FACTURATION INDIVIDUELLE DES ETABLISSEMENT DE SANTE (PROJET FIDES)

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1 FACTURATION INDIVIDUELLE DES ETABLISSEMENT DE SANTE (PROJET FIDES)

2 Etablissements Bretons FIDES MSA d Armorique MSA Portes de Bretagne CPAM du Morbihan

3 LE CHPM Données 2013 ELEMENTS FINANCIERS Dépenses de Fonctionnement Dépenses d Investissement LITS ET PLACES MCO 307 PSYCHIATRIE 509 SSR & PERSONNES AGEES ENTREES - VENUES Hospitalisation complète dont MCO Hospitalisation incomplète dont MCO Consultants Externes EFFECTIFS Médicaux 156 Praticiens + 48 Internes Non médicaux 2242 agents ( ) ETP Membre de la CHT de santé N 1 de Bretagne Occidentale 6 CH et le CHRU DE BREST

4 Quelques chiffres Niveau national Entrée en production 1 mars 2012 Nb de titres émis en B en en 2012 (10mois) en 2013 (année pleine) Taux de rejet ,78% 5,40% Délai moyen de facturation Acte ARL Données santé gouv 32 jours 28 jours Délai moyen de paiement ARL TG Données santé gouv 10 jours 8 jours

5 PHASE PREPARATOIRE Diagnostic Outil téléchargeable depuis le site de l ANAP : Performance Facturation - Recouvrement Audit interne de nos pratiques et de nos organisations : - Bureau des entrées et des consultations - DIM - DAF et analyse de gestion - DSI - Trésorerie

6 PHASE PREPARATOIRE Paramétrages Fichier structure DMT et MT Logiciel administratif et de facturation FINESS Entité juridique Etablissement géographique Vérification des autorisations Mise en adéquation avec le fichier CRAM Logiciel médical La facturation individuelle contrôle tous les éléments du dossier, la moindre anomalie génère un rejet Cohérences : - Débiteurs : codes organismes (table SESAME- VITALE) - Médecins : actes/spécialité s médicales - Actes : Nomenclatures à jour (CCAM, NGAP, NABM) - Rétrocessions : mise à jour des tarifs, etc FIDES Rejet NOEMI E

7 PHASE PREPARATOIRE Groupe de coordination locale «GCL» Sous la responsabilité de la CPU (MSA d'armorique) Rôle : organiser et suivre d un point de vue opérationnel l expérimentation FIDES au niveau local CPU Etablissement de santé Caisses gestionnaires les plus représentatives (CRAM, RSI ) Trésorerie Autres professionnels occasionnellement (notamment les éditeurs de logiciels) Tous les 2 ou 3 mois Entre ces GCL sont organisées des réunions techniques thématiques, et des revues mensuelles de direction : BE+DAF+AdG

8 PLAN D ACTION Tableau de bord général : restitution des indicateurs DAF- BE DIM - DSI DAF - BE - Réunions bimestrielles Ordre du jour pré-établi - Réunions mensuelles Analyse des rejets Motifs Services Organismes Financières RESEAU FIDES EXTERNES - Charte du réseau admission (Tuteur / Référent) - Accueil des nouvelles arrivantes AMA - Journée actualisation des connaissances (2 jours/an) - Journée FIDES

9 REGIMES AMO Constat par rapport aux régimes Méconnaissance du dispositif FIDES pour certains organismes Absence de référentiel commun à tous les organismes pour les codes rejets Motifs de rejets incompréhensibles pour certains régimes (MGEN, MNH, SLI ) Interprétation des textes réglementaires différente d un organisme à l autre Diversité des systèmes d information (Organismes A.M.O. et C.H.) CPAM et MSA ont développé des outils de clarification des rejets : «Compagnon» et «CILAOS», aide très appréciable

10 SUIVI - ANALYSE Motifs de rejet CHPM (avril 2013) Parcours de soins 32,13% Droits des patients 17,74% 64,59 % Droits des patients Exonération TM/ Risque 14,72% Paramétrage 8,23% Blocage caisse 6,56% Divers 4,88% Accident du travail 3,91% Actes 3,35% CMU 2,31% Laboratoire 1,95% Identité 1,89% Rétrocessions 1,60% Hospitalisation 0,74%

11 SUIVI - ANALYSE Exemple de suivi graphique au CHPM : Tableaux de bord et indicateurs TAUX DE REJET 3.84%

12 RECOUVREMENT Les avances mensuelles Les facturations B2 prises en compte pour le calcul de l avance concernent Les prestations postérieures à la date d entrée en production Les prestations antérieures à la date d entrée en production et non facturées à cette date Les redressements de titres Les séjours hospitaliers donc tout le flux B2 Calcul à un jour J du mois M Montant des factures B2 émises en M-1 - Montant des factures B2 payées du mois M-1 - Montant des factures B2 rejetées du mois M-1 = Montant de l avance

