Secrétaire général. Votre rôle. Votre profil. Conditions d emploi

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1 OFFRE D EMPLOI AFFICHAGE Secrétaire général Votre rôle Sous l autorité de la présidente-directrice générale, le secrétaire général contribue à la réalisation de la mission de l Institut. Il veille au bon fonctionnement du cadre de gouvernance de l organisation notamment en appuyant le conseil d administration et ses comités. Il participe à la conception, à la mise en œuvre et au suivi de toute question relative à la détermination des orientations, des objectifs, des priorités et des stratégies de l Institut. Il prend en charge les mandats liés à la coordination et au suivi des demandes du cabinet ministériel. Il est responsable de la réponse aux obligations corporatives de l INSPQ. Il assume la prise en charge des dossiers liés à l éthique, à la déontologie, au greffe et aux ententes, à la reddition de comptes corporative, à la gestion des risques, à l accès à l information, à la gestion documentaire et à la correspondance institutionnelle. Pour ce faire, il favorise la concertation entre les différentes directions de l Institut et assure la liaison avec ses partenaires externes. Votre profil Détenir une formation de deuxième cycle dans une discipline appropriée au mandat; Détenir une attestation d études complémentaires dans le domaine de la gestion serait un atout; Posséder un minimum de dix (10) années d expérience dans le domaine recherché et d au moins cinq (5) années dans un poste d encadrement ou dans une fonction de conseil stratégique; Avoir une bonne connaissance des enjeux reliés au cadre de gouvernance d un organisme public tel que l INSPQ; Avoir une connaissance des activités d expertise de l INSPQ en lien avec le contexte légal et organisationnel de ce secteur d activité au Québec; Avoir une bonne connaissance du Réseau de la santé et des services sociaux et du Réseau de santé publique du Québec; Maîtriser les approches récentes en matière de gestion des risques; Posséder d excellentes habiletés politiques; Avoir la capacité à dégager des priorités et à développer des stratégies d action en regard des orientations de la direction scientifique; Avoir la capacité à gérer efficacement plusieurs projets simultanément, d établir des objectifs mesurables et de choisir les moyens et méthodes les plus efficaces en fonction des mandats et priorités confiés à son unité; Être capable d interagir avec éthique et professionnalisme avec ses interlocuteurs; Être capable de travailler sous pression dans des délais serrés; Manifester du leadership, de l autonomie, de la vision stratégique et faire preuve d une bonne écoute; Posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite. Conditions d emploi Statut : Temps complet permanent Durée : Permanent Salaire hebdomadaire : Selon les normes de l'institut Conditions de travail : Consultez le Date limite pour postuler : 3 octobre 2016 Supérieur immédiat : Présidente-directrice-générale Lieu de travail : Pour postuler Faire parvenir votre curriculum vitae en spécifiant le numéro d'affichage : Québec (la personne sera appelée à voyager à Montréal) Par courriel : Par la poste : drh-qc@inspq.qc.ca Institut national de santé publique du Québec Direction des ressources humaines 945, avenue Wolfe, 3e étage, Québec (Québec) G1V 5B3 Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. L INSPQ souscrit au programme d accès à l égalité en emploi pour les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques et les personnes handicapées.

2 I. IDENTIFICATION SOCIOLOGIQUE DE LA FONCTION Nom de l organisme : Institut national de santé publique du Québec Titre de la fonction : Secrétaire général Statut de la fonction : Cadre de niveau supérieur Statut du poste : Permanent temps complet Direction : Secrétariat général Titre du supérieur immédiat : Présidente-directrice générale Principaux clients : Les représentants du MSSS, les membres du conseil d administration, les partenaires externes et l ensemble du personnel de l Institut Septembre

