Importer les courriels des parents de mes groupes dans Outlook 2013 ou 2016 à partir de GPI

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1 Importer les courriels des parents de mes groupes dans Outlook 2013 ou 2016 à partir de GPI Ce tutoriel vous permettra d importer les courriels des parents de vos élèves à partir de GPI vers Outlook 2013 ou 2016 (logiciel) dans une groupe en particulier de vos contacts afin que vous puissiez ensuite écrire rapidement à l ensemble de ces parents ou seulement à quelques-uns. Voici la démarche : 1. Dans GPI, allez dans la section qui vous permet de produire des listes 2. Sélectionnez Liste à carreaux à titre de type de liste à produire 3. Sélectionnez les champs 1 à 4 tel que montré dans l image (Nom, Prénom, Courriel de la mère, Courriel du père) 4. Cliquez sur Produire la liste au bas de la page 5. Dans la page suivante, ne rien inscrire et cliquez sur Produire la liste

2 6. Copiez le texte qui se trouve sur la page suivante sans prendre les titres des colonnes, mais en prenant aussi les colonnes vides, exactement comme indiqué dans cette image 7. Téléchargez le fichier Excel De_GPI- INTERNET_a_O365.xlsx sur votre poste de travail et ouvrez-le avec Excel 2013 ou 2016 (Windows) 8. Sélectionnez la cellule A2 9. Collez ce que vous avez précédemment copié de GPI dans cette cellule A2 10. Copiez les informations qui se trouvent dans la colonne verte de ce document à partir du premier nom jusqu au dernier sans inclure le titre de la colonne 11. Lancez logiciel Bloc-Notes qui se trouve sur tous les postes qui utilisent Windows. Avec Windows 10, vous n avez qu à inscrire le nom du logiciel en question dans le champ de recherche du coin supérieur gauche de l écran.

3 12. Dans le fichier vierge, collez ce que vous avez copié en utilisant les touches CTRL-V de votre clavier. Vous devriez alors avoir les informations séparées d espaces et de virgules. 13. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrez sous 14. Sélectionnez le répertoire où enregistrer (colonne de gauche), donnez un nom à votre fichier en prenant soin de terminer ce nom par l extension.csv à la fin et appuyez sur Enregistrer. 15. Lancez le logiciel Outlook 2013 ou Allez dans la section des contacts en utilisant l icône ou le mot Contacts en fonction de votre configuration 17. Effectuez un clic droit sur le mot Contacts qui se trouve dans la colonne de gauche et sélectionnez Nouveau dossier 18. Dans la première ligne de la fenêtre qui s ouvrira, nommez votre dossier en utilisant le nom de votre groupe par exemple et appuyez sur OK

4 19. Sélectionnez votre dossier 20. Cliquez sur le menu Fichier 21. Cliquez sur Ouvrir et Exporter dans la colonne de gauche et ensuite sur Importer/Exporter 22. Laissez le choix par défaut à Importer à partir d un programme ou fichier et appuyez sur Suivant 23. Sélectionnez Valeurs séparées par une virgule et appuyez sur Suivant 24. Appuyez sur Suivant

5 25. Étant donné que vous aviez sélectionné le dossier de module Contact avant d importer, ce dernier est déjà sélectionné. Vous n avez donc qu à cliquer sur Suivant 26. Cliquez sur Champs personnalisés a. Cliquez sur le petit symbole + qui se trouve à la gauche de Nom b. Glissez le mot Nom par-dessus le même mot dans l autre colonne c. Glissez le mot Prénom par-dessus le même mot dans l autre colonne d. Descendez la barre de défilement de la colonne de droite a. Glissez le mot CourrielMERE par-dessus Adresse de mess CourrielMERE qui se trouve dans l autre colonne b. Glissez le mot CourrielPERE par-dessus Adresse de mess CourrielPERE qui se trouve dans l autre colonne c. Cliquez sur OK 29. Cliquez sur Terminer 30. Vous devriez maintenant voir apparaître tous les noms des élèves de ce groupe dans ce dossier de votre module Contact. Pour chacun des élèves, les adresses de ses deux parents devraient être visibles. Pour écrire rapidement à l ensemble des élèves sans même devoir vous faire une liste, suivez les étapes à partir du #31

6 31. Dans la fenêtre d un courriel vierge, activez la case Cci dans le ruban en haut et appuyez sur le bouton Cci à la gauche de ce champ 32. Dans la fenêtre suivante que vous avez sûrement consultée à plusieurs reprises, vous devez sélectionner le nom de votre groupe dans ce menu déroulant 33. Sélectionnez le premier nom de la liste (remarquez que les noms de vos élèves y sont inscrits à 2 reprises étant donné les adresses de leur père et de leur mère) et faites défiler la barre de défilement jusqu en bas 34. a. Appuyez sur la touche MAJuscule de votre clavier avant de sélectionner le dernier nom de la liste b. Cliquez sur le bouton Cci c. Cliquez sur OK 35. Tous les noms seront dans le champ Cci de votre courriel, ce qui est de mise lorsque l on écrit à plusieurs personnes à l extérieur de notre organisation. Dominic Gagné C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C. Service local du RÉCIT à la CSVDC

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