COMMENT LES DIRECTIONS RH PEUVENT-ELLES TIRER PARTI DES SOLUTIONS DIGITALES? P.04 P.11 Le magazine de Magellan Consulting

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1 COMMENT LES DIRECTIONS RH PEUVENT-ELLES TIRER PARTI DES SOLUTIONS DIGITALES? P.04 P.11 Le magazine de Magellan Consulting Interview d Alain Souny, India HR Director & Group HRIS Head, VP chez TECHNIP Interview de Stanislas Roche, Consultant Senior Magellan Consulting, retour sur un projet de dématérialisation RH 1 er trimestre 2015

2 Édito Prendre le temps de la réflexion face aux pratiques numériques, Redéfinir les concepts, Accompagner, Se concerter, SOMMAIRE PAGES Interview d Alain Souny, India HR Director & Group HRIS Head, VP chez TECHNIP PAGE 06 Le Big Data pour les RH : quels cas d usage? PAGES Utiliser les outils de recherche pour dynamiser la mobilité interne! PAGE 09 Retour sur l événement Magellan Consulting-Novapost du 2 octobre 2014 PAGE Interview de Stanislas Roche, Magellan Consulting La dématérialisation des documents et processus RH Combien DE fois AVONS-NOUS ENTENDU CES PROPOS SUR LA Révolution NUMERIQUE? Assurément un certain nombre de fois! Conférences, articles de presse, internet... Chez Magellan, nous partageons la conviction que le numérique va poursuivre son accélération et qu il est temps pour les Entreprises de l intégrer sans tarder. Qui mieux que la Direction des RH pour accomplir cette mission? Au cœur des transformations, elle a un rôle doublement stratégique : au niveau même de la fonction RH mais aussi au niveau de toute l Entreprise, en apportant de nouveaux services, de nouveaux usages, de nouvelles pratiques managériales... Nous vous proposons à travers ce magazine dédié aux Ressources Humaines et au Numérique, de vous ouvrir les portes d Entreprises qui ont fait le choix de passer de la réflexion à l action. Certaines ont opté pour des initiatives simples... D autres ont lancé des projets plus ambitieux... Quelle que soit leur envergure, ces projets restent tous au service de la stratégie de l Entreprise d aujourd hui et de demain. La période qui s annonce est riche d opportunités pour les dirigeants. Les organisations vont poursuivre leurs transformations, les modèles vont continuer d évoluer pour s adapter à un écosystème nourri au numérique. C est dans ce contexte complexe, que la Direction des RH devra œuvrer avec prise de hauteur et pragmatisme pour mener à bien ses challenges. Agir en tant que stratège, agir en tant que leader d initiatives, agir en tant que facilitateur et coordinateur des transitions à venir, tout en restant le gardien du temple. C est la subtile équation que le DRH d aujourd hui se doit de résoudre et porter dans la perspective d un futur numérique. Sophie Rozet 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 2

3 LES ACTUALITÉS DE MAGELLAN CONSULTING De fortes ambitions de croissance en 2015 La 4 ème révolution industrielle, l Internet des Objets, ces concepts vous sont sans doute familiers. Les 400 consultants du groupe Magellan sont les catalyseurs de la transformation numérique des entreprises. Notre tagline : #digital4business Nous intervenons auprès des Directions Générales, Métiers, SI et Numériques sur tout le cycle de vie des projets depuis la stratégie opérationnelle jusqu à l implémentation. Nos valeurs nous guident quotidiennement : excellence opérationnelle, proximité client et intelligence collective. En 2015, afin de toujours mieux accompagner nos clients et répondre à leurs besoins, le groupe Magellan poursuit son plan de développement, alors : 3 Si l intelligence collective est votre credo, faites le choix du groupe Magellan. 3 Si vous voulez faire du conseil à l heure de la révolution numérique, faites le choix du groupe Magellan. 3 Si vous aimez la pluridisciplinarité et l association de compétences métiers et technologiques, faites le choix du groupe Magellan. 3 Si vous aimez prendre des responsabilités, faites le choix du groupe Magellan. Ainsi, pour soutenir leur croissance Magellan Consulting et Antiope recrutent 40 consultants en 2015 dans les secteurs de : Les RH // La Banque // L Assurance // La Santé // L Energie Ainsi que des consultants spécialisés dans le Cloud et les Infrastructures convergentes. Toutes nos offres d emplois sont disponibles sur notre site Internet : Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez également nous suivre sur Twitter TOUTES NOS ACTUALITÉS SUR : Notre site Web : Notre fil Twitter : PAGE 3 n 1 er TRIMESTRE 2015