13 Les avances mensuelles RECOUVREMENT

14 RECOUVREMENT Difficultés de recouvrement Exemple : Difficultés dues à la complexité des modes de prise en charge Lors du montage du dossier administratif par l assistante médico-administrative au moment de l accueil du patient de consultation externe, un nombre relativement lourd de documents est nécessaire : Carte d identité ou passeport pour l identitovigilance Moyens de s assurer de l exactitude des coordonnées des patients payants pour le recouvrement Carte vitale à jour Carte d assurance complémentaire Exemple : Difficultés dues à la complexité des modes de prise en charge Concept de «médecin référent déclaré» par toujours compris par les patients problème de saisie des données de facturation liées au parcours de soins Difficulté pour déterminer si la consultation est en rapport ou pas avec une ALD courante le patient sait qu il est en ALD, mais ce n est ni à lui, ni à l AMA, de déterminer si sa consultation est en lien ou pas, et il arrive que le médecin ne précise rien

15 RECOUVREMENT Difficultés de recouvrement Rejet NOEMI E Exemple : annulation d un titre 9 doublo n 1 Décision médicale : risque 18 2 Emission d un titre B2 à 70% FIDE S 3 Réclamation patient 6 5 Emission d un titre TM à 30% payant Révision décision médicale : risque 28 Emission d un nouveau titre B2 à 100% FIDE S 8 Annulation titres précédents 1 0 Moralité : il faut que le titre soit impeccable dès le départ

16 RECOUVREMENT Exemple : Non-respect des procédures Le paiement doit impérativement émaner de la CPU, or certaines caisses gestionnaires ont adressé directement leurs paiements à la Trésorerie : Difficulté pour la Trésorerie pour solder les titres concernés Données des flux 578 fausses Incohérence entre les données des flux 578 et celles de HREREC Volumétrie croissante des dossiers non-soldés et non-rejetés nécessitant l analyse des traitements ES-Pastel/Tréso Hélios/CPU Intégration du Fichier RAR Lacune identifiée : à ce jour, il manque un outil commun CH <-> CPU <-> TP permettant de suivre le cycle complet d une facture, depuis son émission, jusqu à son solde complet.

17 APRES 2 ANNEES DE PRODUCTION Traitement des rejets : Nécessite une action régulière des gestionnaires Analyse des motifs de rejet complexe dans certains cas Pas d explication sur certains motifs de rejet Actions préventives : Mise en place de requêtes pour agir en amont Ces contrôles sont régulièrement affinés en fonction des soucis repérés en réunion techniques tripartites (mensuelles) Trésorerie Recouvrement : Suivi des flux de recouvrement Contrôle entre base Trésorerie et système de gestion administrative C.H. Impact organisationnel : Renforcement de l équipe par redéploiement interne de 0,5 ETP Impact de la charge de traite des rejets : son absorption peut nécessiter une réorganisation plus ou moins profonde du Service des Admissions Accompagnement des gestionnaires : complexité croissante

18 Perspectives Un taux de rejet inférieur à 3% serait un objectif atteignable, mais : Un problème de connexion qui empêche la MAJ de la carte vitale ou la consultation de CDR a un impact visible sur le taux de rejet. On ne maîtrise pas le délai d enregistrement des droits des patients par les caisses. Le traitement des rejets de certaines caisses génère d autres rejets car les motifs de rejets initiaux sont incompréhensibles. (Alors que les taux de rejet pour la MSA et la CPAM évoluent entre 3% et 4%)

19 FIDES SEJOUR AUDIT INTERNE réalisé au cours du premier semestre 2013 avec le consultant FIDES PRATIQUE DU CODAGE des séjours - AMA - Médecins PRESENTATION CME

20 FIDES SEJOUR PLAN D'ACTIONS 9 Thèmes proposés 7 Thèmes validés - Consolider les secrétariats médicaux Référente AMA - Consolider les connaissances des nouveaux praticiens DAM - Conforter les Cadres de Santé dans l'accueil des nouveaux arrivants DS - Rétablir les bases d'une coopération avec la communauté médicale DAM / DAF - Permettre au DIM d'instaurer une dynamique de qualité du codage DIM - Placer le BE séjours en situation d'assurer la complétude administrative des dossiers AAH / ACH - Adaptation du SI DSI

21 INTERACTIONS ENTRE LES PROJETS FIDES CERTIFICATION DES COMPTES Travail sur le cycle recettes avec l'aide d'un consultant PESV2 Convention de Partenariat entre CHPM et DGFIP

22 MERCI DE VOTRE ATTENTION