Arrivée le : Date et heure d arrivée en Province 1) Départ le : Date et heure de départ de Paris EXEMPLE MISSION A MARSEILLE Itinéraire : Avion de fort de France à Paris (Voir ci-dessus exple de saisie) Train payé par l agent de Paris à Marseille Ne jamais rien renseigner dans cette zone 3) Cliquer pour créer le trajet retour

4 Une fois le trajet aller crée, il faut créer le trajet retour :-Même procédé que pour l aller -Renseigner tous les champs et ensuite cliquer sur enregistrer. PAVE ETAPES -Dans ce pavé il ne faut que générer les étapes Cliquer sur générer les étapes Le pavé ETAPES permet de pré-valoriser automatiquement des montants d indemnités journalières différents en fonction des différentes étapes de la mission. Les étapes ne se saisissent pas, elles sont automatiquement déterminées par l application en fonction des informations saisies dans le pavé Général (dates/heures de début/fin mission) et des informations renseignées dans le pavé des prestations. Le montant est surévalué des ajustements seront effectués par le service gestionnaire afin qu il corresponde au forfait effectivement dû pour la mission en question PAVE DEMANDE D AVANCE ne doit pas être utilisé VALIDATION DE L OM - Envoyer l'ordre de mission à son Valideur Hiérarchique en cliquant sur Avancer Le valideur hiérarchique devra valider et/ou refuser L OM et ensuite l envoyer au Service Gestionnaire (DAF du Rectorat) -Une fois l OM validé par le Service gestionnaire ->DEPART EN MISSION ETAT DE FRAIS DECLARER SES FRAIS : L'ETAT DE FRAIS :. TRANSFORMER L'ORDRE DE MISSION EN ETAT DE FRAIS : Votre OM ayant été validé par votre supérieur hiérarchique et Service gestionnaire, au retour de mission vous devrez créer un Etat de frais. L état de frais : il s agit de l état qui permet le remboursement en fin de mission, d une période définie par le missionné Les informations renseignées dans chaque Etat de Frais sont reprises dans l OM de rattachement et ne sont pas modifiables. Si les frais prévus au moment de la préparation de l OM ne correspondent pas aux frais réellement engagées pendant la mission, il conviendra avant la création de l EF de régulariser l OM de rattachement.

5 REGULARISATION DE SON OM AVANT CREATION DE L ETAT DE FRAIS Si au retour de mission, cette dernière ne correspond plus à l OM validé (changement de dernière minute de date, heure, étape, frais, il convient de procéder avant de créer l EF à la régularisation de l OM. En effet les changements au cours de la mission peuvent avoir un impact sur le budget prévisionnel. L OM doit donc être modifié et suivre un nouveau circuit de validation. Le mode opératoire est le suivant : 1. rechercher l OM à régulariser, 2. le faire revenir au statut RM régularisation de mission : 3. l OM est de nouveau modifiable, y apporter les modifications nécessaires : ajout éventuel de frais ou prestations exemple : Train payé par l agent 4. Renvoyer l OM à la validation 5. Dès que l OM sera de nouveau validé, la création de l EF sera possible.

6 Important : Si un EF a quand même été créé, la modification de l OM ne sera pas possible. Il convient alors d annuler l EF avant de pouvoir modifier l OM. SI VOUS N AVEZ AUCUNE MODIFICATION A APPORTER A L ETAT DE FRAIS Le mode opératoire pour créer un état de frais est le suivant : - Sélectionner Créer un état de frais -Cliquer sur le N DE l OM de référence L état de frais reprend tous les renseignements saisis dans l ordre de mission de référence validé PAVE SAISIE DES FRAIS Dans ce pavé vous devez procéder à la création manuelle des dépenses occasionnées au cours de la mission Prestation de transport payé directement par l agent Cliquer sur TAXI TRAIN TRANSPORT EN COMMUN (bus et/ou métro) -Saisir le montant conformément aux pièces justificatives -Cliquer sur enregistrer

7 ENVOYER L'ETAT DE FRAIS A SON VALIDEUR. L'Etat de frais ne pourra être pris en compte qu'une fois validé. - Cliquer sur Avancer (tout en haut à droite). - Sélectionner "Passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique". - Face à Destinataire, cliquer sur la loupe et sélectionner le nom de son supérieur hiérarchique - "Prévenir le destinataire" (un mail lui est envoyé en temps réel). - Confirmer l'envoi. Comme l OM, l EF entre dans le circuit de validation (Valideur Hiérarchique et Service Gestionnaire) jusqu à la mise en paiement dans l application CHORUS. Notez le n de votre état de frais Attention : l'état de frais ne pourra être validé par le service gestionnaire que lorsque ce dernier aura réceptionné les pièces justificatives qui doivent réglementairement être transmises IMPRIMER L ETAT DE FRAIS A ENVOYER AU SERVICE GESTIONNAIRE Dans la liste correspondante (OM ou EF par ex.), sélectionner «Imprimer» Cliquer sur l état d impression correspondant -Le document imprimé doit être envoyé au service gestionnaire accompagné de toutes les pièces justificatives liées à la mission. Une fois le paiement effectué, l état de frais passera au statut Payé par chorus (cf. annexe liste des statuts des OM et EF) VERIFIER LA PROGRESSION DE SON ETAT DE FRAIS (STATUT) via la barre de menu d ULYSSE T&E : sélectionner «Etat de Frais» puis «Historique» : A tout moment, le «statut» permet à l agent de connaître la progression de son document dans ULYSSE -Le statut d un EF est mis à jour instantanément par ULYSSE - T&E dès qu un changement intervient dans la progression du document.

8 CONSULTATION DES ORDRES DE MISSION ET DES ETATS DE FRAIS Pour consulter vos ordres de mission et/ou états de frais, cliquez sur l'onglet correspondant (ex. OM), puis sur "Sélectionnez un OM" Une nouvelle fenêtre s'affiche cliquez sur "Tous" pour afficher tous les ordres de mission vous concernant Ci-dessus la liste de tous les OM de l agent en question ainsi que le statut des différents documents

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