4 interview ALAIN SOUNY INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP POURRIEZ-VOUS PRÉSENTER LE PROJET HUMAN RESOURCES EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (HReIS) AU SEIN DE TECHNIP? Pour répondre aux enjeux liés à sa croissance continue ces dernières années, le groupe Technip a investi massivement dans les Ressources Humaines pour attirer et fidéliser les talents et développer les compétences de ses collaborateurs. Parcours d Alain Souny Cet investissement s est initialement concrétisé dans un programme stratégique visant à : n Mettre en place des processus RH homogènes, standards et globaux pour tous les collaborateurs du groupe Technip, n Développer une culture commune des Ressources Humaines au sein du groupe. Dans la continuité de ce projet, le département HRIS a décidé de mettre en place une solution de reporting mobile nommée HReIS. Cette solution propose un service RH simple et innovant aux cadres dirigeants permettant de : n Simplifier et démocratiser l accès aux informations : il est possible en moins de 5 secondes d accéder à l essentiel des informations sur un salarié et ce, de manière très ergonomique, n Faciliter la vie de l utilisateur qui ne doit pas se préoccuper d être online ou offline. L application se synchronise automatiquement et régulièrement en mode online et permet un accès identique partout dans le monde et en tous lieux (bureau, avion, bateau, plateforme pétrolière, etc.)! n Garantir la sécurité des données en toutes circonstances, notamment en cas de vol/perte de matériel. Alain Souny INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP Alain Souny est un spécialiste des RH depuis plus de 20 ans. Après avoir évolué pendant 5 ans dans le secteur informatique en qualité de chef de projet, il a débuté sa carrière RH chez STMicroelectronics France, en charge de la gestion administrative & paie France, avant d intégrer le département SIRH Groupe en tant que Directeur SIRH / Paie monde. En 2010, Alain Souny rejoint Technip pour être à la tête du département SIRH Groupe. Une de ses principales missions est de mettre en œuvre des solutions innovantes et pérennes de gestion des Ressources Humaines, capables d accompagner la très forte croissance de Technip dans certaines régions du monde. Par ailleurs depuis début 2013, Alain Souny est également Directeur des Ressources Humaines Technip Inde (3 centres, 3000 collaborateurs). Il a pour mission de développer une fonction des Ressources Humaines fédératrice et d anticiper les besoins en ressources et compétences dans cette zone géographique où l activité du Groupe se développe très rapidement. 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 4

5 QUEL ÉTAIT LE BESOIN À L ORIGINE DU PROJET? Notre groupe est international, les cadres dirigeants se déplacent énormément et ont besoin d avoir accès aux informations RH des collaborateurs pour faire leur job! Le top management était frustré de ne pas bénéficier d un accès simple aux données RH et ce malgré les investissements déjà réalisés. Sous l impulsion du CEO et de la Direction des Ressources Humaines de Technip, le département HRIS a donc lancé le projet HReIS. PLUS PRÉCISÉMENT, QUE PROPOSE L APPLICATION HReIS DE TECHNIP SUR IPAD? L application HReIS sur ipad est une solution composée de 4 modules : L idée était de mettre à disposition du business, de façon simplifiée via une application IPad, les informations importantes pour optimiser la planification projet, la gestion du budget, le suivi comptable et financier, etc. Le cadre fixé par le CEO de Technip lors du lancement du projet était le suivant : EMPLOYEE PROFILE Environnement de travail simple et performant Des environnements de travail tirant profit de l état de l art technologique et des nouveaux usages possibles. Optimisation du Pilotage et Reporting RH Plus de réactivité et de flexibilité dans l accès aux informations et tableaux de bord RH Saut dans les solutions collaboratives et nomades Efficacité individuelle et collective en développant la dimension collaborative et en facilitant les échanges d informations RH. Excellence opérationnelle et maîtrise de l impact environnemental Désemcombrement des espaces de travail et minimisation de la consommation des environnements de travail afin de répondre aux critères environnementaux. Q What s Up?, un mur façon Facebook offre la possibilité aux cadres dirigeants de communiquer et d interagir avec d autres collaborateurs, mais aussi d organiser des événements, tels que des demandes d entretien. W Employee Profile qui permet d afficher le profil de tout collaborateur. Il contient un moteur de recherche performant permettant d identifier des profils spécifiques via une recherche multi-critères. E Scatter plot qui permet de faire des comparaisons de situations (exemple : rémunération en fonction de l ancienneté) d un ensemble de collaborateurs via un affichage en nuage de point. R HR Dashboard Reports donnant accès aux tableaux de bord RH que l utilisateur peut manipuler directement depuis son ipad. QUI SONT LES UTILISATEURS ET COMBIEN SONT-ILS? Les utilisateurs sont essentiellement des personnes appartenant au Top management ou à la DRH. Il y a aujourd hui 200 utilisateurs pour la version ipad et 500 utilisateurs sur la version Web (essentiellement des membres de la DRH). PAGE 5 n 1 er TRIMESTRE 2015

