Le 8 décembre Madame, Monsieur,

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1 Le 8 décembre 2014 Élection des représentants des retraités, des survivants et des titulaires d une pension différée pour former le groupe de travail pour les communications et consultations Madame, Monsieur, Postes Canada explore avec les groupes d intérêt les options pour surmonter les défis liés au Régime de retraite de Postes Canada. Pour nous y aider et pour suivre la recommandation du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), soit l organisme fédéral de réglementation des régimes de retraite, des représentants des agents négociateurs, des retraités et des employés cadres et exempts, ainsi que la Société ont conjointement développé un cadre de travail sur les communications et la consultation. Il décrit comment Postes Canada informera les participants de la situation actuelle du Régime et de toute proposition qui pourrait avoir une incidence sur eux, ainsi que la façon dont elle les consultera à cet égard. La prochaine étape consiste à former le groupe de travail pour les communications et consultations (groupe C et C) en sélectionnant des représentants pour chaque groupe d intérêt. Ces représentants fourniront des commentaires sur la meilleure façon de communiquer et de consulter les participants du Régime au sujet de ces enjeux. Nous entamons maintenant le processus d élection pour trouver ces représentants. Dans cette trousse, vous trouverez un avis officiel annonçant l élection ainsi qu un aperçu de la procédure de mise en candidatures et du processus de vote. Vous trouverez aussi la composition et le mandat du groupe C et C. Si vous souhaitez représenter le groupe d intérêt composé de retraités, survivants et titulaires d une pension différée, veuillez suivre la procédure de mise en candidature décrite dans l avis. J encourage tous ceux qui sont admissibles et qui manifestent un intérêt de poser leur candidature. Salutations sincères, Brad Smith Directeur général Rémunération totale et paie Pièces jointes

2 AVIS Le 8 décembre 2014 À l attention des retraités, des survivants et des titulaires d une pension différée du Régime de pension agréé de la Société canadienne des postes (le Régime) Postes Canada sollicite la candidature de retraités, de survivants et de titulaires d une pension différée du Régime qui aimeraient devenir représentant du groupe de travail pour les communications et consultations (C et C) de Postes Canada. Le présent avis lance officiellement le processus d élection du groupe C et C afin de choisir quatre représentants pour les retraités, survivants et titulaires d une pension différée du volet à prestations déterminées (PD) du Régime. Pour poser votre candidature, vous devez être : un ancien employé ou un employé actif de Postes Canada recevant des prestations de retraite mensuelles en vertu du Régime au 1 er octobre 2014; un survivant d un participant au Régime recevant des prestations de retraite mensuelles en vertu du Régime au 1 er octobre 2014; un titulaire d une pension différée du volet à PD du Régime au 1 er octobre Note : Les membres du Conseil consultatif des pensions (et leurs remplaçants) ne sont pas exclus du processus de mise en candidature pour l élection des représentants du groupe C et C. Tous les candidats et les électeurs doivent être âgés d au moins 18 ans au 1 er octobre Une personne ne peut poser sa candidature au nom d une autre personne (mandataire) ni voter au nom de cette autre personne, et ce, même si elle agit en sa capacité de représentante légale (procuration). Les représentants élus feront partie du groupe C et C pendant la période nécessaire pour répondre aux défis du Régime ou pendant une période de quatre ans, selon la plus courte de ces deux éventualités. Procédure de mise en candidature Si vous souhaitez représenter les retraités, survivants et titulaires d une pension différée du volet à PD du Régime, soumettez votre candidature comme suit : Par courriel : ou Par la poste : CCelections@postescanada.ca Coordonnateur des élections Élection des représentants du groupe C et C 2701, prom. Riverside, bureau B320 Ottawa (Ontario) K1A 0B1

3 Votre mise en candidature doit comprendre tous les éléments suivants : 1) Votre nom 2) Votre adresse 3) Votre numéro de téléphone et votre adresse électronique 4) Votre numéro d employé de Postes Canada 5) Une courte biographie (de 100 à un maximum de 500 mots) résumant votre profil, expérience et pourquoi vous désirez devenir un représentant du groupe C et C (signée et datée si elle est envoyée par la poste); en gardant votre biographie brève (environ 250 mots), vous aiderez à balancer la quantité et la clarté de l information que les participants du Régime devront considérer avant de voter La date limite de réception de votre candidature, laquelle doit comprendre les cinq éléments demandés ci-dessus, est le 5 janvier 2015 à 17 h (heure de l Est). En soumettant votre candidature, vous autorisez Postes Canada à partager vos coordonnées (adresse électronique et numéro de téléphone) avec les autres candidats à l élection des représentants des retraités, survivants et titulaires d une pension différée avant le début de la période de vote. Nous partagerons la liste avec les candidats le 6 janvier 2015 (le lendemain de la date limite pour les mises en candidature). Procédé de vote Une fois la période de mise en candidature terminée, tous les retraités, les survivants et les titulaires d une pension différée recevront une trousse de l électeur avec des consignes. Si, une fois la période de mise en candidature terminée, il n y a qu un, deux, trois ou quatre candidats, ces personnes seront élues par acclamation. S il y a seulement un, deux ou trois candidats, les autres postes demeureront vacants pour la durée du mandat. S il y a plus de quatre candidats, la Société procédera à une élection au scrutin secret. Chacun des retraités, des survivants et des titulaires d une pension différée aura droit à un vote pour chaque représentant devant être élu. Visitez notre site Web à l adresse pour obtenir plus de renseignements. Si vous avez d autres questions, vous pouvez aussi : Envoyer un courriel à l adresse CCelections@postescanada.ca. Laisser un message vocal dans la boîte du coordonnateur des élections du groupe C et C en composant le (Amérique du Nord) ou le (à l extérieur de l Amérique du Nord). Communiquer avec le service ATS pour les malentendants au

