PLAN DE TRAVAIL (Adopté le 6 novembre 2015) Mis à jour le 30 septembre 2016

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1 PLAN DE TRAVAIL (Adopté le 6 novembre 2015) Mis à jour le 30 septembre 2016 Priorité 1 : Formation et développement professionnel des membres Offrir aux membres, chaque année, une activité de perfectionnement. Favoriser la participation du plus grand nombre de membres Répondre aux besoins ponctuels de formation des membres Collaborer à la mise en place d outils de développement professionnel en RM Organiser la session de perfectionnement 2016 en partenariat avec la CPSA et la CPSAE Étudier les possibilités d apporter une aide financière aux membres devant assumer des frais de déplacement et d hébergement plus élevés pour assister à la session annuelle de perfectionnement AQCS Délégués en 2016 : Denis Riopel Sylvie Rainville Julie Aubin Comité organisateur du colloque Endroit réservé : Exercer une veille stratégique Le conseil En continu Établir avec le MEES, un plan de formation sur le cadre de gestion Coordonner les formations avec celles données par d autres organisations Participer à la mise en place, par l AQCS, d un groupe de communauté de pratique en ressources matérielles, en collaboration avec l Association des cadres des collèges du Québec (ACCQ) Martin Caron Martin Caron Manoir Saint-Sauveur Denis Riopel a été nommé à la présidence du colloque 2016 En communication étroite et régulière avec le MEES En continu Deux membres du conseil font partie du projet pilote : Sylvie Rainville et Denis Riopel. La première des 3 journées de rencontre a eu lieu le 18 novembre

2 Priorité 2 : Relations avec le MEES Susciter des rencontres entre les représentants du MEES et : Le conseil de la CPSRM Tenir quatre (4) rencontres statutaires avec les membres du conseil au cours de l année. M. Valois Bérubé est venu rencontrer le conseil, le 26 février M mes Hélène Gauthier et Sylvie Fournier ont rencontré le conseil, le 29 septembre Les présidences de table régionale Les inviter aux deux rencontres annuelles. Les membres de la CPSRM Les inviter au colloque annuel. Membres du comité organisateur Les représentants du MEES ont assisté aux rencontres du 28 avril et du 2 novembre Une plage horaire a été réservée au MEES durant le colloque de l automne Participer aux travaux des comités du MEES : Sous-comité MEES-Réseau de gouvernance sur la gestion des infrastructures Déléguer un représentant qui assistera aux rencontres et en informera le conseil. Réunions le 28 janvier et le 19 février (conférence téléphonique) Comité de suivi du système de gestion des infrastructures des CS (remplacement de SIMACS) Déléguer un représentant qui assistera aux rencontres et en informera le conseil. Patrick Allard Le comité s est réuni les 16 et 26 février, en juillet et le 7 octobre Obtenir une augmentation du financement accordé pour l agrandissement ou la construction d écoles Intervenir auprès de la direction des infrastructures scolaires du MEES. Lettre transmise à la direction générale, le 29 octobre 2015 Intervention au sous-comité sur les infrastructures le 28 février

3 Priorité 2 : Relations avec le MEES Collaborer à l appropriation du Cadre de gestion des infrastructures scolaires et des documents de soutien par nos membres Réserver un budget à l intérieur des surplus accumulés de la CP. En attente du plan de formation proposé par le MEES afin d ajuster l offre de la CP. Budget de $ réservé. Être consultés par le MEES sur les dossiers actifs Répondre aux demandes de consultation Les commentaires et suggestions portant sur un projet de convention - mesure d ajout d espaces - ont été transmis le 12 juillet Priorité 3 : Rayonnement et influence Maintenir les liens avec les présidences de table régionale des services des ressources matérielles Réunir les présidences de table régionale 2 fois par année. 1 ère rencontre : le 28 avril 2016, à Bécancour 2 e rencontre : le 2 novembre 2016 Partager les documents provenant des tables régionales Jacqueline Reid Rappels à effectuer deux fois/année Informer les présidences de table régionale des travaux du souscomité MEES-Réseau sur la gouvernance des infrastructures État de situation fait lors des rencontres bisannuelles avec les présidences de table régionale. Démontrer l efficacité de gestion des cadres dans les services des ressources matérielles du réseau scolaire Diffuser les résultats de l étude «Mesure de la performance de gestion du parc immobilier des commissions scolaires du Québec» AQCS Les résultats ont été présentés au conseil général du 6 avril

4 Priorité 3 : Rayonnement et influence Développer la collaboration entre la CPSRM et la FCSQ Inviter le représentant de la FCSQ : à rencontrer le conseil à l automne à rencontrer les présidences de table régionale RM Participer au comité RM de la FCSQ À la suite du départ de Frédéric Côté, maintenir des liens avec son remplaçant, Jean Dumas, et instaurer des liens avec le nouveau conseiller de la FCSQ lorsque celui-ci sera nommé. Présence de Frédéric Côté à la rencontre du 28 avril Inviter Jean Dumas à représenter la FCSQ en novembre Participer à l élaboration des contenus des formations de la FCSQ reliées aux RM Maintenir des liens privilégiés avec les principaux partenaires de la CPSRM : GazMétro Poursuivre les échanges avec les représentants de GazMétro Délégués au comité de la session de perf. Hydro-Québec Réactiver les liens de collaboration avec les répondants d Hydro- Québec Michel Gagnon M. Sylvain Therrien et trois de ses collègues sont venus rencontrer le conseil, le 26 février Les informations reçues à la suite de cette rencontre ont été diffusées à tous les membres en juin

