Mise à jour : janvier Chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction

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1 Mise à jour : janvier 2016 Chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction

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3 Table des matières 1. Les objectifs de la surveillance et les types d intervention La surveillance exercée par la direction La suite à un rapport d audit L état d avancement de la mise en œuvre des mesures correctives Le rapport de surveillance La réalisation par le Bureau de missions d audit subséquentes portant sur la mise en œuvre des recommandations L approche du Bureau de l audit interne La planification L exécution La communication des résultats... 6

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5 Les recommandations requièrent que des mesures soient prises afin de corriger les conditions actuelles ou d améliorer les opérations. Ainsi, la mise en œuvre, par la direction et les gestionnaires, de plans d action visant à donner suite à ces recommandations contribue à l amélioration continue des pratiques de gestion de l Université. La norme 2500 Surveillance des actions de progrès, de l Institut des auditeurs internes, prévoit que le responsable du bureau de l audit interne doit mettre en place et tenir à jour un système permettant de surveiller la suite donnée aux résultats communiqués à la direction de l institution, et ce, afin de garantir que des mesures ont été effectivement prises par la direction ou que la direction a accepté de prendre le risque de ne rien faire. Le présent chapitre vise à décrire sommairement l approche et les étapes suivies par la direction de l Université et par le Bureau de l audit interne pour exécuter de façon satisfaisante cette surveillance. 1. Les objectifs de la surveillance et les types d intervention La surveillance de la mise en œuvre des recommandations a pour objet : de garantir que des mesures sont effectivement prévues et mises en œuvre; de mesurer leur état d avancement. Cette surveillance comporte deux interventions principales : la surveillance exercée par la direction, complétée par l appréciation du Bureau de l audit interne (le Bureau); la réalisation par le Bureau de missions d audit subséquentes portant sur la mise en œuvre des recommandations. Chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction page 1

6 2. La surveillance exercée par la direction La surveillance que doit exercer la direction comporte deux volets. Le premier volet concerne les gestes qu elle doit poser pour donner suite à un rapport d audit en particulier et se traduit par un plan d action proposant des mesures correctives. Le deuxième vise plutôt à obtenir, au moins une fois par année, un état de situation de l avancement de la mise en œuvre des mesures correctives pour donner suite à toutes les recommandations émises au cours des dernières années. 2.1 La suite à un rapport d audit La direction et les gestionnaires sont les premiers responsables de la gestion et de la performance des unités qu ils dirigent. Ceci implique, entre autres, la gestion des risques et la mise en place de mécanismes de contrôle. La gestion responsable des risques permet aussi, lorsque les circonstances s y prêtent, d assumer les risques en connaissance de cause et donc, d assumer le choix de ne rien faire. La direction est ainsi responsable des mesures qu elle décide de mettre en œuvre ou non en réponse aux recommandations. À la réception d un projet de rapport d audit, le vice-recteur exécutif et au développement coordonne la préparation du plan d action, que les gestionnaires doivent fournir dans le but de corriger les situations relevées, incluant les commentaires justifiant le rejet d une recommandation. Il juge de l à-propos de donner suite ou non aux recommandations, prend acte du plan d action proposé par les gestionnaires, évalue sa pertinence et le transmet au Bureau de l audit interne. Le Bureau s assure alors que : la direction explique le rejet d une recommandation; des mesures correctives sont proposées pour toutes les autres recommandations; les mesures correctives sont pertinentes; des personnes sont désignées responsables de la mise en œuvre de ces mesures; un calendrier de réalisation est établi. Lorsque toutes ces conditions sont remplies, le plan d action est inclus dans le rapport. Page 2 chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction

7 2.2 L état d avancement de la mise en œuvre des mesures correctives Le Bureau tient à jour un registre des recommandations et des mesures correctives. Pour chacun des rapports d audit émis au cours des dernières années, le Bureau prépare une feuille de travail et détermine le moment où l exercice de surveillance pour ce rapport sera réalisé. Au mois de novembre de chaque année, le Bureau coordonne, avec la collaboration du vice-recteur exécutif et au développement, la préparation de l évaluation annuelle de l état d avancement de la mise en œuvre des mesures correctives. Pour chacun des rapports d audit pour lesquels il reste au moins une recommandation non réglée à la fin de la surveillance de l année précédente, il demande au vice-recteur de transmettre aux gestionnaires une demande de collaborer à la cueillette de renseignements en complétant la feuille de travail qu il a préparée. Une fois complétée, la feuille de travail est transmise au vice-recteur qui juge de l à-propos de ne pas donner suite à certaines recommandations et prend acte des nouvelles mesures correctives ainsi que des nouvelles échéances proposées par les gestionnaires. Après avoir évalué leur pertinence, le vice-recteur transmet les feuilles de travail au Bureau. 2.3 Le rapport de surveillance À partir des renseignements produits par les gestionnaires, le Bureau commente l état d avancement de la mise en œuvre de toutes les mesures correctives. Il annote les feuilles de travail complétées par les gestionnaires de manière à apprécier les résultats. Au besoin, il communique avec les gestionnaires responsables. Une fois par année, le Bureau présente les résultats sommaires dans un rapport de surveillance qui comporte : l état d avancement, par rapport d audit, de la mise en œuvre des mesures correctives, excluant celles relatives aux recommandations émises depuis moins de douze mois; une synthèse des résultats et des commentaires d appréciation du Bureau portant sur les progrès réalisés. Le rapport est transmis au moyen d un courriel au vice-recteur exécutif et au développement et au recteur en copie conforme. Après analyse de la situation et des commentaires d appréciation du Bureau, le recteur donne les suites qu il juge appropriées. Le rapport est également transmis au Comité d audit au cours de la rencontre du mois de mars. Après examen du rapport, le Comité peut demander à l auditrice interne de procéder à un audit subséquent s il n est pas satisfait de l état de la mise en œuvre d une ou de plusieurs mesures correctives ou s il désire obtenir l assurance que les mesures sont efficaces. Cette demande est alors traduite dans le plan des activités du Bureau subséquent. Chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction page 3