4 Composition et mandat du groupe de travail pour les communications et consultations du volet à prestations déterminées du Régime de pension agréé de la Société canadienne des postes (le Régime) Composition Le groupe de travail pour les communications et consultations (groupe C et C) sera constitué de 12 représentants, c est-à-dire deux représentants nommés par Postes Canada, cinq représentants nommés par les agents négociateurs représentant les employés de Postes Canada (un représentant nommé par chacun des cinq syndicats/associations) et cinq représentants élus, tel qu indiqué ci-dessous. Les représentants du groupe C et C ne sont pas rémunérés pour participer aux réunions du groupe C et C ni pour le temps qu ils consacrent à cet engagement. Les frais de déplacement liés à la participation aux réunions du groupe C et C sont remboursés. Représentants élus 1. Un représentant pour les participants actifs au volet à prestations déterminées (PD) du Régime qui ne sont pas représentés par un agent négociateur : Élection ouverte aux participants actifs qui ne sont pas représentés par un agent négociateur, c est-à-dire les employés cadres et exempts. 2. Quatre représentants pour tous les retraités, les survivants et les titulaires d une pension différée du volet à PD : Élection ouverte aux retraités, aux survivants et aux titulaires d une pension différée admissibles. Mandat du groupe C et C Le cadre de travail sur les communications et la consultation décrit comment Postes Canada informera les participants de la situation actuelle du Régime et de toute proposition qui pourrait avoir une incidence sur eux, ainsi que la façon dont elle les consultera à cet égard. Le rôle des représentants consiste à faciliter l échange d information entre la Société et les participants au Régime qu ils représentent. Pour y parvenir, ils devront : fournir des commentaires sur la meilleure façon de communiquer et de consulter les participants au Régime; passer en revue les renseignements de Postes Canada au sujet de la situation actuelle du Régime, ainsi que des mesures ou des propositions qui pourraient avoir une incidence sur les intérêts des participants au Régime; fournir des commentaires et ceux des participants au Régime qu ils représentent à Postes Canada; servir d intermédiaire auprès des participants qui souhaitent poser des questions, offrir des suggestions ou soulever des préoccupations. Pour s acquitter de leur rôle, les représentants recevront suffisamment de renseignements sur les enjeux pour comprendre la situation et offrir des commentaires utiles. Les représentants ne négocieront pas au nom des participants ni ne décideront des solutions pour adresser les défis liés au Régime. Ils pourront offrir des recommandations aux fins de considération et de discussion. Les décisions concernant les mesures à prendre demeurent assujetties à toutes les lois applicables, ainsi qu au processus de négociation collective, d avis ou de consentement, le cas échéant.

5 La façon dont les représentants communiquent les renseignements reçus dans le cadre de leur rôle lié au groupe C et C et la façon dont ils s en servent seront assujetties à leur protocole de communication à déterminer. Durée du mandat pour les représentants élus Les représentants élus feront partie du groupe C et C pendant la période nécessaire pour répondre aux défis du Régime ou pendant une période de quatre ans, selon la plus courte de ces deux éventualités. Les représentants des retraités, des survivants et des titulaires d une pension différée doivent continuer à recevoir des prestations de retraite mensuelles du Régime, ou ils doivent toujours être titulaires d une pension différée. Le représentant des employés cadres et exempts participant activement au volet à PD du Régime doit continuer à faire partie du groupe qu il représente. Remplaçants Les prochains candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes, sans être élus, peuvent être appelés à remplacer les représentants élus si ces derniers ne peuvent plus assumer leur rôle d une façon permanente. Durée du mandat pour les représentants des syndicats et des associations ainsi que les représentants de Postes Canada Les exécutifs des syndicats et des associations définissent le mandat de leurs représentants respectifs. Celui des représentants de la direction de Postes Canada est déterminé par la Société. Si les représentants sélectionnés ne sont pas en mesure de s acquitter de leur rôle de façon permanente, le syndicat, l association ou la Société, le cas échéant, sélectionnera un nouveau représentant. Participation Pour des raisons d efficacité, on s attend à ce que les principaux moyens de communication entre Postes Canada et les représentants soient des lettres, des courriels, des publications sur le site Web ou d autres formes de communication similaires. Les téléconférences, les vidéoconférences et les rencontres en personne seront organisées par Postes Canada, au besoin, après avoir consulté les représentants. On ne s attend pas à ce que des rencontres en personne soient tenues régulièrement. Les représentants seront sollicités, principalement par l entremise de moyens électroniques, afin de fournir des commentaires sur les sujets et les communications de temps à autre. Les représentants doivent être prêts à participer à deux rencontres en personne par année. On estime également que les représentants seront appelés à fournir des commentaires sur quatre à six initiatives de communication ou de consultation par année en plus de passer en revue les questions, les suggestions et les préoccupations des participants au Régime.