5 Priorité 3 : Rayonnement et influence Association de la construction du Québec (ACQ) Société québécoise des infrastructures (SQI) Maintenir un rôle-conseil auprès de la GRICS Amorcer des échanges avec de nouveaux partenaires, au besoin Assurer une veille stratégique Consultation sur le Livre blanc pour l intégrité dans la construction, chapitre 1- Programme Intégrité Évaluer la pertinence de participer à l organisme indépendant de certification mis sur pied par l ACQ En veille stratégique Suivre l implantation de la nouvelle version du logiciel de gestion énergétique des bâtiments HELIOS Denis Riopel Patrick Allard M. Pierre Hamel et deux de ses collègues sont venus présenter le Programme Intégrité au conseil, le 26 février Une lettre de remerciement leur a été transmise. Le conseil vérifiera l intérêt de ses membres dans ce dossier. En continu Suivi auprès de l ACQ Denis Riopel Rencontre le 26 février Une lettre de remerciement a été envoyée à l ACQ. Présence au Comité d orientation du service des achats regroupés (COSAR) du CCSR Surveiller les enjeux reliés aux dossiers de la CP dans : la revue de presse quotidienne de la FCSQ; le site de suivi aux demandes d accès à l information adressées au MEES. Jacqueline Reid AQCS En plus de la CPSA et de la CPTI, la CPSRM détient un siège au COSAR. En continu En continu 5

6 Priorité 4 : Qualité de l air intérieur (QAI) Supporter les membres et les responsables de la coordination de la QAI dans : l appropriation du dossier de l amiante l élaboration d une politique sur la QAI Poursuivre les échanges avec le CCSR Diffuser à l ensemble des membres un exemple de politique Michel Gagnon Denis Riopel Réglé en cours d année. Le recueil de gestion sur la QAI, élaboré par la CSSMI, a été présenté aux présidences de table régionale le 28 avril Le document a été déposé sur le site de la CPSRM. L objectif est atteint. Priorité 5 : Communication avec les membres Informer les membres des travaux de la CP Transmettre l information à l aide : du bulletin «InformAQCS» de messages aux membres, par courriel et Jacqueline Reid Messages transmis aux membres : Février 2016 : État de vétusté des bâtiments scolaires Avril 2016 : Cueillette de suggestions pour l utilisation des surplus de la CP. Juin 2016 : Hydro-Québec - Facturation électronique et nomination d un agent attitré aux CS Juin 2016 : Hydro-Québec - Programme Gestion de la demande de puissance (GDP) 6

7 Priorité 5 : Communication avec les membres Informer les gestionnaires RM des changements apportés aux règles budgétaires du MEES Rencontrer les membres des tables régionales dans leur milieu Participer à la consultation sur le projet de règles budgétaires Identifier les nouveautés contenues dans les règles budgétaires et en informer les membres, s il y a lieu. Organiser des rencontres avec la collaboration des tables régionales intéressées. Prioriser les régions non représentées au sein du conseil de la CPSRM. Denis Riopel et Sylvie Rainville Contribution à l élaboration de la réponse de l AQCS à la consultation sur les règles budgétaires Les règles budgétaires n ont été rendues publiques qu à l été. L offre d aller rencontrer les tables régionales a été lancée. L accent a été mis sur les tables non représentées au conseil. Le conseil a échangé avec les membres de la Table de l Est-du-Québec (Côte- Nord élargie) par vidéoconférence, le 19 mai 2016; La Table de concertation de l île de Montréal a accueilli les représentants du conseil le 30 septembre La Table Abitibi, Témiscamingue, Nord-du-Québec tiendra une réunion conjointe avec le conseil par vidéoconférence en janvier 2017; La Table LLL a invité le conseil à les rencontrer le 9 décembre 2016 ou le 12 mai La Table élargie a invité le conseil au mois de mai 2017 à Drummondville. 7

8 Priorité 5 : Communication avec les membres Rencontrer les membres des tables régionales dans leur milieu (suite) La Table de l Outaouais a manifesté son intérêt. En attente d une proposition de date de rencontre. Priorité 6 : Plan de relève au conseil de la CPSRM Assurer la relève des membres du conseil de la CPSRM Faciliter la présence d un membre observateur. Julie Aubin ayant été élue membre du conseil en novembre 2015, un nouveau membre observateur est à recruter. En décembre, le conseil identifie 4 critères de sélection : Équilibre; Représentativité; Diversité; Indépendance. Le processus de remplacement du membre observateur a été suspendu, compte tenu des échanges qui se sont déroulés entre la CPSA et la CPSRM. Assurer la représentativité régionale des membres au sein du conseil de la CP Élaborer des règles relatives à la composition et au fonctionnement du conseil de la CPSRM Adopter les règles à l assemblée annuelle de novembre 2016 Un projet de résolution a été préparé par le conseil et sera déposé à l assemblée annuelle du 2 novembre

9 Priorité 6 : Plan de relève au conseil de la CPSRM Accueillir les nouveaux membres Présenter les nouveaux membres lors de l assemblée annuelle. Envoyer une invitation particulière aux nouveaux membres Activité à reconduire. Présenter la CPSRM aux nouveaux membres Être présent lors de la session d intégration des nouveaux gestionnaires RM Un membre du conseil (Julie Aubin) et Martin Caron de l AQCS La FCSQ a tenu une session pour les nouveaux gestionnaires RM le 20 avril Julie Aubin a dîné avec les participants et leur a présenté la CPSRM. 9

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