APPELS A PROJETS INITIATIVE 5PC Foire aux Questions Answers to requests for clarifications

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1 APPELS A PROJETS INITIATIVE 5PC Foire aux Questions Answers to requests for clarifications Date de publication : 03/04/2015 Ce document présente les réponses aux questions relatives aux Appels à Projets Initiative 5PC et 5PC , reçues avant le 04/03/2015. Une nouvelle publication sera faite le 06/04/2015 et présentera l ensemble des réponses aux questions posées avant le 01/04/2015, à l adresse i5pc.fei@gmail.com. This document provides answers to the requests for clarifications on the calls for proposals Initiative 5PC and 5PC received before 04/03/2015. It will be updated on 06/04/2015 and will present all the answers to the requests for clarifications received before 01/04/2015 on the following address: i5pc.fei@gmail.com. 1. GENERALITES / GENERAL QUESTIONS 2 2. STRUCTURES ELIGIBLES / APPLICANT S ELIGIBILITY ELIGIBILITE DU SOUMISSIONNAIRE LEAD APPLICANT ELIGIBILITY PARTENARIAT / CONSORTIUM PARTNERSHIP 7 3. PAYS ELIGIBLES / ELIGIBLE COUNTRIES 9 4. QUESTIONS SPECIFIQUES A L AP-5PC : ADOLESCENTS ET JEUNES FILLES SPECIFIC QUESTIONS ON THE CALL AP-5PC ADOLESCENT GIRLS AND BOYS AND YOUNG WOMEN QUESTIONS SPÉCIFIQUES À L AP-5PC : RESISTANCES SPECIFIC QUESTIONS ON THE CALL AP-5PC RESISTANCES QUESTIONS FINANCIERES / BUDGET ISSUES 10 Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 1 sur 12

2 1. GENERALITES / GENERAL QUESTIONS QUESTION 1 : Est-ce qu une seule soumission ou un seul projet peut comprendre des objectifs à caractère de recherche opérationnelle et de renforcement des capacités des acteurs nationaux? Réponse 1 : Oui, une seule soumission peut en effet prendre la forme d un projet de recherche opérationnelle ainsi que de renforcement de capacité. QUESTION 2 : Pour un projet VIH/SIDA et autres IST, est-ce que les populations clés sont forcément les hommes ayant des rapports sexuels avec des hommes, les usagers et usagères de drogue injectable, les travailleurs et travailleuses de sexe? Est-ce que les populations clés englobant les jeunes filles et garçons âgés de 10 à 24 ans de la population générale travaillant dans les zones d orpaillage en vue d améliorer leurs accès aux services de prévention des IST/VIH/SIDA et de dépistage de l infection à VIH est éligible?? Réponse 2 : Comme indiqué dans les Termes de Référence de l appel «Adolescents et jeunes filles», le terme «Populations clés» désigne les populations les plus susceptibles d être exposées à la maladie ou de la transmettre et dont l implication est indispensable à la riposte face aux trois maladies et qui ont souvent un accès aux soins plus difficile, tout en étant victimes de stigmatisation, ce qui accroit de fait leur vulnérabilité. Les hommes ayant des rapports sexuels avec des hommes, les usagers-ères de drogues injectables, les travailleurs-ses du sexe sont cités en exemple. Nous attirons votre attention sur le fait que l appel ne porte pas sur les «populations clés» mais sur les adolescents et les jeunes filles, définis comme suit : - «L OMS considère que l adolescence est la période de croissance et de développement humain qui se situe entre l enfance et l âge adulte, entre les âges de 10 et 19 ans. Cependant, pour les besoins du présent appel, ce groupe pourra être élargi aux jeunes de 10 à 24 ans». - Le terme «jeunes filles» désigne les filles âgées de 15 à 24 ans. Enfin, la zone d intervention spécifique du projet comme les zones d orpaillage - ne constitue pas un critère d éligibilité sur cet appel ; la pertinence de chaque projet éligible sera examinée lors de son évaluation QUESTION 3 : Concerning the evaluation of the sustainability beyond the actions funded, do you mean financial sustainability (ie ability to continue without requiring external support), or whether the impact will Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 2 sur 12

