GUIDE PRATIQUE COMPTABILITE DEBITEURS

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1 GUIDE PRATIQUE COMPTABILITE DEBITEURS Version 1.0 du 25 mars 2014

2 Table des matières 1. Introduction La comptabilité auxiliaire débiteur Paramètres de bases Les conditions de paiements L onglet base des conditions de paiements L onglet Détails des conditions de paiement Catégories de relances L onglet «Détails» Texte des rappels Gestion des clients (débiteurs) Onglet Personne L onglet «Base client» L onglet référence financière L onglet Relances L onglet Compte auxiliaire Les traitements Encaissement automatiques débiteurs Journal des encaissements automatiques Journal de type «Encaissement manuel débiteurs» La transaction «Encaissement débiteur» La transaction de type lettrage débiteur Les rappels débiteurs Définir la date de référence Imprimer les rappels, la liste des rappels Supprimer / modifier les rappels Interrogations et listes Détail des onglets de l interrogation L onglet Cumul L onglet Mouvements L onglet Postes ouverts Cas particulier : Le programme Gestion des adresses Les informations de l onglet Base Gestion de plusieurs adresses L onglet communications Définir une personne comme étant un créancier / débiteur Page 2 sur 40 Créé le : 26 août 2013

3 1. Introduction 1.1. La comptabilité auxiliaire débiteur Le but de cette comptabilité dite auxiliaire est de pouvoir gérer au moyen de comptes auxiliaires les différentes opérations concernant les débiteurs. La création de comptes auxiliaires permet donc cette gestion sans devoir créer dans le plan comptable «principal» autant de compte qu il y a de débiteurs. Seul des comptes collectifs débiteurs seront créés dans le plan comptable «principal», ces comptes représentent le regroupement des différents comptes auxiliaires. Le module de comptabilité débiteur est intégré dans la comptabilité générale, de ce fait, tous les comptes ainsi que les divisions (structures) du plan comptable «principal» sont disponibles dans ces modules. Dans ce module, les traitements suivants sont disponibles : A. Encaissement automatique des factures BVR LSV - DD L encaissement automatique de factures «débiteurs» émises sur un des différents types de support nommés ci-dessus. B. Encaissement manuel d une facture Encaissement manuel basé par exemple sur un relevé de compte. C. Rappel débiteur Génération du rappel en fonction de la date de la facture. La facture «débiteur» est-elle gérée dans la logistique. 2. Paramètres de bases Lors de l implémentation des modules un certain nombre de paramètres de bases ont été définis automatiquement. Comptes collectifs : Le compte «Débiteurs collectif» a été créé. Il est aussi nécessaire de paramétrer le ou les moyens de paiement utilisés. Dans le programme de gestion des comptes. Sur le compte financier utilisé pour effectuer les paiements, il faut renseigner les informations dans l onglet «Etablissement financier». Dans l onglet «Méthodes de paiements» il faut indiquer la ou les méthodes qui seront utilisées. Page 3 sur 40 Créé le : 26 août 2013

4 Dans l onglet «Méthodes de paiements» figurent les différentes méthodes utilisées. Vous pouvez générer du DTA (banque) ou de l OPAE (Poste). Page 4 sur 40 Créé le : 26 août 2013

5 2.1. Les conditions de paiements Les conditions de paiements seront appelées dans la saisie des débiteurs mais aussi dans la saisie des factures débitrices. Les conditions de paiement déterminent l échéance de des factures. Selon les paramètres de base un certain nombre de conditions de paiements ont été définies. Il est naturellement possible d ajouter de nouvelles conditions de paiement ou de modifier les conditions existantes. Page 5 sur 40 Créé le : 26 août 2013