6 interview ALAIN SOUNY INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP QUELLES ONT ÉTÉ LES PRINCIPALES CONTRAINTES DURANT LE PROJET? Un rapide tour des solutions du marché, nous a fait prendre conscience que ce type de solution n existait pas sur le marché! Nous avons donc du construire nous-mêmes cette solution en faisant le pari de sa faisabilité technique et de la pertinence de cette solution pour le management. La qualité des données RH a été a été un prérequis au lancement du projet. Nous avons apporté une attention particulière à la fiabilité des données et aux conditions de mise à jour. Nous souhaitions garantir aux utilisateurs les informations les plus justes et les plus récentes possibles. La contrainte de sécurité des données, des flux et des accès a été un sujet critique étant donnée la sensibilité des informations accessibles via l application HReIS. De ce fait, nous avons alloué des moyens importants à la sécurisation de cette application. QUELLES SONT LES ÉVOLUTIONS À VENIR OU LES NOUVELLES APPLICATIONS SUR LE PÉRIMÈTRE? Fort de ce succès, le département HRIS a prévu de poursuivre ses investissements dans cette solution en lançant prochainement une nouvelle version encore plus moderne et plus intuitive, disponible pour l ensemble des managers du Groupe (2 000 personnes). D autres modules d HReIS sont à l étude afin de supporter l ensemble des processus RH du Groupe dans un mode encore plus collaboratif. Ainsi, par exemple, un module Career Talk sera mis à disposition des RH pour enregistrer la synthèse des entretiens. De plus, de nouvelles fonctionnalités devraient permettre de répondre à des spécificités locales (ex. composants du salaire). Enfin cette offre étant unique, Technip réfléchit à un éventuel déploiement chez ses clients pour apporter de la valeur. career talk 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 6

7 Le Big Data pour les RH : quels cas d usage? LE BIG DATA POUR LES RH : QUELS CAS D USAGE? La littérature actuelle fourmille d articles sur le Big Data, cette capacité de traitement et d analyse des données, dont la variété, la vélocité et le volume sont très importants. Son usage se veut une aide aux entreprises pour maîtriser les risques, instruire et objectiver la prise de décisions. En ce sens la fonction RH est toute désignée pour tirer parti de ces technologies. La littérature actuelle fourmille d articles sur le Big Data, cette capacité de traitement et d analyse des données, dont la variété, la vélocité et le volume sont très importants. Son Mais, au-delà du bruit médiatique, que peut réellement en attendre un DRH? L écoute sociale, elle aussi, peut bénéficier de technologies Big Data. La gestion des risques psycho sociaux peut être facilitée par l anticipation des phénomène usage se veut une aide aux entreprises pour maîtriser les L écoute sociale, d absentéisme elle aussi, ou peut de bénéficier démission des au technologies sein de l entreprise, o Big Data. La gestion des risques psycho-sociaux peut être facilitée par l anticipation des phénomènes d absentéisme ou de risques, et instruire et objectiver la prise de décision. La par l analyse de la tendance des usages des outil fonction RH en ce sens est toute désignée pour tirer parti de démission informatiques au sein de l entreprise, hors ou des par l analyse horaires de la tendance de travail (soir, WE des usages des outils informatiques hors des horaires de travail ces technologies. congés ). Le recrutement trouve probablement aujourd hui les bénéfices (soir, WE, congés...). les plus simples et les plus concrets. Au-delà des analyses sémantiques AU-DELÀ des banques DU de BRUIT CV en ligne, MÉDIATIQUE, le Big Data permet QUE de : PEUT MAIS, Le LE Big BIG DATA Data RH RH EST est AUJOURD HUI UN MOUVEMEN n optimiser le sourcing, par exemple en anticipant le volume de RÉELLEMENT EN ATTENDRE UN DRH? candidatures potentiel pour une offre ; aujourd hui ENGAGÉ. un mouvement n évaluer la performance d une campagne de recrutement, par engagé. Le recrutement exemple en la comparant trouve au probablement marché ; aujourd hui les Son développement et sa généralisation seron Son développement et sa généralisation seront conditionnés par n bénéfices anticiper les les plus besoins simples de recrutement et les plus des lignes concrets. métiers pour Au-delà la capacité conditionnées des DRH à : par la capacité des DRH à : un profil particulier, par exemple en mettant en exergue une recherche intensive sémantiques par la concurrence des banques d un certain de CV profil en sur ligne, une le n adopter l approche adopter Big l approche Data, en intégrant Big Data, les modèles en maîtrisant mathé- les modèle des analyses zone géographique. matiques et en développant la culture du quanti, Big Data permet de : mathématiques et en développant la culture du «quanti» n se rapprocher de la finance pour capitaliser et enrichir les optimiser le sourcing, par exemple en anticipant le analyses, se rapprocher de la finance pour capitaliser et enrich La mobilité interne peut aussi tirer parti du Big Data, grâce aux volume courbes de d expérience candidatures qui se potentiel construisent pour au travers une offre de facteurs ; n sensibiliser les les analyses différentes ; parties prenantes (employés, évaluer variés : localisation, la performance ancienneté, d une rémunération, campagne compétences... de recrutement, organisations sensibiliser syndicales,...) aux les solutions différentes Big Data et parties les rassurer quant à leur utilisation (il s agit d outils d analyse et non prenante les données (si elles sont de qualité!) sont une mine d information pour la fonction RH et les managers. Croisées, recoupées et pas d instruments (employés, d évaluation organisations des collaborateurs), syndicales, ) aux solutions Bi par exemple en la comparant au marché ; anticiper analysées, les elles besoins leur permettent de recrutement d affiner, segmenter des lignes et individualiser leurs analyses et ainsi mieux anticiper. métiers n assurer avant Data tout et la les sécurité rassurer et la quant confidentialité à leur utilisation des données, en lien (il s agit d outil pour un profil particulier, par exemple en mettant en d analyse avec les exigences et non habituelles pas d instruments de la CNIL. d évaluation de exergue une recherche intensive par la concurrence d un collaborateurs) ; certain profil sur une zone géographique. assurer avant tout la sécurité et la confidentialité de Le Big Data RH vu par l éditeur Multiposting données, en lien avec les exigences habituelles de l Le métier La d origine mobilité de Multiposting, interne peut aider aussi les entreprises tirer parti à recruter plus facilement sur internet, a permis de constituer une base sur les compétences et la mobilité interne ; du Big La gestion Data, prévisionnelle CNIL. des emplois et des talents, axée d apprentissage grâce aux unique courbes (plusieurs d expérience millions d offres qui et de se profils). construisent au L attractivité et la stratégie de sourcing (sous un prisme travers de facteurs variés : localisation, ancienneté, secteur ou métier) ; L expertise de Multiposting dans le recrutement, ses équipes développement rémunération, et ses compétences partenaires (CNAM, les LIMSID, données CNRS ) (si elles Le sont reclassement, de grâce permettent qualité désormais!) sont à une Multiposting mine d information d exploiter cette pour base la pour fonction à une RH approche et consistant à proposer des offres aider les entreprises sur des problématiques liées à l emploi. les managers. Croisées, recoupées et analysées, pertinentes elles leur multi-sources En s appuyant permettent en partie d affiner, sur des technologies segmenter BigData, et Multiposting individualiser aux leurs salariés concernés propose des solutions clés en main (fiches métiers, benchmark par un plan. analyses et ainsi mieux anticiper. sectoriel, site de mobilité, site de reclassement) ou des études Ad Hoc en fonction des problématiques identifiées : Le Big Data RH vu par l éditeur Multiposting En s appuyant en partie sur des technologies BigData, nous PAGE 7 n proposons des solutions 1 er TRIMESTRE clés en 2015 main (fiches métiers,