3 last (for example, capacity building that results in the long-term ability of beneficiaries to benefit from their rights and services)? Réponse 3 : We are interested in both the financial sustainability and in whether the impact will last beyond the project. QUESTION 4 : What will be the timeframe of the examination and grants attribution? When is the earliest estimated start date? Réponse 4 : The evaluation process will take place between May and August The pre-selection committee will be held in September or October 2015 (exact date still to be confirmed) with decisions to be published in October 2015 or November 2015 at the latest. QUESTION 5 : Pourriez-vous expliciter ce que vous entendez par "recherche opérationnelle" et "recherche clinique"? Réponse 5 : Les projets de recherche clinique visant à prouver l efficacité de nouveaux traitements ou techniques en eux-mêmes, dans des conditions idéales, ne sont pas éligibles à notre appel à projet. En revanche, les projets réalisés en conditions réelles, visant à aider à la prise de décision, à la définition de nouvelles stratégies et normes pour les programmes de santé pour améliorer la qualité et la performance des programmes de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, sont eux, éligibles à notre appel à projet. Pour information complémentaire, n'hésitez pas à consulter le document Cadre de travail pour la recherche opérationnelle et appliquée dans les programmes de santé et de lutte contre les maladies disponible à ce lien : work_fr/. QUESTION 6 : Est-il possible de rédiger les parties administratives du projet en français, et la partie scientifique en anglais car certains partenaires sont anglophones? Réponse 6 : Le fait de soumettre un projet rédigé en plusieurs langues n est pas un critère d inéligibilité. Nous vous recommandons cependant de choisir une seule langue dès la soumission : en cas de sélection du projet, l ensemble des documents de projet devront être rédigés dans une langue unique, de préférence comprise par l ensemble des partenaires impliqués. Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 3 sur 12

4 QUESTION 7 : L expédition de l ensemble des supports, y compris les documents annexes, ne se fait que par et le consortium n a pas d obligation de faire parvenir au secrétariat de l initiative 5% les supports originaux par voie postale, après l avoir fait par voie électronique? Réponse 7 : Nous vous confirmons que l ensemble des dossiers de soumission doivent être envoyés en français ou en anglais par mail uniquement à l adresse suivante : i5pc.fei@gmail.com avant le 7 mai 2015 à midi heure française (date et heure de réception faisant foi). Pour faciliter l enregistrement de votre dossier, merci de rédiger l objet de votre mail de la manière suivante : REFERENCE DE L APPEL NOM DU PORTEUR DE PROJET NUMERO DU MAIL / NOMBRE DE MAILS TOTAL ENVOYES Ex : AP-5PC ABC 1/1 QUESTION 8 : Existe-t-il une démarche particulière à faire vis-à-vis du CCM de [nom d un pays éligible], avant, pendant et après l élaboration et la soumission de la proposition à adresser au secrétariat de l initiative 5%? Réponse 8 : Les soumissionnaires n ont pas de démarches particulières à entreprendre vis-à-vis des Instances de Coordination Nationale. Cependant dans le cadre du processus d évaluation des projets, les Instances de Coordination Nationale concernées seront invitées à émettre leur avis sur les projets éligibles. QUESTION 9 : Que peut-on espérer ou attendre, en termes d appui, des services de coopération et d actions culturelles auprès de l Ambassade de France dans le pays dont relève l institution qui porte la proposition? Réponse 9 : Le réseau des Ambassade de France n intervient pas en amont de la soumission des projets Canal 2. Cependant, dans le cadre du processus d évaluation des projets, le secrétariat de l Initiative 5% invitera les Services de coopération et d actions culturelles (notamment via les Conseillers Régionaux de Coopération Santé) à émettre leurs avis sur les projets éligibles. QUESTION 10 : Il est écrit dans le dossier de l appel que «Le présent appel à projets est lancé dans le but de sélectionner des projets complémentaires des subventions du Fonds mondial.» a) Ce terme est-il entendu comme le fait d identifier une lacune dans la note conceptuelle et les priorités d action du CCM et donc d identifier un projet qui viendrait combler cette lacune (en termes de bénéficiaires par exemple) ou est-il entendu comme le fait de s inscrire dans le cadre des priorités Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 4 sur 12

