DT-ULYSSE Faire un ordre de mission et un état de frais

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1 Connexion et identification à l application DT-Ulysse : Vos identifiants vous permettent d accéder à l application La navigation dans l application : ACCUEIL Retour au menu général de l application, à tout moment ENREGISTRER Enregistrement des données du document actif RETOUR à la page précédente RECHERCHER Fenêtre de recherche d une donnée (ou «pop-up») : accès à la liste des valeurs possibles. DETAIL Accès à un écran de détail CALENDRIER Permet d accéder au calendrier pour sélectionner une date. CREER Ajout d une ligne dans un document (ex. : ajout d une prestation dans un OM) AVANCER Envoi du document dans le circuit de validation : passage au statut suivant (validation par ex.) REVENIR Retour du document dans le circuit de validation : retour au statut précédent (refus de validation par ex.) ALERTE BLOQUANTE Cet icône en regard d un document ou d une ligne indique qu il contient une anomalie bloquante. Le document ne pourra pas être changé de statut tant que cette alerte ne sera pas corrigée. Cet icône à côté d un champ indique que la saisie de ce champ est obligatoire ALERTE NON BLOQUANTE Cet icône en regard d un document ou d une ligne indique qu il contient une anomalie non bloquante. Le document pourra néanmoins être changé de statut mais conservera cette alerte. Un astérisque à côté du libellé d un champ indique que la saisie de ce champ est obligatoire Le Principe 1. Création de l Ordre de mission permanent (OMP) 2. Création d un Ordre de mission mensuel (OM) Les statuts d un OM 3. Transformation de l OM en Etat de Frais (EF) Les statuts d un EF 4. Paiement de l EF L ordre de mission (OM) doit être créé par le missionné à la fin de chaque mois et validé par un «valideur hiérarchique» puis par le service gestionnaire (SAFD.). Il doit être rattaché à un OMP (voir $1). L Etat de Frais (EF) est créé par la transformation d un OM au statut «validé». On ne peut créer un état de frais qu à partir d un OM validé. Le valideur hiérarchique (VH1) d un personnel «itinérant» est fonction de sa catégorie de personnel et de son département. Se renseigner auprès des secrétaires de circonscription, des secrétaires de Conseillers Techniques de la santé scolaire ou de votre entité de rattachement. Page 1 sur 1

2 1. Création de l Ordre de Mission Permanent (OMP) OMP = Ordre de Mission Permanent Chaque personnel établit son OMP. Sur la page d accueil : «Ordre de mission en cours de traitement», Cliquez sur «créer» Puis cliquez sur «Création classique d un Ordre de mission» - Choisir «OM Permanent» Dans «Objet de la mission» : Ecrire la catégorie de personnel à laquelle on appartient (ex : CPC CPD RASED INF MED IPR.) Puis écrire son département et le nom de sa circonscription (si nécessaire). Exemple : RASED-22-Dinan Sud. Si deux fonctions, ajoutez la seconde fonction dans l objet. Exemple : EATICE-22-Dinan Sud Service fractionné élémentaire Deux OMP sont créés par année scolaire : le premier pour la période du 01/09/N au 31/12/N et le second du 01/01/N+1 au 31/08/N+1. Lorsque l OMP est au statut «validé», vous pouvez alors créer vos ordres de mission ponctuels. Les ordres de mission ponctuels qui ne sont pas rattachés à un OMP seront refusés par le SAFD. Page 2 sur 2

3 2. Création d un ordre de mission mensuel Sur la page d accueil : «Ordre de mission en cours de traitement», Choisir «Créer» Puis cliquer sur «création classique d un ordre de mission» Choisir «initialisation d un OM Ponctuel à partir d un OM permanent» Choisir son OMP : Choisir celui qui intègre le mois de votre déplacement. 2.1 Onglet Général Pour «type de mission», choisir «Personnels itinérants» ATTENTION : Par défaut, l application proposera les dates de l OMP. Vous devez les modifier pour les remplacer par le mois concerné (du 1 er au dernier jour de chaque mois.) L objet de la mission est par défaut celui de l OMP. Il est très important au bon déroulement de la procédure. Ne pas le modifier. Pensez à enregistrer régulièrement votre saisie Page 3 sur 3