8 LA MOBILITÉ INTERNE Utiliser les outils de recherche pour dynamiser la mobilité interne! La révolution numérique, les nouvelles formes d organisation du travail et les contraintes financières des entreprises modifient les besoins en termes de profils et de compétences, et accroissent l intérêt de la mobilité interne sur le recrutement externe. Pour répondre à ces enjeux, les Directions des Ressources Humaines doivent revoir leurs processus en prolongeant la notion de compétences structurées et de qualifications (connaissances et savoir-faire formalisés dans les outils de la DRH et validés par une certification ou un diplôme) par celle des compétences informelles : les connaissances et savoir-faire acquis dans le cadre professionnel et personnel, mais non identifiés de façon formelle par la DRH. La prise en compte de ces compétences informelles permet aux entreprises d étendre leurs viviers de candidats et de faciliter le processus d évaluation des candidats potentiels vis-à-vis des offres à pourvoir. MAIS COMMENT L ENTREPRISE PEUT- ELLE CAPTER LES COMPÉTENCES INFORMELLES DE SES SALARIÉS, QUI NE SONT PAS TOUJOURS DISPONIBLES DANS LES OUTILS DE LA DRH? L identification des compétences informelles dans l organisation est plus complexe car, si la compétence structurée fait l objet d une description précise dans les systèmes de GPEC notamment, les compétences informelles sont quant à elles souvent disponibles dans des supports moins encadrés et moins institutionnels, tels que les réseaux sociaux (internes ou externes), les sites de collaboration des projets, les forums, etc. Cette situation rend ainsi difficile le repérage de ces compétences, d autant que ces dernières évoluent à un rythme beaucoup plus rapide que les qualifications et compétences structurées. QUEL EST L APPORT DES MOTEURS DE RECHERCHE D ENTREPRISE DANS L IDENTIFICATION DE L ENSEMBLE DES COMPÉTENCES D UN INDI- VIDU? Bien qu ils soient le premier service utilisé sur internet devant la messagerie, les moteurs de recherche ne sont pas clairement identifiés comme outils majeurs au sein des entreprises. Cependant, ils offrent une puissance et une très grande flexibilité quand ils sont utilisés pour la recherche de compétences dans l organisation. En effet, ils permettent à la fois de : n Décloisonner les systèmes d information et donc d étendre les recherches transverses à l ensemble du groupe, voire à l externe. Le moteur de recherche fait abstraction des frontières techniques et physiques de l entreprise, il permet d interroger les bases des différentes filiales du groupe, mais aussi par exemple les informations stockées dans LinkedIn ou Viadeo. n Restituer les informations collectées de manière structurée pour les rendre exploitables. Il est possible de reconstituer un CV dynamique à partir de données issues de différents systèmes tels que le SIRH, les intranets, les réseaux sociaux d entreprise, les applications... 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 8