5 décrites dans la note conceptuelle et des priorités d action? Ce qui serait soutenu par le fait qu ils doivent s inscrire «dans une logique de renforcement des subventions du Fonds Mondial». b) Dans le second cas, devrais-je comprendre que la logique est de travailler avec au moins un sousrécipiendaire/récipiendaire principal? Réponse 10 : Nous vous confirmons que les projets ne doivent pas obligatoirement être mis en œuvre avec un sous-récipiendaire ou récipiendaire principal du Fonds mondial. La complémentarité des projets avec les activités du Fonds mondial sera examinée dans le cadre de l évaluation et devra s inscrire dans les objectifs de l Initiative 5% : appuyer et renforcer les capacités des pays éligibles en matière de conception, mise en œuvre, suivi-évaluation et mesure de l impact des subventions allouées par le FM, dans le but de renforcer leur efficience et leur impact sanitaire. QUESTION 11 : Would we be able to discuss ideas for our proposal with you? Réponse 11 It is unfortunately not possible to discuss proposals in order to preserve equity between all applicants. QUESTION 12 : As the eligibility criterion "Projects must be governed by an objective of reinforcement and complementarity with regard to Global Fund grants" was mentioned as an essential we wander what the term "complementarity" in context of local HIV response means. Specifically, should proposed project activities enhance the effectiveness of the existing GF programs focusing on the adolescents (girls and boys) and young women? The reason for this question is the fact that currently in [ELIGIBLE COUNTRY] this population receives the same HIV services as other key populations without taking into account their specific needs and barriers. Réponse 12 Complementarity with the Global Fund is considered to be an objective of the call and as such will be evaluated during the evaluation phase (after having reviewed the eligibility and admissibility criterion). Complementarity with the Global Fund under this call covers project proposals aiming at enhancing the efficiency and public health impact of Global Fund grants. However it s necessary to be ensure that none of the project s activities are already planned in the currently grants and that these activities won t go against the Global Fund strategy. The relevance of a project proposal focusing on adolescents and young women in a country where Global Fund programs do not specifically target these populations should therefore be demonstrated and argued. QUESTION 13 : What are the acceptable mechanisms for sub-grant financial management (including international partners): a) Expertise France main recipient sub-grant (a main recipient finances subs); b) Expertise France main recipient/s and sub-grant (a prime recipient and subs receive funds separately from a sponsor); Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 5 sur 12

6 c) Expertise France Financial Management Services (FMS) main recipient/s and sub-grant/s (a main recipient uses FMS to manage the grant); if yes, what portion of grant is allowable for using FMS; d) Other financing options? Réponse 13 Our mechanism for sub-grant management is similar to the one of the Global Fund: Expertise France signs a grant with the lead applicant who is responsible for the overall management of the grant, including in the case of sub-grants with members of the consortium. 2. STRUCTURES ELIGIBLES / APPLICANT S ELIGIBILITY 2.1. ELIGIBILITE DU SOUMISSIONNAIRE LEAD APPLICANT ELIGIBILITY QUESTION 1 : Un bureau d étude peut-il déposer un projet? Réponse 1 : Selon les Termes de référence, pour pouvoir prétendre à une subvention le soumissionnaire doit : Etre une personne morale ayant son siège dans un pays éligible ou en France et Etre mis en œuvre en partenariat (plusieurs structures impliquées) et Inclure au moins un partenaire des pays bénéficiaires et Ne pas avoir de dispositions statutaires qui n autoriseraient pas que Expertise France ou tout auditeur externe désigné par Expertise France puisse effectuer des contrôles et vérifications sur place et avoir un droit d accès approprié aux sites et aux locaux où le projet sera réalisé y compris leurs systèmes informatiques, ainsi qu à tous les documents et données informatisées concernant la gestion technique et financière du projet. Les Organisations Internationales pourront participer comme fournisseurs d expertise, mais ne pourront ni être chef de file du projet ni recevoir de fonds. Cette disposition ne s applique pas aux Organisations régionales. Les sociétés unipersonnelles pourront participer comme partenaires mais pour des raisons de capacité de gestion ne pourront pas être chef de file d un projet. Un bureau d étude est donc éligible à l appel à projet. QUESTION 2 : On behalf of National Malaria Program in [name of eligible country], I am writing to clarify on the recent call of proposals under Initiative 5% by Expertise France. Given that we satisfy all the criteria mentioned on the website, can we apply as the lead applicant? We wanted to confirm if the government organization can apply as lead applicant in partnership with another non-government organization. Réponse 2 : As specified in the Terms of Reference of the calls, to have any claim to a grant the applicant must: be a legal entity with registered offices in an eligible country or in France and Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 6 sur 12

7 have the form of a partnership (more than one organisation involved) and include at least one partner from the beneficiary countries and have no provisions in its bylaws that do not authorise Expertise France or an external auditor designated by Expertise France to carry out inspections and verifications on site and exercise an appropriate right of access to locations and premises where the project is to be conducted, including to their information systems and all and any documents and computer data relevant to the technical and financial management of the project. International Organisations may participate as providers of expertise but may not act as lead organisations for a project nor receive funds. This provision does not apply to Regional Organisations. For the present call for proposals, each organisation may apply only once as a principal applicant organisation (lead organisation). An organisation may nevertheless participate in more than one project as a partner. Therefore, a National Program can apply as lead applicant in partnership (or not) with another nongovernment organization PARTENARIAT / CONSORTIUM PARTNERSHIP QUESTION 1 : Section 3.3 Bylaws and partnerships of the Call for Proposals indicates the applicant must "have the form of a partnership (more than one organisation involved)". I would like to confirm that [name of organization] may apply only in partnership with another organisation and not by itself. Réponse 1 : As indicated in the Terms of Reference of the call, the lead applicant must apply in partnership with (an)other partner(s). QUESTION 2 : Could you please explain what distinguishes implementing partner and beneficiary organisation? Réponse 2 : A beneficiary organization is considered as an organization which will directly benefit from the project. For further information, please refer to page 4 of the application form. QUESTION 3 : Can implementing partner and beneficiary organisation be the same organisation? Réponse 3 : Yes, an implementing partner of the project can be a direct beneficiary of the same project. QUESTION 4 : Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 7 sur 12