3 II. SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous l autorité de la présidente-directrice générale, le secrétaire général contribue à la réalisation de la mission de l Institut. Il veille au bon fonctionnement du cadre de gouvernance de l organisation notamment en appuyant le conseil d administration et ses comités. Il exerce un rôle conseil sur la gestion des dossiers stratégiques organisationnels. Il participe à la conception, à la mise en œuvre et au suivi de toute question relative à la détermination des orientations, des objectifs, des priorités et des stratégies de l Institut. Il prend en charge les mandats liés à la coordination et au suivi des demandes du cabinet ministériel. Il est responsable de la réponse aux obligations corporatives de l INSPQ. Pour se faire, il favorise la concertation entre les différentes directions de l Institut et assure la liaison avec ses partenaires externes. Il planifie, organise, dirige, évalue et contrôle les programmes, les activités et les ressources ayant trait au Secrétariat général, afin de répondre aux besoins corporatifs de l Institut. Il gère l ensemble des activités de sa direction. Il rassemble et guide les compétences de son personnel et optimise l utilisation des ressources qui lui sont allouées. Il est imputable de sa gestion et est appelé à en rendre compte en tout temps. De plus, à titre de gestionnaire au sein d un établissement public, il est imputable de sa gestion tant à l interne qu à l externe et est appelé à en rendre compte en tout temps. III. RESPONSABILITÉS DE GESTION GÉNÉRALE III.1 Responsabilités de gestion stratégique et organisationnelle Contribue à la définition et à l actualisation de la vision, de la mission, de la philosophie de gestion et des valeurs de l Institut ; Planifie et coordonne le processus d élaboration, de réalisation et d évaluation et de reddition de comptes de la planification stratégique, des objectifs et contribue à l identification des priorités de l Institut ; Détermine les objectifs de sa direction en lien avec la programmation et la planification stratégique de l INSPQ et les traduit en plans d action ; Septembre

4 Assume l imputabilité de la gestion de sa direction et en définit le rôle, les objectifs et les priorités ; S assure de l élaboration, de l application et de la mise à jour des normes et des politiques de gestion dans le respect des obligations légales et administratives de l Institut ; Élabore et recommande à la présidente-directrice générale, la structure organisationnelle de sa direction ; Participe activement aux réunions du comité de direction ainsi qu à tout autre comité nécessaire à la gestion interne de l organisme ; S assure de la diffusion de l information, des orientations et des décisions du conseil d administration et du comité de direction auprès de son personnel ; Assure avec efficacité et efficience la gestion de sa direction ; Assume toute autre tâche administrative inhérente au poste de directeur. III.2 Responsabilités de gestion des ressources humaines Définit le plan d effectifs de sa direction selon les exigences actuelles et prévoit les besoins futurs ; Participe au processus de sélection du personnel de sa direction, sélectionne les cadres et le personnel sous sa juridiction immédiate et émet les recommandations aux personnes concernées ; Apprécie le rendement du personnel sous sa juridiction immédiate selon le programme établi et en supervise l application dans sa direction ; S assure de l accueil et de l intégration, de la motivation, de la valorisation, du maintien des compétences et du développement des employés de sa direction ; S assure de l élaboration, de la mise en application et du suivi du plan d action annuel de développement des ressources humaines de l organisation ; Septembre

5 Voit à la gestion courante des opérations de sa direction afin d en assurer l efficacité et l efficience. III.3 Responsabilités de gestion des ressources financières et matérielles Prépare les prévisions budgétaires de sa direction ; Procède à la répartition et à l administration du budget alloué à sa direction et respecte le cadre budgétaire établi ; Coordonne les besoins en matière d entretien, d approvisionnement et de renouvellement des équipements de sa direction. III.4 Responsabilités de gestion d effectifs 6 postes sous supervision directe. IV. RESPONSABILITÉS DE GESTION SPÉCIFIQUE IV.1 Généralités Agit à titre d expert conseil, dans les champs d activités placés sous sa responsabilité, auprès des membres du conseil d administration, de la présidente-directrice générale et de l ensemble du personnel de l organisme ; Voit à la réalisation des mandats sous sa responsabilité avec rigueur et émet des recommandations aux instances concernées. IV.2 Affaires institutionnelles Assure la conformité de l organisation aux exigences relatives à son statut d organisme gouvernemental, plus particulièrement en respect des lois et règlements, des politiques, normes et décisions du gouvernement ; Septembre

6 Voit à la préparation, à la tenue et au suivi des réunions du conseil d administration de même qu à la certification et à la conservation des procès-verbaux et comptes rendus ; Maintient à jour la liste des membres du conseil d administration et prépare les dossiers de candidature à soumettre au Ministre en vue de leur nomination ou de leur renouvellement ; Assume la préparation, la tenue et le suivi des rencontres du comité de gouvernance et d éthique du conseil d administration en collaboration avec le président de ce comité ; Accompagne les directeurs dans leurs responsabilités respectives envers le comité d audit et le comité des ressources humaines du conseil d administration afin de s assurer d une cohérence dans nos pratiques ; Assure la liaison avec le cabinet ministériel et prend en charge les mandats liés à la coordination et au suivi des demandes du cabinet ; Assure la liaison avec le Comité d éthique en santé publique (CESP) et a sous sa responsabilité le Secrétariat du comité ; Coordonne les activités relatives à l élaboration et au suivi de la planification stratégique et à la préparation du rapport annuel de gestion ainsi que les redditions de comptes corporatives ; Assure la conformité et la conservation des ententes et de toute correspondance officielle sous la signature de la présidente-directrice générale ; Coordonne la démarche de gestion des risques organisationnels et accompagne en ce sens le comité de direction; Assiste les directions de l Institut dans toute affaire à caractère juridique ; À titre de responsable de l accès aux documents, assure la protection des renseignements personnels, coordonne les activités relatives à l application de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements ; Septembre