9 En outre, certains moteurs de recherche vont plus loin : sur un simple critère, ils mettent en regard les opportunités professionnelles et les candidats potentiels ayant les compétences recherchées, tout y en ajoutant la géolocalisation afin de tenir compte des distances de trajet domicile/travail et d identifier les viviers de compétences par secteur géographique. «Dans le contexte particulier de la recherche de compétences, disposer d une solution de recherche multi sources permet aux utilisateurs d accéder rapidement à une information de valeur, où qu elle soit dans l organisation ou dans le SI.» L économie de temps ainsi générée est considérable pour le management et la fonction RH, en particulier pour les responsables du recrutement, de la mobilité interne, de la formation... QUELQUES EXEMPLES D USAGES DES MOTEURS DE RECHERCHES DE COMPÉTENCES 3 AMÉLIORER LA MOBILITÉ GÉOGRAPHIQUE Ce type de solution permet aisément au recruteur d aller explorer l ensemble des bases RH du groupe, pour s assurer qu il n y a aucun candidat possible au sein du groupe - même dans une autre filiale à l international - avant de procéder à un recrutement externe. Ceci permet de plus, d offrir des opportunités d évolution plus larges aux salariés du groupe. 3 PROMOUVOIR LA MOBILITÉ FONCTIONNELLE Le recruteur cherche un candidat potentiel pour un poste de MOA en charge d une solution comptable et financière. Le prérequis est d avoir une bonne connaissance de l outil qui vient d être déployé dans le groupe. Grâce au moteur de recherche qui a reconstitué le CV d un salarié aujourd hui présent à la MOE, à partir de données issues de la base RH, mais aussi de son profil LinkedIn, il identifie un salarié qui a auparavant travaillé pour une SSII en tant que spécialiste de cette solution. Il est en mesure de lui faire une proposition d évolution au sein de la direction financière. 3 SIMPLIFIER LES ANALYSES RH Ce type de moteur permet également de rapprocher différentes données RH ouvrant la voie à de nouvelles analyses. A titre d exemple, il est possible de générer des graphiques faisant par exemple la comparaison entre le coût moyen d un contrôleur de gestion junior entre les différents sites internationaux du groupe ou encore l évolution des postes à pourvoir par fonction, par pays... Tidiane Fall Associate Partner Magellan Consulting Responsable de la practice Smartwork Nos conseils pour mener à bien ce type de projet 1 Qualifier les usages pour choisir le bon moteur Préciser les besoins de l entreprise (recherche de données structurées, non structurées ; ergonomie, nombres d utilisateurs, coûts, etc.) Définir les critères de sélection (complexité de mise en œuvre, gestion de la sécurité des données et des habilitations, coûts de la solution, nationalité de l éditeur, etc.) Définir le périmètre d utilisation du moteur : ERP, SIRH, référentiels, bases de données, intranets documentaires, applications, données externes à l entreprise... 2 Mettre les utilisateurs au centre des réflexions en expérimentant via un POC Adopter une approche tenant compte des retours des utilisateurs Ajuster l ergonomie de l interface, clef de succès pour favoriser l appropriation par les collaborateurs Mesurer et prévenir les risques liés à la confidentialité des informations, la législation, la disponibilité du service... 3 Définir les usages métiers pour lesquels le moteur sera utilisé Partir de cas métiers concrets et récurrents afin de maximiser le ROI attendu et d améliorer la pertinence des résultats. PAGE 9 n 1 er TRIMESTRE 2015

10 Événement RH Numérique - 2 octobre 2014 Retour sur l événement Magellan Consulting - Novapost L hôtel George V, à Paris, a accueilli jeudi 2 octobre le dernier évènement RH Numérique de Magellan Consulting, dédié à la dématérialisation RH dans un contexte international. Novapost, par la voix de Clément Buyse son co-fondateur, a ensuite rappelé les différentes solutions People- Doc de Novapost (Salarié, Entreprise, Signature et Ask) et présenté des projets menés pour deux clients américains : Coach et Fast Retailing. Organisé avec l éditeur Novapost, et en présence du Groupe Technip ayant lancé un programme de dématérialisation RH au niveau Groupe, ce rendez-vous a réuni autour d un petit-déjeuner plus de 60 entreprises et journalistes. Enfin, et de façon plus concrète encore, le témoignage de Technip a permis un retour d expérience complet sur le déploiement de la solution PeopleDoc (Salarié, Entreprise) pour quatre de ses entités à l international : Hubert Levavasseur, responsable SIRH de la filiale française Flexi France, est intervenu pour présenter les enjeux, objectifs, résultats, contraintes et clefs de succès de son projet quelques mois après l ouverture effective du service. Cet événement fut l occasion pour Magellan de présenter sa vision de la RH Numérique, ainsi que sa cartographie d usages et de technologies basée sur 4 niveaux de maturité : l automatisation des processus, la socialisation des processus, leur extension auprès des tiers externes et enfin leur intégration dans les nouveaux business models de l entreprise. «Cet événement a également permis de réaffirmer l urgence pour la fonction RH d agir, en appréhendant le numérique comme une opportunité à saisir et non comme une menace à subir.» Désormais, il ne s agit plus de se demander s il faut plonger dans l océan de la RH Numérique, ni quand. Mais comment! Pour finir, Magellan a élargi ce retour d expérience par un témoignage du déploiement sur les entités de la région Asie-Pacifique, réalisé pour le département Group HRIS. Fort de ce succès, Magellan Consulting espère vous retrouver encore plus nombreux à son prochain événement autour de son offre RH numérique! LES SPEAKERS : Technip : Hubert Levavasseur, Responsable SIRH de FlexiFrance (Groupe Technip) // Novapost : Clément Buyse, Co-fondateur Magellan Consulting Damien Philippon, Associé, en charge de l offre Entreprise Numérique Daniel Piana, Sénior Manager, en charge de l offre RH Numérique Sébastien Le Quoy, Sénior Consultant, expert RH/SIRH ayant piloté le déploiement international de l ERP RH et des solutions Novapost. 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 10