6 L onglet base des conditions de paiements Le descriptif de la condition de paiement sera le texte qui figurera dans le menu du choix de la condition de paiement ainsi que sur le texte de la facture débiteur. Le statut indique pour quels modules cette condition est valable. Par défaut une condition est valable avec le statut 1 dans tous les modules. La Case à cocher Condition défaut indique si cette condition est la condition par défaut dans les modules de saisie. Selon les paramètres de base, la condition 30 jours net est la condition par défaut. Page 6 sur 40 Créé le : 26 août 2013

7 L onglet Détails des conditions de paiement L onglet détails des conditions de paiement contient les informations relatives au nombre de jours, taux d escompte, date de la fin du mois et méthode utilisée. Une ligne sera créée pour chaque élément de la condition. Dans l écran ci-dessous, la condition de paiement est 10 jours 2 % et net à 30 jours, il y a donc 2 lignes. La première ligne contient l information relative à 10 jours avec 2 %, et la seconde 30 jours avec 0 % d escompte. Page 7 sur 40 Créé le : 26 août 2013

8 Important Une condition de paiement doit toujours contenir une ligne avec 0 % d escompte. Code Echéance : Il existe trois méthodes : 1)NORM Aucun calcul particulier 2)DAY Avec ce type de méthode il est possible de fixer le jour du mois de la date d échéance. 2) MONTH Avec ce type de méthode il est possible de fixer à la fin du mois, voire du mois suivant la date d échéance. Création d une nouvelle condition de paiement Pour créer une nouvelle condition de paiement : A. Faire un plus B. Introduire un texte descriptif. C. Mettre le statut à 1 pour que la condition soit valable dans tous les modules D. Dans le menu Texte il faut choisir le texte Condition spéciale si le texte désiré ne s y trouve pas. E. Dans l onglet Détails, faire figurer le détail de la condition de paiement (la condition doit toujours finir par une ligne avec l escompte à 0%) Page 8 sur 40 Créé le : 26 août 2013

9 2.2. Catégories de relances Ce programme disponible depuis Finances\Définitions\Partenaires commerciaux, permet de définir la méthode ainsi que la fréquence des rappels débiteurs. Les appels débiteurs sont organisés sur 4 niveaux. Du 1er au 3 ème rappel puis le niveau «contentieux». La méthode utilisée en standard et la méthode «Relance sur échéance dernière relance». Ce qui signifie que le niveau de rappel s incrémente que si les rappels sont effectués. Page 9 sur 40 Créé le : 26 août 2013

10 L onglet «Détails» Cet onglet permet de définir par niveau le nombre de jour d échéance ainsi que l échéance de la relance. Vous pouvez aussi préciser le montant minimum d une facture à rappeler. La zone «Nbre de jours» calcul le délai à prendre en compte après l échéance d une facture, la zone «Nombre de jours échéance relance» fixe la nouvelle échéance pour le prochain niveau. Pour connaitre la date du passage de niveau, il faut prendre cette information ainsi que le «nbre jours» de la ligne suivante. Vous pouvez personnaliser cette fréquence selon vos besoins. Nous vous conseillons toutefois de garder le même nombre de jours entre les tranches ceci vous permets ainsi de faire les rappels à des dates fixes. Page 10 sur 40 Créé le : 26 août 2013

11 Explications détaillées Exemple facture du , échéance 30 jours soit le : niveau Le premier niveau de rappel est 15 jours après l échéance de le la facture soit le La nouvelle échéance est + 10 jours soit le ème niveau Le 2 ème niveau de rappel est 15 jours après l échéance du premier niveau. L échéance du premier niveau jours = La nouvelle échéance est + 7 jours soit le ème niveau Le 3 ème niveau de rappel est 15 jours après l échéance du 2 ème niveau. L échéance du 2 ème niveau jours = La nouvelle échéance est + 3 jours soit Niveau contentieux Le niveau contentieux est 15 jours après l échéance du niveau jours = Ainsi selon cet exemple le niveau contentieux est atteint après 110 jours depuis la date de la facture. Page 11 sur 40 Créé le : 26 août 2013