7 À titre de responsable de l application de la Charte de la langue française, s assure de l application de la politique linguistique de l Institut et en recommande la mise à jour au besoin; Assure l application de la Loi sur les archives et la politique sur la gestion des documents administratifs de l Institut et veille à la conception, à l implantation et au suivi du système de gestion des documents (plan de classification, calendrier de conservation) et de gestion de la correspondance ; Assure l application de la Politique sur la propriété intellectuelle de l Institut et joue un rôle conseil auprès des autres directions ; Supporte les directions de l Institut dans le processus d élaboration et de rédaction des politiques, des directives et des procédures administratives, ainsi qu en assure l approbation, la diffusion et la conservation ; Veille à l élaboration, à la gestion et au suivi du plan d effectifs médicaux ainsi que de la banque d heures des médecins omnipraticiens et des médecins spécialistes de l Institut et assure la liaison avec les autorités ministérielles et la RAMQ; V. EXIGENCES DE LA FONCTION V.1 Formation Formation de deuxième cycle dans une discipline appropriée au mandat (sciences politiques ou juridiques par exemple) Etre membre d un ordre professionnel reconnu est un atout. Détenir une attestation d études complémentaires dans le domaine de la gestion, constitue un atout. V.2 Expérience Un minimum de dix ans d expérience dans le domaine recherché et d au moins cinq (5) ans dans un poste d encadrement ou dans une fonction de conseil stratégique. Septembre

8 V.3 Compétences professionnelles V.3.1 Savoir Avoir une bonne connaissance des enjeux reliés au cadre de gouvernance d un organisme public tel que l INSPQ ; Avoir une connaissance des activités d expertise de l INSPQ en lien avec le contexte légal et organisationnel de ce secteur d activité au Québec ; Avoir une bonne connaissance du Réseau de la santé et des services sociaux et du Réseau de santé publique du Québec. Maîtrise les approches récentes en matière de gestion des risques ; Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ; Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite, un atout ; Connaissance de la suite Windows. Septembre

9 V.3.2 Savoir-faire Posséder un sens politique et stratégique ; Capacité de dégager des priorités organisationnelles et de développer des stratégies d action au regard des orientations établies ; Capacité à planifier et à organiser des activités de nature stratégique impliquant l ensemble de l organisation ; Capacité d analyse et de synthèse ; Capacité de communiquer avec les membres du conseil d administration, les partenaires externes et le personnel de l organisation; Capacité à s adapter et à réagir rapidement pour dénouer toute situation ou évènement impliquant des intervenants internes ou externes ; Capacité à superviser et à produire des textes, des documents de haute qualité en termes de forme et de contenu ; Capacité à animer et à encadrer une équipe de travail ; Rigueur, éthique et respect des normes établies ; Capacité à gérer et à superviser efficacement plusieurs projets simultanément, à établir des objectifs mesurables et à choisir les moyens et méthodes les plus efficaces en fonction des mandats et priorités confiés à sa direction ; Capacité à développer les compétences de son personnel et à les faire cheminer dans l organisation. V.3.3 Savoir-être Incarner la philosophie de gestion de l organisation et les règles d éthique établies ; Capacité de susciter l investissement de ses collaborateurs et de les orienter dans une même perspective d ensemble ; Démontrer un leadership d influence ; Faire preuve de courage décisionnel ; Capacité d adaptation et de maîtrise de soi ; Capacité à interagir avec éthique et professionnalisme avec ses interlocuteurs ; Capacité à soutenir un climat de respect et d écoute. Septembre 2016 Note : L utilisation du masculin dans ce texte vise uniquement à en faciliter et en alléger la lecture et la compréhension et ne doit pas être considérée comme une forme de discrimination. Les titres, statuts ou autres termes s appliquent donc autant aux femmes qu aux hommes, indistinctement. Septembre