11 interview STANISLAS ROCHE CONSULTANT SENIOR RH Stanislas est intervenu sur un projet de mise en place d une solution de gestion RH dématérialisée. EN QUOI CONSISTE LA GESTION DÉMATÉRIALISÉE DES DOCUMENTS RH? La mise en place d un HR Digital Desk permet d apporter des réponses concrètes aux DRH : Il est maintenant possible de remplacer complètement une gestion papier des documents RH par une gestion digitalisée. Cette gestion entièrement dématérialisée se fait grâce aux nouvelles technologies que proposent plusieurs éditeurs et que nous appelons le HR Digital Desk. Le HR Digital Desk, poste de travail virtuel du gestionnaire RH permet de dématérialiser les processus et les documents RH tout en répondant aux enjeux RH : n DE SERVICES AUX GESTIONNAIRES accélère et simplifie le traitement des données, facilite la recherche : pour consulter un document, le gestionnaire ne perd plus de temps dans sa recherche parmi les classeurs et armoires sous clef, facilite les échanges d informations : un même document est désormais consultable par plusieurs personnes en même temps. DE QUALITÉ VALEUR PROBANTE réduit les risques d erreur de saisie, en classement et/ou de perte de documents, sécurise durablement le patrimoine documentaire. Documents numérisés au format figé PDF et stockés sur des serveurs sécurisés selon une norme et un horodatage garantissant une équivalence de la version numérique à son original papier. n D EFFICACITÉ génère des gains de productivité grâce à l automatisation et à la fluidification des processus RH (1 ETP pour 1500 dossiers collaborateurs gérés). ACCESSIBILITÉ DE COÛTS réduit les coûts d impression, de stockage et d envoi des documents physiques contribue au respect des engagements en termes de responsabilité sociale Accessibilité via de multiples endroits et simultanément par les gestionnaires RH habilités. n SEARCH Accès aux documents facilité par la mise à disposition d une fonction de recherche par type de document et par collaborateur. n TOUT EN respectant les contraintes juridiques avec la signature électronique. MEMORY Documents stockés de manière hiérarchisée à travers l exploitation d un plan de classement : les données sont donc structurées. Un HR Digital Desk ne doit pas être confondu avec une simple bibliothèque en ligne (Gestion Electronique des Documents), dans la mesure où celui-ci permet, outre une dématérialisation, d assurer une valeur probante aux documents RH et de gérer les processus de gestion documentaire RH. POUVEZ-VOUS PRÉCISER LE CONTEXTE GÉNÉRAL DANS LEQUEL LE PROJET DE GESTION DÉMATÉRIALISÉE S EST LANCÉ? Le client chez lequel j interviens est un grand groupe français mutualiste qui fédère une soixantaine d entreprises et de filiales indépendantes. Le projet initié début 2013 porte sur une cinquantaine de ces entreprises, en majorité des caisses et des banques régionales, dont la taille varie généralement de à collaborateurs, la plus petite comptant une quarantaine de collaborateurs et la plus grande, plus de Au total, près de dossiers salariés sont concernés par le projet. L ambition de notre client consiste à mettre le HR Digital Desk à disposition pour l ensemble des entreprises du groupe dans un délai de 12 mois, avant fin A l issue du projet, plus de 1000 gestionnaires RH utiliseront l outil au quotidien. Le projet s inscrit dans le cadre d une réflexion, à l issue de laquelle l opportunité de mettre en place une solution mutualisée a été confirmée, afin de générer des économies d échelle, mais également de contribuer à l harmonisation des processus RH et des reportings au sein du groupe. Un contrat groupe a été négocié auprès de chacun des prestataires du projet (numériseurs pour la reprise de l historique papier, éditeur pour la solution en ligne). A noter que le client a choisi une solution en mode SaaS, considérant le rythme de livraisons satisfaisant (biannuelles), et le levier de négociation intéressant vis-à-vis de la R&D éditeur, au regard de la cinquantaine de clients cible de la solution. DE QUELLE FAÇON LE PROJET A-T-IL ÉTÉ MENÉ? La démarche définie a permis de prendre en compte les deux composantes structurantes du projet de mise en place de l outil de gestion dématérialisée des documents RH : la construction d un socle commun (projet global), un déploiement sur mesure par entité (projet spécifique). PAGE 11 n 1er TRIMESTRE 2015