8 Our organisation is located in an eligible country [name of country]. If we are the lead applicant, would our organisation be considered an implementing partner or a beneficiary organization? Réponse 4 : Your status in the project depends on the project. If you are the lead applicant, you are certainly an implementing partner. Again, depending on the project, you may also be a direct beneficiary. This is your decision and responsibility to clarify this issue in the project proposal. QUESTION 5 : If the lead applicant organisation and the partner organisation are from one eligible country [name of country]), would the application meet the criteria for admissibility and eligibility? Réponse 5 : If the lead applicant organisation and the partner organisation are from an eligible country, it does mean that you will meet this criterion, but it does not necessarily mean that you will meet the other criteria for admissibility and eligibility. QUESTION 6 : In the application form, what is the distinction between consortium members and partners? Réponse 6 : Consortium members are those who will receive and manage funds. Partners will be involved in the project but won t directly manage funds. QUESTION 7: Quelle est la différence entre "membres du consortium" et "partenaires"? Réponse 7: Les structures parties prenantes de la mise en œuvre du projet sont considérées comme : - partenaires : si leur rôle est d apporter un appui technique ou opérationnel, sans délégation de gestion d une partie du budget - membre du consortium : si leur rôle consiste à la fois à appuyer et/ou à mettre en œuvre des activités et qu ils reçoivent des fonds pour cela au travers du projet. QUESTION 8: Nous montons au sein de mon institut un projet de recherche en partenariat avec plusieurs instituts listés parmi les pays dits «bénéficiaires» mais également avec des pays non listés tels que [noms de pays non éligibles]. Ces organismes doivent-ils être répertoriés parmi les «membres du consortium» ou parmi les «partenaires»? Par ailleurs est-ce que ces instituts non bénéficiaires peuvent tout de même percevoir les mêmes fonds que les pays bénéficiaires si nous en faisons la demande après justification? Réponse 8: Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 8 sur 12

9 Les Instituts de recherche et autres structures des pays non-inscrits dans la liste d éligibilité peuvent être répertoriés. - soit en tant que «partenaires», si leur rôle est d apporter un appui technique ou opérationnel, sans délégation de gestion d une partie du budget - soit en tant que «membre du consortium» si leur rôle consiste à la fois à appuyer et/ou à mettre en œuvre des activités et qu ils reçoivent des fonds pour cela au travers du projet. Ces organismes peuvent donc recevoir des fonds, comme cela est précisé dans les Termes de référence, mais nous attirons votre attention sur le fait que le projet ne peut être mené qu au profit de bénéficiaires des pays éligibles. Les fonds qui seraient versés à des membres du consortium noninscrits sur la liste d éligibilité devront donc être destinés à l appui et/ou la mise en œuvre d activités dans un ou plusieurs des pays éligibles. QUESTION 9: Could you please clarify if partner organisations may be from only one country or must they be from more than one country? Réponse 9 : Partner organization can be either from only one country or from more than one country: it depends on the project and has to be justified in any cases. QUESTION 10: Will the partnership with a national partner working under the Global Fund umbrella will suffice the call requirements given that our organization plans to apply for operational research grant rather than capacity development activity? Réponse 10 : The partnership with a national partner is one of the admissibility criteria. We can not anticipate and evaluate at this stage whether your proposal will fulfill all eligibility and admissibility criterion. Please note, that it is indeed possible to submit a proposal focusing on one type of project (operational research in your case). 3. PAYS ELIGIBLES / ELIGIBLE COUNTRIES QUESTION 1 : In case a main applicant represents an eligible country, is the partnership with the organisation from other eligible country/ies an obligatory requirement for this call? Réponse 1 : In case a main applicant represents an eligible country, partnership with other eligible countries is possible but not a requirement. Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 9 sur 12