12 Texte des rappels Vous pouvez personnaliser le texte des rappels depuis l onglet «Options» Le texte des rappels est affiché comme ci-après : Le texte est modifiable directement dans la zone correspondante. Page 12 sur 40 Créé le : 26 août 2013

13 3. Gestion des clients (débiteurs) Ce programme se trouve dans Finances\Gestion\partenaires commerciaux. Il permet de saisir les informations de bases du client / débiteur. Page 13 sur 40 Créé le : 26 août 2013

14 Onglet Personne Dans cet onglet, on complétera les différentes informations du client / débiteur. Page 14 sur 40 Créé le : 26 août 2013

15 L onglet «Base client» Dans cet onglet, une partie des informations est directement reprise des paramètres de base, mais peut être modifiée. Par exemple, la condition de paiement par défaut peut être modifiée pour répondre spécifiquement à ce client. Sous TVA, il faut indiquer obligatoirement si le tiers est soumis ou exclu. Ceci conditionnera le calcul de TVA sur les factures passées sur ce client. Page 15 sur 40 Créé le : 26 août 2013

16 L onglet référence financière Cet onglet est normalement vide. Dans le cas d encaissement LSV+ ou DD, le compte IBAN sera renseigné. Page 16 sur 40 Créé le : 26 août 2013

17 L onglet Relances Dans cet onglet, vous pouvez spécifier la méthode de relance à appliquer à ce débiteur L onglet Compte auxiliaire Il est possible dans cet onglet de changer le compte collectif débiteur si-besoin. Page 17 sur 40 Créé le : 26 août 2013

18 4. Les traitements Les différents traitements disponibles, saisie des factures, et paiements se trouvent dans le programme Finance\Travaux comptables\ Travaux comptables. Des modèles de travaux spécifiques regroupent les transactions disponibles : 4.1. Encaissement automatiques débiteurs Ce journal à usage unique permet de lire un fichier d encaissement provenant de la banque (ou de la poste) et d acquitter les factures correspondantes. A la création du journal, vous pouvez sélectionner la méthode de paiement correspondante. En bas de l écran figure le chemin par défaut ainsi que le bouton d ouverture du dossier permettant de choisir le fichier à traiter. Page 18 sur 40 Créé le : 26 août 2013

19 La lecture est effectuée au moyen du bouton «lecture» A la fin de la lecture, il faut comptabiliser le journal au moyen du bouton «comptabilisation» Journal des encaissements automatiques Vous pouvez lister les encaissements au moyen du journal de type «Comptabilité auxiliaires» Page 19 sur 40 Créé le : 26 août 2013

20 Le nom du débiteur, le numéro de facture ainsi que le montant figurent sur le journal. Remarque : Si un encaissement BVR correspond à un numéro de BVR générer par ProConcept, l encaissement est considéré comme non lettré sur le débiteur correspondant. En revanche, si le numéro de BVR est inconnu du système, l encaissement est effectué sur le débiteur «ERREUR BVR». L erreur fréquente est d avoir oublié de confirmer les factures débiteurs et de passer l encaissement débiteur. Dans ce cas, pas de panique, il faut supprimer l encaissement, confirmer les factures puis repasser l encaissement Journal de type «Encaissement manuel débiteurs» Le journal «Encaissement manuel débiteur» contient plusieurs transactions utilisables. Nous utilisons l encaissement débiteur ainsi que le lettrage débiteur. Page 20 sur 40 Créé le : 26 août 2013

21 La transaction «Encaissement débiteur» Cette opération vous permet d enregistrer des encaissements de factures. Dans l en-tête du document, on choisira la date du document qui doit correspondre à la date de valeur de la banque / poste / caisse. Dans la partie imputation partenaire, on choisira le débiteur concerné Dans la partie imputation financière, on choisira le compte de liquidité ainsi que le libe3llé de l écriture. Puis avant d indiquer un montant, il faut cliquer sur le bouton «détail paiement» Page 21 sur 40 Créé le : 26 août 2013