12 COMMENT LA QUESTION DE L HISTORIQUE DES DONNÉES A-T-ELLE ÉTÉ INSTRUITE? Ce point central recouvre en réalité deux questions : celle de la profondeur de l historique de reprise du stock papier et celle du devenir des documents papiers existants. Concernant la profondeur de l historique de reprise du stock papier, le système de paie a alimenté l outil de gestion documentaire des matricules des collaborateurs présents depuis Les données des salariés ayant quitté le groupe avant 2011 n ont pas été jugées comme prioritaires et ne sont pas reprises à ce stade du projet. Concernant le devenir des documents papiers existants, la préconisation juridique du groupe a consisté à conserver dans un premier temps les documents signés de l employeur et du collaborateur (principalement les contrats de travail). Pour autant les entités ont été laissées libres d appliquer ou non cette préconisation du groupe. QUELLES ONT ÉTÉ LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES? Tout projet a son lot de difficultés. Chronologiquement, la première difficulté a été de convaincre le maximum d entités du groupe d adhérer au projet. Chacune d entre elles avait le choix d intégrer ou non la solution RH commune. La contrainte du planning ambitieux a provoqué une seconde difficulté. Les déploiements réalisés en parallèle ont rendu plus complexe le pilotage. Un point qu il ne fallait pas négliger était le manque de relais local qui a rendu plus difficile l acceptation du changement. Enfin, le déploiement des entités a rencontré des difficultés techniques liées aux scanners ou aux postes de travail. CONSTRUCTION D UN SOCLE COMMUN DÉPLOIEMENT SUR MESURE PAR ENTITÉ Cadrage et choix Choix de la solution éditeur et des prestataires de reprise Définition des instances de gouvernance Détermination des sites pilotes Chiffrage Go/No go PLANIFICATION Planning cible de réalisation et étapes clés Lotissement du projet par domaines (dossiers collaborateurs, collectifs, gestion des temps et des activités, formation et mobilité, paie) Définition des indicateurs d avancement et de ROI à appliquer par entreprise. CONCEPTION Supports de communication Adaptation de l outil existant aux besoins clients Formalisation d un plan de classement groupe des documents Préconisations de processus de gestion numérique Contrat groupe et conventions de service avec les fournisseurs Supports réglementaires Formation (séminaire de formation) Cahier de tests et PV de recette fonctionnelle Protocole de support PHASE 1, amont : préparation et conduite du changement Identification des personnes clés Ateliers de cadrage des choix organisationnels, définition du book et du plan de classement spécifique Préparation de la reprise des dossiers salariés Choix du prestataire numériseur pour la reprise de l existant papier Formation à l application Vérification de la compatibilité entre pré-requis techniques éditeur et paramétrage des postes. Acquisition du matériel (scanners / doubles écrans) Démarches réglementaires (CNIL, IRP) PHASE 2 : DÉPLOIEMENT TECHNIQUE Ouverture de l application Création et paramétrages des utilisateurs Recette PHASE 3, aval : SUIVI Utilisation de l outil au quotidien Support Club utilisateurs Comités de suivi et de pilotage Gestion des demandes d évolution de l outil SUPPORT ET SUIVI Demandes d assistance Demandes d évolution de l outil Gestion des habilitations L équipe projet a regroupé des compétences pluridisciplinaires (RH, SI, juridique...) et s est appuyée sur des relais locaux dans la préparation et la réalisation du déploiement au niveau de chaque entreprise. 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 12