4 2.2 Onglet Indemnités Kilométriques ATTENTION : Les trajets doivent être renseignés de commune à commune MAPPY est le distancier de référence ATTENTION : Les trajets doivent être renseignés de commune à commune et non d établissement à établissement. MAPPY fait référence. Lorsqu il s agit d un circuit : par exemple : vannes-auray-arradon-vannes. Saisir le nombre de kilomètres total et dans nombre de trajet : 1. MAPPY est le distancier de référence 2.3 Transfert de l ordre de mission en validation hiérarchique (VH1) Cliquer sur la flèche verte en bas à droite de votre ordre de mission : Ouvrir la loupe et choisir son VH1 Puis, «Confirmer le changement de statut» Page 4 sur 4

5 Les différents statuts d un OM 1 - En cours de création l OM est librement modifiable ou supprimable 2 - En attente de validation hiérarchique lorsque vous l avez fait «avancer» vers votre valideur hiérarchique (VH1) et que celui-ci est en train de le contrôler il n est plus modifiable (ni supprimable) par le missionné 4 - En attente traitement service gestionnaire lorsque votre VH1 l a contrôlé et envoyé au service gestionnaire (le SAFD) V - Validé T - OM traité R - Refusé lorsque le service gestionnaire l a contrôlé et approuvé lorsque vous avez transformé votre OM en EF (état de frais) Un OM ne peut être supprimé qu au statut «en cours de création». Il peut être annulé ou refusé, voir page suivante. Soit le VH1, soit le SAFD vous retourne l OM parce que vous avez fait une erreur ou que vous l avez mal rempli. Vous pouvez ensuite passer au statut «1 - en cours de création» pour le modifier. Un refus d OM est toujours accompagné d un commentaire visible dans l onglet «historique des changements de statuts» Vous devez corriger votre OM et le faire de nouveau avancer vers votre VH1. 3. Transformer l ordre de mission en état de frais : 3.1 Création d un Etat de Frais Menu Général, bloc «Etat de Frais en cours de traitement», «Créer» (comme pour l OM.) Cocher «Initialisation à partir d un Ordre de Mission», puis cliquer sur la mission à transformer en état de frais. L état de frais reprend toutes les informations saisies dans l ordre de mission. 3.3 Transfert de l état de frais en «validation hiérarchique» : Effectuer les mêmes opérations que pour l OM. Le «valideur hiérarchique» (VH1) est le même que pour l OM. Les pièces justificatives indispensables à la mise en paiement de l état de frais sont à envoyés au SAFD : (Originaux des billets de train, tickets de bateau, etc ) 3.4 Les différents statuts d un EF 1 - Création / Modification de l'ef lorsque vous transformez votre OM «validé» en EF. Vous pouvez ajouter ou soustraire des frais, par exemple ou modifier des trajets 2 - Attente de validation hiérarchique lorsque vous l avez fait «avancer» vers votre valideur hiérarchique (VH1) et que celui-ci est en train de le contrôler il n est plus modifiable (ni supprimable) par le missionné 3 - Attente traitement service gestionnaire CO - Attente de traitement CHORUS CE En cours de traitement CHORUS lorsque votre VH1 l a contrôlé et envoyé au service gestionnaire (le SAFD) lorsque votre EF a été validé par le SAFD et envoyé ver CHORUS pour paiement En cours de traitement CHORUS C1 - Payé CHORUS Lorsque l EF a été mis en paiement par la Trésorerie Générale. Attention! il faut compter 3-4 jours en moyenne avant la visibilité du paiement sur votre compte. Un état de frais payé, devient une note de frais (NF) R - Refusé Soit le VH1, soit le SAFD vous retourne l EF parce que vous avez fait une erreur ou que vous l avez mal rempli. Vous pouvez ensuite passer au statut «1 - en cours de création» pour le modifier. Un refus d EF est toujours accompagné d un commentaire visible dans l onglet «historique» d un EF. Vous pouvez corriger votre EF et le faire de nouveau avancer vers votre VH1. Page 5 sur 5

6 3.5 Le paiement des états de frais Menu général, Etats de Frais, «Sélectionner un EF.» Dans l état de frais, cliquer sur l onglet «Historique.» et lire le commentaire Nombre de jours depuis le dernier changement de statut Page 6 sur 6