10 4. QUESTIONS SPECIFIQUES A L AP-5PC : ADOLESCENTS ET JEUNES FILLES SPECIFIC QUESTIONS ON THE CALL AP-5PC ADOLESCENT GIRLS AND BOYS AND YOUNG WOMEN QUESTION: If Global Fund programs focusing on the adolescents (girls and boys) and young women are not available in the country [ELIGIBLE COUNTRY] as well as the solid research literature body explaining this fact, should we still consider this competition as an opportunity for us to obtain more in-depth knowledge on HIV determinants for this category allowing to advocate for specific evidence based programs development if the research findings will indicate the gap in HIV services for this audience? Réponse : Should Global Fund programs not be focused on adolescents and young women, a project proposal focusing on these populations would still be eligible under this call. For the evaluation, it will be indeed crucial to justify the needs to fund a study or any targeted interventions. 5. QUESTIONS SPÉCIFIQUES À L AP-5PC : RESISTANCES SPECIFIC QUESTIONS ON THE CALL AP-5PC RESISTANCES QUESTION 1 : Dans le cadre de l appel à projet I5PC résistances, nous nous interrogeons sur le sousobjectif n 3 : «Améliorer les capacités de diagnostic et de prise en charge des résistances, par un renforcement des laboratoires et des personnels de santé». Est-ce que, dans le cadre du VIH, cela correspond au diagnostic et à la prise en charge de l échec thérapeutique? En effet, il nous semble difficile de financer la mise en place d appareils de génotypage dans les pays cibles et il nous semblerait plus opportun de mettre en œuvre des activités de renforcement des capacités des soignants et du laboratoire pour le diagnostic et la prise en charge de l échec thérapeutique. Réponse 1 : Il n est pas indispensable d inclure des activités de génotypage dans les plans d actions ; des projets centrés sur le diagnostic et la prise en charge des échecs thérapeutiques sont parfaitement éligibles. 6. QUESTIONS FINANCIERES / BUDGET ISSUES QUESTION 1 : Il est écrit que «L appel à projets ne vise pas à financer des frais de structure. Les projets qui consisteraient principalement en financement des frais de fonctionnement des structures soumissionnaires ne seront pas étudiés.» Pourriez-vous clarifier s il est possible que les coûts de fonctionnement soient inclus dans les coûts directs sous «activités», ou s ils ne peuvent uniquement être inclus dans les 7%? Je parle des coûts Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 10 sur 12

11 tels que l électricité etc. que nous pourrions quantifier. Je comprends que les projets ne doivent pas principalement financer ces coûts, mais tant qu ils sont directs peuvent-ils être mis sous «activités» et les 7% couvriraient ainsi les coûts indirects (associés au projet mais pas clairement identifiables)? Réponse 1 : Les coûts de fonctionnement directs justifiés et nécessaires à la coordination du projet peuvent être inscrits au budget dans la rubrique coordination. Ils doivent être présentés de manière détaillée et non forfaitaire. Nous attirons votre attention sur le fait que la part du financement demandée sur cette rubrique doit rester raisonnable au regard du volume d activités global. QUESTION 2 : The following was mentioned as an ineligibility criterion The salaries of staff already funded under other programmes, notably by those of the Global Fund. Does this ineligibility criterion apply to staff members working in organisations that use multiple-source funding, including GF, and who involved into other than GF activities and, thus, do not receive salaries from GF? Réponse 2 : Please note that the criteria mentioned is an eligibility criteria for budget expenses and not for the overall project. In the case of a staff would be partly funded by the Global Fund, the eligibility of these expenses will be discussed case by case with the Global Fund. QUESTION 3 : No flat-rate items will be permitted in the budget. Could you please provide an explanation and examples of flat-rate item term so we could plan accordingly? Réponse 3 : Flat-rates or lump sums are indeed not permitted. Unit costs and units prices for each expense have to be detailed. For example, filling a line of 1000 euros as the unit price for the organization of one conference is not considered detailed enough. The 1000 euros in this case will be considered as a lump sum or a flat rate. Further details (and lines) behind this activity will be needed such as the unit price of the room rental, or of the perdiem to the participants etc. QUESTION 4 : Can you provide us the list of per diem rates set by the French Ministry? Réponse 4 : The perdiem rates set by the French Ministry are available at the address below: QUESTION 5 : Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 11 sur 12

12 Can co-financing include in-kind contributions (for example staffing) or only cash? Réponse 5 : Yes, in-kind contributions such as human resources can be considered as co-funding but you don t necessary need co-funding to be eligible: as indicated in the Terms of Reference of the call The total amount granted will cover between 60% and 100% of the project budget Appels à projets Initiative 5% - FAQ 2 (03/04/2015) Page 12 sur 12