22 A ce moment, l écran du détail des postes ouverts est affiché Pour sélectionner la facture payée, il faut simplement cocher la case «Sél». Le total est affiché en bas de l écran. Page 22 sur 40 Créé le : 26 août 2013

23 En fermant la fenêtre de sélection des factures. Le reste de l écriture est automatiquement complété. A noter que le libellé contient le numéro de la facture payée. Cas particulier Dans le cas d un encaissement partiel d une facture, il est possible d utiliser la colonne «Payé» pour spécifier le montant. Le solde à recevoir étant automatiquement calculé La transaction de type lettrage débiteur Une opération de lettrage consiste à attribuer une note de crédit à une facture pour l acquitter entièrement ou partiellement. Cette opération est aussi utilisée dans le cas d un encaissement «non-lettré». Dans un journal de type «Encaissement manuel débiteur» il faut choisir la transaction de type «lettrage débiteur» Page 23 sur 40 Créé le : 26 août 2013

24 Après avoir choisi le débiteur Il faut utiliser le bouton «Lettrage» qui affiche l écran de sélection des postes ouverts. Pour compenser la note de crédit sur une facture il faut absolument commencer par sélectionner la note de crédit en premier, puis la facture. Page 24 sur 40 Créé le : 26 août 2013

25 Ainsi le solde de l opération est (et doit être) à zéro. En fermant la fenêtre de sélection des factures. Le reste de l écriture est automatiquement complété. Page 25 sur 40 Créé le : 26 août 2013

26 4.3. Les rappels débiteurs Un journal spécifique à usage unique doit être créé pour les rappels débiteurs. Comme pour bien d autres journaux, il est très important de donner une description claire du journal Définir la date de référence Dans l onglet «Sélection» il faut définir la date de référence (par défaut la date du jour). Cette date est très importante car c est la date qui sera utilisée pour le calcul de l échéance. Page 26 sur 40 Créé le : 26 août 2013

27 Puis utiliser le bouton «Générer Documents» Imprimer les rappels, la liste des rappels L écran des documents affiche tous les rappels qui sont générés. Dans la partie de gauche, le débiteur est affiché Et dans la partie de droite la(s) facture(s) qui déclenchent le rappel. Avec tous les détails du document d origine (date, montant, échéance, ) Dans No relance figure le niveau de rappel qui est déclenché. Page 27 sur 40 Créé le : 26 août 2013

28 L impression des rappels est disponible depuis «Etats» «impression des relances». Un certain des options d impression sont disponibles Exemple de rappel : Page 28 sur 40 Créé le : 26 août 2013

29 La liste des rappels permet d obtenir le détail de tous les rappels qui sont générés. Il est ainsi possible vérifier les informations des factures à rappeler depuis cette liste Supprimer / modifier les rappels Pour supprimer un ou tous les rappels, il faut sélectionner le ou tous les documents en cochant «Sel». La sélection multiple est possible au moyen de l icône ci-après. Page 29 sur 40 Créé le : 26 août 2013

30 Puis faire le moins, le programme demande confirmation. Pour modifier le texte du rappel ou l échéance du rappel, il faut utiliser les boutons correspondants. Le bouton texte permet de modifier le texte pour un rappel particulier Le bouton échéance permet de modifier, si nécessaire, la date d échéance du rappel. Page 30 sur 40 Créé le : 26 août 2013

31 5. Interrogations et listes Les interrogations des comptes auxiliaires permettent non seulement de connaître les soldes et les mouvements (tel que l interrogation des comptes financiers), mais aussi d avoir des informations complémentaires comme les postes ouverts, les niveaux de relance et les statistiques. Disponible depuis Finance \interrogation ce programme permet de visualiser le détail des comptes débiteurs. Depuis le bandeau vous avez accès aux différents «Etats» ainsi qu aux «Tableaux croisés» Page 31 sur 40 Créé le : 26 août 2013