8 3. La réalisation par le Bureau de missions d audit subséquentes portant sur la mise en œuvre des recommandations En plus de la surveillance par la cueillette de renseignements sur la mise en œuvre des recommandations, l auditrice interne peut, lorsqu une telle assurance est demandée par le Comité d audit ou si elle le juge pertinent, effectuer des travaux d audit subséquents. Par ses travaux, l auditrice interne détermine le caractère adéquat, l efficacité et l à-propos des actions entreprises par la direction pour donner suite aux recommandations. La planification des travaux d audit est basée sur le risque de non-atteinte des objectifs de l Université et vise à offrir une assurance sur la maîtrise des opérations. Cette planification considère, entre autres, l à-propos d auditer de nouveau des aspects audités lors de missions précédentes. L auditrice interne détermine la nature, le moment approprié et l étendue des missions d audit subséquentes en tenant compte : de l importance des constatations rapportées; des risques en cause si la mesure appliquée ne corrige pas la situation; de la complexité des mesures correctives (du degré d efforts et des coûts) et des délais nécessaires pour leur mise en place. 3.1 L approche du Bureau de l audit interne L approche du Bureau de l audit interne comporte trois étapes pour exécuter de façon satisfaisante les travaux nécessaires permettant d étayer les conclusions. Ces trois étapes doivent être adaptées selon la nature des recommandations et des mesures correctives. Elles s apparentent à celles d une mission d audit. La structure du dossier est sensiblement la même que pour une première mission d audit. Le classement s inspire du chapitre 11 du Manuel; les sections D, E, et F étant adaptées à ce type de mission. 3.2 La planification Basée sur le modèle de la mission d audit, la planification des travaux se concrétise d abord par une discussion avec le gestionnaire concerné pour évaluer la pertinence de réaliser la mission. L auditrice interne confirme la mission au moyen d un courriel. Page 4 chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction

9 La planification se poursuit par les étapes suivantes : la détermination des ressources nécessaires pour exécuter les travaux et la désignation du spécialiste en audit qui sera chargé du dossier; la communication, au spécialiste en audit en charge, des objectifs généraux de la mission et, s il y a lieu, de la stratégie à utiliser, des attentes particulières, des analyses à produire ainsi que de l échéancier; la revue du dossier de la mission d audit antérieure afin de s approprier l information sur les activités, les processus (ou un volet d un processus) visés par les mesures correctives; l établissement des objectifs de la mission et de l étendue des travaux; la communication au gestionnaire des objectifs de la mission et de l étendue des travaux; la revue des risques et des contrôles; la rédaction d un programme de travail; l approbation du programme de travail par l auditrice interne. Le programme de travail se rédige de la même façon qu un programme d audit. Le choix des procédés d audit doit être judicieux afin d être en mesure de porter un jugement sur le caractère adéquat, l efficacité et l à-propos des actions entreprises par la direction. Les procédés varieront en fonction de la nature de chaque recommandation. Cette étape est complétée par une supervision appropriée afin de garantir que les objectifs sont atteints et que la qualité est assurée. 3.3 L exécution Pour accomplir efficacement les travaux, le spécialiste en audit doit : évaluer les réponses de la direction aux observations d audit émises au cours de la mission d audit ou émises à l intérieur d un délai raisonnable après le dépôt du rapport d audit; procéder à l audit de la mise en place des mesures correctives en appliquant le programme de travail. Chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction page 5

10 Le spécialiste en audit s appuie sur la méthode utilisée par le Bureau de l audit interne pour la réalisation d une mission d audit. Cette étape est complétée par une supervision appropriée afin de garantir que les objectifs sont atteints et que la qualité est assurée. 3.4 La communication des résultats S il y a lieu, un rapport est élaboré sur le modèle du rapport présenté dans le chapitre 10 (La mission d audit Le rapport) en y apportant les ajustements nécessaires. L auditrice interne privilégie toutefois l utilisation d une note. Lorsque l auditrice interne estime que la direction a accepté un niveau de risque résiduel qui pourrait s avérer inacceptable pour l Université, elle doit examiner la question avec la direction. Si l auditrice interne et la direction ne peuvent s entendre, elles doivent soumettre la question au Comité d audit ou au Conseil d administration. Page 6 chapitre 12 La suite donnée aux résultats d audit communiqués à la direction

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