13 interview STANISLAS ROCHE CONSULTANT SENIOR RH FORT DE VOTRE EXPÉRIENCE, QUELS SONT SELON VOUS LES FACTEURS CLEFS DE SUCCÈS? Si l on devait retenir 4 facteurs clefs de succès, je citerais en priorité : FÉDÉRER Disposer de la capacité à faire converger plus de 200 interlocuteurs ayant des besoins spécifiques, Impliquer les acteurs concernés dans la définition des processus cibles de gestion documentaire, en particulier l élaboration du plan de classement, afin d éviter la perte de documents mal indexés. ACCOMPAGNER Être disponible et réactif, Conduire le changement dès le démarrage du projet, afin d anticiper les situations de stress des gestionnaires - le passage d une gestion papier à une gestion numérique vient bouleverser les habitudes de travail - et mettre en place des actions de prévention et d accompagnement. ANTICIPER Respecter strictement le planning, Instruire les aspects techniques du projet dès le démarrage de celui-ci. S ADAPTER Accorder de la souplesse au niveau du spécifique de chaque entreprise, notamment au niveau du processus de gestion des documents et des filtres applicatifs afin de ne pas bouleverser les logiques établies et la désynchronisation de la reprise de l historique documentaire par rapport à la prise en main et à l utilisation de l outil. POUR CONCLURE, JE SUIS UNE ENTREPRISE DÉSIRANT DÉMATÉRIALISER SES PROCESSUS, POURQUOI FAIRE APPEL À MAGELLAN PLUTÔT QU À UNE AUTRE SOCIÉTÉ DE CONSEIL? Parcours POURQUOI NE PAS DIRECTEMENT FAIRE APPEL de Stanislas Roche À UN ÉDITEUR? Magellan Consulting est un cabinet agnostique vis-à-vis des solutions disponibles sur le marché. Son positionnement au carrefour du métier et des nouvelles technologies permet à la fois d intervenir sur les usages et les processus tout en maîtrisant les solutions. C est cette double valeur qui permet de conseiller au mieux les clients sur leurs besoins. C est l une de nos promesses : pouvoir rassembler dans une même équipe, des consultants avec une forte expertise en matière de digitalisation, ayant la connaissance des SIRH et des technologies, et bien entendu avec une maîtrise des processus métier. Sur le sujet de la dématérialisation des processus et des documents RH, Magellan est intervenu chez d autres clients, dans des écosystèmes technologiques différents. Si les enjeux et les usages n étaient pas semblables, l approche et la méthodologie ont été sensiblement identiques. Concernant le choix de Magellan plutôt que faire directement appel à l éditeur : il est toujours préférable de faire appel à une entité neutre vis-à-vis de l éditeur. Cela permet de mieux cadrer, de lever les incompréhensions en cherchant des solutions, de faire si nécessaire évoluer la solution,... Quoi qu il arrive, Magellan porte toujours les intérêts de ses clients. Stanislas Roche Stanislas Roche, 34 ans, a rejoint Magellan en janvier Consultant depuis 2006, il est intervenu chez de multiples clients, pour des missions de conduite au changement, déploiements, migrations et mises en place de tierces maintenances applicatives en tant que chef de projet PMO, MOA et AMOA. PAGE 13 n 1 er TRIMESTRE 2015

14 Magellan Consulting, votre partenaire à la croisée des chemins entre votre métier et les technologies numériques Depuis sa création, Magellan Consulting accompagne ses clients dans leurs grandes transformations, qu elles soient suscitées par des enjeux métier ou de systèmes d information. Les nouvelles fonctions RH impulsées par les innovations technologiques deviennent incontournables. C est pourquoi Magellan Consulting investit continuellement sur l offre RH numérique, mais aussi sur des sujets de stratégie SIRH ou de mise en place de centre de services partagés. L objectif est d apporter de l innovation et toujours plus de valeur à ses clients, tout en ayant à coeur de faire aboutir chaque projet. En s appuyant sur ces nombreux atouts, Magellan Consulting se propose de vous accompagner dans vos projets de transformation. Elle fait bénéficier ses clients de l expertise de ses consultants, de ses méthodologies et savoir-faire, mais aussi en capitalisant sur le positionnement historique du cabinet à la frontière entre Directions Métiers et Direction du Système d Information. Le positionnement du groupe Magellan est résolument orienté vers l innovation. 1 er TRIMESTRE 2015 n PAGE 14

15 L intelligence collective est un moteur fondamental de Magellan Consulting Nos consultants se réunissent régulièrement afin de partager leurs retours d expérience, et ainsi enrichir nos offres, proposer de nouvelles idées, innover. Les auteurs de ce numéro Sophie Rozet Sophie Rozet est Associate Partner chez Magellan Consulting et responsable de l offre Ressources Humaines. Elle dispose de plus de 13 ans d expérience, dont plus de 10 ans dans le conseil en Organisation auprès de grands groupes français et internationaux. Sophie accompagne ses clients et mène de nombreux projets sur l ensemble de la chaîne de valeur de la fonction RH. sophie.rozet@magellanconsulting.eu Philippe Aulagnon Manager depuis 6 ans chez Magellan, Philippe Aulagnon est spécialisé dans les missions RH / SIRH et accompagne des clients privés comme publics dans des études de cadrage, de schéma directeur SIRH, de choix de solution SIRH, de mise en œuvre de projets de transformation RH et SIRH. philippe.aulagnon@magellanconsulting.eu Sébastien Le Quoy Sébastien Le Quoy est Senior Consultant chez Magellan Consulting. Depuis 4 ans, il accompagne des grands comptes sur des problématique RH/SIRH dans un contexte international, de la redéfinition des processus RH aux projets de déploiement de nouveaux outils, mais également à la définition de la stratégie de transformation numérique de la fonction RH. sebastien.lequoy@magellanconsulting.eu Notre différence Les trois Associés fondateurs de Magellan Consulting, Claude Aulagnon, Michel Hatiez et Didier Zeitoun, n en étaient pas à leur première aventure entrepreneuriale lorsqu ils ont fondé Magellan Consulting en LEUR IDÉE : lancer un Cabinet de Conseil en Organisation novateur dont la différenciation est issue de la double compétence processus métiers des clients et maîtrise des technologies de l information. Notre mission est de créer davantage de valeur pour nos clients en tirant parti des technologies de l information et de l innovation, appliquée aux métiers et aux processus des entreprises. Aujourd hui, Magellan Consulting peut compter sur un peu plus d une centaine de consultants expérimentés regroupant des compétences sectorielles et transverses cohérentes avec son positionnement. PAGE 15 n 1 er TRIMESTRE 2015

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