32 5.1. Détail des onglets de l interrogation L onglet Cumul Cet onglet contient le solde par période ainsi que le total annuel du compte L onglet Mouvements Cet onglet contient le détail des transactions sur le compte auxiliaires. Page 32 sur 40 Créé le : 26 août 2013

33 Les icones sur la gauche permettent les actions suivantes : Les filtres Ils permettent de filtrer les transactions affichées selon différents critères. Le total est directement calculé selon les transactions affichées. Les propriétés Le bouton lettrage Ces boutons permettent d accéder aux propriétés du document, du journal de la pièce. Permet de voir sur une facture si elle a été payée ou non. Si une facture est réglée ou compensée par une NC, l écran détail du lettrage affiche les informations de la transaction. Le bouton relance Permet de voir les éventuels rappels d une facture Page 33 sur 40 Créé le : 26 août 2013

34 L onglet Postes ouverts Affiche le détail des factures à encaisser 6. Cas particulier : Le programme Gestion des adresses Il est aussi possible de créer les adresses des créanciers via le module commun : la gestion des adresses. Ce programme se trouve dans Finances\Gestion\partenaires commerciaux. Ce programme permet de gérer l ensemble des personnes. Il peut s agir de débiteurs, de créanciers voir d autres partenaires. Page 34 sur 40 Créé le : 26 août 2013

35 Les informations de l onglet Base Dans l onglet de base on complétera les différentes informations. L adresse ainsi créer est l adresse principale. En ce qui concerne la zone clé 1, le programme attribue automatiquement un numéro basé sur le calcul de type AVS. La zone clé 2 peut être remplie par l utilisateur, toutefois le format doit être respecté (10 positions numériques). Page 35 sur 40 Créé le : 26 août 2013

36 Gestion de plusieurs adresses Le programme permet de gérer plusieurs adresses pour une même personne. Pour créer plusieurs adresses il faut se placer sur l onglet Adresse. Par défaut, l adresse affichée est l adresse principale «PRI». Dans le type d adresse il est possible de saisir un autre type d adresse afin de créer une seconde adresse. Si vous avez le niveau de droit nécessaire, vous avez accès à la modification du type d adresse. Il faut définir un code comme par exemple LIV, puis donner le descriptif de ce nouveau code. Attention, seule l adresse principale peut être l adresse par défaut. Page 36 sur 40 Créé le : 26 août 2013

37 Ajout d une seconde adresse : ajouter l adresse Pour ajouter une seconde adresse il faut utiliser le + en bas de l écran, puis choisir le type d adresse dans la zone Type d adresse. Page 37 sur 40 Créé le : 26 août 2013

38 Il ne reste plus qu à compléter les champs. Attention une personne ne peut avoir qu une seule adresse principale. Page 38 sur 40 Créé le : 26 août 2013

39 L onglet communications Cet onglet permet de modifier / saisir d autres moyens de communications. Page 39 sur 40 Créé le : 26 août 2013

40 6.2. Définir une personne comme étant un créancier / débiteur Pour définir si la personne créée est un créancier ou un débiteur ou les deux à la fois deux icônes sont disponibles dans le bandeau sous «Action» : Le petit bonhomme vert signifie débiteur / un client. Le petit bonhomme rouge signifie créancier / un fournisseur. Si l icône verte ou rouge (ou les deux) apparaît de manière en surbrillance cela signifie que cette personne est déjà attribuée comme client / fournisseur. En cliquant sur l icône le programme fait apparaître l écran de complément correspondant au type de traitement, soit l écran gestion des clients soit l écran gestion des fournisseurs. Dès ce moment le programme diffère légèrement entre les informations relatives au débiteur et celles relatives au créancier. Page 40 sur 40 Créé le : 26 août 2013